馮娟

摘 要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為我國(guó)的企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)了強(qiáng)有力的推動(dòng)作用，同時(shí)也為企業(yè)的革新與發(fā)展帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)機(jī)遇?；诖髷?shù)據(jù)基礎(chǔ)下的企業(yè)文書(shū)管理工作，對(duì)于提升企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的位置具有不容忽視的作用。運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行企業(yè)檔案信息管理，可以有效的保證企業(yè)檔案信息的利用率、完整性，為企業(yè)今后的可持續(xù)戰(zhàn)略發(fā)展提供有力的保障。本文針對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理水平進(jìn)行分析，以期為企業(yè)的文書(shū)檔案管理工作提供更多的借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境；企業(yè)文書(shū)檔案管理；信息化管理及利用

企業(yè)文書(shū)檔案是記錄企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的重要憑證，文書(shū)檔案管理的完整高效是保證企業(yè)在激烈的市場(chǎng)中站穩(wěn)腳步的重要保證，可以為企業(yè)日后的發(fā)展戰(zhàn)略提供詳細(xì)的資料參考。文書(shū)信息化管理工作在現(xiàn)階段的大環(huán)境中已經(jīng)逐漸普及。以大數(shù)據(jù)文基礎(chǔ)的文書(shū)檔案管理具有顯著的存儲(chǔ)空間大、檢索靈活、存儲(chǔ)周期長(zhǎng)的優(yōu)勢(shì)，是企業(yè)需要不斷調(diào)整前進(jìn)的一個(gè)方向。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境與企業(yè)文書(shū)檔案管理

（一）大數(shù)據(jù)概述。大數(shù)據(jù)是基于人類(lèi)高頻的網(wǎng)絡(luò)行為衍生出來(lái)的一種用來(lái)記錄與存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的重要手段。人們的網(wǎng)絡(luò)行為越頻繁，大數(shù)據(jù)的記載容量就越大，便逐漸發(fā)展成數(shù)據(jù)豐富、結(jié)構(gòu)復(fù)雜的一種數(shù)據(jù)類(lèi)型[1]。在信息呈爆炸態(tài)勢(shì)發(fā)展的今天，哪家企業(yè)掌握了信息的主動(dòng)權(quán)，就意味著哪家企業(yè)掌握了行業(yè)致勝權(quán)。并且，現(xiàn)如今人們?cè)絹?lái)越重視對(duì)數(shù)字資產(chǎn)的保護(hù)工作，大數(shù)據(jù)的掌握不僅僅是占有數(shù)量龐大的資源，同時(shí)還用在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行加工整理，才能充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的利用價(jià)值，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的發(fā)展提升。

（二）企業(yè)文書(shū)檔案及其信息化管理概述。企業(yè)文書(shū)檔案涵蓋文字、圖案、視頻、代碼等多種形式的內(nèi)容，是詳細(xì)記錄企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展動(dòng)態(tài)特征的重要保障。信息化的企業(yè)文書(shū)檔案管理工作可以實(shí)時(shí)的將企業(yè)的相關(guān)信息傳輸進(jìn)網(wǎng)絡(luò)媒介當(dāng)中，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行分類(lèi)處理，方便用戶(hù)突破時(shí)間與地域的局限查詢(xún)指定文件[2]。并且，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將信息轉(zhuǎn)化為電子模式，大大延長(zhǎng)了文書(shū)檔案的存儲(chǔ)時(shí)間，并且可以實(shí)時(shí)的進(jìn)行傳輸與修改，提高了企業(yè)文書(shū)檔案的利用率，為企業(yè)在經(jīng)濟(jì)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中提供了高速制定挑戰(zhàn)部署的重要手段。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書(shū)檔案管理的具體內(nèi)容

（一）企業(yè)文書(shū)檔案數(shù)字化管理。企業(yè)文書(shū)檔案?jìng)鹘y(tǒng)的記載方式為紙質(zhì)，通過(guò)紙質(zhì)文件進(jìn)行信息的記錄、歸整與存檔工作。但是由于企業(yè)一般都具有復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，所以會(huì)產(chǎn)生種類(lèi)眾多、數(shù)量冗雜的各類(lèi)資料，通過(guò)紙質(zhì)資料進(jìn)行文書(shū)檔案存儲(chǔ)工作，一方面增加了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，一方面由于任務(wù)繁重，在文檔資料得記錄歸整工作中，極易發(fā)生錯(cuò)誤與疏漏，不能保證資料的客觀完整。并且，紙質(zhì)資料不方便調(diào)取，在查閱過(guò)程中，會(huì)耗費(fèi)較多的人力物力。相比之下，信息化的檔案文書(shū)管理技術(shù)通過(guò)智能化操作，將文書(shū)資料已電子的形式存在海量的儲(chǔ)存空間中，方便資料的實(shí)時(shí)傳輸，當(dāng)有錯(cuò)誤發(fā)生時(shí)，可以及時(shí)的進(jìn)行調(diào)取并做出修改。以數(shù)據(jù)信息的形式存儲(chǔ)文書(shū)檔案，是企業(yè)文書(shū)檔案管路中的重要內(nèi)容。

（二）企業(yè)文書(shū)網(wǎng)路化管理。企業(yè)的文書(shū)檔案通過(guò)電子形式進(jìn)行記載，還需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的輔助實(shí)現(xiàn)資料的實(shí)時(shí)存儲(chǔ)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的介入，可以將不同層次、不同類(lèi)型、不同地域、不同范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)籌分析。當(dāng)用戶(hù)查閱經(jīng)過(guò)網(wǎng)路技術(shù)分類(lèi)處理過(guò)的數(shù)據(jù)時(shí)，可以高效的檢索目標(biāo)文件。經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)分類(lèi)處理過(guò)的文書(shū)檔案也具有資源高度共享、信息查詢(xún)便捷化的特征。網(wǎng)絡(luò)對(duì)于文書(shū)檔案的意義在于可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)借閱、網(wǎng)絡(luò)隔離、網(wǎng)絡(luò)檢索、網(wǎng)絡(luò)復(fù)制、網(wǎng)絡(luò)分類(lèi)等多種功能。

（三）大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書(shū)檔案的信息化利用。企業(yè)文書(shū)檔案的保管意義在于為用戶(hù)提供有效的利用價(jià)值。企業(yè)文化檔案管理設(shè)計(jì)公司的科研成果、人事管理、財(cái)務(wù)管理等多種內(nèi)容，具有非常珍貴的價(jià)值。所以，在文書(shū)檔案的管理工作中，需要結(jié)合用戶(hù)的具體需求豐富文書(shū)檔案的資源與服務(wù)形態(tài)。并通過(guò)電子郵件等現(xiàn)代化的信息查詢(xún)方式，為用戶(hù)提供便捷的檢索渠道。并利用各個(gè)地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)為用戶(hù)提供資料下載機(jī)會(huì)，并對(duì)下載過(guò)資料的用戶(hù)進(jìn)行服務(wù)追蹤，在全國(guó)范圍內(nèi)對(duì)企業(yè)文書(shū)進(jìn)行推廣。

（四）企業(yè)文書(shū)檔案安全化管理。保障企業(yè)文書(shū)檔案的管理安全是信息時(shí)代下檔案管理工作的重要任務(wù)之一。基于數(shù)據(jù)大環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為復(fù)雜，會(huì)有不法分子利用企業(yè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)漏洞盜取企業(yè)針對(duì)的信息。所以，為了安全維護(hù)文書(shū)檔案管理工作的安全性，在實(shí)際的管理工作中，需要不斷對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行改革，不斷對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)維護(hù)，保證企業(yè)文書(shū)檔案的安全性。為了有效規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，工作人員在操作過(guò)程中需要養(yǎng)成良好的操作習(xí)慣，為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建立防火墻，強(qiáng)化保護(hù)措施，同時(shí)。配備專(zhuān)業(yè)的殺毒軟件，保證在發(fā)現(xiàn)病毒苗條時(shí)，及時(shí)進(jìn)行扼殺。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與普及，信息化的文書(shū)檔案管理工作成為企業(yè)保持不敗之地的重要保證，是社會(huì)以及企業(yè)發(fā)展過(guò)程中必然去向的一種技術(shù)手段。信息化的文書(shū)檔案管理，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，更加便于存儲(chǔ)，并且由于可以進(jìn)行批量智能化的處理，大大提高的文書(shū)檔案存儲(chǔ)的效率以及正確性，同時(shí)經(jīng)過(guò)網(wǎng)路技術(shù)的分類(lèi)處理，可以為用戶(hù)提供更加高效，便捷與人性化的資料查詢(xún)服務(wù)，同時(shí)，信息化文書(shū)檔案存儲(chǔ)有著巨大的儲(chǔ)存空間，便于用戶(hù)檢索各類(lèi)的文檔信息，同時(shí)也提高的了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]庫(kù)俊平.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書(shū)檔案的信息化管理及利用[J].創(chuàng)新科技，2013，09：50-51.

[2]鐘麗晶.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書(shū)檔案的信息化管理及利用[J].城建檔案，2016，05：22-23.