張小平

[摘 要] 現(xiàn)代學(xué)校人事檔案管理的創(chuàng)新，不僅是時代發(fā)展的需要，也是學(xué)校實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。從三個視角分析學(xué)校人事檔案管理的創(chuàng)新路徑，旨在提升人事檔案管理的效率，增強(qiáng)人事檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案管理；創(chuàng)新；路徑

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 070

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0143- 02

1 學(xué)校人事檔案管理創(chuàng)新的意義

人事檔案是學(xué)校在人事管理活動中所形成的重要文件材料，真實(shí)記錄了教職員工的基本情況、學(xué)歷、資歷、工作能力、職業(yè)背景等各項(xiàng)歷史資料，是學(xué)校極其重要的人才信息源。人事檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，為學(xué)校進(jìn)行人才選拔、人才培養(yǎng)、人才建設(shè)、提升教學(xué)科研水平提供重要參考，是實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部管理可持續(xù)發(fā)展的載體及重要依據(jù)。

學(xué)校人事檔案管理具體包括對學(xué)校人事檔案材料的收集、鑒定、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，其工作對象不僅針對紙質(zhì)檔案及電子檔案等材料，而且針對學(xué)校教職工，工作屬性既要主動性，也有被動性，工作要求既要遵循有關(guān)規(guī)定及流程，也要與時俱進(jìn)，引入現(xiàn)代化管理方式。當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，時代對學(xué)校人事檔案管理提出了新的要求，而現(xiàn)代社會的信息化也使學(xué)校人事檔案管理呈現(xiàn)出新的情況及新的問題。

當(dāng)前學(xué)校人事檔案管理中“人檔分離”、管理機(jī)制僵化、制度不健全，規(guī)范化程度不高、檔案材料收集內(nèi)容參差不齊，材料歸檔不完善不齊全、內(nèi)容形式化較重，顯得空洞無物，歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案管理方法手段落后、信息化程度不高、工作效率低下等現(xiàn)象比比皆是，沒能充分反映教師的教育教學(xué)水平及其科研成果，不僅極大地影響了人事檔案的質(zhì)量，使其參考價值大打折扣，大大降低了學(xué)校人事檔案的利用率，而且不利于學(xué)校的人才資源開發(fā)、人才的選拔任用及人才培養(yǎng)質(zhì)量，制約著學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展?，F(xiàn)代學(xué)校人事檔案管理的創(chuàng)新，不僅是時代發(fā)展的需要，也是學(xué)校實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

2 學(xué)校人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

2.1 完善學(xué)校人事檔案管理制度

現(xiàn)代社會中，學(xué)校人事檔案管理呈現(xiàn)出新的變化，因此需要不斷完善學(xué)校人事檔案管理制度，才能適應(yīng)新時代的新要求。

各學(xué)?？筛鶕?jù)《檔案法》、《企業(yè)檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)中的相關(guān)規(guī)定，充分借鑒同行業(yè)其他單位成功的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，同時結(jié)合學(xué)校人事管理的實(shí)際情況，構(gòu)建起完整、科學(xué)且行之有效的學(xué)校人事檔案管理制度，對原有的管理制度進(jìn)行必要的補(bǔ)充及創(chuàng)新。

一是完善人事檔案材料收集和歸檔制度，做到兼顧全面的基礎(chǔ)上，把握重點(diǎn)，對不同崗位人員的檔案進(jìn)行分門別類地管理，對不同級別管理人員的檔案進(jìn)行分層次管理，與此同時，對流動性強(qiáng)的人員進(jìn)行靈活管理，保證學(xué)校人事檔案管理工作在依法開展的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)有側(cè)重、有層次、靈活性地開展，使學(xué)校人事檔案材料能真實(shí)且全面地反映職工的情況，為人才選用提供有效依據(jù)。

二是完善學(xué)校人事檔案審核制度，嚴(yán)格要求管理人員仔細(xì)鑒別轉(zhuǎn)入的檔案材料，把好材料入口關(guān)，對于手續(xù)不齊的，應(yīng)予以補(bǔ)齊，對于信息不準(zhǔn)、不規(guī)范、有缺漏、涂改的，應(yīng)予以分類登記并按要求重辦、補(bǔ)辦，直至審核合格后再整理歸檔。

三是完善學(xué)校人事檔案整理制度，對學(xué)校人事檔案的鑒別、分類及審核進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，確保整理出來的人事檔案材料信息正確、手續(xù)完備、目錄明晰。

四是完善學(xué)校人事檔案借閱制度，需要查閱利用人事檔案的人員應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在查閱時提供相關(guān)證明，與此同時，還應(yīng)不斷研究檔案服務(wù)的服務(wù)新方法，以提升人事檔案管理的效率，增強(qiáng)人事檔案的利用率。

合理、科學(xué)、靈活的人事檔案管理機(jī)制不但為人事檔案管理工作提供切實(shí)有效的依據(jù)及參考，而且也是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)。

2.2 加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理內(nèi)容建設(shè)

學(xué)校人事檔案為學(xué)校選人用人提供真實(shí)可靠的參考資料及信息，是難能可貴的戰(zhàn)略資源，為加速學(xué)校的人力資源開發(fā)、人才競爭及全面發(fā)展提供了資源儲備。

當(dāng)前社會對人才的使用更關(guān)注的是其顯示表現(xiàn)，而以往的“重歷史結(jié)論，輕現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)”的人事檔案管理思想已然不適用，因此應(yīng)不斷創(chuàng)新人事檔案管理，加強(qiáng)人事檔案管理內(nèi)容建設(shè)。學(xué)校人事檔案管理的內(nèi)容不應(yīng)局限于收集教職員工的歷史材料，應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)上不斷完善拓展檔案資料的范圍和內(nèi)容，不僅要注重收集教職工學(xué)歷、職稱、思想、工作表現(xiàn)等傳統(tǒng)內(nèi)容，而且還需動態(tài)性地收集教職工的工作業(yè)績、教學(xué)科研成果等方面的內(nèi)容，不僅要全面仔細(xì)地收集可以反映職工現(xiàn)實(shí)業(yè)績及近期表現(xiàn)的各項(xiàng)材料，包括教職員工的專業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)、個人職業(yè)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績、發(fā)展?jié)撃?、工作態(tài)度、思想道德狀況等，同時也應(yīng)如實(shí)地收集并記載教職員工的缺點(diǎn)，諸如在工作中出現(xiàn)的失誤及違法亂紀(jì)現(xiàn)象等問題。

在檔案材料收集的過程中，需要嚴(yán)格查閱各項(xiàng)材料的收集歸檔是否齊全，對于普通性材料進(jìn)行集中收集，對于階段性材料則通過統(tǒng)一布置、統(tǒng)一收集的方法進(jìn)行收集，對于特殊材料，則采取由相關(guān)部門提供及本人查找有效結(jié)合的辦法予以收集，確保檔案材料不漏一份，以真實(shí)記錄職工的勤、能、績、德等全部經(jīng)歷，通過全面客觀的人事檔案管理內(nèi)容反映人才的全貌及職工的實(shí)際情況，為學(xué)校進(jìn)行人才選用、人才培養(yǎng)、人才管理提供科學(xué)全面的參考，也能有效地促進(jìn)了優(yōu)秀人才的自由流動。

2.3 運(yùn)用現(xiàn)代化學(xué)校人事檔案管理方式

運(yùn)用現(xiàn)代化人事檔案管理方式是實(shí)現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理創(chuàng)新、提高檔案使用價值的重要舉措。

各單位可以根據(jù)自身實(shí)際情況及行業(yè)特點(diǎn)，借鑒行業(yè)相關(guān)單位的成功案例，充分整合并利用優(yōu)勢資源，積極引入并開發(fā)符合學(xué)校人事檔案管理工作點(diǎn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，并構(gòu)建與之相符的信息化管理平臺，開發(fā)并利用人事檔案信息資源，進(jìn)行人才結(jié)構(gòu)、素質(zhì)上的準(zhǔn)確定位、分析、加工、整理，從而為人才管理及培養(yǎng)提供科學(xué)的依據(jù)。

利用信息化管理平臺進(jìn)行相關(guān)的電子檔案資料收集管理工作，建立人事檔案信息資源庫，將教職工的基本情況、職務(wù)職稱情況、教學(xué)表現(xiàn)情況、學(xué)校培訓(xùn)情況以及其他情況上傳至信息資源庫中，切實(shí)將學(xué)校人事檔案中的現(xiàn)實(shí)記錄轉(zhuǎn)化為活的信息，實(shí)現(xiàn)教職工的個人檔案信息內(nèi)容及類別標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、動態(tài)化，有效施行動態(tài)管理，有利于實(shí)現(xiàn)人才信息資源的有效共性，便于計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)并定量分析學(xué)校人才隊(duì)伍，為領(lǐng)導(dǎo)決策提高有力依據(jù)，為學(xué)校人事部門提供可靠人才信息，從而提高檔案數(shù)據(jù)的利用率。與此同時，通過平臺開設(shè)檔案信息內(nèi)容展示及查詢服務(wù)，使檔案信息得以實(shí)現(xiàn)收、管、用的有機(jī)結(jié)合。

升級檔案信息集成管理模式，將學(xué)校人事檔案信息資源整合、重組，優(yōu)化人事檔案信息的服務(wù)結(jié)構(gòu)，利用人事檔案信息系統(tǒng)對教職員工的信息、薪酬、保險等各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、錄入、分析、提取、查詢等各項(xiàng)工作，并根據(jù)內(nèi)容及要求形成相應(yīng)的表格，為滿足檔案管理及使用者的需要，不斷升級并完善人事檔案管理信息系統(tǒng)，提升學(xué)校人事檔案信息資源開發(fā)利用的深度和廣度，以更為多樣化的人事檔案系統(tǒng)功能，更具個性化的檔案服務(wù)全面提升人事檔案管理的水平，為學(xué)校人事檔案管理的創(chuàng)新提供路徑。

3 結(jié) 語

科學(xué)合理且真實(shí)完整的學(xué)校人事檔案，能全面、準(zhǔn)確地反映學(xué)校教職工的教學(xué)能力、品德素質(zhì)、業(yè)績等，是學(xué)校開展人才資源開發(fā)、人才的選拔任用、人才培養(yǎng)及各項(xiàng)工作的有用依據(jù)?，F(xiàn)代學(xué)校人事檔案管理應(yīng)積極探索，大膽創(chuàng)新，通過完善學(xué)校人事檔案管理制度，加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理內(nèi)容建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代化學(xué)校人事檔案管理方式等，將人事檔案管理推上新的臺階。

主要參考文獻(xiàn)

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