姚勇

【摘要】檔案不僅是每一個(gè)企業(yè)的重要信息資源，更能夠在人力資源管理中發(fā)揮極其重要的作用。但是在當(dāng)前情況下，人事檔案管理工作的成效還不夠好，存在各類問題。本文從不同企業(yè)類型方面著手，基于現(xiàn)代人力資源管理視角，對(duì)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行剖析，針對(duì)每一個(gè)問題提出相應(yīng)的可行性解決方案，以期能夠提升該項(xiàng)工作的開展效果，促進(jìn)各企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；人力資源；管理

人事檔案管理工作作為每一個(gè)企業(yè)管理體系中的重要組成部分，能夠發(fā)揮很大的作用，對(duì)人力資源管理的發(fā)展有著非常重要的影響。在人力資源管理體系不斷發(fā)展的背景下，越來越多的人開始關(guān)注人事檔案管理的問題。但是，現(xiàn)行制度下不論是政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位還是公共管理部門，在人事檔案管理方面都存在不同程度的問題，不同的企業(yè)受到單位類型不同影響產(chǎn)生的問題也不盡相同。本文將從不同的方向?qū)@些問題進(jìn)行分析。

一、人事檔案在不同單位中的常見問題

（一）政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位。在政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位中，人事檔案主要存在的問題是：首先，內(nèi)容單一不全面。人事檔案一般是人事管理中長(zhǎng)期形成并記載的，包括了員工個(gè)人及家庭的基本情況和信息，能夠記錄個(gè)人的特殊才能、工作表現(xiàn)、道德品行和主要經(jīng)歷等，通過所在單位集中保存以備后期查閱。人事檔案中較為重要的內(nèi)容就是個(gè)人才能和工作表現(xiàn)的內(nèi)容，但是在很多政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位的人事檔案中，往往缺失最重要的部分，只有簡(jiǎn)單的人員簡(jiǎn)歷及自然情況。很多人事檔案對(duì)人員的工作表現(xiàn)、個(gè)人特點(diǎn)、業(yè)績(jī)情況等都沒有詳細(xì)的記錄，無法從檔案中看出個(gè)人特長(zhǎng)和特點(diǎn)，這樣的人事檔案無法提供有效的信息，便不能成為單位后期選拔人才的依據(jù)。其次，人事檔案的管理手段相對(duì)落后。在近些年現(xiàn)代化技術(shù)高速發(fā)展的背景下，人事檔案也有著規(guī)范化和科學(xué)化的要求。但是很多單位現(xiàn)階段對(duì)人事檔案的管理仍然處在傳統(tǒng)的管理方法中，檔案收集和管理不當(dāng)?shù)膯栴}時(shí)有發(fā)生，很多檔案分散甚至丟失，對(duì)人事考察的整體性有嚴(yán)重的影響，這樣的現(xiàn)狀無疑降低了人力資源的使用效果，無法適應(yīng)當(dāng)前的人力資源管理發(fā)展現(xiàn)狀。

（二）中小企業(yè)。一是人事檔案真實(shí)性差。與政府機(jī)關(guān)及事業(yè)單位不同的是，中小企業(yè)的人事檔案存在嚴(yán)重的失真性。尤其是近些年，隨著科技的發(fā)展，檔案造假更為便利，個(gè)人信息內(nèi)容偽造等問題更為嚴(yán)重。假學(xué)歷、假工作經(jīng)驗(yàn)、假年齡、假身份等問題在中小企業(yè)的人事檔案中頻頻出現(xiàn)。造成這種失真情況的原因主要有兩個(gè)，其一是中小企業(yè)的人事檔案管理人員不夠重視檔案管理工作，工作態(tài)度存在問題，對(duì)審查不夠細(xì)致和嚴(yán)格。其二是人事檔案管理人員普遍工作經(jīng)驗(yàn)少，管理水平有限，對(duì)信息的真?zhèn)纬潭入y以有效辨認(rèn)，面對(duì)虛假信息沒有有效的渠道進(jìn)行鑒定或驗(yàn)證，只能夠被動(dòng)的接收和錄入信息。這類虛假信息的存在嚴(yán)重影響了中小企業(yè)人力資源管理工作，不僅影響員工評(píng)估工作，更給企業(yè)發(fā)展帶來安全隱患。二是人事檔案缺失。中小企業(yè)的人事檔案缺失問題比較嚴(yán)重。受到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，終身雇傭制在中小企業(yè)中很少施行，頻繁的人員流動(dòng)使得員工用工時(shí)限縮短，對(duì)人事檔案管理工作帶來巨大的挑戰(zhàn)，加重的檔案管理難度也使得檔案缺失更易出現(xiàn)。部分企業(yè)受到能力限制甚至干脆不為員工建立人事檔案。這一現(xiàn)狀使得企業(yè)在用才、選才、識(shí)才方面存在安全隱患，亟待改善。

（三）大型國(guó)有企業(yè)。一是人事檔案時(shí)效性較差。受到我國(guó)國(guó)情的影響，我國(guó)的大型國(guó)有企業(yè)中，人事檔案管理方式與事業(yè)單位類似，管理內(nèi)容往往集中在對(duì)人員經(jīng)歷的記錄，這些檔案大都3-5年才整理一次，每次整理時(shí)不再審核檔案中已有的材料，而每次新加入的東西僅僅局限于一些工資變動(dòng)表格和績(jī)效考核表格，材料程式化嚴(yán)重，能夠反映人員現(xiàn)狀的材料較少，難以為企業(yè)管理者提供足夠有價(jià)值的信息。二是人事檔案管理技術(shù)水平相對(duì)落后。我國(guó)的大多數(shù)國(guó)有企業(yè)普遍沿用了傳統(tǒng)的人事檔案管理方法，以紙質(zhì)的方式存放和管理，依然沒有形成數(shù)字化的管理模式。這些企業(yè)受到其自身特點(diǎn)影響，全國(guó)各地的分公司較多，人員崗位變動(dòng)較多，很多人員需要跨城市調(diào)配，當(dāng)人員離開所在城市后檔案卻仍然留在原城市，人檔分離的問題給檔案的查找和存放帶來嚴(yán)重困擾，也浪費(fèi)了很多財(cái)力物力。

（四）外資企業(yè)。一是忽視人事檔案管理。外資企業(yè)也是當(dāng)前各類企業(yè)中的龐大分支，外資企業(yè)與其他企業(yè)不同，其對(duì)人員的考核往往更注重績(jī)效，因此更多的關(guān)注人員招聘和培訓(xùn)，對(duì)人員的人事檔案沒有給予足夠的重視，僅存的檔案大都以紙質(zhì)為主，有些企業(yè)甚至沒有紙質(zhì)檔案，直接將人員檔案委托給有關(guān)機(jī)構(gòu)保存。由此可見，外資企業(yè)的人力資源管理上存在忽視人事檔案管理工作的問題。二是輕視人事檔案管理人員。外資企業(yè)當(dāng)前還普遍存在的問題是，盡管其對(duì)人才和人力資源比較重視，但是卻對(duì)從事檔案管理的人員沒有足夠的關(guān)注，在外資企業(yè)從事檔案管理的人員大都職位和薪資較低，都是人力資源部門中最低層次的人員，在企業(yè)發(fā)生重組或重大變動(dòng)時(shí)，會(huì)被最先裁減。因此，外資企業(yè)中從事人事檔案管理的人員在不斷減少，人員流動(dòng)性對(duì)其工作積極性和整體工作水平產(chǎn)生了影響。

二、解決人事檔案管理問題的策略

（一）改變觀念，提高重視。從上文的分析中能夠看出，各類企業(yè)中出現(xiàn)人事檔案管理問題時(shí)，往往都是受到思想觀念的影響，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者未能夠重視人事檔案管理人員及工作是主要原因。如果能將人事檔案管理工作提升到戰(zhàn)略層面上，（下轉(zhuǎn)第188頁）（上接第180頁）便可以通過人事檔案為企業(yè)決策者提供更加客觀的依據(jù)，幫助管理者對(duì)員工能力、素質(zhì)及特點(diǎn)進(jìn)行更為綜合的分析。

（二）加強(qiáng)時(shí)效性和真實(shí)性。傳統(tǒng)的人事檔案普遍將重點(diǎn)放在對(duì)個(gè)人的歷史記錄上，每次整理檔案的間隔時(shí)間較長(zhǎng)，因此出現(xiàn)失真的可能性很大?，F(xiàn)代檔案管理應(yīng)當(dāng)徹底改變這一現(xiàn)狀，縮短檔案整理的時(shí)間間隔，不斷增加個(gè)人近期情況和綜合評(píng)定，合理拓展存檔范圍，將個(gè)人可公開的信息進(jìn)行分類，存儲(chǔ)并補(bǔ)充最新信息，確保檔案得到及時(shí)的更新。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)盡可能保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性，在進(jìn)行檔案錄入時(shí)嚴(yán)格審核內(nèi)容的可靠性，不能讓檔案形同虛設(shè)。

（三）采取先進(jìn)手段進(jìn)行現(xiàn)代化管理。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，陳舊的管理模式對(duì)人事檔案管理工作產(chǎn)生著嚴(yán)重的影響，因此應(yīng)當(dāng)盡可能的采用最先進(jìn)的科技手段，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化和一體化，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介人事檔案，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，在企業(yè)內(nèi)部開發(fā)數(shù)據(jù)平臺(tái)，形成資源共享。

三、結(jié)論

人事檔案作為我國(guó)人才的重要信息來源，是整個(gè)社會(huì)公共信息的重要組成部分。它通過社會(huì)載體，對(duì)國(guó)家人才進(jìn)行分門別類，是國(guó)家或企業(yè)知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案為人力資源管理提供可靠的人才資源和信息，成為選拔人才和重用人才的依據(jù)，為人力資源管理的發(fā)展帶來動(dòng)力。在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，企業(yè)人事檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，把檔案工作延伸到企業(yè)發(fā)展的最前沿，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)人力資源發(fā)展。

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