崔小燕

摘要：檔案管理是單位人事管理工作的重要內(nèi)容，是保障單位其它各項(xiàng)工作順利完成的基礎(chǔ)與保障，政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)。做好檔案管理工作，才能為用好檔案、資源開發(fā)、歷史借鑒等提供更好的依據(jù)。就目前的發(fā)展現(xiàn)狀來看，檔案管理仍存在許多不容忽視的問題，由于檔案管理體系不健全、制度不完善、人員不重視、管理水平滯后等諸多原因?qū)е铝藱n案管理工作混亂，有些還因?yàn)閱挝徊恢匾暎芾砣藛T責(zé)任心差甚至造成檔案丟失，重要文件資料未進(jìn)行歸檔等情況，許多檔案無法真正實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，失去了其應(yīng)有的使用價(jià)值，及時(shí)研究解決檔案管理中存在的問題，才能在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；解決措施

一、檔案管理工作中存在的問題

近年來，檔案管理工作的作用日益凸顯，科學(xué)、規(guī)范做好檔案管理工作既是辦公室工作的需要，同時(shí)也迫在眉睫。雖然檔案管理工作較以前有了長足的進(jìn)步和發(fā)展，但是從目前的管理情況來看，依然存在許多不容忽視的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）思想重視不夠。檔案信息資料是各單位重要的歷史資源，但是長期以來，各單位從領(lǐng)導(dǎo)到具體的檔案管理人員，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性價(jià)值，因此對(duì)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案管理工作就是做好重要文件的保管、保存等事務(wù)性工作，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付查閱、檢查就行了，既沒有把檔案管理工作納入單位工作重要的議事日程，也沒有對(duì)檔案管理的工作計(jì)劃，更沒有為檔案管理工作提供良好的政策環(huán)境與資金支持，在嚴(yán)重影響了檔案管理工作的同時(shí)，也不利于單位自身的發(fā)展建設(shè)。

（二）人員配備不足。首先體現(xiàn)在沒有專職的檔案管理工作人員，大多數(shù)檔案管理人員為兼職人員，自身工作任務(wù)本就繁多，以至于沒有足夠的精力投入檔案管理，加之檔案管理工作枯燥、乏味，工作人員缺乏工作熱情和工作積極性。其次是體現(xiàn)在檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不了解，缺乏專業(yè)的理論知識(shí)和專業(yè)技能，因此不能對(duì)單位產(chǎn)生的系列文件、圖片等資料予以正確的歸檔，大部分單位的檔案整理基本上是靠聘請檔案局人員予以收集、歸檔。再次是大多數(shù)檔案管理人員服務(wù)態(tài)度較差、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，其它無關(guān)人員可以隨意進(jìn)出檔案室或者隨意查閱檔案，久而久之導(dǎo)致檔案管理混亂無序，甚至出現(xiàn)檔案資料丟失的現(xiàn)象，在關(guān)鍵時(shí)刻沒有起到檔案的真正作用。

（三）管理水平不高。主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是沒有制定檔案管理制度，有些單位雖有制定，但在檔案管理工作中未嚴(yán)格按制度執(zhí)行，檔案查閱未嚴(yán)格履行借閱制度和審批手續(xù)，有些材料沒有按要求進(jìn)行歸檔；二是沒有配備專門的檔案庫房，大多數(shù)因辦公條件限制，只在辦公室設(shè)立幾個(gè)簡易文件柜，既影響正常辦公又不利于檔案管理。有的直接與雜物堆放在一個(gè)房間，檔案保管條件十分簡陋。有些單位雖有配備檔案室，但檔案室狹窄、潮濕，未進(jìn)行防蟲防霉處理，不利于紙質(zhì)檔案的保存及保管；三是檔案管理缺乏相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，大多數(shù)單位采用的依然是人工錄入、核實(shí)的方式進(jìn)行檔案整理，不僅影響信息的更新，更有可能造成工作的疏漏和失誤。

二、檔案管理工作的解決措施

（一）提升檔案管理工作重視程度。一是各單位必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，大力學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，充分利用各級(jí)各類新聞媒體，多種形式、主題鮮明地開展檔案管理宣傳工作，讓單位人員更為全面、正確地認(rèn)識(shí)和了解檔案工作，形成從上到下重視檔案管理工作的濃厚氛圍。二是把檔案管理工作納入單位工作的重要議事日程，制定檔案管理工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃，把檔案管理工作納入年度目標(biāo)考核，定期聽取工作匯報(bào)，實(shí)施督促檢查，真正做到檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作兩不誤、同推進(jìn)。

（二）完善檔案管理工作程序。一是全面普查檔案資料，徹底清理沒有價(jià)值或者重復(fù)的資料，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和精簡化的必要途徑。二是重新進(jìn)行檔案歸類，按照人事、會(huì)計(jì)、基建、業(yè)務(wù)工作、黨建、黨風(fēng)廉政、聲像等類別進(jìn)行專項(xiàng)歸類，實(shí)現(xiàn)查閱的高效率。三是對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，及時(shí)添置信息化設(shè)施設(shè)備，在保證檔案信息保密的前提下，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，將紙質(zhì)檔案全部進(jìn)行網(wǎng)上信息錄入，既便于隨時(shí)查閱需要，也能避免因水火蟲等災(zāi)害或人為盜取等造成的檔案毀損或遺失而造成無法彌補(bǔ)的損失。

（三）強(qiáng)化檔案管理工作保障力度。一是組織保障。成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，以主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員組成，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的日常事務(wù)，包括制定檔案管理工作制度、發(fā)展規(guī)劃，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查檔案管理工作情況，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。二是制度保障。建立健全檔案管理工作制度、歸檔制度、保密制度、保管制度、借閱制度、銷毀制度等相關(guān)制度，嚴(yán)格落實(shí)制度要求，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔及保管工作，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，確保在發(fā)揮檔案應(yīng)有作用的同時(shí)也保障各類檔案的完整性。三是經(jīng)費(fèi)保障。加大財(cái)政資金投入力度，常態(tài)化、制度化保障檔案管理所需的軟硬件設(shè)施設(shè)備。沒有檔案庫房或庫房不達(dá)標(biāo)的立即進(jìn)行檔案庫房建設(shè)，每年劃撥檔案管理專項(xiàng)保護(hù)經(jīng)費(fèi)和宣傳培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，用于紙質(zhì)檔案的定期維護(hù)、保養(yǎng)和業(yè)務(wù)人員的宣傳培訓(xùn)。

（四）加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)。一是注重檔案管理人員選配。檔案管理工作繁雜，政策性、專業(yè)性、機(jī)密性強(qiáng)，人員要求也相對(duì)較高。在人員的配備上，要重在選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的在編在職人員，這是人員選擇的首要條件，其次要選擇有一定檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)或者檔案專業(yè)畢業(yè)生，能盡快熟悉檔案管理工作，盡可能減少日常工作中因工作不熟悉而產(chǎn)生的工作失誤或管理漏洞。二是定期做好檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。定期舉辦或經(jīng)常組織單位檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)進(jìn)一步掌握新形勢下檔案管理工作的新要求、新舉措，進(jìn)一步提升綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，以不斷適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要，才能不斷規(guī)范和提高單位檔案管理工作水平。三是強(qiáng)化檔案管理人員服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。實(shí)行檔案管理人員服務(wù)承諾制，公開服務(wù)承諾并在服務(wù)結(jié)束后接受服務(wù)人員的評(píng)分，每月或每季度對(duì)服務(wù)評(píng)分進(jìn)行公示，并將服務(wù)情況與考核獎(jiǎng)懲進(jìn)行掛鉤，通過獎(jiǎng)優(yōu)罰劣達(dá)到提升服務(wù)水平的目的。另外，從分管領(lǐng)導(dǎo)到辦公室負(fù)責(zé)人乃至具體的檔案管理工作人員，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理工作責(zé)任制，簽訂檔案管理目標(biāo)責(zé)任書，層層落實(shí)目標(biāo)責(zé)任。

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理的價(jià)值日益凸顯，隨之而來的檔案管理工作要求也越來越高，正確認(rèn)識(shí)和解決檔案管理工作中的存在的困難和問題變得尤為重要。各級(jí)各部門都應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)，在加強(qiáng)組織、制度、經(jīng)費(fèi)保障和人才隊(duì)伍建設(shè)，不斷更新管理模式和手段，以充分適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展需求，在關(guān)鍵時(shí)刻為單位領(lǐng)導(dǎo)制定各種決策提供有力的依據(jù)，為創(chuàng)新性地開展各項(xiàng)工作提供有價(jià)值的借鑒，真正做到藏有所管，藏有所用。

參考文獻(xiàn)：

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