李軻
【摘要】目前,醫(yī)院文書檔案管理逐步由紙質(zhì)管理向電子檔案管理過渡,從而實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范性和標準性,保持醫(yī)院文書檔案運用的有效性。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院文書;檔案;工作體會;管理;有效
醫(yī)院文書檔案管理是非常重要的一項工作,是檔案管理體系的重要組成部分,對醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展具有重要作用。在醫(yī)院管理的過程中,我們必須要加強檔案管理的規(guī)范性和標準性,從而確保檔案的有效性和管理的規(guī)范性。
一、醫(yī)院文書檔案管理的標準性
檔案管理工作是一項操作性較強的工作,我們在檔案管理的過程中,必須確立檔案收集管理一體化的流程,每個流程必須要體現(xiàn)科學(xué)性和標準性。第一,我們在檔案管理的過程中,必須要保持一致性原則,歸檔的文件以醫(yī)院形成的文件為主,在實際工作中,要努力遵循檔案管理的相關(guān)規(guī)則,努力掌握文書檔案歸卷過程中的時效性。第二,必須要加強立卷歸檔的重點和合理分工,從而加強文件的分類及其補充。第三,我們必須要維護整個卷宗的相對完整性,既能夠把握重點,又能夠分清主次。第四,我們必須要加強文書檔案保管期限內(nèi)的永久性問題,在最大數(shù)量文件增長和需要的過程中進行補充,保證文書檔案的齊全,對于一些沒有價值的文書檔案及時進行整理和剔除。在文書檔案管理工作的過程中,我們必須要注重操作技術(shù)的統(tǒng)一性,使其能夠具有紙質(zhì)檔案和電子檔案操作流程的統(tǒng)一標準,按照文書檔案管理的規(guī)章制度和管理標準保持檔案資料的完整性。
二、醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范性
目前,醫(yī)院所有的文書檔案都是由公文轉(zhuǎn)化來的,而公文管理是整個文書檔案的基礎(chǔ)內(nèi)容,因此我們必須以文書檔案作為核心,將文書規(guī)范性作為基本的保障,努力使公文標準化。首先,公文用紙必須要嚴格,符合國家的統(tǒng)一標準和規(guī)范。第二,公文在檢查的過程中,必須對公文嚴格檢查和監(jiān)督,公文是否履行了簽發(fā)手續(xù),是否能夠具備審批權(quán)限等各項內(nèi)容。第三,公文的字跡必須要嚴格,這是指對公文字跡要求中,必須做出相應(yīng)的筆錄和報表簽字等,保證字跡的清晰,有利于日后長久保管和使用。第四,加強公文文種的嚴格性,要努力做到日后標準一體化和現(xiàn)代化檢索的手段持續(xù)使用。第五,我們必須要嚴格公文傳遞程序,上級和相關(guān)機構(gòu)在公文傳遞過程中避免相關(guān)的損失,嚴禁丟失。
三、必須對文書檔案的服務(wù)性質(zhì)進行定位
文書檔案在管理的過程中,主要是為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和職能科室提供相關(guān)的服務(wù)和參考標準。按照醫(yī)院和國家等相關(guān)的政策,在醫(yī)院進行評審或者是專科建設(shè)等過程中,提供相關(guān)的檔案資料信息。第二,在醫(yī)院干部任免、考查、職稱評定、晉升過程中,提供相關(guān)依據(jù)。第三,主要是指醫(yī)院進行重大基建項目過程中,我們能夠通過檔案的提供為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進行決策,幫助醫(yī)院完成相關(guān)的改造任務(wù)。第四,我們必須要加強檔案管理信息的數(shù)字化服務(wù),優(yōu)化管理使查閱和檢索更為方便快捷,提高檔案利用率。
四、醫(yī)院文書檔案管理工作的具體措施
第一,引起領(lǐng)導(dǎo)重視,加大投入和支持力度,保證了檔案工作的順利開展。為加強檔案工作的科學(xué)管理與檢查指導(dǎo),逐步實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標準化、制度化管理,逐步建立健全檔案工作機構(gòu)、檔案工作制度,明確主管檔案工作的部門領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo),并把檔案工作列入崗位職責(zé)。
第二,建立完善的檔案管理制度,確保檔案工作有章可循。結(jié)合醫(yī)院工作實際建立健全了《醫(yī)院檔案管理制度》《立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案查(借)閱制度》《庫房管理制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案員崗位責(zé)任制》《檔案保管制度》等。保證了檔案工作的規(guī)范性,充分發(fā)揮指導(dǎo)和監(jiān)督作用。
第三,普及檔案知識,加強檔案管理水平。努力提高醫(yī)院職能部門對檔案工作的認識,加強對檔案工作的依法管理,增強干部職工檔案意識和法制觀念,安排檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)及理論培訓(xùn),加強與上級檔案部門或同行進行業(yè)務(wù)交流,及時把握檔案工作趨勢、更新思維觀念、獲取業(yè)務(wù)新知識。
第四,加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、提高服務(wù)水平。結(jié)合醫(yī)院實際,建立了齊全、完整、符合規(guī)范的全宗卷;確定了醫(yī)院文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍及保管期限表,檔案保管期限劃分準確,各門類檔案經(jīng)過系統(tǒng)化整理。檔案和資料的收進、移出及查(借)閱有嚴格的登記、審批手續(xù)。檔案部門為醫(yī)院各部門提供了方便快捷的服務(wù),查閱利用檔案率逐年提升。為醫(yī)院的重點工程建設(shè)、解決矛盾、核實工齡、落實政策、上報各類報表、查辦案件、干部考查、考核、職稱評聘、晉升等提供了良好的服務(wù)。
第五,加強檔案工作開發(fā)與利用。檔案人員要利用檔案信息資源,挖掘檔案利用價格,對檔案信息進行加工整理,編制各類文件匯編,編制大事記、編制組織機構(gòu)沿革、檔案展覽展板等。通過編研工作,把檔案中具有醫(yī)院特色、富于利用價值的檔案資料按專題集中編排起來,裝訂成冊,供領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門參考利用。
綜上所述,醫(yī)院文書檔案是非常重要的一項任務(wù),作為醫(yī)院文書檔案管理的工作人員,必須要加強醫(yī)院文書檔案管理工作的嚴謹性和規(guī)范性,從而推動醫(yī)院文書檔案管理工作的順利開展,更好地為醫(yī)院服務(wù)。
【參考文獻】
[1]張星黔.醫(yī)院文書檔案管理工作的體會[J].貴陽中醫(yī)學(xué)院學(xué)報,2011(04):161-162.
[2]龍懿.醫(yī)院文書檔案管理工作的體會分析[J].管理觀察,2015(15):189-190.