韓艷琴

【摘要】筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理以及知識(shí)管理之間存在的區(qū)別與聯(lián)系開展了探討，并針對(duì)知識(shí)管理視角下檔案管理模式的構(gòu)建提出了自己的思考和建議。

【關(guān)鍵詞】知識(shí)管理；視角；檔案管理；構(gòu)建

不管是在哪一個(gè)行業(yè)，開展知識(shí)管理最直接的效用就是能夠?qū)⒏嗟闹腔奂衅饋?，?shí)現(xiàn)隱性知識(shí)以及顯性知識(shí)之間的互通共享，最終達(dá)到增強(qiáng)某一個(gè)組織反應(yīng)能力以及創(chuàng)新能力的目的。一般來說，知識(shí)管理的內(nèi)容主要有以下幾方面的內(nèi)容：一是知識(shí)庫(kù)的建立，二是內(nèi)部知識(shí)環(huán)境的建立，三是職員之間進(jìn)行知識(shí)的溝通交流，四是知識(shí)資產(chǎn)管理。筆者在文中以企業(yè)為分析對(duì)象，闡述了知識(shí)管理視角下檔案管理模式的構(gòu)建。

一、知識(shí)管理和檔案管理兩者間存在的差異

首先是兩者之間管理對(duì)象上的差異。知識(shí)就是知識(shí)管理的對(duì)象，除了我們經(jīng)常接觸的顯性知識(shí)外，還包括隱性知識(shí)。這兩種知識(shí)在企業(yè)中并不是一個(gè)很多、一個(gè)很少的狀態(tài)，而是相對(duì)平衡的，因此都應(yīng)該被重視。而實(shí)物以及文檔則是檔案管理的對(duì)象，這兩個(gè)對(duì)象都?xì)w納為顯性知識(shí)的其中一部分內(nèi)容。其次是兩者使用工具上的差異。檔案管理通常是工作人員根據(jù)類別進(jìn)行歸檔以及提供利用，而知識(shí)管理的實(shí)用工具則種類更多。再次是兩者間IT應(yīng)用的側(cè)重方面的差異性。IT在檔案管理中的應(yīng)用，是為了歸檔存儲(chǔ)更加規(guī)范，管理起來更加簡(jiǎn)便。而IT在知識(shí)管理中的應(yīng)用，突出的則是知識(shí)的使用功能，可以說是對(duì)知識(shí)的信息化進(jìn)行了更高層次的升華。此外，兩者間的管理的特點(diǎn)以及管理的手段也存在較大的差異。

二、知識(shí)管理視角下檔案管理模式的構(gòu)建的建議

（一）對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)字化管理。公司運(yùn)行過程中新出現(xiàn)的文件，比如投資經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)中形成的重要的來往文件等，都要進(jìn)行分類整理，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一歸檔存到控制平臺(tái)信息系統(tǒng)里。要注意糾正一些員工以往形成的開展工作時(shí)不注意歸檔文件或者不注意將文件存到文控系統(tǒng)中的做法，做到將所有具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行數(shù)字化管理。對(duì)于存量文件，比如一些非數(shù)字化的文件，這類文件無法通過內(nèi)容進(jìn)行檢索，我們可以對(duì)其進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)化成電子文件進(jìn)行存檔。對(duì)所有數(shù)字化的文件都要進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一的編碼儲(chǔ)存，將一些重要的屬性信息標(biāo)記好，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化。

（二）創(chuàng)建智能搜索引擎。為了方便企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)員工有效利用存儲(chǔ)的文件資料，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值，我們可以再組織內(nèi)部建立一個(gè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)員工專用的搜索引擎，可以對(duì)企業(yè)進(jìn)行“百度”，這樣用戶就可以迅速通過搜索引擎獲取知識(shí)或者檔案。有了搜索引擎功能，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)組織整理歸檔的大量數(shù)據(jù)開展檢索，特別是對(duì)一些掃描檔案以及非結(jié)構(gòu)化文件的內(nèi)容進(jìn)行搜索，這些前人積累下來的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)就可以被更多人重復(fù)利用。

（三）建立知識(shí)庫(kù)。一是解決核心知識(shí)是什么的問題。通常來說，每個(gè)組織都會(huì)有自己的不同種類的知識(shí)，我們將這些知識(shí)根據(jù)內(nèi)涵進(jìn)行分類可以分為一般類知識(shí)與核心類知識(shí)。若是根據(jù)類型進(jìn)行區(qū)分，則分為三大類，即專門類、文書類以及特種類。若是根據(jù)知識(shí)形態(tài)可以分為兩類，若是根據(jù)企業(yè)層次也有明晰的五種分類。但是我們?cè)趯?shí)際的知識(shí)管理工作中，并不需要對(duì)所有種類的知識(shí)都進(jìn)行管理。因此，在構(gòu)建知識(shí)庫(kù)的時(shí)候一定要首先認(rèn)識(shí)到要管理的知識(shí)類型以及價(jià)值是在哪方面，有所側(cè)重。第二是合理控制知識(shí)產(chǎn)出，牢牢掌握產(chǎn)出知識(shí)結(jié)構(gòu)。若是做不到結(jié)合組織中的所有的流程與崗位進(jìn)行分析，則想實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享是存在很大難度的。做不到這一步，即使是有知識(shí)“產(chǎn)出”，這些知識(shí)的質(zhì)量也難以保證。第三是科學(xué)組織知識(shí)，多方式展示知識(shí)。通常來說，工作中產(chǎn)生的知識(shí)量很多，但是也非常零散，所以我們要對(duì)這些知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)化整理。開展知識(shí)庫(kù)構(gòu)建工作的時(shí)候，要對(duì)這些知識(shí)開展初步的收集、整理，再進(jìn)行分門別類，緊接著還要將知識(shí)入庫(kù)，由相關(guān)的管理人員對(duì)它們進(jìn)行進(jìn)一步的審核與標(biāo)準(zhǔn)化處理才能成為知識(shí)庫(kù)的資源。第四是提高知識(shí)的利用率，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的合理評(píng)估。知識(shí)雖然是一種資源，但是從知識(shí)自身的屬性來分析，它實(shí)際上是沒有使用價(jià)值的。只有當(dāng)我們把知識(shí)加以利用，這些知識(shí)才擁有了使用價(jià)值。反觀我們現(xiàn)在很多組織雖然建立了知識(shí)庫(kù)，但是知識(shí)庫(kù)的價(jià)值卻并沒有發(fā)揮出來，造成這種情況主要是由于這些知識(shí)和組織具體的業(yè)務(wù)之間沒有關(guān)聯(lián)，我們要做的是從一個(gè)知識(shí)使用者的角度出發(fā)，對(duì)用戶的實(shí)際需求開展全面的、綜合的分析，比如我們要求某些崗位的員工達(dá)到某種水平的工作能力，他應(yīng)當(dāng)具備什么方面的知識(shí)，另一方面還要對(duì)這些知識(shí)的表達(dá)手段一并考慮。第五是以創(chuàng)新提升知識(shí)質(zhì)量。要更好地管理檔案，最大程度地利用這些知識(shí)，不僅需要組織的重視，更需要員工的參與。因此，有必要建立一套激勵(lì)機(jī)制，引導(dǎo)、鼓勵(lì)員工參與到知識(shí)的整合和提煉活動(dòng)中，我們要做的至關(guān)重要的一項(xiàng)工作就是讓員工明白共享知識(shí)的必要性和意義。有了一個(gè)完善的工作機(jī)制，在機(jī)制運(yùn)行的過程中會(huì)慢慢培養(yǎng)出知識(shí)共享的認(rèn)識(shí)和文化形態(tài)，如此一來，組織的知識(shí)管理就更容易形成常態(tài)化。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，組織只有將檔案管理當(dāng)成知識(shí)利用的重要途徑，以知識(shí)管理的視角開展檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)知識(shí)更大程度的利用。

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