周霞

摘要：新《食品安全法》頒布實施以來，對食品企業(yè)檔案、刻錄管理要求更加嚴格，其在企業(yè)發(fā)展中的重要作用日益凸顯。注重對食品企業(yè)檔案記錄的管理，已經(jīng)成為食品企業(yè)守法合規(guī)發(fā)展的重要內容，是促進企業(yè)長遠發(fā)展的重要保障。文章從食品企業(yè)檔案記錄管理的現(xiàn)狀出發(fā)，探析目前食品行業(yè)檔案記錄管理存在的問題和不足，并在此基礎上，提出了加強食品企業(yè)檔案管理的建議措施。

關鍵詞：食品企業(yè)；檔案記錄；管理體制

近年來，我國食品行業(yè)發(fā)展迅猛，全行業(yè)平均增速始終高于全國GDP年增長率。而隨著新《食品安全法》2015年10月1日正式施行以來，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程控制、原輔料采購驗收、食品檢驗等提出了更高要求，強調企業(yè)要全面履行主體責任，同時更吸收借鑒了國外最新做法，參考了ISO9000、22000等先進管理體系的規(guī)定，對食品企業(yè)的檔案及記錄管理提出了更高要求。根據(jù)粗略統(tǒng)計，新《食品安全法》中明確規(guī)定的檔案管理、臺帳記錄要求就達十多處。

面對食品行業(yè)迅速發(fā)展的實際和法規(guī)要求的不斷加嚴，傳統(tǒng)的檔案、記錄管理已經(jīng)與現(xiàn)實需求不相適應。加強食品企業(yè)的檔案管理、規(guī)范各類記錄，必須尊重檔案管理己成為食品企業(yè)管理的重要組成部分的事實，高度重視檔案、臺帳及記錄管理工作，對檔案及記錄管理進行創(chuàng)新升級，發(fā)掘檔案管理的價值，輔助食品企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟利益，充分發(fā)揮檔案記錄管理工作在食品企業(yè)中的積極作用。

1 食品企業(yè)檔案記錄現(xiàn)狀

隨著“放、管、服”改革的不斷深入，食品企業(yè)不斷創(chuàng)新發(fā)展模式，企業(yè)管理和經(jīng)濟效益都發(fā)生了翻天覆地的變化，發(fā)展越來越快、裝備日新月異。但是作為企業(yè)管理重要一環(huán)的檔案記錄管理，則顯得較為滯后。食品企業(yè)檔案記錄管理還需要結合法律法規(guī)的變化、結合監(jiān)管的最新要求、結合企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營中的經(jīng)驗和規(guī)章制度，實現(xiàn)管理理念和管理模式上的轉變創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案記錄管理升級和管理人員素質提升。如果食品企業(yè)及法人對檔案記錄管理工作重視不夠，就會導致日常檔案資料保管不到位、關鍵記錄缺失、生產(chǎn)過程無法追溯等問題，從而影響檔案、記錄價值的有效利用。實現(xiàn)檔案記錄臺帳等的規(guī)范化、標準化管理，是促進食品企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此，需要結合當前食品企業(yè)的發(fā)展特點，積極創(chuàng)新方法，利用先進管理手段和技術，提高食品企業(yè)檔案管理效率。[1]

2 食品企業(yè)檔案記錄管理存在的問題和不足

2.1檔案記錄管理的價值效用認識不足

眾多食品企業(yè)及其法人、管理層對檔案臺帳資料管理重視不夠，認識不足。大多數(shù)人認為檔案、臺帳、資料更多只是紙上談兵，應付檢查，并無實際意義，更有很多從業(yè)者認為檔案、臺帳資料、記錄管理就是存檔，將各類檔案記錄采集和整理保存等同于檔案管理，沒有為企業(yè)發(fā)展起到實質性的助推服務。這種落后的檔案記錄管理工作理念嚴重不符合食品企業(yè)發(fā)展的需要，更無法深入挖掘各類臺帳、記錄等檔案內容的精華，更好地服務食品企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展。

2.2檔案記錄管理工作人員綜合素質不高

檔案、記錄管理拘泥于形式的現(xiàn)象十分普遍，有些從業(yè)人員思想僵化，檔案記錄管理意識不強、相關管理知識缺乏，因此，工作存在著機械式的重復，業(yè)務能力不足以支撐，進而導致自我價值無法提升，積極性、主動性、創(chuàng)造性匱乏。同時，企業(yè)對檔案記錄管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓不夠，難以提高企業(yè)檔案記錄管理水平。

2.3檔案記錄管理體制不夠完善

仍然習慣于用陳舊的管理意識和管理模式進行檔案和記錄管理，沒有適應時代發(fā)展，檔案記錄管理缺少完善的體制，對檔案資料大多只是簡單的保管，并沒有發(fā)揮其真正的價值。各類臺帳資料、過程記錄檔案編研工作力度不夠，管理工作和編研工作沒有相互配合，使得企業(yè)的發(fā)展受到了限制。

2.4檔案記錄管理手段落后時代發(fā)展

不少中小企業(yè)依然還是沿用傳統(tǒng)的手工記帳方式形成臺帳和檔案，后期的匯總、分析、發(fā)掘利用更是無從談起，無法適應食品行業(yè)飛速發(fā)展的現(xiàn)狀需求。

3 加強食品企業(yè)檔案記錄管理工作的建議措施

3.1全面掌握法規(guī)對檔案記錄管理的全部要求

經(jīng)全面梳理《食品安全法》及相關標準、審查通則、監(jiān)管規(guī)范，食品生產(chǎn)企業(yè)必須填寫形成的檔案、臺帳記錄包括：（l）原輔材料進貨查驗記錄原輔材料進貨查驗記錄（《食品安全法》第五十條第二款）；（2）原料驗收記錄（《食品安全法》第五十條第一款）；（3）食品貯存記錄（GB 14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范14.1.1）（出入庫記錄）；（4）投料記錄（《食品安全法》第四十六條）；（5）關鍵控制點記錄（《食品生產(chǎn)許可審查通則》1.11）；（6）清潔消毒記錄（GB14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范8.2.1）；（7）洗滌劑、消毒劑使用記錄（《食品生產(chǎn)日常監(jiān)督檢查要點表》1.6）；（8）半成品檢驗（《食品安全法》第四十六條）（過程檢驗）；（9）包裝記錄（《食品安全法>第四十六條）；（10）成品檢驗記錄（《食品安全法》第五十二條）；（11）產(chǎn)品留樣記錄（GB14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范9.3）；（12）產(chǎn)品銷售記錄（《GB 14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范》14.11）：（13）運輸交付記錄（《食品安全法》第四十六條）；（14）防鼠、防蠅、防蟲害檢查記錄（《食品生產(chǎn)日常監(jiān)督檢查要點表>1.7）；（15）溫、濕度監(jiān)測記錄（<食品生產(chǎn)日常監(jiān)督檢查要點表》3.12）；（16）生產(chǎn)設備、設施維護保養(yǎng)記錄（《食品生產(chǎn)日常監(jiān)督檢查要點表》3.13）；（17）衛(wèi)生檢查記錄（《GB14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范》6.1.3）：（18）生產(chǎn)過程微生物監(jiān)測記錄（《GB 14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范》8.2）；（19）廢棄物處置記錄（GB 14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范6.5）；（20）食品召回記錄（《食品安全法》第六十三條）；（21）不合格食品（原輔料、半成品、成品）處置記錄；（22）職工培訓計劃（《食品生產(chǎn)許可審查通則（2016）》4.2）：（23）食品安全管理人員、檢驗人員、負責人培訓和考核記錄。（《食品生產(chǎn)日常監(jiān)督檢查要點表》7.2）；（24）職工培訓記錄（《食品安全法>第四十四條第一款）；（25）從業(yè)人員健康檔案（《食品安全法》第四十五條）；（26）食品安全自查記錄（《食品安全法>第四十七條）；（27）排查食品安全風險隱患記錄（《食品生產(chǎn)日常監(jiān)督檢查要點表》8.1）：（28）食品安全追溯體系（《食品安全法》第四十二條）（采購到銷售全程記錄）；（29）客戶投訴記錄（GB 14881-2013食品生產(chǎn)通用衛(wèi)生規(guī)范l4.1.3）；（30）食品安全應急演練記錄（《食品生產(chǎn)日常監(jiān)督檢查要點表》8.2）等共計30處。食品企業(yè)需要全面對照上述規(guī)定要求，結合日常生產(chǎn)經(jīng)營實際，全面遵照執(zhí)行。

3.2提高對檔案記錄管理工作的認識

檔案記錄管理認識水平的提升是食品企業(yè)檔案管理工作取得實質性突破的基礎和關鍵。（1）食品企業(yè)法人應充分認識到檔案記錄管理在促進企業(yè)發(fā)展方面的積極作用，注重以檔案記錄規(guī)范上等級為抓手，不斷加強檔案記錄管理工作。（2）調動從業(yè)人員積極性。大力宣傳檔案記錄管理的真正意義，可以通過組織相關講座、舉辦相關展覽、宣講臺帳記錄實際意義等活動，充分激發(fā)企業(yè)員工的興趣，調動他們參與檔案記錄工作的積極性，認真記好每一項記錄臺帳、整理好每一份檔案資料，并為檔案記錄管理的各項工作提供最有效的基礎保障。（3）推動檔案記錄管理合作化。由于檔案記錄管理涉及企業(yè)內部倉儲、生產(chǎn)、檢驗、品管、銷售等眾多部門，各部門形成的檔案資料都具有重要價值，對企業(yè)的經(jīng)濟效益都有重大影響，所以食品企業(yè)相關部門、相關人員都必須參與檔案記錄管理工作，在工作中規(guī)范、約束自身的行為，促進檔案資料規(guī)范性與準確性的提高。

3.3提升檔案記錄管理人員的綜合素質

注重提升檔案記錄管理人員業(yè)務水平和工作技能，食品企業(yè)應多措并舉、綜合施策，不斷對從業(yè)人員加強專業(yè)培訓，鼓勵自主學習，營造濃厚氛圍，努力掌握檔案臺帳管理的新知識、新技能。（1）拓寬檔案記錄管理工作人員的任用和選拔，要從整個企業(yè)的范圍內進行人才挖掘，對那些知識儲備豐富、責任意識強烈、具有檔案管理工作追求的高素質人才，要委以重任重用，從源頭上提高檔案臺帳管理工作人員的素質。（2）建立健全檔案管理工作人員素質提升規(guī)范體系，可與檔案主管機構或者高等教育院校協(xié)作，通過繼續(xù)教育、專業(yè)培訓等形式，開展信息技術的教育培訓，提升檔案記錄管理工作人員的知識儲備和技能技法，推動他們的綜合素質不斷提升。另外還可以挑選優(yōu)秀員工，送出去參加9000、22000等相關體系內審員培訓，全面掌握檔案、臺帳、記錄形成及存檔的有關要求。（3）主動邀請檔案、記錄管理業(yè)務專家來企業(yè)傳經(jīng)送寶，或者派相關人員定期到檔案記錄確實優(yōu)秀的企業(yè)中去學習先進的業(yè)務流程和管理經(jīng)驗。

3.4創(chuàng)新檔案記錄管理工作體制

創(chuàng)新檔案記錄管理工作，要借力現(xiàn)代化的高科技產(chǎn)品來從事檔案記錄管理工作，確保檔案記錄管理工作的效益和效率。（1）積極推進企業(yè)檔案管理數(shù)字化。將掃描技術、計算機技術、數(shù)據(jù)庫存儲技術運用到食品企業(yè)檔案記錄管理中去，結合企業(yè)數(shù)字化管理的效能需求，制定完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫，并應用加密技術手段保汪數(shù)據(jù)庫信息安全傳輸、存儲，避免因為出現(xiàn)檔案記錄管理信息泄露而造成的企業(yè)經(jīng)濟利益受損。（2）構建健全的檔案記錄資源征集、接受機制。檔案記錄管理要轉變文件移交模式，通過積極尋求、監(jiān)控收發(fā)等手段的利用，提升檔案記錄收集的及時性和全面性。還要及時收集與企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)相關的信息載體（如音頻、視頻、圖片等和擁有存儲必要性的信息資料），并將重要檔案記錄信息進行電子備份，不斷充實數(shù)據(jù)庫的信息量，為實現(xiàn)后期的檔案記錄管理信息共享奠定堅實基礎。（3）構建便捷的檔案記錄管理信息網(wǎng)絡，對食品企業(yè)檔案記錄管理系統(tǒng)進行研究與開發(fā)，加大新媒體技術的利用，加強檔案資料的再開發(fā)利用，將存儲的檔案信息資料的真正價值充分發(fā)揮出來，實現(xiàn)檔案記錄信息資源的共享，實現(xiàn)食品企業(yè)檔案記錄管理工作的最大效益。

注重食品企業(yè)檔案記錄管理向著多元化、服務化方向發(fā)展，是實現(xiàn)食品企業(yè)檔案記錄管理的重要模式的轉變[2]。隨著我國食品行業(yè)的更快發(fā)展，食品企業(yè)檔案記錄也逐漸成為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展中的關鍵點，對現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理的探究與創(chuàng)新，必將推動食品企業(yè)內部資源的合理利用，實現(xiàn)食品企業(yè)檔案記錄管理創(chuàng)新化、專業(yè)化、規(guī)范化，從而促進企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益和社會效益。

[參考文獻]

[1]杜娟.高校檔案工作規(guī)范化、標準化管理方案研究[J].城建檔案，2016 （5）：79-80

[2]卜鑒民.以開放式創(chuàng)新理念完善和發(fā)展改制企業(yè)檔案管理的“工投模式”[J].檔案與建設，2006 （10）：47-49