徐志然

摘 要：由于人事檔案真實地記載和反映干部個人經(jīng)歷、政治思想，品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為單位的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)，為單位合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國政治、經(jīng)濟體制改革的不斷深入，單位人事檔案出現(xiàn)了許多新情況和新問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策措施；研究

引言

人事檔案是機關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時形成的以個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面系統(tǒng)地考察和了解一個人的憑證，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開發(fā)、利用不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案對于每個人來說也是極其重要的，它可以證明一個人從學(xué)校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權(quán)益都無從得以保障。

1事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

單位人力資源管理工作的好壞將會直接決定事業(yè)單位辦事效率的高低，科學(xué)、合理的事業(yè)單位人事檔案管理不僅可以對單位人員的流動情況有個全面的了解和掌握，而且還可以通過人事檔案的統(tǒng)計來更好的掌握單位員工的年齡層次、性別比例、婚姻狀況等基本情況。人事檔案管理工作可以為單位的信息調(diào)控和人事補給提供參考標準，同時，事業(yè)單位管理者也可以根據(jù)單位的實際運作狀況來做好人員的調(diào)整工作。此外，人事檔案管理也可以更好的反映事業(yè)單位人力資源的空缺情況，以更好的滿足事業(yè)單位對人才的需求。

2人事檔案管理工作中存在的問題

人事檔案出現(xiàn)的各種問題，原因是多方面的、深層次的，也不是一兩個部門、一個地區(qū)的事，它是全社會共同要面對的問題，是社會發(fā)展到一定階段必然要出現(xiàn)的問題，關(guān)鍵是解決問題，要根據(jù)發(fā)展要求，賦予其新的生命力，更好地為經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。人事檔案作為最原始的信用記錄，不能沒有，其功能不僅不能弱化，反而更要豐富，要強化。人事檔案管理工作中村子存在的問題有以下幾個方面：

2.1管理力量薄弱，管理水平偏低，管理方法落后

隨著人事制度改革的逐步推進，機構(gòu)調(diào)整、科室重組、人員競聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動、退休，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)檔案知識培訓(xùn)，對檔案的管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄，而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常業(yè)務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。隨著當前企業(yè)規(guī)模不斷擴大，員工數(shù)量不斷增多，檔案數(shù)量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關(guān)的管理措施未跟上。

2.2立卷不規(guī)范，案卷質(zhì)量不高

一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一，如參工時間、出生日期等；二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)在的公文材料、學(xué)歷材料等基本上是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格超過裝訂線，給立卷工作帶來了麻煩；三是材料歸檔不準確，有些不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有歸檔；四是檔案材料短缺，如記載個人履歷、社會關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個人的能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，這些都會直接影響案卷的質(zhì)量。

2.3人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理工作中廣泛運用，如檔案目錄等仍習(xí)慣于用手工操作，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

2.4人事檔案利用工作水平較低

對人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。當前的人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識差，即使是使用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是簡歷、職稱、學(xué)歷、工資情況等，而且是需要者找上門才提供利用，工作處于一種被動服務(wù)的狀態(tài)。

3檔案管理過程中主要問題的解決對策和措施

3.1改善基礎(chǔ)設(shè)施

檔案的保管是檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如果因保管不善，造成檔案的損毀，不但會影響檔案管理工作的順利進行，也會給所在單位造成損失。因此，機關(guān)和事業(yè)單位要真正意識到檔案保管對于檔案管理的重要性，不能僅僅為了應(yīng)付檢查而進行管理。檔案保管要根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進行，確保檔案保管條件符合國家相關(guān)標準。為此，機關(guān)和事業(yè)單位要加大投入，為檔案保管提供良好的條件。檔案室的環(huán)境要保持清潔，檔案存放順序要有統(tǒng)一的規(guī)定，不可按照管理人員個人的習(xí)慣進行存放。

3.2提高檔案管理能力

我們應(yīng)該有效利用新的科學(xué)技術(shù)，計算機技術(shù)可以更加系統(tǒng)的完成從前人工的檔案管理內(nèi)容，并且在質(zhì)量與效率方面都要比人工處理更加具有優(yōu)越性。另外，隨著科技的不斷進步與企業(yè)逐步走向世界，檔案管理的信息化與智能化是必然的發(fā)展方向，也是社會的要求，所以對于檔案管理者的工作的能力就有了更高的要求，不僅需要具備一定的檔案管理能力，還要掌握一些計算機的知識。

3.3完善檔案管理體制

為了適應(yīng)當前社會的發(fā)展，檔案的管理工作應(yīng)該實行先進的、信息化的管理體制。首先為了使檔案管理工作更加系統(tǒng)化，所以應(yīng)該設(shè)立一個檔案管理小組，并且上級部門要將檔案管理工作納入檔案管理小組主管人員的工作范圍之內(nèi)，這種方式既提高了對檔案管理在重視程度，又做到了檔案管理體制的完善。另外，還要安排檔案專職人員負責本單位的檔案管理工作。

3.4增強管理激勵機制

檔案工作應(yīng)當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

3.5提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍，同時加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。當前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

結(jié)束語

我們檔案管理人員要從思想上樹立服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息資源共享。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全。

參考文獻

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（作者單位：興隆縣八卦嶺滿族鄉(xiāng)人民政府）