周登志

(中國五冶集團有限公司，四川成都610000)

?

淺析合同階段管理的要點

周登志

(中國五冶集團有限公司，四川成都610000)

合同是合同雙方當(dāng)事人設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利關(guān)系的協(xié)議，是一種法律行為。訂立合同的目的是針對合同雙方約定的權(quán)利和義務(wù)，通過合同管理實現(xiàn)合同目標(biāo)，本文根據(jù)合同管理的幾個階段管理要點進(jìn)行分析，并提出一些管理措施。

合同管理； 各階段； 管理； 要點

1 合同的定義

1999年3月公布的《中華人民共和國合同法》規(guī)定，合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

《中華人民共和國民法通則》第85條：合同是當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。合同是一種法律行為，依法成立的合同，受法律保護。

在工程建設(shè)過程中，各主體關(guān)系之間因工程建設(shè)合作關(guān)系而簽訂的合同稱為建設(shè)工程合同。在工程建設(shè)期間，為確保工程建設(shè)順利推進(jìn)、完成，對建設(shè)工程合同的管理成為不可忽視的重要環(huán)節(jié)，合同的順利履約完成是工程順利推進(jìn)的保障。

結(jié)合工程實施過程中的情況和特點，從以下幾方面對合同管理進(jìn)行淺析。

2 項目的合同管理

什么是合同管理？合同管理是工程管理的中心環(huán)節(jié)，是以實現(xiàn)合同價值為目的，以合同為管理對象，依照法律、法規(guī)等規(guī)定，從準(zhǔn)備、談判、訂立、生效、履行、變更、解除、爭議解決、終止直至立卷歸檔整個過程的管理行為。

項目實施各個階段的目標(biāo)通過合同來實現(xiàn)，無數(shù)個合同貫穿了項目整個生命周期(圖1)。

圖1 合同的生命周期

合同的管理主要體現(xiàn)在合同訂立、合同審查和合同文件管理3個方面。

3 合同管理各階段的管理要點

合同管理主要分為招標(biāo)階段、投標(biāo)階段、合同簽訂階段、合同履行階段、工程結(jié)算階段、工程后評價階段。不同階段因?qū)嵤﹥?nèi)容和關(guān)鍵點的差異而有不同管理特點、要點，具體如下。

3.1 招標(biāo)階段的合同管理要點

(1)根據(jù)標(biāo)的特點和需求，在招標(biāo)文件中要重點描述、明確。

(2)招標(biāo)文件中約定對投標(biāo)人條件的合理設(shè)定，不得設(shè)置有針對性、指向性和單一性的條件。

(3)對招標(biāo)潛在的風(fēng)險進(jìn)行分析，并在招標(biāo)文件合同條款中予以明確約定。

(4)由于招標(biāo)人自身原因無法準(zhǔn)確分析的不可控因素，要在招標(biāo)文件合同專用條款中進(jìn)行特別約定予以防范。

3.2 投標(biāo)階段的合同管理要點

(1)投標(biāo)人在獲得招標(biāo)文件后要及時組織相關(guān)專業(yè)人員認(rèn)真研讀招標(biāo)文件，對招標(biāo)文件約定重點事項進(jìn)行分工落實。

(2)對招標(biāo)文件實質(zhì)性條款(如技術(shù)、質(zhì)量、計價方式、付款條件等)要細(xì)讀，找出與常規(guī)條件的差異。

(3)對招標(biāo)文件風(fēng)險點(尤其是招標(biāo)文件中出現(xiàn)的“一律”“一概”“不予調(diào)整”“包括但不限于”等字眼)要重點研判。

(4)招標(biāo)文件內(nèi)非實質(zhì)性條款可在后期合同談判階段進(jìn)行明確的應(yīng)予識別并單列。

(5)投標(biāo)報價要根據(jù)項目的復(fù)雜程度、項目設(shè)計的深度、采用的先進(jìn)技術(shù)施工的程度、自身的技術(shù)人員條件、對進(jìn)度要求的緊迫程度、工程的付款和結(jié)算條件等幾方面認(rèn)真分析，報與自身能力相符的“合理低價”。

(6)投標(biāo)報價要特別關(guān)注“報價已包含了(但不局限于)下列因素……”項的條件設(shè)置，避免漏項、錯項情況的發(fā)生。

3.3 合同簽訂階段的管理要點

合同簽訂階段根據(jù)招標(biāo)方式的不同管理要點也略有差異。

(1)公開招投標(biāo)項目，在招標(biāo)階段合同內(nèi)容就已備案，只允許對非實質(zhì)性的條款進(jìn)行補充和修改。

《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》第四十六條規(guī)定“招標(biāo)人和中標(biāo)人應(yīng)當(dāng)自中標(biāo)通知書發(fā)出之日起三十日內(nèi)，按照招標(biāo)文件和中標(biāo)人的投標(biāo)文件訂立書面合同。招標(biāo)人和中標(biāo)人不得再行訂立背離合同實質(zhì)性內(nèi)容的其他協(xié)議?！?/p>

同理，對《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》無禁止和特別說明的，在合同談判簽訂階段，可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整修改，如：

①可以細(xì)化工程進(jìn)度計劃(如圖紙?zhí)峤挥媱?、階段性預(yù)算的提交和審查等)。

②可以細(xì)化設(shè)計變更簽證、價差調(diào)整、工程量增減等的分階段計算方法。

③可以將一些重要的澄清、補遺等信息直接列入合同。

④可以細(xì)化業(yè)主審查結(jié)算與審計單位審查結(jié)論的時限和結(jié)算款的支付辦法。

⑤對隱藏在投標(biāo)文件中的與招標(biāo)文件不同的條款進(jìn)行協(xié)商(招標(biāo)文件援引了廢止的規(guī)范，進(jìn)行修改；招標(biāo)文件中工藝的選擇比較落后，建議修改等)。

⑥可以對合同中比較寬泛的定義進(jìn)行說明甚至明確具體內(nèi)容。

(2)非公開招標(biāo)項目，可以以招標(biāo)、比選、談判等方式雙方協(xié)商一致，簽訂合同。

在合同談判、簽訂時，盡量爭取合同文本的擬稿權(quán)，掌握主動。否則，應(yīng)由專人或者專門的部門負(fù)責(zé)合同的審查，風(fēng)險預(yù)判寧做加法不做減法，合同談判時應(yīng)選擇有談判能力和專業(yè)經(jīng)驗的人參與。

(3)注意招標(biāo)文件中約定的簽約前置要求，比如履約保證金、安全保證金、民工工資支付擔(dān)保等，按約定的提交形式在規(guī)定的時限內(nèi)進(jìn)行提交或收取。

(4)簽約當(dāng)事人的簽約資格審查(特別是非公開招投標(biāo)項目)。

3.4 合同履行階段的管理要點

合同履行的前提是合同生效，合同的履行是合同生命周期的中心環(huán)節(jié)。 合同的履行就是合同雙方或者多方為了全面、適當(dāng)?shù)赝瓿珊贤牧x務(wù)、實現(xiàn)合同的權(quán)利，通過對合同履約階段的工作進(jìn)行計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等一系列活動，確保合同交易順利實現(xiàn)。

合同履約中常見問題及管理要點有：

(1)缺乏對合同與合同履約管理關(guān)系的認(rèn)識 。合同訂立處于合同管理的前期階段，在這一階段往往受到高度重視。一旦合同簽訂了,往往合同就被束之高閣。實際上合同的履約過程是實現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過程，不能僅僅把履約看成是生產(chǎn)過程而疏于管理，合同條款與實際執(zhí)行之間的脫節(jié)容易在履約的中后期出現(xiàn)糾紛。

(2)合同法律意識滯后 。有關(guān)人員對合同與合同法律的關(guān)系認(rèn)識不明，有的為了簽訂合同故意忽視有關(guān)的合同法律規(guī)定, 有的在執(zhí)行合同時缺乏勇氣不敢依法履約,有的在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)了違約風(fēng)險卻不善于使用預(yù)期違約制度等，造成不應(yīng)有的損失。

(3)合同交底不及時。很多企業(yè)在簽訂合同時，企業(yè)都很重視，但一旦合同簽訂后，對合同分析和合同交底往往不夠重視，甚至忽視了這項工作。合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)，致使實際實施人員只知其相關(guān)工作職責(zé)，而對合同總體情況知之甚少，甚至完全不了解合同的具體內(nèi)容，給日后的合同糾紛埋下了隱患。

(4)執(zhí)行中忽視變更管理。 在履約過程中合同變更是正常的事情，問題在于是否及時變更，變更的不及時很可能導(dǎo)致不可預(yù)測的損失。超過履行期限未履行完畢的合同，不解除，也不追究違約責(zé)任，在對方提出履行時，不再對合同變更，而用想當(dāng)然的方式履約，最終由于情勢變更，把自己推向不利的位置。

(5)過程中缺少溝通與監(jiān)控 。一份合同的履約完成要經(jīng)過不同單位的多個部門的配合，良好的溝通與協(xié)作能在最大程度上減少管理中出現(xiàn)的問題，但現(xiàn)實中往往是相關(guān)的部門各自為政，互不溝通，出了問題相互推諉。同時對合同履行管理未能體現(xiàn)規(guī)范化、法制化和科學(xué)化的要求，認(rèn)為合同管理僅是具體經(jīng)辦人的事，缺乏相互監(jiān)督和控制。

(6)加強合同履約管理的方法：

①確保企業(yè)組織與制度管理健全、完善。

②合同管理由專人進(jìn)行管理 。

③合同交底管理 ：合同條文的解釋權(quán)必須歸合同管理人員，其應(yīng)對合同進(jìn)行分析和統(tǒng)一的解釋，特別是復(fù)雜的、承包商不熟悉的以及各方面關(guān)系比較復(fù)雜的工程。

合同管理人員在合同簽訂后，不論采用交底會的形式還是實行網(wǎng)上交底，合同管理人員都應(yīng)向合同承辦各部門進(jìn)行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標(biāo)、合同執(zhí)行要點及特殊情況處理。合同承辦部門向其所屬執(zhí)行人員進(jìn)行合同交底，陳述合同基本情況、本部門的合同責(zé)任及執(zhí)行要點、合同風(fēng)險防范措施等，并解答相應(yīng)管理部門人員提出的問題。

合同承辦人員應(yīng)積極主動地學(xué)習(xí)合同條款，熟悉合同的主要內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)，分析各種違約的法律后果，有效利用合同保護自己的利益、限制和制約對方的違約行為，按照合同約定全面履行。

通過交底把合同責(zé)任落實到責(zé)任人和合同實施的具體工作上。在項目內(nèi)部形成全員、全過程、全方位的合同管理意識，使有關(guān)項目管理人員能夠熟悉和掌握合同內(nèi)容，根據(jù)性質(zhì)、范圍不同分別落實各自的責(zé)任。

④加強合同培訓(xùn)管理，定期組織培訓(xùn)工作。

⑤加強信息和檔案管理 ：作好施工中各種資料的記錄與保存工作，包括書面協(xié)議、簽證事項、會議紀(jì)要、往來信函，還包括各類請求、簽字指令、索賠文件、合同變更文件等，要記錄在案，保證索賠和后期工程結(jié)算的資料完整。

⑥合同付款條件與結(jié)算條件管理具體落實到工作中，按合同約定條件進(jìn)行。

⑦檢查與監(jiān)督管理 ：合同管理部門應(yīng)定期或不定期地組織開展對本企業(yè)的合同檢查。合同檢查人員在檢查中發(fā)現(xiàn)需要整改的問題，應(yīng)向被檢查單位或部門提出合同管理的基本評價，存在的主要問題及對加強管理的意見，對問題嚴(yán)重的單位及部門應(yīng)發(fā)出限期整改通知書，督促其問題的整改。企業(yè)應(yīng)按照合同管理的考核與獎勵制度，對企業(yè)各部門、單位的合同管理人員和業(yè)務(wù)人員工作情況進(jìn)行檢查、考核和評比。要建立經(jīng)常性的跟蹤管理檢查機制，明確專人負(fù)責(zé)，定期或不定期的進(jìn)行跟蹤檢查，并將檢查情況如實計入合同跟蹤管理手冊。

⑧評估管理：通過實時評估掌握對我方不利的變化，及時對合同進(jìn)行修改、變更、補充或中止和終止，維護企業(yè)良好信譽、合理規(guī)避風(fēng)險。建立合同管理的后評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析評估，對存在的不足，應(yīng)當(dāng)及時采取有效措施加以改進(jìn)。

3.5 工程結(jié)算階段的合同管理要點

合同標(biāo)的完成后，應(yīng)按照合同約定的條件及時辦理驗收、交付使用、結(jié)算報審、資料組卷歸檔和結(jié)算款的撥付等工作。

工程施工結(jié)算的依據(jù)一般包括施工合同及其組成部分、工程招投標(biāo)文件、施工圖紙、設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證等。其中，施工合同是施工結(jié)算的主要依據(jù)，整個結(jié)算活動都是在合同范圍內(nèi)展開的。

項目管理的實踐證明：在合同既定收入前提下，變更、索賠和價格調(diào)整是項目效益的3個主要來源，所以對變更、索賠和價格調(diào)整的管理也不容忽視(圖2)。

圖2 竣工結(jié)算價的組成

在結(jié)算過程中，當(dāng)結(jié)算意見出現(xiàn)不一致時，合同文件的解釋順序為：合同有約定的從其約定，合同無約定的按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。這就要求項目管理人員必須熟悉：

(1)合同范圍的定義，熟知合同對施工范圍的約定。是否屬于合同約定的工程范圍是確定是否可以獲得簽證的前提，超出合同或變更部分才可以辦理簽證。

簽證是合同雙方就工期、費用等意思表示一致而達(dá)成的補充協(xié)議，是施工合同履行結(jié)果和變化確認(rèn)的事實，只要工程簽證經(jīng)雙方簽字，手續(xù)齊全，可作為工程款支付的依據(jù)，不需要其他證據(jù)來證明。

(2)索賠。按照合同和相關(guān)法律法規(guī)對索賠時限和資料的要求，收集和保存完整、充分的證據(jù)資料。即便知道索賠利潤、費用不會成功，也要對此提出申請，作為結(jié)算中的一個籌碼。

工程結(jié)算完成，資料移交檔案，合同管理工作結(jié)束。

3.6 項目后評價階段的合同管理內(nèi)容

項目后評價是指在項目已經(jīng)完成并運行一段時間后，對項目的目的、執(zhí)行過程、效益、作用和影響進(jìn)行系統(tǒng)的、客觀的分析和總結(jié)的一種技術(shù)經(jīng)濟活動。

項目管理后評價主要包括項目目標(biāo)后評價、項目效益后評價、項目影響后評價、項目持續(xù)性后評價、項目管理后評價內(nèi)容，對項目整個生命周期中各階段管理工作進(jìn)行評價。既是對整個項目建設(shè)的總結(jié)、回顧，也是對項目建設(shè)各階段合同管理工作成敗的一次分析、評價。

通過后評價報告可以確定項目預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)到，主要效益指標(biāo)是否實現(xiàn)；查找項目成敗的原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，及時有效反饋信息，提高未來新項目的管理水平，同時也為下一次的項目管理工作積聚經(jīng)驗，為提高合同管理的質(zhì)量奠定扎實基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

建設(shè)工程領(lǐng)域不管是工程總承包還是專業(yè)分包，不管是勞務(wù)分包還是材料采購，不管是物資還是金融采購等，均涉及到合同的簽訂和合同履約的問題。無論是合同簽訂前的報價，還是簽訂合同的談判，以及合同履行過程中的管理、履行完合同的結(jié)算和后評價，構(gòu)成了合同管理的幾個重要階段。通過對幾個主要階段的合同管理要點進(jìn)行分析，提出了一些管理措施和建議，認(rèn)識到合同管理的重要性，更好地做好合同管理工作，為企業(yè)帶來良好的經(jīng)濟效益和管理效益。

[1] 中華人民共和國合同法[S]. 1999.

[2] 中華人民共和國民法通則[S]. 1986.

[3]gf-2013-0201 建設(shè)工程施工合同(示范文本)[S].

[4] 全國監(jiān)理工程師執(zhí)業(yè)資格考試命題研究組. 建設(shè)工程合同管理[M]. 機械工業(yè)出版社，2010.

[5] 賈彥芳. 建設(shè)工程合同管理[M]. 中國建筑工業(yè)出版社，2012.

祝賀中鐵二十三局集團有限公司承建并牽頭申報的“新建向莆鐵路青云山隧道”工程獲2017年度首批“四川土木工程李冰獎”。

周登志(1973～)，男，本科，高級工程師，從事工程管理工作。

TU723.1

A

[定稿日期]2016-10-30