李建梅

【摘要】當世界邁入信息化時代，知識與信息已經(jīng)成為了一種重要的資源，這就要求檔案管理必須擁有更高的儲存與處理信息能力，進而為社會提供更好的檔案服務。而要實現(xiàn)這一點，其中最有效的途徑就是數(shù)字化檔案管理工作，但這項工作畢竟是一項龐大而復雜的系統(tǒng)工程，需要一個長期且艱巨的過程。因此，本文試圖研究探討做好數(shù)字化檔案管理工作的對策與途徑，希望能借此對我國數(shù)字化檔案管理工作提供一點助益。

【關鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；研究探討

伴隨時代的不斷發(fā)展進步，如今檔案管理工作數(shù)字化已經(jīng)成為檔案信息資源更好得到開發(fā)與利用的前提與基礎，并在這個發(fā)展的過程中取得了一定的進步與成績。但是我們還需要清楚地看到，面對浩如煙海的館藏傳統(tǒng)檔案資料，數(shù)字化檔案管理工作已經(jīng)成為一項浩大且艱巨的工程，作為檔案管理人員應當在充分認識到數(shù)字化檔案管理工作重要意義的前提下，積極應對數(shù)字化檔案管理工作所帶來的種種挑戰(zhàn)和考驗，積極探索做好數(shù)字化檔案管理工作的對策與途徑，使檔案信息資源更好地為促進社會發(fā)展進步而服務。

一、數(shù)字化檔案管理工作的重要作用

數(shù)字化檔案管理工作的重要作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）有助于檔案原件的保護。首先，當紙質(zhì)檔案實現(xiàn)了數(shù)字化后，就可以實現(xiàn)數(shù)字化副本的保存與使用，避免了頻繁使用紙質(zhì)檔案，這能夠有效保護檔案原件。其次，紙質(zhì)檔案伴隨年代的推移可能因字跡模糊或紙質(zhì)污損而出現(xiàn)不易辨認的情況，而數(shù)字化檔案則能夠使得檔案信息有效保持完整。最后，數(shù)字化檔案還能夠?qū)堎|(zhì)圖片檔案運用現(xiàn)代技術進行修復，避免紙質(zhì)圖片檔案因為自然老化的原因而失真。

（二）有助于節(jié)省檔案存儲空間。傳統(tǒng)檔案作為紙質(zhì)文件，其管理與儲存都需要大量的空間，當數(shù)字化檔案管理運用先進的數(shù)字化存儲技術來儲存檔案資源后，將大大降低檔案所占有的空間，而且數(shù)字化檔案后，存儲量將變得更大，具有更強的安全性和通用性。還能夠有效避免紙質(zhì)檔案在存儲過程中可能出現(xiàn)的各種損壞、損毀危險。

（三）有助于減少檔案管理成本。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于是紙質(zhì)檔案文件，因此檔案的錄入、歸類、存檔、借閱等各項日常管理工作都需要手工管理，不僅工作效率低，而且管理也存在著諸多困難。而伴隨數(shù)字化檔案管理進程的日漸加深，檔案的管理與利用也變得更加智能化，檔案管理者和利用者可以輕松憑借智能化的檢索方式快速找到所需要的檔案資料。

（四）有助于檔案資源的共享。傳統(tǒng)檔案由于其儲存載體以及存儲方式的原因，使得各地檔案資料都存在“信息孤島”的情況，而數(shù)字化檔案后，則可以憑借互聯(lián)網(wǎng)突破時空限制，實現(xiàn)檔案信息的異地共享，增強檔案的使用價值和傳播范圍。

二、做好數(shù)字化檔案管理工作的對策與途徑

（一）構建完善數(shù)字化檔案管理制度。為了進一步提高數(shù)字化檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，構建健全完善的數(shù)字化檔案管理制度是一個有效途徑之一。各個檔案管理部門應當切實結合自身數(shù)字化檔案管理工作實情，從實際出發(fā)對現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理制度予以健全完善，以構建出一套更加科學合理的管理制度，并在制度的運行過程中不斷考證、不斷實踐，針對出現(xiàn)的問題以及不足不斷加以完善。健全完善的數(shù)字化檔案管理制度應當包括數(shù)字化檔案收集制度、數(shù)字化檔案歸檔制度、數(shù)字化檔案保管制度，以及制定數(shù)字化檔案歸檔范圍、數(shù)字化檔案保管期限等規(guī)定，還需要將這些制度與規(guī)定納入檔案管理人員的崗位考核中去，進一步強化檔案管理人員的崗位責任意識以及對制度和規(guī)定的執(zhí)行力度，確保數(shù)字化檔案能夠按照規(guī)定的流程得到規(guī)范化的管理。

（二）規(guī)范數(shù)字化檔案的利用方式。對于數(shù)字化檔案的利用應當額外制定相關查、借閱利用制度，不能無原則，當利用者需要查閱利用數(shù)字化檔案的時候，必須滿足借閱、利用制度的相關規(guī)定。比如根據(jù)數(shù)字化檔案內(nèi)容的密級層次對借閱、利用人員進行相關規(guī)定，不符合查、借閱規(guī)定的人員不能借閱、利用數(shù)字化檔案。還有就是針對檔案內(nèi)容不是開放的電子檔案，不能提供拷貝借閱、利用方式，而且查、借閱人員需要處于有效的監(jiān)控下進行。為了確保數(shù)字化檔案在共享過程中的網(wǎng)絡安全性，檔案管理部門還應當對含有密級信息的電子檔案予以加密處理并定期或不定期更改“密鑰”，有效保障數(shù)字化檔案的安全，同時也避免借閱、利用人員誤操作對電子檔案造成損壞或者更改檔案內(nèi)容。此外，伴隨數(shù)字化檔案管理工作的加深，相信數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)容量也會不斷增加，從而給儲存設備帶來儲存壓力，而且伴隨時間的推移，檔案的檢索利用效率將逐漸降低，此時可以根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的訪問頻率來管理檔案數(shù)據(jù)，對各種數(shù)字化檔案進行分級存儲，在滿足檔案利用者需求的同時，也能夠最大程度降低數(shù)字化檔案的存儲成本。

（三）實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包。為了節(jié)約檔案數(shù)字化工作成本、提升工作效率，檔案管理部門可以考慮將紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的檔案數(shù)字化服務公司。首先，檔案管理部門應當根據(jù)自己的實際需求，嚴格評估和審核外包商的業(yè)務能力和技術能力，選擇信譽好、業(yè)務能力強的服務商。其次，檔案原件在移交數(shù)字化加工單位前，由檔案部門工作人員預先清點、檢查、登記，確定需要數(shù)字化加工的檔案案卷。檔案原件必須嚴格按照檔案管理要求，履行出入庫手續(xù)和交接手續(xù)。在檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中，必須有檔案部門工作人員在場進行全程監(jiān)督，及時解決生產(chǎn)加工中出現(xiàn)的問題，排除泄密隱患，與承擔檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工單位簽訂保密協(xié)議，明確數(shù)字化加工單位的保密義務和責任，并要求數(shù)字化加工單位必須與從事檔案數(shù)字化加工的人員簽訂保密協(xié)議，檔案數(shù)字化工作人員必須提供無犯罪證明，明確工作人員的保密義務和責任。再次，檔案部門工作人員應根據(jù)工作進度，不定期對已完成數(shù)字化加工的檔案原件進行抽樣檢查，確保檔案原件準確、完好。最后，檔案數(shù)字化加工完成后，數(shù)字化加工單位應當將生產(chǎn)加工的檔案原件、檔案數(shù)字化信息及其存儲介質(zhì)全部移交給檔案部門，不得擅自復制或留存，并辦理移交手續(xù)。例如：2014年開遠市檔案館開始按照“分批實施、逐步完善”的原則，采用招投標形式將檔案數(shù)字化項目外包給云南蘭臺商貿(mào)有限公司，對館藏檔案進行全文數(shù)字化掃描和數(shù)據(jù)掛接，建立全文數(shù)據(jù)庫。開遠市檔案館按照社會利用面廣、利用率高和更具有利用價值的原則優(yōu)先對這些檔案進行全文數(shù)字化錄入。開遠市檔案館第一批錄入條目38543條、掃描604597頁；第二批錄入條目139050條、掃描648514頁，今年繼續(xù)做第三批。通過檔案數(shù)字化有效改變了檔案利用的現(xiàn)狀，更好地為社會提供高效便捷的服務，也標志著檔案管理工作向規(guī)范化、數(shù)字化、信息化建設邁出了一大步。

（四）宏觀層面設計數(shù)字化檔案管理與保存方案。在全國各級檔案管理部門如火如荼開展數(shù)字化檔案管理工作的形勢背景下，各自為政的數(shù)字化檔案管理模式也潛藏著諸多風險。而在各種計算機信息技術以及存儲設備層出不窮、日新月異的當下，是否可以考慮利用新的技術對檔案數(shù)字化產(chǎn)生的巨量數(shù)據(jù)進行管理與保存，以及各地各自為政的數(shù)字化檔案管理模式存在的種種弊端，這是需要檔案行政主管部門牽頭研究的項目。比如云計算這種先進的數(shù)據(jù)管理與存儲方式目前已經(jīng)在許多行業(yè)獲得了廣泛的應用，因此是否能夠考慮在一定的行政區(qū)域中利用云計算建立一個檔案數(shù)據(jù)管理中心，將各地分散投入、分散的數(shù)字化檔案整合在一起，再借助更先進的管理方式，更強大的技術力量，更優(yōu)越的設備條件，使得數(shù)字化檔案管理工作邁上一個新的臺階。

三、結語

在信息化時代背景下，各個檔案管理部門在進行數(shù)字化檔案管理的過程中，要充分認識到數(shù)字化檔案管理工作對于檔案資源管理、儲存以及利用等各個方面的重要作用，從構建完善數(shù)字化檔案管理制度、規(guī)范數(shù)字化檔案的利用方式、實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包等方面入手，不斷提高數(shù)字化檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，加快推進檔案信息化建設進程。

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