王小曼

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展和人口的增加，對(duì)于檔案的管理工作也提出了更高的要求。在信息化的時(shí)代背景下，在檔案的管理中使用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)成了大勢(shì)所趨。盡管檔案信息化管理有著明顯的效果，但是這一技術(shù)也存在許多問(wèn)題，比如軟件不兼容、未建立統(tǒng)一規(guī)范和安全性有待提高等等，因此，需要管理人員統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管力度，使檔案管理更加具有效率。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息化技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的使用已經(jīng)得到了普及，由此帶來(lái)的便利提升了整個(gè)時(shí)代的發(fā)展步伐。這一技術(shù)在檔案管理中同樣使用。檔案管理是一項(xiàng)繁雜的工作，隨著各個(gè)機(jī)構(gòu)、組織的人口數(shù)目的增長(zhǎng)，時(shí)間的延長(zhǎng)，檔案管理的工作負(fù)擔(dān)逐漸增加，因此，對(duì)于新技術(shù)來(lái)簡(jiǎn)化工作流程，增加系統(tǒng)性的要求十分迫切。信息時(shí)代下這一要求有了實(shí)現(xiàn)的可能性，利用電子軟件對(duì)檔案進(jìn)行分類和科學(xué)的管理，極大地提高了檔案管理工作的效率，減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，降低了管理檔案的成本，此外，對(duì)于人員的檔案遷移也提供了更加簡(jiǎn)便的方式。但是，在實(shí)際操作過(guò)程中，利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的效果受到很多因素的影響，設(shè)計(jì)多個(gè)方面包括管理設(shè)備、建立完善的管理制度以及健全信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持和人才的培養(yǎng)輸送等等，效果并不完全令人滿意，因此，本文對(duì)于信息時(shí)代下檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并對(duì)于檔案管理工作的問(wèn)題提出了解決措施。

二、信息時(shí)代檔案管理工作相較傳統(tǒng)工作模式的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是通過(guò)人力進(jìn)行紙質(zhì)材料的管理，在這種方式下，一是檔案占據(jù)的空間大，需要進(jìn)行專門(mén)的管理，相應(yīng)地，在如此多的檔案中想要查詢某一個(gè)人的檔案就會(huì)有很大的工作量，給檔案信息管理工作帶來(lái)極大的不便利。而是為了防止紙質(zhì)材料的受損，遭到蟲(chóng)害、潮濕以及火災(zāi)等影響，需要投入人力和財(cái)力進(jìn)行管理，增加了工作人員的負(fù)擔(dān)，也為檔案管理的發(fā)展增加了阻礙。而信息時(shí)代的檔案管理工作主要包括檔案資料的采集以及錄入、在電腦上查看、調(diào)閱、共享和傳輸，它是以無(wú)形的信息儲(chǔ)存在電腦中，并且按照電腦的軟件要求進(jìn)行分類管理，通過(guò)不同的文件夾的建立區(qū)別各個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案，并提供查詢功能，想要調(diào)查一個(gè)人的檔案，可能只需要輕點(diǎn)鼠標(biāo)，很快就能得到消息，如果有人的檔案需要調(diào)走，可能在調(diào)出和接受雙方協(xié)商好的情況下，可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行轉(zhuǎn)接，極大地簡(jiǎn)化了工作流程，為管理人員，也為辦事人員提供了便利。信息化手段的引入對(duì)于檔案管理的幫助是巨大的，能使其充分發(fā)揮作用，列社會(huì)的發(fā)展起到了促進(jìn)作用。

三、信息時(shí)代檔案管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題

正如上所言，檔案管理實(shí)際操作的時(shí)候收到很多因素的影響，因此，會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，最為典型的分為以下幾種：

（一）管理軟件各異，未形成統(tǒng)一的軟件

這一點(diǎn)十分普遍，盡管信息化技術(shù)的引入為檔案管理提供了極大地便利。但是各個(gè)單位、機(jī)構(gòu)使用的信息輸入的軟件不同，軟件對(duì)于信息的要求也不同，很多單位的檔案信息管理軟件無(wú)法兼容，對(duì)于信息的轉(zhuǎn)接和共享提出了挑戰(zhàn)。目前，各單位尚未形成通用的管理軟件，對(duì)于檔案管理人員提出了挑戰(zhàn)，為檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了不利影響。

（二）檔案信息化管理體系不健全

因?yàn)闄n案的信息化管理是依靠電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的。它本身有著信息化的屬性，只有健全檔案信息化管理的體系，制定規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)和程序，才能提高檔案信息化管理的效果。但是，目前我國(guó)的檔案信息化管理水平參差不齊，各單位各自為政，缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性，在檔案信息的共享利用以及轉(zhuǎn)接上提供了限制。此外，在檔案管理部門(mén)的編制不完善，在檔案的輸入過(guò)程中對(duì)于信息的要求程度、要球項(xiàng)都存在差異，甚至很多軟件因?yàn)榧夹g(shù)原因不能兼容，這些因素都為檔案信息化管理的進(jìn)一步開(kāi)展增加了阻礙。

（三）對(duì)于計(jì)算機(jī)的依賴過(guò)大，其安全性有提升空間

檔案的信息化管理通常是利用登錄名和密碼的驗(yàn)證來(lái)確保信息的安全，但是由于這一方法依賴電腦進(jìn)行信息錄入、調(diào)閱、共享等等，一旦電腦系統(tǒng)受到侵犯，或者說(shuō)受到木馬、病毒的攻擊，檔案就很容易被攻破，比如說(shuō)在最近的勒索病毒W(wǎng)annaCry，波及99個(gè)國(guó)家7.5萬(wàn)臺(tái)電腦被感染，許多高校的信息被盜，對(duì)于檔案的安全性提出了很大的要求。此外，這一電子化手段一旦電腦出現(xiàn)問(wèn)題，檔案的查閱和管理就會(huì)難以進(jìn)行，如此的過(guò)度依賴電腦也使檔案的管理受到了限制。

四、解決檔案管理工作的問(wèn)題的措施

針對(duì)檔案信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出幾點(diǎn)措施，以下是詳細(xì)闡述：

首先，針對(duì)軟件不統(tǒng)一，兼容存在問(wèn)題，需要進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，可以利用軟件進(jìn)行編程，并對(duì)文字檔案進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)軟件的兼容，進(jìn)而利用傳輸平臺(tái)進(jìn)行傳輸和備份，實(shí)現(xiàn)大量檔案信息的管理。

其次，完善檔案信息化管理的體系。對(duì)于檔案信息化管理的配置進(jìn)行統(tǒng)一要求，并且根據(jù)實(shí)際情況對(duì)于檔案管理的工具進(jìn)行統(tǒng)一化管理，盡可能實(shí)現(xiàn)終端的一致，減少軟件的不兼容以及信息的要求不一致的情況出現(xiàn)。

在這，針對(duì)檔案信息化管理的安全性問(wèn)題，需要加強(qiáng)驗(yàn)證保密的作用，加強(qiáng)防衛(wèi)機(jī)制，并且及時(shí)進(jìn)行信息的備份。管理部門(mén)還可以增加網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的監(jiān)管力度，安裝最新的殺毒軟件進(jìn)行保護(hù)，同時(shí)隔離內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)，減少信息被盜的可能性。

五、結(jié)論

檔案管理是對(duì)眾多人員的信息的整合，信息化管理系統(tǒng)極大地減少了工作人員的負(fù)擔(dān)，提高了工作效率但是受眾多因素的影響，需要管理部門(mén)統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管力度等，進(jìn)而使信息化的檔案管理更好地發(fā)揮作用。endprint