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財務(wù)信息化條件下的高校財務(wù)內(nèi)部控制研究

2017-10-14 02:42龔林紅
關(guān)鍵詞:財務(wù)財務(wù)管理信息化

龔林紅

(武漢理工大學(xué) 財務(wù)處,湖北 武漢 430070)

財務(wù)信息化條件下的高校財務(wù)內(nèi)部控制研究

龔林紅

(武漢理工大學(xué) 財務(wù)處,湖北 武漢 430070)

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,在財務(wù)信息化環(huán)境下,傳統(tǒng)的財務(wù)內(nèi)部控制模式已不足以適應(yīng)高校財務(wù)部門信息化發(fā)展的需要,探索新的內(nèi)部控制模式成為急需解決的問題。以高校財務(wù)內(nèi)控的傳統(tǒng)理論為研究基礎(chǔ),從COSO內(nèi)部控制模型的五要素入手,在分析我國高校財務(wù)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及存在的問題基礎(chǔ)上,提出了在信息化時代下完善我國高校財務(wù)內(nèi)部控制的具體措施,并探討了如何應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代下高校財務(wù)內(nèi)部控制的問題。

信息化;高校;財務(wù)內(nèi)部控制;大數(shù)據(jù)

20世紀以來,隨著計算機在全球范圍的普及,會計信息化得到迅速發(fā)展。會計信息化充分利用了現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù),將計算機智能融合到傳統(tǒng)的會計學(xué)科之中,使傳統(tǒng)業(yè)務(wù)處理有序自動化,在線數(shù)據(jù)得以開放共享。會計信息化的實現(xiàn),是現(xiàn)代財務(wù)管理方式的一次大跨越。高校財務(wù)信息化是高校財務(wù)管理模式的創(chuàng)新,而傳統(tǒng)高校財務(wù)核算僅局限于財務(wù)部門內(nèi)部的封閉式財務(wù)核算,不利于各部門的數(shù)據(jù)交換,工作效率較低。近年來,隨著國家對高校財務(wù)資金投入的加大,各高校逐漸實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子化辦公,財務(wù)信息能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺實時傳遞、快速處理,財務(wù)部門職能與其他經(jīng)營管理部門職能也相互滲透,顯著改善了服務(wù)水平與業(yè)務(wù)效率。隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息化技術(shù)的發(fā)展,高校財務(wù)信息化也必將跨入大數(shù)據(jù)時代。然而,隨著財務(wù)信息化的不斷深入,大數(shù)據(jù)時代的到來,高校財務(wù)內(nèi)部控制逐漸成為緊要問題。如何建立起行之有效的財務(wù)內(nèi)部控制制度,構(gòu)建完善的財務(wù)內(nèi)部控制體系,是當前高校財務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)之一。

一、高校財務(wù)內(nèi)部控制基本要素的內(nèi)容

我國內(nèi)部控制理論的研究對象大多是企業(yè),而針對高校內(nèi)部控制理論的系統(tǒng)研究并不多,目前我國高校內(nèi)部控制主要遵循2012年財政部頒布的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》有關(guān)規(guī)定,根據(jù)規(guī)范中對高校財務(wù)管理內(nèi)部控制的界定,可將高校財務(wù)內(nèi)部控制的概念定義為:高校相關(guān)財務(wù)人員為保證學(xué)校財務(wù)信息的真實可靠、資金資產(chǎn)安全完整、財務(wù)資源配置合理、資金使用靈活高效、財務(wù)風(fēng)險有效控制和降低、學(xué)校經(jīng)濟活動符合有關(guān)財經(jīng)法規(guī)制度而對學(xué)校財務(wù)進行的管理和控制活動。由高校財務(wù)內(nèi)部控制的概念不難看出,高校財務(wù)內(nèi)部控制的主體是涉及高校一切經(jīng)濟動的財務(wù)人員,內(nèi)部控制的目標是多元的,而高校財務(wù)內(nèi)部控制系統(tǒng)的要素則可根據(jù)COSO(The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)內(nèi)部控制整合框架的有關(guān)理論,由控制環(huán)境、風(fēng)險評估、內(nèi)控活動、信息與溝通和監(jiān)控五部分構(gòu)成。

圖1 COSO內(nèi)控框架示意圖

圖1為COSO內(nèi)部控制框架示意圖,它清晰地顯示了內(nèi)部控制系統(tǒng)各要素之間的相互關(guān)系,由圖1可以看出,控制環(huán)境是整個內(nèi)控系統(tǒng)的基本條件和基礎(chǔ),處于內(nèi)控系統(tǒng)的底部;監(jiān)控是內(nèi)控系統(tǒng)的保障,處于內(nèi)控系統(tǒng)的頂端;控制活動和風(fēng)險評估則是內(nèi)控系統(tǒng)的核心;而信息和溝通則是橋梁,它促進內(nèi)控系統(tǒng)的建設(shè)不斷調(diào)整與自我完善。由于COSO只提供了內(nèi)部控制系統(tǒng)構(gòu)成的框架,而構(gòu)建高校財務(wù)內(nèi)部控制系統(tǒng)則必需根據(jù)高校業(yè)務(wù)和經(jīng)濟活動的特點,充實基本要素的內(nèi)容,使其成為切實可行的措施和控制活動。本文基于此契合點,結(jié)合高校財務(wù)的業(yè)務(wù)特點和相關(guān)法規(guī),對高校財務(wù)內(nèi)部控制基本要素的內(nèi)容進行歸納和總結(jié),致力于構(gòu)建高校財務(wù)內(nèi)部控制體系。表1給出了高校財務(wù)內(nèi)部控制基本要素的具體內(nèi)容。

表1 高校財務(wù)內(nèi)部控制基本要素的具體內(nèi)容

如表1所示,根據(jù)高校主要經(jīng)濟活動的特點,從內(nèi)控目標層、內(nèi)控要素、內(nèi)控關(guān)鍵點以及內(nèi)控措施四個方面,給出了高校財務(wù)內(nèi)部控制基本要素的具體內(nèi)容,其中包括6項內(nèi)控目標,5項基本要素,18項高校財務(wù)內(nèi)控關(guān)鍵點,并根據(jù)高校財務(wù)特點列舉了50項內(nèi)控實施措施,這些可為我國高校建立適應(yīng)自身發(fā)展的財務(wù)內(nèi)控體系提供支持。

二、高校財務(wù)信息化對高校財務(wù)內(nèi)部控制的影響

隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展,高校財務(wù)數(shù)據(jù)的處理經(jīng)歷了從傳統(tǒng)手工記賬到局域網(wǎng)會計電算化并發(fā)展到目前網(wǎng)絡(luò)化高校財務(wù)信息系統(tǒng)的過程,技術(shù)載體也從傳統(tǒng)的賬本發(fā)展到基于網(wǎng)絡(luò)的計算機系統(tǒng),而且隨著物聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息化技術(shù)的發(fā)展,高校財務(wù)信息化也必將跨入大數(shù)據(jù)時代。

目前我國近五分之四的高校已經(jīng)建成了基于校園局域網(wǎng)下的信息管理系統(tǒng),把高校內(nèi)各項業(yè)務(wù)整合在一個信息平臺之上,包括本科生業(yè)務(wù)、研究生業(yè)務(wù)、校人事、科研管理、固定資產(chǎn)管理、財務(wù)信息系統(tǒng)等各子系統(tǒng);而財務(wù)信息系統(tǒng)主要由校財務(wù)管理部門如計財處管理,它包含了賬務(wù)處理系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、學(xué)生收費等子系統(tǒng);目前利用校園網(wǎng)的信息化平臺,又發(fā)展了一些將管理業(yè)務(wù)與財務(wù)數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)共享整合的業(yè)務(wù)管理與財務(wù)結(jié)合的新系統(tǒng),如財務(wù)綜合服務(wù)系統(tǒng),該系統(tǒng)包括網(wǎng)上報賬系統(tǒng)、薪金發(fā)放管理系統(tǒng)、財務(wù)查詢系統(tǒng),可實現(xiàn)網(wǎng)上報賬信息的填寫、收入發(fā)放表單的填制及在線提交,科研經(jīng)費收支,個人收入等信息查詢等等。財務(wù)信息化使會計業(yè)務(wù)處理越來越及時、可靠、準確,而且財務(wù)信息化也使傳統(tǒng)財務(wù)管理模式發(fā)生了變化,不僅體現(xiàn)在財務(wù)實施過程、工作環(huán)節(jié)、操作方式上的改變,在財務(wù)組織結(jié)構(gòu)、運行機制、財務(wù)人員管理等方方面面也發(fā)生了質(zhì)的變化。因此,財務(wù)信息化對原有的財務(wù)內(nèi)部控制將產(chǎn)生巨大的沖擊,給財務(wù)內(nèi)部控制帶來了新問題。隨著信息化的不斷深入和高等教育改革不斷推進,高校已逐步建立起與信息化水平相適應(yīng)的財務(wù)內(nèi)部控制制度,但目前仍處于完善之中,存在著許多亟待解決的問題,例如制度不健全、管理不嚴密、意識薄弱,執(zhí)行不規(guī)范,監(jiān)督不力等。下面擬從財務(wù)內(nèi)部控制框架的五要素來分析信息化對高校財務(wù)內(nèi)部控制的影響和存在的主要問題。

(一)控制環(huán)境復(fù)雜化,缺乏相應(yīng)的財務(wù)技術(shù)人員

控制環(huán)境包括治理職能和管理職能。通常指部門高級管理人員和員工對工作環(huán)境的控制意識和應(yīng)對控制環(huán)境變化的自覺性。信息化建設(shè)已改變了高校財務(wù)部門的工作環(huán)境。會計核算工作從傳統(tǒng)的依靠會計人員完成轉(zhuǎn)化為“人-機”共同完成,它將會計人員從繁瑣的會計核算工作中解脫出來,使高校的財務(wù)管理從“核算型”向“管理型”轉(zhuǎn)變;另一方面隨著我國高校財務(wù)、會計制度改革的深入,財政部門對高校財務(wù)活動監(jiān)管力度的加大,對會計信息披露要求提高,都對會計人員的會計核算及管理能力提出了更高的要求。新形勢下,會計人員不僅要有財會方面的專業(yè)知識,還要有軟件應(yīng)用及計算機方面的知識。目前高校仍有部分會計工作人員存在專業(yè)知識老化,管理意識不強,內(nèi)部控制觀點薄弱及計算機及軟件應(yīng)用不熟練的問題。

(二)財務(wù)風(fēng)險難以評估

風(fēng)險評估是確認和分析部門目標過程中產(chǎn)生的有關(guān)風(fēng)險,它隨著外部條件的變化而不斷變化,因此需要建立一套風(fēng)險應(yīng)對策略來辨認和處理相應(yīng)風(fēng)險。建設(shè)高校財務(wù)信息化管理是一項嚴肅又艱巨的工作,每個高校應(yīng)當充分了解自身實際情況,結(jié)合自身特點,探索出適合自己的信息化之路,盡可能吸收熟悉各學(xué)院內(nèi)部情況的相關(guān)職能部門和資深從業(yè)人員參加,將內(nèi)部控制手段完善嵌入財務(wù)信息軟件,以提升內(nèi)部控制的效率和效果。但由于我國高校財務(wù)信息化正趨于逐步完善的建設(shè)中,沒有成熟的模板可以借鑒,同時財務(wù)的內(nèi)控風(fēng)險評估指標體系尚在研究和探索之中,且財務(wù)人員應(yīng)對財務(wù)風(fēng)險的實際經(jīng)驗并不多,這些都給高校財務(wù)內(nèi)控的風(fēng)險評估帶來較大挑戰(zhàn)。

(三)財務(wù)控制活動具有局限性

控制活動是在部門內(nèi)部各個階段和職能之間都會存在的,有助于部門負責人的指令成功下達并得到執(zhí)行的規(guī)則制度,能夠?qū)撛诘娘L(fēng)險控制在可以接受的范圍之內(nèi)。首先,內(nèi)控信息系統(tǒng)的運作都是通過計算機在線處理完成,需要人為輸入數(shù)據(jù)與啟動操作程序,一旦操作失誤,輕則造成賬務(wù)數(shù)據(jù)錯誤或丟失,重則造成資料庫損壞。其次,所有在線數(shù)據(jù)都可以通過授權(quán)賬戶獲取,操作員的用戶名和密碼,一旦被動機不純的人竊取,將會造成信息泄露的巨大隱患;系統(tǒng)管理員的權(quán)利過于集中,成為內(nèi)部控制的一大弊端。

(四)缺乏有效的信息溝通方法

信息與溝通是及時、準確、完整地采集和傳遞與財務(wù)部門內(nèi)部控制密切相關(guān)的各種信息,確保信息能以恰當高效的方式在單位內(nèi)部有關(guān)層級之間、單位與外部之間進行及時傳遞并有效溝通的過程。一方面,在高等學(xué)校的內(nèi)部,一般都構(gòu)造了信息化網(wǎng)絡(luò),財務(wù)部門、行政部門、校醫(yī)院、教務(wù)處和學(xué)生工作處等部門大都使用各自的專用軟件,各部門之間的信息不能及時傳遞、實時流通,造成各自的信息封閉。另一方面,在高校外部沒有建立財務(wù)報告公開制度,高校也未能及時、充分地向社會公眾披露相應(yīng)的信息。

(五)高校內(nèi)部監(jiān)督力度不大

內(nèi)部監(jiān)督是單位內(nèi)部人員之間的相互約束和監(jiān)督,是控制的一種手段。同時對內(nèi)控制度的實施狀況進行有針對性的規(guī)范檢查,能夠及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)控制度的缺陷。高校財務(wù)內(nèi)控監(jiān)督工作通常由內(nèi)審部門進行,并沒有專門評價內(nèi)部控制實施效果的獨立機構(gòu),往往是隸屬于財務(wù)部門的非獨立小組。同時,高校內(nèi)部審計工作一般由高校管理層安排,沒有通過制度來明確審計范圍,審計結(jié)果也向管理層匯報,監(jiān)督作用被削弱。

三、信息化環(huán)境下完善高校財務(wù)內(nèi)部控制的舉措

高校財務(wù)內(nèi)部控制制度能夠合理配置資源,實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展,最終能夠有效貫徹學(xué)校政策。通過以上我國高校財務(wù)內(nèi)部控制特點及存在問題的探討,結(jié)合財務(wù)內(nèi)部控制框架的五要素,特提出以下構(gòu)建與完善方案:

(一)改善高校財務(wù)內(nèi)部控制環(huán)境

高校的財務(wù)部門內(nèi)部控制首先受到控制環(huán)境的制約,要優(yōu)化高校財務(wù)內(nèi)部控制,首先應(yīng)提供良好的控制環(huán)境??刂骗h(huán)境由管理層理念、組織結(jié)構(gòu)、權(quán)限及職責分配等多重要素組成。首先,高校全體職工尤其是上層管理人員應(yīng)當充分認識到內(nèi)部控制的重要性,形成先進的辦學(xué)理念和認真負責的工作態(tài)度。其次,為適應(yīng)財務(wù)信息化趨勢,各大高校應(yīng)當定期開展集體學(xué)習(xí)與會計信息化培訓(xùn),提高內(nèi)部控制自覺性,營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境。

(二)健全高校財務(wù)內(nèi)部風(fēng)險評估

財務(wù)信息系統(tǒng)風(fēng)險的評估是信息化環(huán)境下內(nèi)部控制風(fēng)險評估的重點。高校應(yīng)在加強對硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境的監(jiān)督和檢查的基礎(chǔ)上,及時進行風(fēng)險評估,采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施。對財務(wù)人員進行必要的培訓(xùn),規(guī)范軟件操作規(guī)程,避免由于人員誤操作產(chǎn)生的系統(tǒng)風(fēng)險;為保障財務(wù)數(shù)據(jù)安全,系統(tǒng)管理員必須做到雙機日備。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,可能遭遇的風(fēng)險制定相應(yīng)的應(yīng)急方案,防止病毒、黑客攻擊,做到即使發(fā)生風(fēng)險,也能及時補救,迅速恢復(fù)正常,從而最大限度地降低損失。

(三)優(yōu)化高校財務(wù)內(nèi)部控制程序

隨著信息技術(shù)的發(fā)展,財務(wù)管理活動變得復(fù)雜多樣,這使得對財務(wù)管理活動控制的難度加大,因此必須根據(jù)事業(yè)單位的財務(wù)管理活動,進行有針對性的控制。高校財務(wù)管理活動包括科研經(jīng)費、國有資產(chǎn)、基本建設(shè)、財政資金分配使用、政府采購、合同管理、收支管理等領(lǐng)域,應(yīng)當在充分結(jié)合信息化趨勢,建立起一套規(guī)范完備、實施高效、監(jiān)督嚴密的財務(wù)內(nèi)控體制和運行機制。

(四)加強財務(wù)部門內(nèi)部控制信息流通

為保證學(xué)校管理層監(jiān)督各項活動和必要時采取糾正措施,高校要完善單位內(nèi)部信息溝通機制,包含發(fā)布渠道和反饋機制。發(fā)布渠道即指學(xué)校的相關(guān)規(guī)定通過校級平臺發(fā)送傳遞到有關(guān)部門和師生員工,是“自上而下”的信息傳遞機制。反饋機制則是師生員工發(fā)現(xiàn)風(fēng)險與問題時,也可通過匯報機制逐層報給上級部門,是“自下而上”的反過程,最終建立跨部門、跨組合的綜合信息系統(tǒng)。

(五)加大財務(wù)內(nèi)控監(jiān)督力度,引入社會評價

日本通過進入社會評價,建立第三方評價監(jiān)督體系,更加有效地發(fā)揮了外部監(jiān)督作用,實踐證明,這一做法對我國高校財務(wù)內(nèi)控制度有明顯的借鑒作用。我國目前對高校財務(wù)內(nèi)部控制的監(jiān)督主要是學(xué)校內(nèi)部審計部門的監(jiān)督,缺乏社會的介入,使之缺乏生機與活力。因此,引入社會第三方評價機構(gòu),加強校內(nèi)外監(jiān)督合作,是構(gòu)建高校財務(wù)內(nèi)部控制的合理保障。

四、大數(shù)據(jù)時代高校財務(wù)的內(nèi)部控制與應(yīng)對策略

大數(shù)據(jù)是繼云計算、物聯(lián)網(wǎng)之后信息技術(shù)的又一次顛覆性變革,促進互聯(lián)網(wǎng)和經(jīng)濟社會融合發(fā)展已經(jīng)成為當下最重要的研究方向。大數(shù)據(jù)對財務(wù)管理而言,不僅僅是提供了一種全新的技術(shù)手段,更為變革財務(wù)管理方式提供了全新的思維模式,高校財務(wù)內(nèi)部控制與大數(shù)據(jù)技術(shù)的“嵌入式”融合也必將賦予其新的內(nèi)容,將成為重要的發(fā)展趨勢。

應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代下高校財務(wù)的內(nèi)部控制可以從兩方面入手:首先是從技術(shù)上進行保障,大數(shù)據(jù)時代的財務(wù)信息系統(tǒng)需要有更完備的數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析功能,只有通過借助新系統(tǒng)、新工具、新模型等才能進行海量數(shù)據(jù)的收集,才能從繁雜的數(shù)據(jù)中去偽存真,建立高校業(yè)務(wù)與數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián),才能真正實現(xiàn)通過數(shù)據(jù)量化重大決策的依據(jù),使高校的財務(wù)預(yù)算、財務(wù)管理、財務(wù)控制和監(jiān)督以及財務(wù)審計工作更加準確和細致。其次需要及時樹立在大數(shù)據(jù)中融合高校財務(wù)內(nèi)部控制的意識,因此在控制環(huán)境上需要盡早研究大數(shù)據(jù)對高校財務(wù)工作的影響,要通過系統(tǒng)的實時控制和大數(shù)據(jù)時代的財務(wù)人才規(guī)劃,進行重新規(guī)劃、設(shè)計和定義,從組織、制度、稽核監(jiān)控規(guī)則、崗位設(shè)置、權(quán)限設(shè)定、流程梳理再造、安全保障、人員培訓(xùn)等各方面考慮,建立完善的大數(shù)據(jù)內(nèi)部控制制度和管理制度體系。在風(fēng)險控制上需要結(jié)合大數(shù)據(jù)來識別經(jīng)濟活動的風(fēng)險點,設(shè)置實時的風(fēng)險預(yù)警機制;從控制活動上,需要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)手段將已有的制度和規(guī)定固化到控制活動中,杜絕人為的干擾因素,增強財務(wù)法規(guī)制度的執(zhí)行剛性;在信息和溝通上,需要利用大數(shù)據(jù)時代信息系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)勢,利用系統(tǒng)技術(shù)實現(xiàn)管理信息流的暢通,把靜態(tài)的事后處置變成事前的規(guī)劃和事中的動態(tài)控制;在監(jiān)督與控制上,需要認識到新技術(shù)的復(fù)雜性和系統(tǒng)完善需要一個較長的過程,因此需要更認真監(jiān)測信息系統(tǒng)的設(shè)計缺陷導(dǎo)致的數(shù)據(jù)錯誤而引發(fā)的控制風(fēng)險,也需審視對技術(shù)充分的依賴而未被發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)隱形風(fēng)險??傊?,大數(shù)據(jù)時代的到來,給高校財務(wù)的內(nèi)部控制提供了新的契機,同時也帶來了新的挑戰(zhàn)。

五、結(jié) 語

隨著高等教育體制改革的深入與會計信息化技術(shù)的日漸成熟,高校財務(wù)內(nèi)部控制工作的重心也發(fā)生了改變,財務(wù)部門人員應(yīng)當在加強會計理論及實務(wù)能力的基礎(chǔ)之上,充分學(xué)習(xí)利用計算機進行會計電算化工作,同時加強內(nèi)部審計人員的信息技術(shù)的教育,從各個方面提高內(nèi)控工作水平,促進財務(wù)內(nèi)部控制向著信息化方向發(fā)展。適應(yīng)新形勢下的財務(wù)內(nèi)控要求,是我國高校財務(wù)信息化管理的必經(jīng)之路。

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(責任編輯 王婷婷)

F232

A

10.3963/j.issn.1671-6477.2017.05.0013

2017-01-20

龔林紅(1972-),女,湖北省鐘祥市人,武漢理工大學(xué)財務(wù)處會計師,主要從事財務(wù)管理及會計核算研究。

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