徐晶

【摘 要】隨著社會經濟不斷發(fā)展，人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性愈發(fā)突出，直接影響著企業(yè)自身的經營發(fā)展。信息時代背景下，企業(yè)人事檔案管理涉及的工作內容更加復雜、多樣，不僅增加了人事檔案管理的實際工作量，并且提高了對于人事企業(yè)管理工作的實際要求。但就企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀而言，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的實際發(fā)展需求。筆者從企業(yè)人事檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀入手，就其工作提高措施，發(fā)表幾點看法，以供相關人員參考。

【Abstract】With the continuous development of social economy， the importance of personnel file management in enterprise development is becoming more and more prominent， directly affects the development of enterprise's own business. Under the background of information age， the content of enterprise personnel file management is more complex and diverse， which not only increases the actual workload of personnel file management， but also improves the actual requirements for the management of personnel enterprises. But as far as enterprise personnel file management is concerned， it can not meet the actual development needs of modern enterprises. The author starts with the current situation of enterprise personnel file management， and puts forward some opinions on how to improve the management of personnel files for reference.

【關鍵詞】企業(yè)；人事檔案管理；重要性；提高措施

【Keywords】enterprises； personnel file management； importance； measures to improve

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0125-02

1 現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理常見問題分析

1.1 對于企業(yè)人事檔案管理不夠重視

雖然人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中占據重要地位，但其并不會產生直接、明顯的經濟效益，故而一些中小型企業(yè)及少數大型企業(yè)不重視人事檔案管理工作，不能認識到人事檔案管理背后的實際意義，從而導致人員配置缺失、設備配置不到位、檔案管理混亂等一系列問題，嚴重阻礙著企業(yè)人事檔案管理工作的良性發(fā)展。

1.2 人事檔案管理模式落后

改革開放以后，我國進入社會經濟快速發(fā)展時期，各類中小型企業(yè)紛紛成立，市場經濟逐漸發(fā)展完善，相應增加了企業(yè)人事檔案管理的工作內容，并提高了對于企業(yè)人事檔案管理的實際要求。但目前我國企業(yè)相關人事檔案管理工作，仍以紙質檔案和人工管理的傳統(tǒng)管理模式為主，工作效率低，檔案管理質量差，并且受紙質檔案自身局限性影響，檔案信息有效利用率較低，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)的實際發(fā)展需求。

1.3 管理機制靈活性不足

現(xiàn)代企業(yè)管理理念中，人才資源占據重要地位，直接決定了企業(yè)的市場競爭力和企業(yè)的未來發(fā)展，增加了企業(yè)對于優(yōu)秀人才的實際需求，促進了企業(yè)用人方式的靈活發(fā)展。這種環(huán)境背景下，企業(yè)員工的流動性大大增加，給人事檔案管理工作帶來巨大的工作困難和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式較為僵化、靈活性差，面對目前越來越靈活的企業(yè)用人模式，表現(xiàn)出較為明顯的不適應性和局限性，無法發(fā)揮人事檔案管理工作的實際效用。

2 人事檔案管理對于現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要性分析

2.1 企業(yè)發(fā)展層面的重要性分析

人事檔案管理作為企業(yè)人力資源管理的重要組成，在企業(yè)發(fā)展中占據重要地位，企業(yè)管理者需要通過人事檔案管理工作進行專業(yè)性的數據分析，從而深入了解企業(yè)員工的發(fā)展狀況，并對內部員工綜合能力、專業(yè)素質做出客觀準確的評價，從而提高企業(yè)發(fā)展決策的科學性和實效性。就企業(yè)人才招聘而言，科學、系統(tǒng)的人事檔案管理可以為企業(yè)提供更具價值的招聘參考信息，從而幫助企業(yè)快速完成招聘，提高員工招聘效率和質量[1]。

2.2 個人發(fā)展層面的重要性分析

對于企業(yè)員工而言，企業(yè)人事檔案即等同于其個人的職工檔案，其中詳細記錄著員工在企業(yè)工作各個階段的工作表現(xiàn)，既是員工職業(yè)生涯的真實記錄，也是員工個人發(fā)展規(guī)劃的重要參考。隨著企業(yè)用人方式越來越靈活、多樣，對于企業(yè)人事檔案管理提出了更高的要求，客觀要求企業(yè)加強自身人事資源管理，以協(xié)調員工與企業(yè)的發(fā)展關系，實現(xiàn)企業(yè)與員工間的共贏發(fā)展。

3 企業(yè)加強自身人事檔案管理工作的有效措施分析

3.1 提高對內部人事檔案管理的工作重視

人事檔案是一種獨立的檔案資料，通常由員工檔案、干部檔案等內容組成，人事檔案詳細、真實地反映出員工個人的職業(yè)歷史和工作現(xiàn)狀，是企業(yè)了解員工信息及企業(yè)招聘決策的重要信息參考，在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中具有重要作用。因此，企業(yè)管理者需全面重視內部人事檔案管理工作，并將其作為公司發(fā)展重點工作，與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展相關聯(lián)，以充分發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理的實際效用，促進企業(yè)經濟效益的穩(wěn)定發(fā)展。

3.2 創(chuàng)新認識檔案管理理念和管理模式

傳統(tǒng)觀念下，企業(yè)普遍將人事檔案資料視作為一種過期的文件資料，并不能認識到人事檔案管理工作的內在價值，管理觀念落后導致檔案管理規(guī)范性差，且缺乏對于人事檔案信息價值的深度挖掘。新時代背景下，企業(yè)需積極創(chuàng)新自身人事檔案管理理念，充分認識并重視信息資源對于企業(yè)發(fā)展的重要性，為各項人事資源管理提高措施的有效落實，奠定扎實的基礎。

從檔案管理模式的角度分析，企業(yè)應全面推動人事檔案管理的信息化建設發(fā)展，通過信息技術、計算機技術以及互聯(lián)網技術等先進技術的應用融入，提高人事檔案管理的工作效率和質量，進而深度挖掘人事檔案內在價值，促進企業(yè)進一步發(fā)展。首先，企業(yè)應在傳統(tǒng)紙質檔案基礎上，構建員工電子檔案系統(tǒng)，利用現(xiàn)代計算機設備實現(xiàn)基礎的信息化管理功能，從根本上改變檔案管理的查詢及編輯模式，提高信息的傳遞效率；其次，企業(yè)應在電子檔案基礎上，擴展員工個人信息平臺，及時上傳員工個人工作信息，如工作考核、工作成果、獎懲等，以提高人事檔案管理的時效性和針對性；最后，企業(yè)需科學規(guī)范人事檔案管理工作流程，重點加強對電子人事檔案安全的管理和保障，避免企業(yè)內部人事檔案資料遭到泄露和篡改[2]。

3.3 完善企業(yè)人事檔案管理制度

系統(tǒng)、完善的制度是人事檔案管理工作質量提高的基礎保障，企業(yè)應從人事檔案管理發(fā)展需求和企業(yè)員工基本特征入手，結合人事檔案管理信息化建設發(fā)展需求，對原有人事檔案管理制度進行補充和完善，確保企業(yè)人事檔案管理的每一項工作操作均“有理可依，有章可循”，從而規(guī)范人事檔案管理行為，落實人事檔案管理優(yōu)化措施要求，提高人事檔案管理工作的針對性和科學性，促進企業(yè)經營管理效益的良性增長。

4 結語

綜上所述，人事檔案管理是一項系統(tǒng)、復雜的工作，隨著社會經濟不斷發(fā)展，企業(yè)用工形式愈發(fā)靈活，對人事檔案管理提出了更高的標準要求。這種環(huán)境背景下，企業(yè)管理者需積極創(chuàng)新自身管理理念，提高對人事檔案管理工作的重視，增加對其的資源投入，加速其信息化管理建設，從而提高企業(yè)人事檔案管理工作效率，規(guī)范人事檔案管理流程，促進企業(yè)的進一步發(fā)展。

【參考文獻】

【1】馮小蓉.新時期企業(yè)人事檔案管理重要性及策略研究[J].蘭臺世界，2013（S4）：125-126.

【2】馬靜.加強企業(yè)人事檔案管理的幾點思考[J].中國商論，2016（21）：100-101.