安娜

【摘要】檔案信息化就是要在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。檔案管理的主要任務(wù)是積極、及時(shí)地開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，滿足學(xué)校教學(xué)、科研等方面需要。本文闡述了學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，提出了學(xué)校檔案信息化建設(shè)的措施。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案 ； 信息化建設(shè) ； 措施

【中圖分類號(hào)】G647；G275 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】2095-3089（2015）15-0283-01

隨著信息時(shí)代的迅速發(fā)展和電子校務(wù)的推進(jìn)，學(xué)校辦公自動(dòng)化的步伐進(jìn)一步加快，必然產(chǎn)生大量的電子文件，如何實(shí)現(xiàn)電子文件網(wǎng)上實(shí)時(shí)歸檔，對(duì)電子文件、電子檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和有效的利用，實(shí)現(xiàn)信息采集、信息傳遞、信息管理和信息資源共享的問題越來越迫切地?cái)[在我們面前。因此加快學(xué)校檔案信息化建設(shè)步伐，有效整合利用檔案信息資源，滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案信息資源的利用需求，已成為學(xué)校檔案工作發(fā)展的必然要求。

一、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

學(xué)校檔案信息化建設(shè)就是以檔案信息資源建設(shè)為核心，以檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源的開發(fā)利用為目標(biāo)。目前各學(xué)校檔案信息化水平參差不齊，多數(shù)單位仍以手工檢索為主，而以檔案信息資源開發(fā)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)卻嚴(yán)重滯后，主要表現(xiàn)：一是檔案信息化建設(shè)觀念相對(duì)落后。一些領(lǐng)導(dǎo)由于對(duì)檔案工作重視不夠，思想認(rèn)識(shí)不到位，檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案無足輕重，用處不大；一些人甚至片面地認(rèn)為檔案信息化就是將檔案庫房紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字化，這些觀念影響了檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。二是檔案管理手段和管理方式落后，不能適應(yīng)新載體、新領(lǐng)域檔案管理的需要。當(dāng)前各學(xué)校辦學(xué)條件都得到了一定的解決和改善，但是對(duì)于檔案管理部門的投入?yún)s很有限，基礎(chǔ)設(shè)施落后，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)亟待加強(qiáng)，以致不能適應(yīng)迅速增長(zhǎng)的檔案工作量和檔案現(xiàn)代化管理的需要。三是檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在電子文件歸檔方面，各學(xué)校產(chǎn)生的大量電子文件，大都未作為檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的處理，且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和完善的管理制度，造成了許多寶貴的信息資源散失。四是檔案信息化建設(shè)技術(shù)保障不夠明確。電子文件信息的安全、保密問題，維護(hù)電子文件原始性、真實(shí)性問題，電子簽名的認(rèn)定問題等都需要嚴(yán)格的技術(shù)保障，需要法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的支持。五是缺乏專業(yè)的檔案管理人員。檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)復(fù)合的檔案管理人員，需有較高的計(jì)算機(jī)操作水平以及檔案管理知識(shí)。在實(shí)際工作中，檔案管理人員由于對(duì)電子文件、電子檔案的收集、保存、維護(hù)與利用接觸太少，對(duì)軟件系統(tǒng)的掌握和使用達(dá)不到預(yù)期的效果。這些都成為制約檔案信息化建設(shè)發(fā)展的瓶頸。

二、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的措施

1.加強(qiáng)檔案工作的宣傳，積極爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。學(xué)校檔案信息化建設(shè)的實(shí)施，是學(xué)校檔案工作的深層次改革。學(xué)校檔案部門應(yīng)加大檔案的宣傳工作力度，不斷提高全校師生對(duì)檔案工作的認(rèn)知程度，為檔案事業(yè)的發(fā)展?fàn)幦「喾矫娴年P(guān)心、理解和幫助。檔案部門要樹立“有作為才有地位，有創(chuàng)新才有發(fā)展”的觀念，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感，以求真務(wù)實(shí)的科學(xué)態(tài)度和有效的工作業(yè)績(jī)贏得領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和重視，努力爭(zhēng)取檔案信息化建設(shè)的資金和人才支持，扎扎實(shí)實(shí)地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的實(shí)施。

2.加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施主要包括計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和各類輔助設(shè)施，它是檔案信息化建設(shè)中非常重要的基本保障條件。根據(jù)檔案信息采集的需要，配備檔案室相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)和檔案信息管理系統(tǒng)軟件等設(shè)施。建立電子目錄和電子檔案錄入接收中心，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和電子文件的采集工作。檔案信息管理系統(tǒng)軟件要能涵蓋對(duì)電子文件采集、存儲(chǔ)、歸檔、整理、編目、檢索、利用等服務(wù)功能，具備同其它數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力，保證校園網(wǎng)和檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)之間的檔案信息存儲(chǔ)、交換的順利進(jìn)行，建立檔案信息網(wǎng)站。

3.加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。檔案資源是學(xué)校發(fā)展的歷史憑證，它以各種不同的形式真實(shí)而客觀的記載著學(xué)校教學(xué)、科研及管理過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，是學(xué)校的寶貴財(cái)富。信息資源是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)的首要任務(wù)是把室藏檔案資源數(shù)字化，其核心內(nèi)容是將各種形式的檔案信息，通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施，建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數(shù)據(jù)庫（主要有檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫），滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。豐富室藏資源，有效挖掘、收集、整理和傳播成為學(xué)校檔案部門信息服務(wù)的發(fā)展重點(diǎn)，因此檔案部門要緊緊圍繞學(xué)校中心工作，加大檔案編研力度，自行開發(fā)特色專題檔案數(shù)據(jù)庫，不斷完善檢索工具，促進(jìn)檔案信息的開發(fā)和再生；加強(qiáng)對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)事件檔案材料的收集，主動(dòng)從各種媒體中收集有關(guān)學(xué)校的信息，通過對(duì)信息的采集、整合、分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策和教學(xué)管理提供信息服務(wù)。

4.加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，它是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案部門要制定文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式、檔案信息公開與上網(wǎng)安全、檔案網(wǎng)站建設(shè)與管理等方面的規(guī)范制度，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的有序開展；制定電子文件歸檔、整理、存儲(chǔ)及利用的工作規(guī)范和制度，使電子文件的管理更具有操作性。

5.加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)。檔案人員的整體素質(zhì)關(guān)系到學(xué)校檔案信息化建設(shè)的實(shí)施效果。檔案人員是檔案信息資源和利用者之間的橋梁和紐帶，他們必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代化通信設(shè)備進(jìn)行電子信息的制作、使用、維護(hù)和管理。所以學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)專、兼職檔案人員的在職培訓(xùn)，特別是檔案信息化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括電子文件歸檔、檔案數(shù)字化加工等技術(shù)培訓(xùn)，不斷提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案的技能水平，使他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)水平能適應(yīng)檔案信息化建設(shè)發(fā)展需要。

總之，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的任務(wù)，它是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，有待于檔案部門在實(shí)踐中不斷完善和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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