黃蘭青+朱斌峰

摘要：會議是一切事務處理的重要環(huán)節(jié)，高校內(nèi)的會務工作涉及面廣，包括教學工作會議、科研活動會議、黨員會議等各種會議，如今，高校學術(shù)研究、科研合作、成果轉(zhuǎn)化等方面的會議舉辦得更加頻繁。提升會務水平，對高校各項工作順暢開展具有重要意義，甚至很多會議本身就是知識創(chuàng)新、教育學生的優(yōu)質(zhì)平臺與機會。本文從會前、會中、會后三個方面分析了提升高校會務工作水平的措施。

關(guān)鍵詞：高校；會務；措施

會議是一種目的性強、組織有序、以口頭交流為主要方式的群體性多向溝通活動，是行政管理的重要手段。它具有集思廣益、制定決策、交流信息、研究問題、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達指示、布置工作、表彰先進、鼓舞士氣等目的和功能。高校承擔著人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務和文化傳承創(chuàng)新的功能，是思想文化交流最頻繁的地方。會務工作是高校服務支持體系的重要組成部分，高校需要重視會務工作的每個環(huán)節(jié)，做到會前精細籌備、會中有序管理、會后及時總結(jié)反思。同時，以高校發(fā)展目標與作用定位為指導核心，更好地發(fā)揮會議的實質(zhì)作用，制定適應學校的發(fā)展策略，更好的為學校的發(fā)展服務。

一、會前做好統(tǒng)籌規(guī)劃

1、準確獲悉領(lǐng)導要求。請示上級領(lǐng)導對于每次會議的各方面要求，如，與會領(lǐng)導的姓名和職務、會場場型、背景板形式和內(nèi)容、橫幅內(nèi)容、車輛安排、新聞報道需求（攝影、攝像、錄音）、話筒和桌花需求用餐需求等。同時還要與對方建立溝通機制，讓雙方及時獲悉會議的新情況和新變化。

2、制定科學的會議策劃。迅速對所掌握的信息進行綜合分析，剔除無用信息、整合重復信息、分析有用信息，遵照領(lǐng)導指示，根據(jù)會議的名稱、參會人員、人數(shù)、具體時間、地點，進行詳細的方案策劃?？茖W的規(guī)劃工作小組，做到分工明確，責任落實。經(jīng)領(lǐng)導批示后，下發(fā)到各相關(guān)部門，通知的內(nèi)容，必須完整、文字簡潔，不能出現(xiàn)歧義。會務人員與參會人員應保持密切聯(lián)系，告知其相關(guān)重要事項，做好突發(fā)情況處理預案。

3、會務材料、用品的準備。高校會務工作的類型主要是學術(shù)交流和黨政類會議居多，不同類型的會議，會務工作需要準備的會議材料、會議用品也不同。工作小組應根據(jù)會議類型、主題的要求，做好充分、細致的準備。大型的會議需要準備相關(guān)資料，如，會議須知、會議主題相關(guān)材料、議程等，應當做到文字簡潔，內(nèi)容全面，排版整潔。如需購買會務用品，如，水果、點心等，須盡早購買，保證質(zhì)量優(yōu)良、數(shù)量充足。

4、協(xié)調(diào)好各個部門之間的工作。

（1）媒體設(shè)備保障工作，相關(guān)部門要提前調(diào)配好多媒體設(shè)備，與操作員溝通確定麥克風的數(shù)量、擺放位置，如需播放影像短片、PPT文件等需提前拷貝到會議使用的電腦中，提前演練，確保萬物一失。

（2）后勤保障工作，會務人員應及時與后勤部門溝通，做好會場電路的檢修，確保會議期間電力供應通暢，如需用餐，應提前統(tǒng)計好用餐人數(shù)、協(xié)調(diào)好用餐地點、確定用餐標準和菜式等。

二、會中加強精細化管理

1、做好會場接待工作。針對高規(guī)格、各層次、大批量的接待任務，要對現(xiàn)有貴賓室室內(nèi)設(shè)施和環(huán)境布置進行考察，確定了貴賓休息室和嘉賓休息室位置，及室內(nèi)設(shè)施和環(huán)境布置要求。根據(jù)休息室離大會會場的實際距離，準確測算領(lǐng)導從貴賓休息室進入大會現(xiàn)場以及從會場離開會議中心的行走時間，以保證大會時間的有效控制。在前期實地勘察的基礎(chǔ)上，制訂領(lǐng)導和嘉賓接待方案，接待人員分為三種：一是領(lǐng)導，二是外賓，三是嘉賓。按照人員的分類，分別采取一對一、一對二、一對五的接待服務，做到周到細致。

2、做好會中服務工作。會議期間根據(jù)氣溫調(diào)整好室內(nèi)溫度、備好茶水、水果等。會中服務的禮儀也是一門重要學問，服務人員應著裝整潔，不披頭散發(fā)，盡量不要佩戴首飾。根據(jù)會議的時間長度，適時給來賓添加茶水。服務時應根據(jù)來賓、領(lǐng)導的職務排序有序的進行。工作人員在會場走動時，避免動作粗魯，分散與會人員注意力，影響會議進行。此外，場內(nèi)的音響、燈光、通風、室溫、屏蔽等情況需要巡回檢查，如有問題迅速安排后勤人員維修。遇到特殊情況，應立即向相關(guān)領(lǐng)導匯報，盡可能最大限度減少對會議的影響。

3、維護好會場秩序。會議召開時，會場秩序的維持不容忽視，會議期間可能發(fā)生突發(fā)事件，也會產(chǎn)生一些臨時性的任務，為此，應當安排專人進行會議值班工作。安排會議值班時，場內(nèi)和場外均要有專人負責，認真落實好會場秩序，杜絕會場附近出現(xiàn)吵鬧等影響會議進行的行為。此外，會議結(jié)束后工作人員應禮貌提醒與會人員檢查并帶齊隨身物品，有序組織其離開會場。與會人員離開后，應及時檢查會場是否有遺留物品。如有物品遺留，應妥善保管，及時與失主聯(lián)系。

三、會后全面總結(jié)分析

1、會后及時總結(jié)。會議結(jié)束后，應及時做好會場清理。根據(jù)會議的性質(zhì)決定是否收回相關(guān)材料，如需回收則必須一一清查，如有丟失應及時追回。會議材料的保存將有助于完成會后歸檔工作。應由專人對材料進行妥善保管。及時跟進會議紀要、總結(jié)報告的撰寫和新聞宣傳報道。會議記錄、新聞宣傳報道內(nèi)容是否正確、完整等都要嚴格把關(guān)，特別是參會人姓名應確保無誤。如有需要，可在將會議紀要分發(fā)給參會人員。會議紀要和會宣傳報道有助于傳達會議精神，促進會議決策的落實。

2、會后認真反思。會務組工作人員應客觀、全面的分析會務工作中的每一個環(huán)節(jié)。反思會務工作中遇到的難題，尋找解決方案，剖析工作中做得不夠到位的地方，虛心改正，以免在以后的工作中出現(xiàn)同樣的錯誤。只有在工作中發(fā)現(xiàn)問題、認真思考、虛心改正，才能提高會務工作的質(zhì)量和效率。

四、結(jié)語

總而言之，高校在舉辦大型會議中的會務工作是辦公室重要工作內(nèi)容之一，也是辦公室人員提升理論實踐水平、提高工作能力、強化服務意識的良好契機。高校辦公室系統(tǒng)人員要進一步研究探討會務工作科學化管理的途徑和方式方法，開拓會務工作科學化管理的相關(guān)制度和操作性辦法，進一步提高自身工作業(yè)務水平，從而適應時代發(fā)展和高等教育發(fā)展的要求，辦出有特色、高水平、高質(zhì)量的各類會議。

參考文獻

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