黃保華

[摘 要] 傳統(tǒng)的人事檔案管理主要職責在于對各個人事檔案進行管理或托管，保障檔案管理的完整性。這種人事檔案的管理方法已不再適應(yīng)當前社會發(fā)展的需求，人事檔案的重要作用未被充分激發(fā)。在持續(xù)缺乏與時俱進的發(fā)展優(yōu)勢的情況下，人事檔案的管理在時代的發(fā)展中將會面臨更大的危機與挑戰(zhàn)。在當前人事檔案管理日漸成為人力資源管理的重要組成部分的情況下，如何積極探索從人力資源配置的角度來加強人事檔案管理，成為了人事檔案管理領(lǐng)域的重要研究課題。據(jù)此，先從人事檔案管理中優(yōu)化人力資源配置的意義出發(fā)，再分析基于優(yōu)化人力資源配置的角度下做好人事檔案管理的措施，以期研究結(jié)論能為人事檔案管理部門提供一些參考性建議。

[關(guān)鍵詞] 優(yōu)化；人力資源；配置；檔案；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 071

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）19- 0167- 02

1 前 言

我國經(jīng)濟發(fā)展的不平衡問題已經(jīng)是老生常談的話題，東部沿海地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展的迅速性，使得中西部地區(qū)的勞動力還是向東遷徙。無論是體力勞動者，還是腦力勞動者在人才的區(qū)域流動性上都呈現(xiàn)類似的特點。在人才不斷流動，而地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展卻急缺人才的情況下，人才的不合理利益和不合理分配便成了較為常見的問題。對于當?shù)厝瞬诺呐渲煤烷_發(fā)，人事檔案管理部門可以以其所掌握的數(shù)據(jù)的形式給予相關(guān)部門一定的參考建議。人事檔案部門是對當?shù)厝瞬艃?、分配和流動情況掌握最為緊密的單位，能夠為相關(guān)部門提供準確、全面、科學(xué)的人才管理數(shù)據(jù)，指導(dǎo)相關(guān)部門合理的分配人才資源，掌握地方人才流動現(xiàn)狀。

2 在人事檔案管理中優(yōu)化人力資源配置的意義

2.1 提高人事檔案利用效率

在人事檔案管理中融入優(yōu)化人力資源配置的理念，能夠讓人事檔案管理機構(gòu)清晰明了地掌握人事檔案的宏觀信息和微觀信息。傳統(tǒng)的人事檔案管理，在于妥善地保管或托管相關(guān)人員的人事檔案，對人事檔案的內(nèi)在信息或重要信息了解較少。新時期的人事檔案不應(yīng)該成為躺在檔案室里的檔案柜上的陳列品，而應(yīng)該充分發(fā)揮人事檔案的信息作用，為當?shù)氐慕?jīng)濟建設(shè)和人才發(fā)展提供科學(xué)的、可靠的、及時的、全面的、系統(tǒng)的人才數(shù)據(jù)信息。當?shù)叵嚓P(guān)部門能夠通過人事檔案管理部門提供的第一手資料，了解本地區(qū)的人才儲備、人才分配和人才流動情況，根據(jù)這些信息及時掌握當?shù)亟?jīng)濟建設(shè)中存在的一些隱含的問題，了解本地區(qū)的發(fā)展留不住或吸引人才的根本性原因，從而更好地指導(dǎo)招商引資和加快當?shù)氐慕?jīng)濟建設(shè)等。

2.2 利用檔案開發(fā)人才資源

人才不合理的利用，不合理的分配成為了地方經(jīng)濟建設(shè)中人才結(jié)構(gòu)性缺乏的因素之一。當前各地方在政策的號召下，開始加快當?shù)氐慕?jīng)濟建設(shè)，而經(jīng)濟建設(shè)和項目的開展需要相關(guān)對口人才的支持。地方相關(guān)部門在人才引進等方面，需要進入大型招聘市場，面向所有人才進行對口人才的招聘，但往往因為招聘單位地理位置和非一線或省會城市等原因，缺少了一定的吸引力。進而出現(xiàn)以高薪吸引人才加入，但人才穩(wěn)定性卻不足的現(xiàn)象。人事檔案管理單位是對當?shù)厝瞬欧峙浜土鲃有畔⒄莆兆顬榫o密的單位，對當?shù)厝耸聶n案的管理與統(tǒng)計，能夠為當?shù)叵嚓P(guān)部門的人才招聘和人才建設(shè)提供一定的參考信息，讓相關(guān)部門能夠通過人才檔案有針對性的開發(fā)和培養(yǎng)穩(wěn)定性較強的相關(guān)人才。

2.3 合理促進人力資源流動

各個單位在工作的過程中，因為編制的增加，或因為工作需要而進行人手的借調(diào)，均需要相關(guān)人員的人事檔案作為相關(guān)聘用或借調(diào)的依據(jù)。不同的單位個人在日常工作的表現(xiàn)中，所表現(xiàn)出來的優(yōu)秀潛質(zhì)，或做出的優(yōu)秀成績，均會被其相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)記錄在其個人檔案中，以警察隊伍為例，交警序列中的警察同志在日常工作中所表現(xiàn)出來的盡職盡責、任勞任怨、機警勇敢等優(yōu)秀品質(zhì)，在日常檔案中記錄后，在刑偵警察序列中如果需要具備這樣品質(zhì)的同志來臨時參與某項大型治安活動，那么刑偵警察便可以通過對人事檔案的了解，來判斷是否借調(diào)這樣的同志加入該項活動。人事檔案在基于優(yōu)化人力資源配置的角度進行管理，會讓人事檔案成為指導(dǎo)各個崗位用人、調(diào)人，或促進人才合理流動的重要參考信息。

3 基于優(yōu)化人力資源配置視閾的人事檔案管理策略

3.1 建立動態(tài)性人事檔案管理制度

人事檔案管理中心對人事檔案的管理還處于固定化模式管理階段，檔案管理缺乏動態(tài)性和靈活性。對于檔案的接受和轉(zhuǎn)移手續(xù)繁雜，需要檔案相對人根據(jù)自身所提供的相關(guān)信息，進行程序繁雜的資料提供和各種證明。在部分檔案相對人對自身檔案重要性認識不足，或缺乏充足的時間去處理檔案的轉(zhuǎn)移和接受工作時，往往會造成檔案的轉(zhuǎn)移和管理效率低下，地方檔案管理部門無法及時接受相關(guān)人才的檔案信息，進行造成檔案信息的延遲性，給當?shù)厝瞬诺男畔⒔y(tǒng)計造成數(shù)據(jù)不準確的問題。對此，檔案管理部門應(yīng)該建立動態(tài)的人事檔案管理制度，將所有可能出現(xiàn)的檔案轉(zhuǎn)移和接受問題進行全面預(yù)測，提前告知檔案相對人做好檔案轉(zhuǎn)移的資料準備，從而提高檔案轉(zhuǎn)移和管理效率，既保障了檔案被及時轉(zhuǎn)移和接受，也保障了檔案的完整性和真實性。

3.2 利用大數(shù)據(jù)技術(shù)掌握人才信息

檔案管理部門通過對人才檔案的統(tǒng)計與分析，為當?shù)氐南嚓P(guān)部門提供相應(yīng)的人才儲備、分配等相關(guān)數(shù)據(jù)信息。這個工作過程需要大數(shù)據(jù)技術(shù)來予以支持。在檔案管理進入信息化階段后，人才檔案的接受、調(diào)閱、管理、儲備和流動等，均會通過信息系統(tǒng)進行及時記錄。同時檔案信息中所出現(xiàn)的轉(zhuǎn)移單位等信息也會相應(yīng)的顯示出來，單位在對人事檔案進行管理的過程中，為便于檔案的分類和查找，可以對檔案按照學(xué)歷層次、單位層次、畢業(yè)學(xué)校等指標進行劃分，這樣的分類和管理能夠讓大數(shù)據(jù)信息，及時根據(jù)這些結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化信息對人才檔案進行信息的提取、分類、統(tǒng)計與分析，最終得出相應(yīng)的大數(shù)據(jù)分析結(jié)論，這些結(jié)論對于當?shù)叵嚓P(guān)部門而言是一種人才信息的預(yù)測，能夠判斷出當?shù)厝瞬诺暮诵男畔?，以及人才流動的動向特點，從而有的放矢地進行人才的開發(fā)和培養(yǎng)。

3.3 切實提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理崗位的技術(shù)含量較低，檔案管理人員在面對新時期的發(fā)展要求時，應(yīng)該積極提高檔案管理的服務(wù)水平，對檔案相對人的服務(wù)水平，相關(guān)信息技術(shù)能力和其他相關(guān)業(yè)務(wù)素質(zhì)。當前情況下，檔案管理人員的服務(wù)意識和服務(wù)能力還存在一定的不足，被動工作的狀態(tài)較多，主動服務(wù)的狀態(tài)較少。在檔案轉(zhuǎn)移、交接和管理工作中，往往會因為自身的信息預(yù)判能力不足，導(dǎo)致檔案相對人需要反復(fù)地奔走于各個機關(guān)之間，使得檔案無法如期進行轉(zhuǎn)移。對此，檔案管理部門應(yīng)定期培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高各檔案管理人員的服務(wù)水平和信息技術(shù)使用能力等，使檔案管理人員既能適應(yīng)新時期人們對政府服務(wù)意識的要求，也能適應(yīng)新時期下新的工作方式。

4 結(jié) 語

綜上所述，人事檔案的管理應(yīng)在基于人才優(yōu)化配置的角度下進行管理，需要充分利用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，將人事檔案中的相關(guān)信息進行提取、整合與分析，從而從人事檔案大數(shù)據(jù)中得出具有預(yù)測價值的人才信息。讓相關(guān)部門能夠通過人事檔案信息及時了解到當?shù)氐娜瞬沤ㄔO(shè)和留置人才的不足之處，從而及時找出相應(yīng)的解決辦法，提高人才的利用率。

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