藺森

信息技術(shù)的快速發(fā)展及普遍應(yīng)用，給傳統(tǒng)的地名檔案管理模式帶來巨大沖擊。如何跟上時代步伐，實現(xiàn)地名檔案管理“精準、嚴謹、快捷、高效”的目標，成為業(yè)界必須積極探索實踐的緊迫課題。在繼承中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展，把信息技術(shù)與傳統(tǒng)優(yōu)勢有機接軌，走信息化、科學(xué)化、規(guī)范化的地名檔案管理路徑，無疑是一個正確選擇。

一、信息技術(shù)催生地名檔案管理模式向更高層次發(fā)展

信息技術(shù)不僅深刻改變著社會生產(chǎn)、生活方式，也深刻改變著地名檔案管理模式。比較而言，傳統(tǒng)地名檔案管理模式弊端突顯。因此，依托信息技術(shù)把地名檔案管理模式推向更高層次是時代的必然。

（一）信息技術(shù)實現(xiàn)了地名檔案管理方式手段“多措并舉”。經(jīng)濟社會改革和發(fā)展，使得地名檔案信息量呈幾何式增加，對檔案管理的方式手段提出了更高要求。傳統(tǒng)檔案管理雖然具有隨意更改難度大、保留原始痕跡真、失密泄密范圍小等優(yōu)勢，但也存在著人力成本高、核查速率低、監(jiān)管時效慢等短板。利用“源控制技術(shù)、代密碼技術(shù)、類模型技術(shù)、遠程控技術(shù)、防火墻技術(shù)等信息技術(shù)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動化、智能化管理，有效彌補地名檔案傳統(tǒng)管理模式的不足。

（二）信息技術(shù)實現(xiàn)了地名檔案管理質(zhì)量效益“多快好省”。傳統(tǒng)檔案管理大多以紙質(zhì)材料為主，人工收集、分類、歸檔和處理為主，雖然具有一定可靠性、穩(wěn)定性，但浪費精力多、運行節(jié)奏慢、人員壓力大、質(zhì)量效益低。利用大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)，既可以增大檔案信息容量，拓展包括圖片、視頻、聲像等內(nèi)容載體，又可以運用電子智能手段進行檔案信息采集錄入、甄別歸類、自動編譯、驗證核實、儲存維護、保密監(jiān)管、提供服務(wù)等，增強地名檔案管理的及時性、可靠性、有效性，極大地提高管理質(zhì)量效益。

（三）信息技術(shù)實現(xiàn)了地名檔案管理使用功能“多位一體”。地名檔案傳統(tǒng)管理模式存在單純“為管而管”的情況，其使用功能的體現(xiàn)往往是“力不能及”。信息技術(shù)通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、多媒體、自媒體、視頻、語音等手段，可以全時段、跨區(qū)域、大批量、不受時空、地域限制提供遠程利用服務(wù)，滿足不同服務(wù)對象的不同需求，實現(xiàn)檔案管理目的的拓展和功能發(fā)揮。

二、推進地名檔案管理模式在繼承中創(chuàng)新的基本對策

創(chuàng)新地名檔案管理模式，要堅持統(tǒng)籌、設(shè)計、開發(fā)、實施和運用系統(tǒng)化，組織、程序、環(huán)節(jié)、責(zé)任和標準規(guī)范化，以及實用性、持續(xù)性、安全性相統(tǒng)一的原則，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建集網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字、自動、智能、模型于一體的富有信息時代特色的管理模式。

（一）打牢突出信息技術(shù)主導(dǎo)的地名檔案管理基礎(chǔ)。加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。購置配備服務(wù)器、交換機和傳輸加密設(shè)備、快速掃描儀、多功能一體機、UPS不間斷電源、復(fù)印機、數(shù)碼攝（照）相機、錄音筆、硬盤、光盤庫等基礎(chǔ)設(shè)備，安裝彩色攝像監(jiān)控系統(tǒng)、紅外探測防盜報警和自動滅火等裝置，夯實針對信息技術(shù)特點的檔案管理物質(zhì)基礎(chǔ)。建立檔案信息中心、自動監(jiān)控室、檔案服務(wù)利用室等場所。

（二）明確體現(xiàn)信息技術(shù)優(yōu)勢的地名檔案管理標準。實現(xiàn)檔案目標全覆蓋：從檔案信息源頭到末端使用，對所有檔案目標形成全程全域全覆蓋監(jiān)控；實現(xiàn)檔案使用智能化：節(jié)省人力勞動，壓縮存儲空間，減少操作環(huán)節(jié)，提高使用效率。運用信息技術(shù)將紙質(zhì)文件、照片、圖紙及視頻錄像等原始檔案資料掃描、轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字資源，建立多媒體數(shù)據(jù)庫等；實現(xiàn)檔案服務(wù)多元化；擴大利用范圍，減少層級阻力，暢通檔案信息橫向、縱向交流，以更好地體現(xiàn)檔案“服務(wù)”功能；實現(xiàn)檔案信息一體化：確保檔案文檔一體化、檔案情報一體化、各門類檔案館一體化建設(shè)。

（三）打造精通信息技術(shù)運用的地名檔案管理隊伍。制定檔案人才培養(yǎng)規(guī)劃，重點對管理人才、技術(shù)人才、監(jiān)督人才等不同類型人才的結(jié)構(gòu)、分布、職能、數(shù)量等進行合理配置，把高層次人才和專業(yè)人才培養(yǎng)、選拔作為重點，明確指導(dǎo)思想、目標要求、工作程序、方法步驟和保障措施。通過系統(tǒng)的培養(yǎng)，使各層次的檔案信息化專家、檔案信息化骨干人才、檔案信息化專業(yè)人才結(jié)構(gòu)合理、分布均勻、作用明顯。

（四）完善適應(yīng)信息技術(shù)要求的地名檔案管理機制。完善責(zé)任機制：發(fā)揮信息技術(shù)專業(yè)性、保密性、區(qū)位性強的優(yōu)勢，做到各級各層次、各個環(huán)節(jié)，分工明確，責(zé)任到人，并落實相關(guān)責(zé)任追究制度；完善監(jiān)督機制：發(fā)揮信息技術(shù)可控性、溯源性、交互性強的特點，做到橫向縱向、對內(nèi)對外，所有環(huán)節(jié)都有監(jiān)督；完善攻關(guān)機制：組建相關(guān)團隊，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)長，圍繞檔案管理，開發(fā)系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫，攻克檔案管理難題，提供技術(shù)質(zhì)量支持等；完善維護機制：針對檔案管理信息技術(shù)綜合性、復(fù)雜性、易損性強的特點，實行分門別類、定期與不定期的系統(tǒng)維護、器材維護、環(huán)境維護等。

三、創(chuàng)新地名檔案管理模式對主客觀條件提出的要求

地名檔案管理模式的繼承與創(chuàng)新，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，對思想觀念和認識、總體設(shè)計和規(guī)劃、力量投入和整合、規(guī)章制度和安全都提出了更高要求。需要在組織領(lǐng)導(dǎo)、隊伍建設(shè)、法規(guī)制度、安全防范等方面適應(yīng)要求，為創(chuàng)新地名檔案管理模式提供堅實保證。

（一）創(chuàng)新地名檔案管理模式的組織領(lǐng)導(dǎo)必須堅強有力。一是搞好頂層設(shè)計。制定出切合實際的總體規(guī)劃和運行流程，明確具體實施步驟、方法舉措，提供有序推進的宏觀指導(dǎo)。二是抓好組織實施。從設(shè)計方案到論證、成果應(yīng)用，層層把關(guān)，步步監(jiān)控，把組織領(lǐng)導(dǎo)貫穿全過程。三是提供有力保障。給予相關(guān)政策規(guī)定、人力物力、器材場所、內(nèi)外聯(lián)系等支持，實施不間斷的跟蹤保障，隨時解決遇到的實際問題，突顯出保障工作對創(chuàng)新檔案管理模式的助推作用。

（二）創(chuàng)新地名檔案管理模式的能力素質(zhì)必須全面過硬。一是信息知識和信息技術(shù)過硬。檔案管理人員應(yīng)該精通與檔案管理和建設(shè)相關(guān)的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等，具有掌握和運用信息技術(shù)的基本技能。二是信息意識和信息道德堅固。檔案管理人員應(yīng)該從傳統(tǒng)的思維模式中解脫出來，確立與信息技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)的思維方式，恪守檔案職業(yè)道德的同時，更加恪守信息道德，為創(chuàng)新檔案管理模式提供品行保證。三是素質(zhì)結(jié)構(gòu)和思想狀態(tài)優(yōu)良。檔案管理人員應(yīng)該對檔案管理中應(yīng)用新技術(shù)、新方法抱有極大熱情，克服與己無關(guān)、知難而退等思想，積極投入創(chuàng)新檔案管理模式的實踐，精通檔案管理信息設(shè)備和系統(tǒng)操作及維護，了解掌握前沿信息技術(shù)，具有自主開發(fā)信息產(chǎn)品的能力。

（三）創(chuàng)新地名檔案管理模式的法規(guī)制度必須建立健全。一是落實國家層面的法規(guī)制度。如《2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》《地名檔案管理規(guī)定》等，是檔案管理的法律依據(jù)。二是構(gòu)建系統(tǒng)配套的法規(guī)制度。建立涵蓋檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)分工負責(zé)、績效獎勵懲處等各項制度，賦予各級檔案管理的相關(guān)職權(quán)，對人力物力協(xié)調(diào)、發(fā)展規(guī)劃及標準等予以明確。三是抓好技術(shù)層面立規(guī)立制。用以規(guī)范檔案管理的技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用，提供檔案收、用、管等方面的制度遵循，并使檔案建設(shè)的經(jīng)費投入、系統(tǒng)研發(fā)、成果轉(zhuǎn)化等各個層次都有法可依，依法而行。

（四）創(chuàng)新地名檔案管理模式的安全保障必須成龍配套。一是強化安全防范意識。加強安全保密教育，學(xué)習(xí)掌握有關(guān)安全保密的政策規(guī)定和法規(guī)制度，不斷強化按保密法規(guī)辦事的自覺性。二是采取技術(shù)防范措施。嚴格限定查閱檔案范圍和權(quán)限，采取訪問控制、身份識別、數(shù)據(jù)加密、查閱日志等技術(shù)手段和保密措施，防止檔案信息不被非法竊取、閱讀。三是落實安全防范責(zé)任。按照“業(yè)務(wù)誰主管、保密誰負責(zé)”的原則，把保密工作納入檔案管理的全過程，加強對檔案信息利用活動的管理，嚴格執(zhí)行權(quán)限控制和層級管理，對檔案信息使用全過程實施監(jiān)控，阻止無關(guān)人員對系統(tǒng)非法侵入和破壞，防止在利用過程中出現(xiàn)泄密和損傷信息等情況發(fā)生。四是堅持安全保密制度。對系統(tǒng)使用、應(yīng)用軟件、殺毒軟件等信息產(chǎn)品的配備、安裝、更新，必須經(jīng)過權(quán)威部門的安全鑒定。建立電子文件的制作、使用、歸檔等環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范的制度，定期進行安全性、有效性檢查，保證檔案信息的齊全完整、真實可靠。

（作者單位：河北省地名區(qū)劃檔案資料館）