劉麗

摘 要：高校檔案管理是目前高校人力部門所要進(jìn)行的重要工作，而且也是實(shí)際人事管理活動(dòng)中所必不可少的環(huán)節(jié)之一。由于當(dāng)下高校的教育教學(xué)的快速發(fā)展，關(guān)于高校檔案管理的問題也愈發(fā)明顯。當(dāng)下電子科技發(fā)展迅速，各行各業(yè)都紛紛搭上了電子網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的順風(fēng)車，因此，作為高校管理的重要事項(xiàng)之一，高校檔案管理的信息化建設(shè)已刻不容緩。

關(guān)鍵詞：高等院校；人事檔案；改革；創(chuàng)新策略

引言

時(shí)下正值互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的電子信息時(shí)代，如何在信息時(shí)代利用現(xiàn)有便利更快更好的有效使用高校檔案，提高人才選拔效率是十分值得我們思考的問題，本文就當(dāng)下狀況對(duì)于進(jìn)行高校檔案的信息化建設(shè)以及創(chuàng)新作以淺析，希望能夠?qū)Ω咝n案管理信息化提供一定的參考。

一、高校檔案管理如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化

（一）更新檔案管理理念

當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)化管理普及，但是在高校檔案的管理中存在著很多與實(shí)際需求相駁的理念。首先，檔案是一個(gè)服務(wù)于人的事物，其本質(zhì)是為了給人事工作提供便捷而存在的，為了順應(yīng)新時(shí)代對(duì)于人事工作的需要，對(duì)于檔案管理也要突破歷史的桎梏，對(duì)員工進(jìn)行現(xiàn)代化教學(xué)，以提升員工的現(xiàn)代化素養(yǎng)，諸如網(wǎng)絡(luò)的使用、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)以及相應(yīng)軟件的管理操作等等。

（二）改變檔案的存儲(chǔ)方式

提及檔案管理的現(xiàn)代化，就不得不提檔案本身的存儲(chǔ)介質(zhì)。長(zhǎng)久以來，我大部分的高校檔案都是以紙質(zhì)為主，因此若想對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化管理，將其數(shù)字化以數(shù)據(jù)的形態(tài)復(fù)刻、存儲(chǔ)則是必須的。隨著科技的迅猛發(fā)展，檔案管理從最初的粗放型慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的精確管理。

盡管當(dāng)下很多高校檔案管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)配置好了相應(yīng)的電子設(shè)備，但是這并不排除僅僅只是面子工程，沒有文件的數(shù)據(jù)化，就不可能進(jìn)行相應(yīng)的管理，妄談電子化，我國(guó)高校檔案管理在信息化建設(shè)上還有很長(zhǎng)的路要走。

二、信息化建設(shè)下的高校檔案管理創(chuàng)新策略

在世界普及信息化的時(shí)代背景下，我國(guó)高校檔案管理出現(xiàn)了巨大的變革?？墒?，在我國(guó)高校檔案管理的實(shí)際過程中，電子設(shè)備的運(yùn)用還有著一定程度上的問題，因此較難達(dá)成計(jì)劃中的效果。以下根據(jù)我國(guó)高校檔案管理的現(xiàn)狀提出幾點(diǎn)建議以供參考。

（一）改進(jìn)高校檔案管理系統(tǒng)，確立規(guī)范準(zhǔn)則

近年來，我國(guó)有大量高校提議對(duì)于檔案管理工作的信息化管理應(yīng)當(dāng)提上日程，可盡管如此，在實(shí)際施工的過程中，由于相關(guān)的行為準(zhǔn)則并沒有可供參考的規(guī)范，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因而導(dǎo)致各項(xiàng)工作進(jìn)展均不完善，鮮有成果豐碩者；而在其中最為明顯的就是在技能準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)標(biāo)桿式管理、硬件軟件的挑選運(yùn)用過程中，由于沒有行之有效的管控措施，因而致使檔案管理極度松散，公款遭到挪用、濫用等情況，因此為了確保日后對(duì)于高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，應(yīng)當(dāng)設(shè)立相應(yīng)的規(guī)范準(zhǔn)則，進(jìn)行統(tǒng)一化管理，切實(shí)的為實(shí)際改建工作提供便利。

（二）重視人才培養(yǎng)

在當(dāng)下電子技術(shù)被廣泛應(yīng)用的信息化社會(huì)中，高校檔案管理的工作人員自身應(yīng)當(dāng)具備能夠適應(yīng)信息化設(shè)備的素質(zhì)，直接影響到整個(gè)高校檔案管理的信息化建設(shè)程度。檔案管理人員作為檔案與調(diào)用人員之間的橋梁，其自身的價(jià)值逐漸顯現(xiàn)，該職位需要更多的專業(yè)技術(shù)人才來彌補(bǔ)現(xiàn)有的空缺以及為全面的信息化服務(wù)，以此來確保信息化建設(shè)的進(jìn)展。當(dāng)下，需要更多從事檔案工作的人員來進(jìn)行現(xiàn)代化體系的運(yùn)作以及電子化狀態(tài)下的管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，尤其是關(guān)于相應(yīng)的電腦使用基礎(chǔ)以及管理中所需要用到的軟件，都應(yīng)該進(jìn)行詳細(xì)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，以此才能面對(duì)外界對(duì)于檔案日益頻繁的需要。

此外，高校在選用相關(guān)人才時(shí)應(yīng)當(dāng)優(yōu)先錄用具備專業(yè)知識(shí)、符合信息化管理標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)秀人才，其本身不僅僅要有對(duì)于檔案管理方面的充足知識(shí)，更應(yīng)該擁有對(duì)于網(wǎng)絡(luò)使用方面的才能，以此才能適應(yīng)信息化日益完善的檔案管理系統(tǒng)。

（三）加快檔案數(shù)據(jù)體系構(gòu)建，確保信息安全

在高校檔案管理信息化的過程中，要注意加強(qiáng)檔案數(shù)化的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)整合已有資源，將各種紙質(zhì)資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源，以此才能完成電子化的上傳以及存儲(chǔ)，從而可以通過電子設(shè)備的平臺(tái)展現(xiàn)，并對(duì)于人事信息等需要高校檔案的人群予以系統(tǒng)的服務(wù)。由于我國(guó)國(guó)情，在高校檔案管理的信息化上并沒有足夠的重視，因而導(dǎo)致實(shí)際情況較為落后，有大量的文件依然以紙質(zhì)狀態(tài)保存，并無電子備份，因而依舊保持著過往的管理方式。這樣不僅不易于信息的長(zhǎng)久保存，更大大的提高了查閱的難度。所以，在日后的高校檔案管理中，應(yīng)當(dāng)投入大量人力、物力、財(cái)力以支撐其全面的數(shù)據(jù)化，為更好的給相應(yīng)單位服務(wù)做準(zhǔn)備，使之權(quán)利發(fā)揮其作為檔案的存儲(chǔ)以及閱覽功能。

三、高校檔案管理應(yīng)重視層級(jí)、實(shí)時(shí)性

隨著高校人事體制的改革發(fā)展，高校檔案管理也應(yīng)當(dāng)加快進(jìn)程、提高效率，不應(yīng)該固步自封，而檔案管理者也應(yīng)更新服務(wù)理念，主動(dòng)地為使用者提供服務(wù)，加強(qiáng)使命感與責(zé)任感，努力發(fā)揮自身作用。

（一）加速材料收集，確保更新時(shí)效性

為了保證高校檔案的層級(jí)性以及實(shí)時(shí)性，應(yīng)當(dāng)盡快收集最新的信息錄入檔案，減少延遲以確保自身的時(shí)效性，在實(shí)施高校檔案管理保管機(jī)制的基礎(chǔ)上完善檔案的投遞機(jī)制，舉例而言，對(duì)于學(xué)校的每一個(gè)科室、每一個(gè)部門都要有一人擔(dān)任檔案管理，需要負(fù)責(zé)對(duì)該科室、部門的每一名同事進(jìn)行材料采集以及將信息遞交給檔案管理處。

（二）了解新特性，研究新方法

在高校檔案管理信息化建設(shè)開展以來，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)從對(duì)于新準(zhǔn)則下的管理系統(tǒng)中學(xué)習(xí)到新知識(shí)，根據(jù)其工作中所提出的新要求以及新特性，研究探尋高校檔案管理體系的新模式。隨著現(xiàn)代高校與外界的聯(lián)系日益增多，互動(dòng)日益頻繁，其所產(chǎn)生的大量聯(lián)系均會(huì)產(chǎn)生所需要保存的信息，而這些信息終會(huì)被存儲(chǔ)到檔案中，因而高校檔案所涉及的領(lǐng)域也愈來愈多，這就更加需要檔案管理者的足智多謀，充分發(fā)揮群體力量，加強(qiáng)創(chuàng)新實(shí)踐探究管理新辦法。

結(jié)語

綜上所述，盡管目前對(duì)于高校檔案管理的信息化建設(shè)尚且處在起步階段，需要面對(duì)方方面面不同的問題，可是只要用心去管理，較為靈性的解決各種實(shí)際問題，并輔以正確的方法，高校檔案管理的信息化一定會(huì)加快進(jìn)程，穩(wěn)步發(fā)展，相信在不久的將來，我國(guó)高校檔案管理的信息化建設(shè)一定會(huì)走向普及，為學(xué)校乃至社會(huì)提供著實(shí)有效的服務(wù)。

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