李亞萍+劉燕紅

摘 要 醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院管理的一個(gè)組成部分，加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理的開發(fā)利用，積極發(fā)揮自身的作用和價(jià)值，對(duì)于提高醫(yī)院整體管理水平具有重要的意義和作用。特別是隨著醫(yī)改的推進(jìn)，醫(yī)院管理要不斷朝著科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化方向發(fā)展，醫(yī)院文書檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)化精細(xì)化管理是不可或缺的。本文從目前醫(yī)院文書檔案管理存在的問題入手，積極探索醫(yī)院文書檔案的科學(xué)化和精細(xì)化管理方法，使醫(yī)院文書檔案工作更好地服務(wù)于醫(yī)院醫(yī)、教、研、管各項(xiàng)工作，促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院文書檔案 科學(xué)化 精細(xì)化

中圖分類號(hào)：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

醫(yī)院文書檔案，是指為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理及醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過程中形成的文件材料，它以文字、圖像、錄音、系統(tǒng)、影像等為載體，記錄醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程。它是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的寶貴財(cái)富，為醫(yī)院科學(xué)精細(xì)化發(fā)展提供第一手資料，同時(shí)對(duì)醫(yī)院的行政管理、醫(yī)療教學(xué)、科學(xué)研究等起到一定的指導(dǎo)作用。

1醫(yī)院文書檔案科學(xué)化、精細(xì)化管理的必要性

中央辦、國務(wù)院辦批轉(zhuǎn)的國家醫(yī)改領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于進(jìn)一步深化醫(yī)改報(bào)告的第十四條中，強(qiáng)調(diào)指出：在深化醫(yī)改過程中要加強(qiáng)公立醫(yī)院的精細(xì)化管理，并且與醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療服務(wù)管理、醫(yī)療資產(chǎn)管理、醫(yī)療費(fèi)用管理、醫(yī)療績效管理相結(jié)合。目前公立醫(yī)院管理中，存在以人為本的醫(yī)療服務(wù)理念尚不夠突出、醫(yī)療質(zhì)量與醫(yī)療技術(shù)尚不夠精益、醫(yī)療服務(wù)思想和醫(yī)療流程亟需改善等問題，整個(gè)管理尚處于粗放式管理階段。為積極相應(yīng)國家的醫(yī)改政策，加快推進(jìn)醫(yī)院精細(xì)化管理，除了在醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)療質(zhì)量等方面精益求精，發(fā)揮“工匠精神”外，醫(yī)院文書檔案的科學(xué)化、精細(xì)化管理也是助推醫(yī)院發(fā)展的一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)。

2醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題和困難

2.1醫(yī)院文書檔案中存在的問題

2.1.1領(lǐng)導(dǎo)重視程度不高，檔案管理制度不健全

目前，醫(yī)院中普遍存在對(duì)檔案管理工作重視程度不高的現(xiàn)象，有的醫(yī)院甚至連專門的檔案室都未設(shè)置。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在處理日常醫(yī)教研管工作中，很難從紛繁復(fù)雜的業(yè)務(wù)工作中抽出時(shí)間來重視文書檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，相應(yīng)的管理部門或人員在執(zhí)行檔案管理任務(wù)中，取得的效果便可想而知了。由于醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院根據(jù)自己的理解及實(shí)際經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，并沒有形成專業(yè)的醫(yī)院文書檔案管理制度，對(duì)文書檔案管理工作人員的職能及職責(zé)及工作要求做出明確規(guī)定，管理過程處于粗放式和經(jīng)驗(yàn)式，缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性。大部分醫(yī)院對(duì)納入檔案管理的材料沒有明確要求及分類，對(duì)不同類型的文書檔案沒有形成統(tǒng)一的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，更沒有形成統(tǒng)一的歸檔制度；同時(shí)在檔案管理過程中，未將檔案管理納入醫(yī)院責(zé)任目標(biāo)書中進(jìn)行考核，這也導(dǎo)致了檔案收集的隨意性大、效率低下、檔案不齊全。

2.1.2檔案管理人員未經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，素質(zhì)參差不齊

在醫(yī)院管理中，一直比較重視專業(yè)技術(shù)人員的選拔，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)和水平的提高也納入繼續(xù)教育的范疇。而對(duì)于醫(yī)院文書檔案管理工作而言，醫(yī)院很少花較大的人力成本去招聘具備專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的科班出身的檔案專業(yè)管理人員，也不太重視對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育。大部分檔案管理人員都是非科班出身，有的甚至是從一些后勤服務(wù)部門或其它崗位調(diào)用，專業(yè)知識(shí)缺乏，學(xué)歷普遍偏低，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理專業(yè)人員水平參差不齊，綜合素質(zhì)額管理能力跟不上時(shí)代的發(fā)展。特別是在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案管理的當(dāng)下，缺乏創(chuàng)新和活力。

2.1.3檔案管理信息化程度低

目前，信息技術(shù)在整個(gè)醫(yī)院管理過程中發(fā)揮著重要的作用，特別是隨著醫(yī)生工作站、電子病歷的使用、網(wǎng)上預(yù)約掛號(hào)繳費(fèi)、檢查結(jié)果查詢的實(shí)現(xiàn)，信息技術(shù)在優(yōu)化醫(yī)院服務(wù)流程，改善就醫(yī)體驗(yàn)方面意義重大。信息技術(shù)對(duì)現(xiàn)代文書檔案的管理的作用也是不言而喻的。然而，現(xiàn)在絕大多數(shù)的文書檔案管理信息化程度較低，一方面和文書檔案管理人員的素質(zhì)不高，不具備操作現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的能力有關(guān)。另一方面和醫(yī)院的投入較少有關(guān)。對(duì)醫(yī)院而言，下功夫發(fā)展醫(yī)療技術(shù)和業(yè)務(wù)收入才是工作中的重心，而專門引進(jìn)一套現(xiàn)代化的文書檔案管理系統(tǒng)，不僅成本較高而且短期內(nèi)難以見到成效，通常不被管理者所采納。因此，大多數(shù)醫(yī)院的文書檔案管理信息化程度較低，難以適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展。

2.1.4檔案收集效率低，缺失嚴(yán)重，安全性能差

醫(yī)院雖然有專門的檔案室，但由于檔案管理制度不夠健全，且缺乏現(xiàn)代化的檔案管理，各科室根據(jù)各自的業(yè)務(wù)范圍，將涉及本部門的檔案如醫(yī)療文書、膠片檔案等歸入自己部門管理，這樣就形成了多部門管理檔案的格局。由于檔案管理不夠規(guī)范，導(dǎo)致醫(yī)院專門的檔案室檔案收集效率低，檔案缺失嚴(yán)重。且部分科室業(yè)務(wù)用房緊張，沒有專門的檔案收集及儲(chǔ)存空間，導(dǎo)致文書檔案受潮，安全性及保密性較差。

2.2醫(yī)院文書檔案管理中存在的困難

2.2.1醫(yī)院文書檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足得不到解決

由于醫(yī)院較為重視醫(yī)療技術(shù)及醫(yī)療質(zhì)量的提高，醫(yī)院的業(yè)務(wù)收入除用于醫(yī)院的日常必須支出，如項(xiàng)目支出、設(shè)備購置支出、人員支出等以外，較難投入更多的經(jīng)費(fèi)用于檔案管理的支出。相比檔案管理工作而言，其余的醫(yī)療業(yè)務(wù)工作顯得更為重要。且國家相關(guān)部門對(duì)醫(yī)院檔案管理工作也沒有相應(yīng)的財(cái)政資金支持，這就導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理長期處于經(jīng)費(fèi)投入不足的境況。

2.2.2醫(yī)院文書檔案的存放條件達(dá)不到要求

檔案存儲(chǔ)環(huán)境是指存放檔案的空間中影響檔案耐久性的各種自然因素的總體。主要有溫度、濕度、光線、污染物等。文書檔案制成材料的質(zhì)量優(yōu)劣固定之后，環(huán)境因素的影響對(duì)檔案“壽命”的長短將起決定性的作用。目前大多數(shù)公立醫(yī)院都處于業(yè)務(wù)用房緊張的狀態(tài)，在這種情況下，充足的業(yè)務(wù)用房都被用于醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展。文書檔案的存放及管理有著較高的要求，過高的濕度在一定條件下會(huì)加速紙張中纖維素的水解和降解，耐水性差的字跡會(huì)發(fā)生洇化、退色。光線過強(qiáng)會(huì)直接使檔案制成材料中高分子化合物發(fā)生光解作用而受到破壞。因用房受限，大多數(shù)醫(yī)院的檔案室對(duì)檔案的存放條件都達(dá)不到相關(guān)要求。endprint

3檔案科學(xué)化、精細(xì)化管理應(yīng)采取的措施

3.1建立健全的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理

健全的檔案管理制度包括檔案的收集和歸檔、檔案利用保管、檔案保密、檔案鑒定、檔案查閱等制度，并將相應(yīng)的制度納入文書檔案管理工作人員的崗位職責(zé)中進(jìn)行年度考核。在檔案管理的所有制度中，檔案的收集制度極為重要。檔案收集制度中要規(guī)定檔案收集的范圍、時(shí)限，明確科室檔案兼職保管員。兼職保管員具體負(fù)責(zé)收集、整理本部門在日常工作中形成的、對(duì)今后工作具有參考利用價(jià)值的文件材料，定期向檔案室移交，這樣既保證了歸檔材料的完整性、系統(tǒng)性，又便于將檔案開發(fā)工作列入計(jì)劃，納入日程，落實(shí)責(zé)任跟蹤監(jiān)督檢查。對(duì)一些專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)，有不同保密等級(jí)的文件要實(shí)行分類收集。其次是檔案的查閱制度。檔案查閱制度要明確檔案的查閱權(quán)限，具有查閱權(quán)限的人方可進(jìn)行檔案查閱。查閱過程中要辦理專門的檔案查閱登記手續(xù)，如需復(fù)印或外借文書檔案，則由查閱人單獨(dú)辦理外借手續(xù)。總之，從檔案的收集、歸檔、查閱、考核等整個(gè)檔案管理過程都要有明確的制度規(guī)范。

3.2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)的高低直接決定了檔案管理水平的高低。要實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化，必須不斷提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力。可以通過招聘專業(yè)的檔案管理專業(yè)人員，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)、繼教學(xué)習(xí)等方式來提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。同時(shí)應(yīng)該制定檔案管理專業(yè)人才長期發(fā)展規(guī)劃，納入醫(yī)院的整個(gè)人才培養(yǎng)工作中。定期召開檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)交流會(huì)，不斷總結(jié)檔案管理過程中的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)存在的問題和困難及時(shí)提出解決方案。檔案管理人員要加強(qiáng)自學(xué)能力，開拓思路，不斷創(chuàng)新工作方法，讓檔案管理工作與醫(yī)療工作、科研工作、管理工作緊密結(jié)合，為醫(yī)院管理提供有效信息。

3.3充分利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理精細(xì)化

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息的不斷進(jìn)步，檔案管理信息化成為了檔案事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。醫(yī)院文書檔案作為重要的信息資源，對(duì)醫(yī)院未來的發(fā)展有著重要的價(jià)值。因此，要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化、精細(xì)化和現(xiàn)代化，必須要通過網(wǎng)絡(luò)管理以及信息化技術(shù)，對(duì)檔案資源采取數(shù)字化管理以及提供運(yùn)用，讓醫(yī)院文書檔案較好的為醫(yī)院的建設(shè)、發(fā)展服務(wù)。

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