韓善清，孫濤，景慎旗，劉云

南京醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院 a.信息處；b.放射科，江蘇 南京 210008

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的信息化管理

韓善清a，孫濤b，景慎旗a，劉云a

南京醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院 a.信息處；b.放射科，江蘇 南京 210008

本文依據(jù)我院設(shè)備管理信息系統(tǒng)，討論了醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)管理的主要內(nèi)容和流程?？偨Y(jié)和梳理了日常管理中的要素：采購流程、驗(yàn)收流程、設(shè)備的安裝、設(shè)備維修流程、維修耗材或零件的采購流程、設(shè)備的巡檢等。系統(tǒng)按照這些管理的要素做流程的設(shè)計(jì)和再造，使系統(tǒng)貼合實(shí)際工作，既服務(wù)于工作人員，又為管理人員提供了管理和控制的工具。文章同時(shí)對影響設(shè)備管理信息化實(shí)施的要素也做了探討。

醫(yī)院設(shè)備管理；設(shè)備管理信息化；設(shè)備維修；設(shè)備巡檢

引言

在醫(yī)療借助于高科技的今天，醫(yī)療設(shè)備對醫(yī)院的正常運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用，設(shè)備管理成了醫(yī)院日常管理中非常重要的環(huán)節(jié)，因此設(shè)備管理信息化也是醫(yī)院信息化中一個(gè)重要組成部分[1-3]。本文從信息技術(shù)的角度來分析醫(yī)院設(shè)備管理信息化實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)，探討信息化在設(shè)備管理中所起的重要作用[4-5]。

我院設(shè)備管理信息系統(tǒng)已經(jīng)上線平穩(wěn)運(yùn)行一段時(shí)間，主要從3個(gè)方面進(jìn)行探討和分析：設(shè)備管理的流程建設(shè)、設(shè)備管理信息化以及影響設(shè)備管理信息化實(shí)施的要素，其中后2點(diǎn)為本文重點(diǎn)。

1 醫(yī)療設(shè)備的資產(chǎn)管理內(nèi)容

在實(shí)現(xiàn)設(shè)備管理信息化之前醫(yī)院已經(jīng)在長期的管理中建立完備的設(shè)備維修管理制度，和切實(shí)可行的設(shè)備維修管理流程。有了這些前提，我們進(jìn)行設(shè)備管理信息化的目的就很明確，即通過信息化進(jìn)一步完善設(shè)備管理制度，提高設(shè)備管理質(zhì)量和效率，讓整個(gè)流程更為健全和規(guī)范，更好地保障醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的正常運(yùn)行[6-8]。

設(shè)備管理是固定資產(chǎn)管理的一部分，所有納入固定資產(chǎn)管理的設(shè)備都會(huì)在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行資產(chǎn)的折舊、分割、處置等操作，所以在實(shí)施設(shè)備管理的第一步即是為該設(shè)備建立固定資產(chǎn)號，納入醫(yī)院資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一的固定資產(chǎn)管理。作為固定資產(chǎn)的設(shè)備，其屬性主要包括設(shè)備所屬部門、設(shè)備科目、類別、固定資產(chǎn)編碼、折舊方法、購置日期、開始折舊日期、設(shè)備使用狀態(tài)、設(shè)備原值、設(shè)備放置地點(diǎn)等信息，這些都將作為該設(shè)備的屬性供設(shè)備管理模塊調(diào)用[9-12]。固定資產(chǎn)的卡片上包含了所有的設(shè)備屬性信息，見圖1。

2 醫(yī)療設(shè)備的信息化管理要素

目前各醫(yī)院都已經(jīng)有較為完善、大體一致的設(shè)備管理流程，主要包括：設(shè)備的采購流程、驗(yàn)收流程、設(shè)備的安裝、設(shè)備維修流程、維修耗材或零件的采購流程、設(shè)備的巡檢等，更為細(xì)致的可能還有針對設(shè)備做的效益分析和成本分析[13-16]。本文討論醫(yī)療設(shè)備管理流程中的幾個(gè)關(guān)鍵要素。

圖1 固定資產(chǎn)卡片

2.1 采購流程管理

固定資產(chǎn)在采購之前有科室系統(tǒng)申請和各級審批流程，采購部門會(huì)根據(jù)審批的結(jié)果做采購，系統(tǒng)由申請單轉(zhuǎn)化成采購單。設(shè)備的采購流程和普通的物資采購是有區(qū)別的：普通物資采購有實(shí)際的入庫環(huán)節(jié)—收貨后自動(dòng)入庫，而作為固定資產(chǎn)的設(shè)備是無需納入庫存管理的，因此設(shè)備的采購是非庫存的采購流程。其特點(diǎn)為設(shè)備需要建立固定資產(chǎn)卡片，并將其與采購單和固定資產(chǎn)相關(guān)聯(lián)，以便在收貨后將設(shè)備原值過賬到固定資產(chǎn)的原值科目。

驗(yàn)收流程屬于采購流程的一部分，由于醫(yī)療設(shè)備大都價(jià)值不菲，且直接作用于病人，因此做好驗(yàn)收工作對于保證設(shè)備質(zhì)量至關(guān)重要。設(shè)備的驗(yàn)收需要專業(yè)人員的參與，可以根據(jù)各項(xiàng)指標(biāo)驗(yàn)收并在系統(tǒng)中錄入驗(yàn)收單以供審批和查詢。驗(yàn)收合格后的設(shè)備即可供相關(guān)科室使用。具體采購流程，見圖2。

圖2 固定資產(chǎn)采購流程

由此可見，采購流程應(yīng)涉及到采購員、資產(chǎn)會(huì)計(jì)、庫管以及驗(yàn)收人員。采購流程的順利進(jìn)行需要各部門的密切配合，因此信息化是管理的重要工具和手段，幫助各環(huán)節(jié)的管理人員與用戶梳理管理流程，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)妥善管理。

2.2 設(shè)備維修管理

設(shè)備維修管理是本文討論的重點(diǎn)。流程從報(bào)修開始，在實(shí)際的操作中分為兩類：一是科室進(jìn)行電話報(bào)修?？剖遗c維修部門的人員直接溝通，由接單人員詳細(xì)記錄設(shè)備所在地址、聯(lián)系人電話、設(shè)備名稱及類別、設(shè)備故障現(xiàn)象，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行派工，在生產(chǎn)派工的同時(shí)由系統(tǒng)發(fā)送短信通知維修工程師，讓工程師快速做出反應(yīng)。另外一種情況是科室通過系統(tǒng)保修，系統(tǒng)根據(jù)保修單派工給相關(guān)工程師。從時(shí)間管理上看報(bào)修流程的信息化顯著提高工作效率—接單工程師或科室把故障設(shè)備的詳細(xì)信息錄入到系統(tǒng)后系統(tǒng)自動(dòng)通知維修工程師，無需二次描述，避免了二次描述可能產(chǎn)生的偏差和遺漏。維修工程師也不會(huì)因?yàn)榻訂翁喽z漏某個(gè)報(bào)修記錄，并且借助系統(tǒng)提示自行合理安排維修工作計(jì)劃表；同時(shí)管理者也可以根據(jù)工程師的接單工作量來合理分配工作。具體維修流程見圖3。

圖3 固定資產(chǎn)維修流程

維修流程的管理中的主線是維修單：維修工程師將維修單錄入到系統(tǒng)，其中包括故障的詳細(xì)描述、故障解決的方式、維修過程中發(fā)生的費(fèi)用、維修使用的零件、維修用時(shí)、參與人員以及他們的加班記錄。因此維修單信息是維修管理的基礎(chǔ)：利用維修單可以實(shí)現(xiàn)對維修工作的追溯：報(bào)修人員可以查看自己維修狀態(tài)以及解決方法；通過維修單生成維修知識庫以存儲問題以及解決方案，可供今后解決類似問題查閱，協(xié)助問題妥善解決；由于維修單記錄了維修過程中發(fā)生的維修費(fèi)用，審批人可以清楚地看到費(fèi)用發(fā)生的具體原因；同時(shí)維修單的記錄可以直接作為維修報(bào)告單，相關(guān)人員可以根據(jù)維修報(bào)告單的工作用時(shí)、加班信息等信息統(tǒng)計(jì)維修工程師的工作量；采購員可以根據(jù)維修單記錄的費(fèi)用和零件清單做采購處理?；谏鲜觯S修單的信息要記錄的盡可能地全面和詳細(xì)，當(dāng)然也要兼顧維修工程師的工作量，做到詳細(xì)而不繁冗，見圖4。

圖4 固定資產(chǎn)維修單

2.3 設(shè)備維修費(fèi)用和耗費(fèi)零件管理

設(shè)備維修費(fèi)用和耗費(fèi)零件的采購是采購管理的一部分，在設(shè)備維修實(shí)施過程中要綜合考慮與其他系統(tǒng)的關(guān)系，采購管理就是其中一個(gè)。因設(shè)備維修而產(chǎn)生的各類費(fèi)用如零配件采購費(fèi)用，都要通過采購管理實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確管理，并將相關(guān)費(fèi)用記入到相關(guān)科室的營運(yùn)成本。通過維修費(fèi)用和零件清單直接生成采購單不但減少了采購員的工作量，也顯著降低了各種人工差錯(cuò)率。

后續(xù)設(shè)備維修流程包括維修報(bào)告的審批流程、維修費(fèi)用的審批流程、工作量的統(tǒng)計(jì)分析等。

2.4 巡檢流程管理

設(shè)備的巡檢管理與維修管理同等重要，如果只是在醫(yī)療設(shè)備發(fā)生故障之后才進(jìn)行維修，不僅降低醫(yī)療設(shè)備的有效利用率，而且會(huì)加大維修成本。醫(yī)療設(shè)備多是大型設(shè)備，一旦發(fā)生損壞會(huì)造成較為嚴(yán)重?fù)p失，因此需做好日常巡檢工作，提前發(fā)現(xiàn)隱患解決問題，減少設(shè)備損壞率。設(shè)備巡檢流程主要包括：需要巡檢的設(shè)備清單，根據(jù)設(shè)備類別等設(shè)定巡檢周期，制定設(shè)備巡檢計(jì)劃，根據(jù)巡檢計(jì)劃做定期巡檢，根據(jù)巡檢情況做相關(guān)處理并做好巡檢記錄。利用信息系統(tǒng)可確保上述各巡檢環(huán)節(jié)按時(shí)按質(zhì)按量完成：如系統(tǒng)能夠幫助維修工程師更方便制定巡檢計(jì)劃，可以實(shí)時(shí)查看巡檢記錄，通過與其他模塊集成可實(shí)現(xiàn)由巡檢單自動(dòng)生成維修單等巡檢自動(dòng)化功能。在系統(tǒng)中做好巡檢計(jì)劃后，可以對巡檢進(jìn)行追蹤，實(shí)現(xiàn)對巡檢進(jìn)度有效控制巡檢進(jìn)度，杜絕出現(xiàn)遺漏巡檢等嚴(yán)重安全隱患。

設(shè)備維修管理模塊與其他模塊可以在實(shí)施前做好集成規(guī)劃，比如與采購模塊、財(cái)務(wù)模塊、庫存模塊的集成，以保障系統(tǒng)使用的流暢性與便捷性。

3 總結(jié)

成型的管理系統(tǒng)有成熟的管理流程，但在實(shí)施時(shí)需結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際管理制度進(jìn)行項(xiàng)目落地，要綜合考慮軟件流程和實(shí)際管理流程的匹配度。軟件的實(shí)施并不是簡單地把現(xiàn)有流程照搬到軟件系統(tǒng)中，而是借助軟件改善現(xiàn)有流程。軟件的實(shí)施方也會(huì)在實(shí)施過程中，綜合多家公司的管理方式，形成了成熟的實(shí)施方法和管理流程。這在實(shí)施過程中都是可以借鑒的。我們不提倡流程再造，但融入到軟件的管理流程是必要的，而且在軟件的確不適合的當(dāng)前管理流程情況下，軟件的二次開發(fā)也是必需的。

本文探討了設(shè)備維修管理的流程和實(shí)施的細(xì)節(jié)，這些是實(shí)施成功的關(guān)鍵也是基礎(chǔ)，沒有成熟的管理流程是沒辦法進(jìn)行實(shí)施的，而細(xì)節(jié)又決定了軟件實(shí)施的質(zhì)量。其他方面如領(lǐng)導(dǎo)的支持、各部門的密切配合、選擇有經(jīng)驗(yàn)的實(shí)施上、軟件的選型等因素也是實(shí)施成功必不可少的因素。

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本文編輯 王博潔

Information Management of Medical Equipments in Hospital

HAN Shan-qinga, SUN Taob, JING Shen-qia, LIU Yuna

a.Department of Information; b.Department of Radiology, the First Affiliated Hospital of Nanjing Medical University, Nanjing Jiangsu 210008, China

Based on the equipment management information system in our hospital, the main content and procedure of asset management on medical equipments were discussed in this paper. The paper summarized and sorted out several elements in daily management, such as procurement process, acceptance process, equipment installation, equipment maintenance process, procurement process of repairing consumables or parts, equipment inspection and so on. The management system was designed on procedure and reengineered accordingly so as to become practicable. Therefore the system not only serve the staff but also provide management and control tools for the administrators. At the same time, the influence factors of implementation for equipment management informatization were also discussed.

hospital equipment management; equipment management informatization; equipment maintenance; equipment inspection

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2017.08.038

1674-1633(2017)08-0145-03

2016-06-20

2017-01-06

江蘇省衛(wèi)生廳興衛(wèi)工程重點(diǎn)個(gè)人項(xiàng)目（RC2011069）；江蘇省社會(huì)發(fā)展科技支撐計(jì)劃項(xiàng)目（BE2011802）。

劉云，主任醫(yī)師，主要研究方向?yàn)樾畔⒐芾怼?/p>

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