白玲

首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京友誼醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程處，北京 100050

醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的建設(shè)與應(yīng)用

白玲

首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京友誼醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程處，北京 100050

針對(duì)目前醫(yī)用耗材及其供應(yīng)商數(shù)量繁多，管理成本高等問題，本文利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和客戶端開發(fā)工具設(shè)計(jì)了一套醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)。該系統(tǒng)在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)之間建立緩沖空間，將基礎(chǔ)信息錄入工作前移至供應(yīng)商端，各科耗材訂單自動(dòng)發(fā)送至對(duì)應(yīng)供應(yīng)商操作端，嚴(yán)格控制了耗材物流的各個(gè)環(huán)節(jié)，極大地節(jié)約人力資源，提高管理效益，為精細(xì)化的醫(yī)療耗材管理提供了基礎(chǔ)。

醫(yī)用耗材；供應(yīng)商管理；網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)；虛擬專用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；精細(xì)化管理

引言

醫(yī)用耗材、供應(yīng)商及其賬務(wù)管理一直是困擾大、中型醫(yī)療機(jī)構(gòu)的難題。國(guó)務(wù)院《醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》及國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理總局《醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督管理辦法》等法規(guī)、規(guī)章均明確要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)購(gòu)進(jìn)的醫(yī)療器械執(zhí)行嚴(yán)格的查驗(yàn)程序，對(duì)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)單位的資質(zhì)建立全面的信息檔案。然而面對(duì)數(shù)以百計(jì)的耗材供應(yīng)商、數(shù)以萬(wàn)計(jì)的耗材品規(guī)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)在進(jìn)行上述工作時(shí)需投入巨大的人力物力[1]。目前，大多數(shù)醫(yī)院耗材管理依托于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，受其限制，往往出現(xiàn)耗材訂貨、審核、通知不及時(shí)，產(chǎn)品數(shù)量和供應(yīng)商信息不準(zhǔn)確，物流進(jìn)度和狀態(tài)難以掌握等問題[2-4]。這種依托醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)建立的耗材信息化管理系統(tǒng)，雖然在一定程度上提升更了耗材管理質(zhì)量，但是很多工作的開展仍然面臨多重困難[5-7]。

為此，我們?cè)谠嗅t(yī)院耗材管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上建設(shè)了醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，該平臺(tái)基于互聯(lián)網(wǎng)，突破了醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)的限制，在供應(yīng)商和醫(yī)院間搭建信息傳遞的橋梁，將基礎(chǔ)信息錄入工作前移至供應(yīng)商端，在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)之間建立的緩沖空間用于存儲(chǔ)供應(yīng)商提交的信息，醫(yī)院內(nèi)部全程把控，保證耗材管理合規(guī)與使用安全。

1 醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)結(jié)構(gòu)

醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)結(jié)構(gòu)大致分為3個(gè)模塊，即供應(yīng)商操作端、內(nèi)外網(wǎng)緩沖空間和醫(yī)院對(duì)應(yīng)的操作模塊。在供應(yīng)商連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上安裝平臺(tái)操作端，利用虛擬專用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（Virtual Private Network，VPN），供其上傳資質(zhì)信息、產(chǎn)品及票據(jù)信息、物流信息并可查詢與自己有關(guān)的賬務(wù)情況，接收消息、通知和訂單等，供應(yīng)商操作端界面截圖見圖1。

圖1 供應(yīng)商操作端界面

在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)之間建立的緩沖空間，用于存儲(chǔ)供應(yīng)商上傳的各類信息，經(jīng)醫(yī)院管理人員核實(shí)后，信息經(jīng)緩沖空間進(jìn)入醫(yī)院耗材管理系統(tǒng)，成為正式數(shù)據(jù)。而醫(yī)院管理人員在耗材管理系統(tǒng)相應(yīng)的操作模塊向供應(yīng)商發(fā)出的訂單、通知和要求等信息直接傳送至該供應(yīng)商操作端。上述3個(gè)模塊關(guān)系，見圖2。

圖2 醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)結(jié)構(gòu)

2 醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)功能

2.1 資質(zhì)管理功能

按照《北京市醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督檢查指南（2016版）》要求，供應(yīng)商在操作端依規(guī)定格式錄入與醫(yī)院業(yè)務(wù)有關(guān)的各類資質(zhì)信息，這些信息均以醫(yī)院審批通過的供應(yīng)商及耗材字典庫(kù)和采購(gòu)合同為依據(jù)，允許供應(yīng)商修改完善其中的信息，不允許增減條目、變更供應(yīng)商或產(chǎn)品、修改價(jià)格，具體內(nèi)容見表1。該功能支持上傳包括PDF格式在內(nèi)的電子文件。

上傳的信息在緩沖空間存儲(chǔ)，醫(yī)院工作人員依照存檔的紙質(zhì)資質(zhì)對(duì)比、審核和修改后進(jìn)入醫(yī)院系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，并與醫(yī)院耗材出入庫(kù)及有關(guān)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

該功能將醫(yī)院采購(gòu)部門資質(zhì)管理人員的精力從傳統(tǒng)的收集資質(zhì)轉(zhuǎn)移到審核資質(zhì)上[8-11]。同時(shí)，醫(yī)院端和供應(yīng)商操作端均設(shè)有報(bào)警功能，對(duì)過期或空缺項(xiàng)目可提前預(yù)警或報(bào)警，更加重要的一點(diǎn)，系統(tǒng)除預(yù)警、報(bào)警外，可設(shè)置資質(zhì)過期數(shù)據(jù)自動(dòng)延時(shí)封閉功能：對(duì)于一些資質(zhì)過期而供應(yīng)商或廠家長(zhǎng)時(shí)間不能更新的情況，系統(tǒng)可通過提前設(shè)定的時(shí)間，封閉數(shù)據(jù)，供應(yīng)商將不能再向醫(yī)院供貨，由此督促其盡早更新資質(zhì)，打消其僥幸心理，更大程度上確保了耗材使用安全。

2.2 訂單管理功能

我院科室通過院內(nèi)耗材管理系統(tǒng)向采購(gòu)部門申領(lǐng)耗材，在網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)應(yīng)用之前，采購(gòu)員使用電話、郵件或微信的方式向供應(yīng)商訂貨，工作量大、形式松散且供應(yīng)商回復(fù)不及時(shí)，牽扯采購(gòu)人員較大精力[12-13]。平臺(tái)應(yīng)用后，經(jīng)采購(gòu)人員確認(rèn)的各科耗材訂單自動(dòng)發(fā)送至對(duì)應(yīng)供應(yīng)商操作端，系統(tǒng)可自動(dòng)整合科室訂單，依照時(shí)間及緊急程度排列訂單次序，提醒供應(yīng)商閱讀訂單及向醫(yī)院采購(gòu)人員反饋訂單閱讀、受理情況，大幅降低了醫(yī)院采購(gòu)部門的工作壓力。

2.3 入庫(kù)及物流管理

供應(yīng)商接到訂單為醫(yī)院備貨，在送貨前供應(yīng)商自行經(jīng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)錄入貨品信息，按照《北京市醫(yī)療器械使用質(zhì)量監(jiān)督檢查指南（2016版）》規(guī)定，隨貨信息應(yīng)包含產(chǎn)品基本信息（名稱、規(guī)格、型號(hào)、注冊(cè)證號(hào)、生產(chǎn)廠家）、批號(hào)（或編號(hào)）、生產(chǎn)日期（包括滅菌日期）、失效期（包括滅菌失效期）、儲(chǔ)運(yùn)條件（溫度、濕度、光照等）、發(fā)票信息（開票日期、發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、總金額、總稅額）、是否具備出廠檢驗(yàn)報(bào)告或有關(guān)合格證明和是否具備產(chǎn)品說明書（第三類醫(yī)療器械重點(diǎn)檢查）信息。

隨貨單信息錄入完成，由供應(yīng)商在發(fā)貨前傳送至緩沖空間，并打印出隨貨單。醫(yī)院耗材庫(kù)房收到貨品后，調(diào)取緩沖空間中該批貨品的信息，查驗(yàn)無(wú)誤后，將信息調(diào)入醫(yī)院耗材管理系統(tǒng)，形成入庫(kù)查驗(yàn)記錄，從而基本取消了庫(kù)房管理人員的手工錄入操作，提高了驗(yàn)收的準(zhǔn)確性和工作效率。

同時(shí)，系統(tǒng)在錄入貨品信息時(shí)，供應(yīng)商可選擇錄入發(fā)貨時(shí)間，預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，送貨車輛或物流信息等，在現(xiàn)有條件下一定程度上實(shí)現(xiàn)了貨品的院外物流管理[4]。

2.4 賬務(wù)查詢

接待供應(yīng)商的賬務(wù)查詢一直是牽扯醫(yī)院采購(gòu)、庫(kù)房及財(cái)務(wù)部門較大精力的工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)后，各供應(yīng)商有關(guān)的入/退庫(kù)信息、發(fā)票信息及付款信息會(huì)及時(shí)被推送至供應(yīng)商端，供其查閱，從而減輕醫(yī)院有關(guān)部門和人員的工作量。

2.5 統(tǒng)計(jì)分析功能

通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的上述功能，經(jīng)過一段時(shí)間的數(shù)據(jù)積累，我們可得到以下這些以往通過一般信息手段難以獲得的統(tǒng)計(jì)結(jié)果：供應(yīng)商訂單處理速度、發(fā)貨周期、缺貨率、資質(zhì)更新頻率、貨品貯運(yùn)條件等，為醫(yī)院耗材更進(jìn)一步的精細(xì)化管理提供基礎(chǔ)[14-16]。

表1 資質(zhì)目錄

3 醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的安全保證

3.1 網(wǎng)絡(luò)安全

在建設(shè)醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)時(shí)，首先要保證的是醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行。如果醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)直接傳輸數(shù)據(jù)，特別是外網(wǎng)直接向內(nèi)網(wǎng)傳輸數(shù)據(jù)，醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)安全難以保證，因此如前文所述，我們?cè)趦?nèi)網(wǎng)（醫(yī)院耗材系統(tǒng)）和外網(wǎng)（供應(yīng)商端）之間建立了內(nèi)外網(wǎng)緩沖空間，外網(wǎng)數(shù)據(jù)首先進(jìn)入緩沖空間，經(jīng)過濾和安全檢查后，再按需調(diào)入內(nèi)網(wǎng)，確保內(nèi)網(wǎng)安全。

3.2 信息安全

醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)涉及大量財(cái)務(wù)信息和供應(yīng)商商業(yè)秘密，同時(shí)它又是一個(gè)相對(duì)開放的平臺(tái)，因此系統(tǒng)設(shè)計(jì)必須保證信息安全，最基本的要求是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、保密性并應(yīng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。同時(shí)要明確確立網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)用戶類型和用戶權(quán)限，加強(qiáng)用戶管理，平臺(tái)供應(yīng)商操作端用戶類型和權(quán)限劃分見表2。

4 討論

該醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)目前已完成試運(yùn)行，在供應(yīng)商管理、訂單管理和入庫(kù)物流管理方面都大大降低了工作人員人力和時(shí)間的投入，做到全程安全嚴(yán)格把控，提高了工作的精細(xì)程度。

因平臺(tái)設(shè)計(jì)了資質(zhì)過期數(shù)據(jù)延時(shí)自動(dòng)封閉功能，產(chǎn)品資質(zhì)特別是醫(yī)療器械注冊(cè)證有效率大幅提升，經(jīng)初步測(cè)算，系統(tǒng)試運(yùn)行期間注冊(cè)證有效率在90%以上，且證件基本為代理商主動(dòng)申請(qǐng)更新。我部門庫(kù)房目前每月入庫(kù)、出庫(kù)記錄在11000筆以上，其中入庫(kù)操作不少于5000筆，以每月22個(gè)工作日計(jì)算，平均每日入庫(kù)不少于227次，因新系統(tǒng)采用了供應(yīng)商自行經(jīng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)錄入貨品信息的模式，我部門庫(kù)房管理員入庫(kù)工作量減少50%以上，因此在人員不增加的情況下將節(jié)約的人力成本用于加強(qiáng)入庫(kù)驗(yàn)收，將“數(shù)量驗(yàn)收”和“質(zhì)量驗(yàn)收”雙崗分開，提高了驗(yàn)收質(zhì)量。另外，通過初步估算，經(jīng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將訂單發(fā)送至供應(yīng)商操作端功能的使用，節(jié)省采購(gòu)員日常工作20%的時(shí)間。賬務(wù)查詢功能的初步使用，也使供應(yīng)商對(duì)賬頻次有所下降。

總體看，醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的使用效果與我們預(yù)期的效果基本一致，而在平臺(tái)使用初期，對(duì)供應(yīng)商的系統(tǒng)使用培訓(xùn)及VPN運(yùn)行維護(hù)是占用資源較大的兩塊內(nèi)容，需要進(jìn)行合理和周密的計(jì)劃。

5 總結(jié)與展望

醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的逐步推廣使用，使得醫(yī)用耗材及其供應(yīng)商的資質(zhì)、信息及賬務(wù)管理等方面的工作質(zhì)量有了顯著的提升，醫(yī)院采購(gòu)員、庫(kù)房管理員、檔案資質(zhì)管理員及相應(yīng)財(cái)務(wù)人員的手工錄入、查詢工作大幅減少，核對(duì)、查驗(yàn)等工作時(shí)間得到了保障，提升了管理品質(zhì)、工作效率和醫(yī)用耗材安全使用系數(shù)。

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云服務(wù)的普及和發(fā)展，醫(yī)用耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)可繼續(xù)向縱深發(fā)展，如建立冷鏈實(shí)時(shí)追蹤、手機(jī)APP服務(wù)、貨品物流準(zhǔn)確定位等功能，為醫(yī)院醫(yī)用耗材科學(xué)、高效管理提供動(dòng)力。

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本文編輯 王博潔

Development and Application of Medical Consumables Management System in Hospital

BAI Ling

Department of Medical Engineering, Beijing Friendship Hospital, Capital Medical University, Beijing 100050, China

In view of high management cost and the diversity of medical consumables and its suppliers, we developed a medical consumables management network platform, based on the internet technology and client development tools. We established a buffer between intranet and the network. The basic information entry was securely forwarded to supplier side, where consumable orders automatically was sent to as well. And this platform can strictly control each step of the consumables logistic, greatly save human resources, improve management efficiency, and provide a basement for the fine management of medical consumables.

medical consumables; suppliers management; network platform; virtual private network; fine management

表2 供應(yīng)商操作端用戶類型目錄

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.08.044

1674-1633(2017)08-0166-03

2016-11-08

2016-11-28

作者郵箱：ohelaine@126.com