裴鑫

摘 要：秘書(shū)工作在企事業(yè)單位中占據(jù)比較重要的地位，直接為領(lǐng)導(dǎo)從事事務(wù)性、信息性的輔助工作?？茖W(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，知識(shí)的更新周期在逐漸縮短，對(duì)于秘書(shū)人員同樣也提出了更高的要求。分析秘書(shū)職業(yè)的定位要求，闡述一名合格的秘書(shū)人員需要具備的基本道德素養(yǎng)，并且針對(duì)如何培養(yǎng)高水平的秘書(shū)人員給出合理化建議。

關(guān)鍵詞：經(jīng)濟(jì)時(shí)代；秘書(shū)職業(yè)；定位要求；培養(yǎng)途徑

中圖分類號(hào)：C931.46 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2017）27-0124-02

引言

隨著我國(guó)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的發(fā)展非常迅速，為了跟上時(shí)代的步伐，對(duì)企業(yè)秘書(shū)的基本素養(yǎng)提出了更高的要求。作為一名優(yōu)秀的文秘人員，要不斷地增加知識(shí)含量，豐富自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，及時(shí)了解社會(huì)的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)。新時(shí)期的秘書(shū)人員一定要適應(yīng)知識(shí)資本化的時(shí)代特征，正確認(rèn)識(shí)自身的工作職責(zé)，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，工作要達(dá)到創(chuàng)新、求實(shí)、高效的標(biāo)準(zhǔn)。

一、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)秘書(shū)人員提出的高標(biāo)準(zhǔn)

21世紀(jì)，經(jīng)濟(jì)全球化與加入世界貿(mào)易組織，全新的對(duì)外開(kāi)放格局正在形成，所涉及的領(lǐng)域與層次不斷放寬，由原有的政府主導(dǎo)逐漸向市場(chǎng)主導(dǎo)轉(zhuǎn)型，人類將進(jìn)入一個(gè)知識(shí)的生產(chǎn)、分配以及使用的全新經(jīng)濟(jì)時(shí)代。我國(guó)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代以后，對(duì)秘書(shū)人員提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。秘書(shū)人員要正確地使用大量的信息工具，以計(jì)算機(jī)應(yīng)用為工作的主要核心，可以達(dá)到高效率、低成本的效果。秘書(shū)人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)上要不斷完善，不斷地更新知識(shí)儲(chǔ)備。在秘書(shū)工作中交往的人群涉及的領(lǐng)域比較廣泛，所以要求秘書(shū)的知識(shí)層面要寬廣，了解法律常識(shí)，探討經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的基本知識(shí)，秘書(shū)人員的職業(yè)素質(zhì)要向綜合性方向發(fā)展，復(fù)雜的工作使秘書(shū)的職業(yè)定位多重化。所以，秘書(shū)人才要向管理、技能、業(yè)務(wù)等多方向發(fā)展，已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。

二、秘書(shū)全面的職業(yè)定位要求

知識(shí)經(jīng)濟(jì)是建立在知識(shí)與信息的生產(chǎn)、分配與使用的基礎(chǔ)上的經(jīng)濟(jì)，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，各大企業(yè)對(duì)人力資源變得越來(lái)越重視，企業(yè)的人才引進(jìn)直接關(guān)系到未來(lái)的發(fā)展方向，高素質(zhì)的企業(yè)秘書(shū)團(tuán)隊(duì)是輔導(dǎo)貫徹執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的政策以及方針的可靠保證。對(duì)秘書(shū)人員的具體定位為：有較高的思想水平和政策水平，能夠深刻地領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的決策方針，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的各種需求，做好綜合服務(wù)工作，熟悉工作環(huán)境與企業(yè)的現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r，有創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。高素質(zhì)的企業(yè)秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)提高工作質(zhì)量的重要依托，具體能力要求如下：

1.提高協(xié)調(diào)能力與應(yīng)變能力。秘書(shū)工作會(huì)涉及到錯(cuò)綜復(fù)雜的多方關(guān)系，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展對(duì)秘書(shū)人員的協(xié)調(diào)能力提出挑戰(zhàn)，秘書(shū)要做好領(lǐng)導(dǎo)之間、同事之間、上下級(jí)之間的協(xié)調(diào)工作，要兼顧各方利益，對(duì)待協(xié)調(diào)對(duì)象要平易近人。秘書(shū)工作大部分都是在溝通中進(jìn)行，需要在第一時(shí)間了解領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，通過(guò)與群眾之間的溝通與協(xié)調(diào)，正確地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的工作要求。溝通協(xié)調(diào)能力的強(qiáng)弱會(huì)直接影響到秘書(shū)工作的效率，在協(xié)調(diào)與溝通過(guò)程中要充分體現(xiàn)自身素質(zhì)，避免不必要的沖突與矛盾，注重協(xié)調(diào)技巧，工作中要加強(qiáng)應(yīng)變能力的培養(yǎng)，在發(fā)生分歧與矛盾的情況下，要堅(jiān)持尊重對(duì)方的原則，非常自如地完成工作。

2.提高辦事效率與辦公手段運(yùn)用能力。辦事效率對(duì)任何一個(gè)職位來(lái)講都非常重要，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，生活節(jié)奏與工作節(jié)奏不斷加快，秘書(shū)人員是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，為領(lǐng)導(dǎo)處理工作中的相關(guān)事宜。所以，秘書(shū)人員在工作中一定要不斷提升自身的綜合素質(zhì)，提高辦事效率，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)所交代的任務(wù)要按時(shí)完成，注重輕重緩急，安排好時(shí)間順序。對(duì)于一家公司或者企業(yè)來(lái)講，塑造組織形象，提高辦事效率，能夠充分體現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀與精神狀態(tài)，秘書(shū)人員要自我完善，認(rèn)真落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)所交代的各項(xiàng)事宜，熱愛(ài)自己的本職工作，改變對(duì)待工作的態(tài)度。辦公自動(dòng)化的合理運(yùn)用可以提高工作效率，秘書(shū)要不斷提高自身運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，工作中注重實(shí)效，只有時(shí)間、質(zhì)量與效果三者統(tǒng)一，才能真正達(dá)到高效的標(biāo)準(zhǔn)。

3.增強(qiáng)時(shí)代意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)形態(tài)的出現(xiàn)與發(fā)展，將會(huì)使整個(gè)經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)具有全新的特征，把世界帶入一個(gè)全新的時(shí)代。作為新時(shí)期的秘書(shū)工作人員，一定要樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的思想，提高時(shí)代意識(shí)，不斷提高自身的創(chuàng)新能力，打破傳統(tǒng)的常規(guī)思路，從多個(gè)角度來(lái)分析問(wèn)題，在事物的觀察與解決方面，提出自己的觀點(diǎn)，對(duì)新鮮事物拿出新對(duì)策。提高秘書(shū)的創(chuàng)新能力尤為重要，秘書(shū)在日常工作中要養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，在時(shí)代意識(shí)的引領(lǐng)下，培養(yǎng)獨(dú)立思考的能力，要打破安于現(xiàn)狀的思想觀念，拓寬視野，克服從眾心理，在工作中營(yíng)造創(chuàng)新進(jìn)取的良好氛圍。

4.完善知識(shí)結(jié)構(gòu)與實(shí)現(xiàn)能力的多樣化。知識(shí)經(jīng)濟(jì)對(duì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展起到了推動(dòng)作用，主導(dǎo)著時(shí)代特征的地位，隨著科技的日新月異發(fā)展，出現(xiàn)了許多非常先進(jìn)的辦公軟件，新時(shí)代的到來(lái)對(duì)人們的知識(shí)結(jié)構(gòu)掌握提出了更高要求，尤其是互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)滲入到人們生活的各個(gè)領(lǐng)域，秘書(shū)人員要掌握各個(gè)領(lǐng)域的基礎(chǔ)知識(shí)，方便工作中對(duì)知識(shí)的靈活運(yùn)用。秘書(shū)工作要熟練地掌握多種辦公軟件，充分地掌握網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，創(chuàng)新原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，完善自我，了解經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)自身聽(tīng)、說(shuō)、讀、寫能力方面的訓(xùn)練，全面提升自身的綜合能力素質(zhì)，滿足社會(huì)及企業(yè)發(fā)展的需求。

三、秘書(shū)人員的道德素養(yǎng)需求

秘書(shū)人員在工作中的各種行為規(guī)范受到職業(yè)道德素養(yǎng)的束縛，實(shí)事求是是秘書(shū)人員職業(yè)道德的核心內(nèi)容，秘書(shū)人員要密切聯(lián)系群眾，謙虛謹(jǐn)慎，善于與人合作。對(duì)于秘書(shū)人員的具體道德素養(yǎng)要求有以下方面：

1.具備謙和的品性。隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，社會(huì)關(guān)系越來(lái)越復(fù)雜，人際交往之間不斷頻繁，所溝通的對(duì)象在不斷變化，公司與企業(yè)的社交范圍在不斷擴(kuò)大。秘書(shū)職位擔(dān)任協(xié)調(diào)各方的樞紐工作，在繁重的日常工作中，秘書(shū)人員要注重加強(qiáng)自身的道德品行，修煉謙和的品性，寬以待人，對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)謙恭，對(duì)待同事及基層謙和，對(duì)待外界謙遜，端正自身的工作態(tài)度，在工作范圍內(nèi)建立起良好的人際關(guān)系，積攢人際財(cái)富，減少工作中的矛盾與摩擦，保質(zhì)保量地完成本職工作。endprint

2.服務(wù)中融入熱情。秘書(shū)的主要工作為服務(wù)工作，具有特殊的工作屬性，更好地幫助領(lǐng)導(dǎo)輔助工作，做好協(xié)調(diào)溝通工作，準(zhǔn)確地進(jìn)行信息收集與分類，秘書(shū)人員要充分地做好工作定位，在工作中融入激情，提高服務(wù)熱情，全面提升自身的服務(wù)意識(shí)與服務(wù)水平。積極的服務(wù)態(tài)度可以促進(jìn)秘書(shū)工作的順利進(jìn)展，意識(shí)到自身的工作職責(zé)，加強(qiáng)責(zé)任心，秘書(shū)人員要勤勉盡責(zé)，把責(zé)任與熱情充分地融入到工作中去，實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。

3.善于換位思考。秘書(shū)人員在工作中要善于換位思考，站在對(duì)方的角度來(lái)思考問(wèn)題，明確自身的行為標(biāo)準(zhǔn)，不斷調(diào)整自身的觀念，正確認(rèn)清自己所處的地位，盡量滿足服務(wù)對(duì)象的需求。掌握秘書(shū)專業(yè)技能，熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化辦公室技術(shù)，充分發(fā)揮自身的智慧，為服務(wù)對(duì)象提供輔助性工作，以對(duì)方的立場(chǎng)來(lái)分析自己的行為與辦事方法，認(rèn)清自己的工作職責(zé)，做到參與而不干預(yù)，既要積極地參與又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策以及下屬單位的工作。具體做到以下幾點(diǎn)：首先，參與決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。其次，參與實(shí)事檢查，工作“到位”，不能“越位”。最后，參與工作實(shí)踐，當(dāng)好“助手”，莫成“主手”。

4.遵循實(shí)事求是的原則。秘書(shū)的工作上連領(lǐng)導(dǎo)，下連群眾，起到了中間的橋梁作用，直接影響到領(lǐng)導(dǎo)的決策制定與執(zhí)行，作為一名合格的秘書(shū)人員，要求真務(wù)實(shí)，尊重實(shí)際，說(shuō)實(shí)話，報(bào)實(shí)情。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展，各種信息千變?nèi)f化，對(duì)于工作中所存在的新鮮事物要精心地去調(diào)查研究，牢牢抓住事物的本質(zhì)，防止錯(cuò)誤信息的引導(dǎo)，影響決策的科學(xué)性與有效性。實(shí)事求是是立事之根本，只有誠(chéng)實(shí)、樸實(shí)、務(wù)實(shí)、求實(shí)，才能成為領(lǐng)導(dǎo)能夠信賴的得力助手。

四、培養(yǎng)秘書(shū)職業(yè)素質(zhì)的有效途徑

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，樹(shù)立職業(yè)意識(shí)。在秘書(shū)人員的培養(yǎng)中，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)重要理論和黨的重要方針政策，學(xué)習(xí)科技、經(jīng)濟(jì)、法律等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)與自己工作相關(guān)的秘書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備的應(yīng)用技巧，在學(xué)習(xí)中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。提高自身適應(yīng)新環(huán)境的能力，順利地幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，遵從指揮。

2.加強(qiáng)實(shí)踐培養(yǎng)。實(shí)踐是對(duì)人們專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)水平的具體評(píng)價(jià)，同時(shí)也是對(duì)秘書(shū)人員應(yīng)變能力的一種考驗(yàn)。在高校培養(yǎng)秘書(shū)人才的過(guò)程中，要為學(xué)生提供更多的實(shí)踐鍛煉機(jī)會(huì)，提前適應(yīng)秘書(shū)職業(yè)要求與操作習(xí)慣，通過(guò)不同場(chǎng)合對(duì)緊急問(wèn)題處理的情況來(lái)考察學(xué)生的應(yīng)變能力，對(duì)學(xué)生的實(shí)踐效果進(jìn)行評(píng)價(jià)與總結(jié)，鼓勵(lì)學(xué)生運(yùn)用創(chuàng)新科學(xué)的手段方法進(jìn)行問(wèn)題處理，從而達(dá)到實(shí)踐訓(xùn)練、提前接觸工作崗位的目的。

3.嚴(yán)格規(guī)范選材制度，加強(qiáng)后期培訓(xùn)。企業(yè)在對(duì)秘書(shū)人員的選拔與聘用過(guò)程要嚴(yán)格按照科學(xué)性、合理性原則，讓更多的優(yōu)秀秘書(shū)人才得以重用，嚴(yán)格地規(guī)范人才選拔制度，采用實(shí)習(xí)驗(yàn)證制度，使得被聘用人員了解公司的錄用并不代表一定可以勝任此項(xiàng)工作，通過(guò)實(shí)習(xí)期的磨合，加強(qiáng)企業(yè)后期的培訓(xùn)力度，根據(jù)公司的發(fā)展?fàn)顩r，提高實(shí)踐工作能力，制定適合自身的工作企劃，對(duì)未來(lái)的發(fā)展進(jìn)行初步的定位。

結(jié)語(yǔ)

秘書(shū)職業(yè)是一種具有獨(dú)特性且富有魅力的職業(yè)，秘書(shū)人員要端正自身態(tài)度，全身心地投入到工作中，處理好工作中的人際關(guān)系，樹(shù)立良好的職業(yè)形象，體現(xiàn)自身的社會(huì)及個(gè)體價(jià)值。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)沖擊著工業(yè)時(shí)代的社會(huì)整體布局，秘書(shū)工作面臨著全新的改革，高素質(zhì)的秘書(shū)人才在企業(yè)的發(fā)展中嚴(yán)重缺乏，職業(yè)化的秘書(shū)人群正在形成，充分了代表了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的召喚。

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[責(zé)任編輯 吳 迪]endprint