方亞利

【摘要】文章闡述了精細化管理的內(nèi)在涵義，分析了精細化管理在機關(guān)辦公室事務工作中推行的必要性，提出了推行的有效措施。要強化精細化管理意識，轉(zhuǎn)變辦公室事務工作理念；明確辦公室事務工作職責，優(yōu)化工作流程；推動辦公室管理體系建設，完善績效考核；加強辦公室隊伍建設，注重教育與培養(yǎng)。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)辦公室；事務工作；精細化管理；必要性；措施

在機關(guān)單位中，辦公室是一個綜合性很強的職能部門，其工作所涉及到的事務瑣碎、繁多，任何一個工作細節(jié)沒有處理好都可能引起連鎖反應。而且辦公室事務工作具有很強的服務性，在機關(guān)單位中，辦公室與機關(guān)單位里的各個部門都有聯(lián)系，既要上傳下達，又要溝通協(xié)調(diào)，通過做好各項基本事務工作，為機關(guān)單位內(nèi)部的部門及其成員服務。同時，辦公室還要為領(lǐng)導層做好參謀的工作，通過對各項基本事務的處理，為領(lǐng)導層的決策提供全面、詳細、準確的參考依據(jù)。因此，對于機關(guān)單位來說，其辦公室事務工作管理水平不僅關(guān)乎其機制的正常運行，也關(guān)系到其未來的發(fā)展，必須加以重視，全面提高工作水平。

一、精細化管理的內(nèi)在涵義

1、精細化管理的概念及特點

精細化管理從日本興起，是在常規(guī)的管理模式基礎(chǔ)上，隨著社會分工及服務質(zhì)量不斷精細化而發(fā)展起來的一種企業(yè)管理的理念和文化，其主要的目標是要將管理過程中所使用的資源盡可能地減少，管理的成本盡量降低。在精細化管理中，企業(yè)要清晰組織的戰(zhàn)略目標，明確、細化管理的責任，規(guī)范企業(yè)的內(nèi)部管理，促使企業(yè)中的資源能夠產(chǎn)生最大效益。

在現(xiàn)代社會，細節(jié)決定著成敗，精細化管理是一種集約型、高效型的管理方式，具有以人為本；注重精準性、數(shù)據(jù)化、高效化；優(yōu)化管理流程；不斷創(chuàng)新與完善等特點，是社會發(fā)展的必然趨勢。

2、精細化管理的基本原則

在精細化管理的過程中，需要遵循一定的基本原則。首先是數(shù)據(jù)化的原則，這要求管理過程中需要用數(shù)據(jù)來明確各項工作的要求、標準、目標、計劃及執(zhí)行情況等；其次，操作性的原則，就是要制定一定的規(guī)則，并且要將規(guī)則明確化、細化，使其可操作性增強；再次，以人為本，積極調(diào)動員工的工作熱情、主動性及創(chuàng)造性，提高其工作效率；第四，追求精益求精，注重細節(jié)，不斷改進和提升管理工作水平；第五，控制好工作過程，明確工作流程，保證管理工作的整體都能實現(xiàn)精細化；第六，便于考核，就是要將工作進行具體化、量化，制定明確的考核標準和條件，使考核可以更準確、合理。

二、精細化管理在機關(guān)辦公室事務工作中推行的必要性

1、符合機關(guān)辦公室事務工作的特點

機關(guān)辦公室事務工作具有繁瑣性、綜合性、服務性、參謀性、突發(fā)性、政策性等特點，其工作的開展不僅牽涉到眾多的事務，同時也涉及多個部門，不僅面向機關(guān)單位的領(lǐng)導層及廣大員工，為他們做好服務和保障，同時也要負責一部分的對外服務事務工作。因此，機關(guān)辦公室事務工作必須注重細節(jié)，盡最大的可能保證其工作的全面性、準確性、高效性。精細化管理符合機關(guān)辦公室事務工作的特點，對其工作水平及效率的提高具有重要的作用。

2、是機關(guān)辦公室事務工作職能所提出來的內(nèi)在要求

機關(guān)的辦公室事務工作具有非常關(guān)鍵的地位，其主要的工作職能就是要服務好機關(guān)單位領(lǐng)導的決策及其各項工作，其工作職能發(fā)揮的成效，直接影響了機關(guān)整體工作的成效。這使得機關(guān)的辦公室事務工作具有一定的特殊性，其事務工作繁雜，而且任務繁重；其事務工作要求一般都比較高，而且難度也比較大；其事務工作的責任重大，影響面也很廣。因此，精細化管理對機關(guān)辦公室事務工作具有非常重大的意義，是其工作職能所提出的內(nèi)在要求。

3、有利于提高機關(guān)辦公室事務工作的成效

隨著管理理念的不斷發(fā)展，近年來機關(guān)辦公室事務工作的水平也得到了明顯提升，在要求與標準不斷提高的前提下，辦公室的事務工作也暴露出了一些問題與不足。例如，辦公室事務工作主要集中于日常事務的處理，政務工作疏于管理，參謀性的功能沒有充分發(fā)揮出來；責任意識不強，管理工作不到位，這使得辦公室事務工作差錯不斷，造成不良的影響；工作的積極主動性不高，缺乏創(chuàng)造性，很多辦公室人員學習進步意識不強，往往安于現(xiàn)狀，等等。這些問題的存在使得機關(guān)辦公室事務工作的成效受到了很大的影響，精細化管理對解決其當前存在的問題有很強的針對性，有利于提高工作成效。

三、精細化管理在機關(guān)辦公室事務工作中推行的有效措施

1、強化精細化管理的意識，轉(zhuǎn)變辦公室事務工作理念

在機關(guān)辦公室事務工作中推行精細化管理，需要做到以人為本，不斷增強精細化管理的意識，積極轉(zhuǎn)變辦公室事務工作的理念。在實際的工作中，領(lǐng)導層要有精細化管理的意識，并不斷向其機關(guān)成員滲透這一工作理念，使機關(guān)上下都能形成對精細化管理的重視，同時，也要加大對精細化管理的研究，積極引導全體職工的工作向精細化發(fā)展。

2、明確辦公室事務工作的職責，優(yōu)化工作流程

在精細化管理的過程中，必須對機關(guān)辦公室事務中的各個崗位及工作進行細分，對相關(guān)的職責進行明確，同時，也要對當前機關(guān)辦公室事務的工作流程進行詳細的調(diào)查與研究，梳理好相關(guān)工作的環(huán)節(jié)與流程，按照本單位的工作特點，精簡和優(yōu)化工作程序，從而使機關(guān)辦公室事務工作可以更科學合理化、精細化、準確化以及高效化。

3、推動辦公室管理體系建設，完善績效考核

精細化管理的有效推行，需要有健全的制度作為保障，因此，應該推動辦公室管理體系的建設，不斷的建立健全相關(guān)管理制度，例如，辦公室文書的管理制度、檔案管理制度、辦公用品管理制度等，并且要嚴格執(zhí)行制度中的各項規(guī)定，按章辦事，促進辦公室事務工作可以制度化、規(guī)范化。同時，還要完善績效考核機制，引進先進的企業(yè)績效考核理念與方法，提高機關(guān)辦公室事務工作考核的科學合理性、公平公正性。

4、加強辦公室隊伍建設，注重教育與培養(yǎng)

在推進精細化管理的進程中，辦公室的工作人員是其最重要的執(zhí)行者，因此，必須加強辦公室隊伍建設，注重對他們進行教育與培訓l，不斷提高他們精細化管理的意識及工作水平。在工作中，要對辦公室工作人員嚴格要求，端正他們的工作態(tài)度，引導他們樹立正確的價值理念，增強工作責任感，既要注重工作細節(jié)，也要積極進行工作創(chuàng)新，將精細化管理的基本理念滲透到日常工作與學習中去。

四、結(jié)束語

總之，精細化管理是適應時代發(fā)展要求的一種新型管理理念與文化，在機關(guān)辦公室事務工作中推行精細化管理對機關(guān)工作整體水平的提高及發(fā)展都具有非常重要的意義。因此，應該積極推行精細化管理，轉(zhuǎn)變辦公室事務工作觀念，增強精細化管理意識，明確工作的相關(guān)職責，優(yōu)化工作流程，并且還要建立健全相關(guān)的體制與制度，加強人員隊伍的建設，將精細化管理的理念滲透到機關(guān)的每個角落，將精細化管理工作落到實處。