徐彩虹

【摘要】人事檔案包含著個(gè)人的歷史、信用、社會(huì)履歷等資料，其是檔案管理中需要著重注意的部分。目前在各個(gè)單位中為了適應(yīng)內(nèi)部的改革及人員的調(diào)整會(huì)對(duì)原有的人事檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，對(duì)其制度及模式進(jìn)行創(chuàng)新是檔案部門在發(fā)展過(guò)程中的重點(diǎn)。由于人事檔案具有一定的特殊性，其實(shí)際管理意義對(duì)單位人事調(diào)動(dòng)及人員發(fā)展有著重要的影響，因此更要依據(jù)現(xiàn)今時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行革新。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理制度；管理模式；創(chuàng)新；改革

目前在一些單位中檔案管理部門對(duì)人事檔案管理的制度及模式還存有一些不足之處，這些管理問(wèn)題在一定程度上限制了管理工作的開(kāi)展，影響了人事檔案在單位中所起到的效用。目前我國(guó)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)處于轉(zhuǎn)型及調(diào)整時(shí)期，這對(duì)單位人員調(diào)動(dòng)有著非常大的影響，人事檔案的作用所起到的效果也愈加突出，為此對(duì)其管理制度與模式進(jìn)行創(chuàng)新需要在單位需求及社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)上進(jìn)行。

一、創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的必要性

目前我國(guó)許多單位中對(duì)人事檔案的管理依舊沿用傳統(tǒng)的管理制度，這些制度及模式多數(shù)是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期制定的，在現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式下及時(shí)代的發(fā)展變化中，其在現(xiàn)今的人事檔案管理工作中已經(jīng)無(wú)法發(fā)揮出應(yīng)有的效果，無(wú)法滿足單位用人對(duì)人事檔案使用的要求。創(chuàng)新和完善人事檔案管理制度與模式不僅僅是增強(qiáng)單位核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵，也是轉(zhuǎn)變和利用人才發(fā)展戰(zhàn)略的重要前提，更是規(guī)范我國(guó)人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，重視人才培養(yǎng)的關(guān)鍵因素。

二、人事檔案管理的功能與科學(xué)內(nèi)涵分析

人事檔案在實(shí)際的管理中具有一定的復(fù)雜性，主要是由于其所展現(xiàn)出的功能具有多樣性的特征，為此以下主要從及方面將其功能及內(nèi)容進(jìn)行徹底剖析。

第一，人事檔案中是對(duì)單位員工在各個(gè)階段工作、晉升、嘉獎(jiǎng)、懲罰情況的具體記錄，由單位進(jìn)行制定，具有一定的權(quán)威性，因此需要加蓋單位的公章，并且具有一定的法律效力，人事檔案的記錄與制作必須以客觀的角度對(duì)單位員工在工作的各個(gè)階段的表現(xiàn)進(jìn)行公正評(píng)價(jià)，在不得逾越國(guó)家法律規(guī)范的前提下，充分保障和尊重員工的人身權(quán)利。

第二，人事檔案會(huì)對(duì)工作人員在實(shí)際工作中的具體表現(xiàn)進(jìn)行記錄，其中不只包含著人員所作出的貢獻(xiàn)，還有一部分屬于工作人員的失誤情況記錄，同時(shí)這些內(nèi)容還可以反映出工作人員的思想狀態(tài)及心理狀態(tài)。

第三，個(gè)人信用情況是人事檔案記錄中的重要部分，其主要是由監(jiān)察機(jī)關(guān)等相關(guān)部門對(duì)其個(gè)人資信情況的一個(gè)記錄，例如資產(chǎn)、個(gè)人銀行等部分的信用情況制定的檔案，這些信息數(shù)據(jù)可以為單位人員調(diào)配提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

三、當(dāng)前人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題分析

根據(jù)現(xiàn)有的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)可以發(fā)現(xiàn)，其所存在的問(wèn)題主要集中在管理權(quán)限、內(nèi)容、程序等方面，以下根據(jù)這三點(diǎn)內(nèi)容對(duì)其問(wèn)題進(jìn)行分析。

第一，當(dāng)前人事檔案管理方面存在較為嚴(yán)重的“空擋、死檔”等情況，對(duì)檔案管理權(quán)限不明確，需要對(duì)人事檔案管理權(quán)限進(jìn)行確定。

第二，人事檔案管理中所涉及的管理內(nèi)容比較陳舊，無(wú)法滿足現(xiàn)代單位對(duì)于人才的基本管理需求，也無(wú)法切實(shí)適應(yīng)于現(xiàn)代單位檔案管理的需要，尤其是人事檔案中對(duì)于個(gè)人家庭成分、海外關(guān)系等情況的等級(jí)已經(jīng)沒(méi)有必要，而對(duì)于個(gè)人參加各類培訓(xùn)，獲得技能證書(shū)情況等又缺乏相應(yīng)的記錄格式。另一方面，很多單位單位對(duì)于人事檔案的記錄存在造假成分，由于個(gè)人關(guān)系等主觀情況導(dǎo)致人事檔案中出現(xiàn)很多虛假的記錄，這就使得人事檔案管理失去真正的意義，無(wú)法充分反映個(gè)人的真實(shí)情況。

四、當(dāng)前人事檔案管理制度創(chuàng)新

由于人事管理在單位發(fā)展過(guò)程中具有不可替代的重要作用，因此需要就當(dāng)前人事管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行解決和分析，人事檔案管理必須符合當(dāng)前單位以及社會(huì)對(duì)于人才管理的需求，為人才管理與使用創(chuàng)造便利條件，從而推進(jìn)人事檔案管理制度的創(chuàng)新，唯有這樣，才能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律。要加大政策創(chuàng)新力度。在大力推進(jìn)檔案管理社會(huì)化進(jìn)程的同時(shí)，必須抓緊進(jìn)行政策創(chuàng)新。為此，需要做好下面的工作。

第一，要加強(qiáng)隊(duì)伍的自身建設(shè)，按照相關(guān)的要求，配備好檔案管理人員，解決單位缺少檔案管理專員的情況。

第二，嚴(yán)格把好隊(duì)伍的進(jìn)口關(guān)，實(shí)施執(zhí)業(yè)資格證書(shū)制度，經(jīng)過(guò)相關(guān)的考試考核，合格的才能頒發(fā)相關(guān)的證書(shū)，允許上崗。

第三，還需要對(duì)單位人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，特別是加強(qiáng)人事檔案管理工作者業(yè)務(wù)技能，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)，培訓(xùn)可以采用多媒體網(wǎng)絡(luò)教學(xué)方法，將現(xiàn)代化辦公集成方法向人事檔案管理人員進(jìn)行傳授。

第四，要對(duì)人事檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格的內(nèi)部制度管理，對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的上崗考核，并且以相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度約束管理者，充分調(diào)動(dòng)人事檔案管理者的工作創(chuàng)新能力。

五、人事檔案管理模式創(chuàng)新

人事檔案管理工作模式的創(chuàng)新需要建立在單位與社會(huì)共同需求的基礎(chǔ)上，將單位與社會(huì)對(duì)于人才需求的信息通過(guò)人事檔案管理的形式進(jìn)行表現(xiàn)，形成開(kāi)放化和集成化的新型人事檔案管理模式。在當(dāng)前社會(huì)，國(guó)家的發(fā)展與單位的發(fā)展都離不開(kāi)人才，無(wú)法脫離人才的創(chuàng)新，只有將人才用好，使之“各盡其才”才能發(fā)揮出人才的凸出優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前對(duì)于人事檔案管理模式的創(chuàng)新主要在建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源共享方面，將準(zhǔn)確的人事信息通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)時(shí)更新的方法進(jìn)行資料動(dòng)態(tài)化管理，還可以隨時(shí)查詢諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解個(gè)人全方位的信息，并可以對(duì)這些信息資料進(jìn)行綜合且全面的分析，在較短時(shí)間內(nèi)為各部門、單位和個(gè)人提供全方位的服務(wù)。未來(lái)的社會(huì)將會(huì)是一個(gè)更加開(kāi)放的社會(huì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來(lái)越明顯，人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)，在更大范圍內(nèi)實(shí)行社會(huì)化開(kāi)放式人事檔案管理模式將不可逆轉(zhuǎn)。

對(duì)于人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，要想適應(yīng)單位的發(fā)展及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變就需要突破原有管理模式的局限，通過(guò)時(shí)代的角度去探索及創(chuàng)新管理制度，根據(jù)人事檔案的作用及要求對(duì)其制度及模式進(jìn)行科學(xué)合理的改進(jìn)。上文的內(nèi)容主要指出人事檔案應(yīng)具有一定的隱私性，并在實(shí)際中受法律的保護(hù)，在尊重員工的同時(shí)，建立公開(kāi)、透明、公正的高效的人事檔案管理體系，利用創(chuàng)新的角度對(duì)人事檔案進(jìn)行有效管理。

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