閆向前

【摘要】本文從醫(yī)院檔案信息化管理的內(nèi)涵出發(fā)，從保存難、管理查詢難、利用率低等幾個(gè)方面分析了傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，提出了醫(yī)院檔案管理信息化的具體措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；信息化

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化正成為一種發(fā)展趨勢(shì)，這也是低碳經(jīng)濟(jì)時(shí)代的必然要求。由于醫(yī)院自身特點(diǎn)，每天產(chǎn)生大量的檔案信息，如病歷檔案、處方檔案、各種影像資料及其他的各種管理文件。如何將現(xiàn)代信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與醫(yī)院檔案管理相結(jié)合，加快檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是新形勢(shì)下各級(jí)醫(yī)院所要面對(duì)的新任務(wù)、新課題和新機(jī)遇。

一、醫(yī)院檔案信息化管理的內(nèi)涵

醫(yī)院檔案由管理文件、會(huì)議記錄、各類報(bào)表、病歷檔案化驗(yàn)單據(jù)以及各種影像資料等構(gòu)成。由于醫(yī)院檔案具有原始記錄、價(jià)值保留、隨時(shí)查詢、增值效用等功能，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策支持和科研人員科研工作的重要參考依據(jù)，也是反映醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量、管理水平，為病人健康提供具有法律效應(yīng)的有效司法依據(jù)。醫(yī)院檔案信息化管理是指通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段提高檔案工作的現(xiàn)代化管理與利用服務(wù)水平，使醫(yī)院檔案信息資源管理逐步擺脫傳統(tǒng)的手工處理方式，內(nèi)容包括兩個(gè)方面：一是應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用，對(duì)檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進(jìn)行高效的管理，以提高醫(yī)院管理效率。二是用信息流來調(diào)控檔案物流，最終實(shí)現(xiàn)“無紙化”管理，促進(jìn)管理創(chuàng)新。實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)化和檔案工作的信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)和信息資源社會(huì)共享，是檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的必然選擇和重要前提。

二、醫(yī)院檔案信息化管理的必要性

（一） 保存難。儲(chǔ)存醫(yī)院檔案?jìng)鹘y(tǒng)的做法是以紙質(zhì)為主要的存儲(chǔ)介質(zhì)，部分以磁帶、影像帶、膠片為介質(zhì)和部分電子文檔資料。這些存儲(chǔ)介質(zhì)很容易出現(xiàn)發(fā)黃、霉變、破損、受潮等問題，所以難以永久保存和備份。并且隨著數(shù)量的不斷增加，需要越來越多的存儲(chǔ)空間，無形中增加了醫(yī)院維護(hù)和管理成本。

（二） 管理、查詢難。目前很多醫(yī)院仍沿用了傳統(tǒng)的以人工為主的檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案資料查詢的流程是：查作者，到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案號(hào)信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)，查閱非常耗時(shí)、耗力。一些檔案經(jīng)過反復(fù)查閱后，受到破損，有的甚至遺失，造成檔案管理上的困難。

（三）利用率低。紙質(zhì)檔案具有易損壞、低效率、不便于統(tǒng)計(jì)和查詢等問題，這些問題使檔案的利用率顯著降低。在醫(yī)院檔案信息方面，各種處方用藥以及藥效、藥的配伍、藥的副作用都具有統(tǒng)計(jì)意義，單純用人工查閱這些原始資料，然后統(tǒng)計(jì)這些信息，工作量太大了，而對(duì)于科研工作者來說，利用醫(yī)院這些檔案資源，開發(fā)新藥，提高療效，減少藥的副作用又具有重要的意義，因此，為提高檔案利用率，必須進(jìn)行醫(yī)院檔案數(shù)字信息化建設(shè)。

三、做好檔案管理信息化的措施與方法

（一）要提高認(rèn)識(shí)。信息時(shí)代來臨，醫(yī)院檔案管理信息化是發(fā)展必然趨勢(shì)。雖然大中型醫(yī)院不同程度地實(shí)行了管理的信息化，從病人的掛號(hào)到門診、急診、入院、出院、用藥、結(jié)賬都實(shí)行了網(wǎng)絡(luò)化管理，醫(yī)院的管理進(jìn)入了全新的信息化管理模式。但在醫(yī)院檔案信息化管理方面，還沒有形成共識(shí)，沒有建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，沒有意識(shí)到醫(yī)院檔案信息的巨大價(jià)值。各個(gè)醫(yī)療單位往往從自身的利益出發(fā)，檔案信息沒有進(jìn)入共享，很多從事藥學(xué)研究的科研人員無法得到這些有用的信息，大部分檔案工作只局限于簡(jiǎn)單的錄入、查詢和提供利用等傳統(tǒng)模式，阻礙了檔案信息開發(fā)利用。

（二）重視現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)?，F(xiàn)代化檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的保證。檔案信息化建設(shè)涉及的技術(shù)性較強(qiáng)，需要既掌握檔案管理知識(shí)，又通曉計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。目前大部分醫(yī)院對(duì)檔案工作不夠重視，檔案工作人員都是一身多職，缺乏檔案管理知識(shí)，也缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，這種狀況阻礙了檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開展。為積極適應(yīng)信息技術(shù)革命和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，必須加快優(yōu)化檔案工作隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)。對(duì)年輕人員，要采用各種措施，多途徑、多形式地對(duì)其進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等基礎(chǔ)課培訓(xùn)。對(duì)于大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)，要制定信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標(biāo)，爭(zhēng)取政府和上級(jí)部門的支持，加大投入，多途徑多層次吸引、培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理專業(yè)型人才，做好人才儲(chǔ)備工作，抓好檔案管理工作基礎(chǔ)，使醫(yī)院檔案管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階，創(chuàng)造更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中軟件和硬件的配套工作。建立相對(duì)穩(wěn)定的檔案信息化管理體系，這是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向信息化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。

（四）引入商業(yè)運(yùn)作模式。由于檔案信息化建設(shè)需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，對(duì)醫(yī)院來說，投入產(chǎn)出不成比例，因此醫(yī)院在這方面積極性不高。但考慮到醫(yī)院檔案信息的巨大開發(fā)利用價(jià)值，除了爭(zhēng)取政府、社會(huì)的資金支持以外，還可以引入商業(yè)化運(yùn)作模式，將醫(yī)院檔案信息作某些技術(shù)處理后，開發(fā)成數(shù)據(jù)庫，向社會(huì)其他機(jī)構(gòu)公開發(fā)售，以獲得后繼開發(fā)資金，維持醫(yī)院檔案信息化管理的日常運(yùn)轉(zhuǎn)。

信息化技術(shù)正深入影響社會(huì)的方方面面，改變著人們的生活方式，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步，加快醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，提高醫(yī)院檔案利用效率，使之更好地為人們服務(wù)。