王萍

摘 要： 科技不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前發(fā)展需求，在當(dāng)前形式下，需要探索加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理的新途徑，建立完善的管理制度及辦法，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高管理效果，增強(qiáng)對(duì)其利用，本文分析了地質(zhì)檔案管理及利用方法。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案 管理 利用 方法

地質(zhì)勘查檔案管理工作的重要性越來越大，在工程、交通、科研、水文等方面都具有重要作用，尤其是年代久遠(yuǎn)的檔案更具歷史價(jià)值，對(duì)檔案的管理工作十分重要。然而當(dāng)前我國很多地區(qū)的地質(zhì)檔案管理工作都較為落后，對(duì)檔案的利用率不高，限制了地質(zhì)勘探事業(yè)的發(fā)展，因此需要采用有效的管理方法和利用方法，充分發(fā)揮出地質(zhì)檔案的作用。

一、地質(zhì)檔案管理存在問題

1.資金投入不足，硬件設(shè)施不完備。有的地質(zhì)勘探單位在檔案管理中只注重追求短期的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)不足，不注重檔案管理工作，對(duì)其投入也不夠，使得資金不充足，保管設(shè)備不夠完善；還有的地勘單位在建立檔案保管庫房時(shí)沒有按照國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)建立，保存檔案的手段還很落后，存放裝具也不充足，有的檔案將其放到鐵箱和木柜中，甚至是放在地板上，沒有考慮到檔案的防塵、防潮、防火、防盜以及防蛀，使得檔案容易受到損壞。

2.檔案管理人員整體素質(zhì)不高。一直以來檔案管理工作給人的印象都是較為傳統(tǒng)的，不是年輕人干的工作，人員素質(zhì)也整體不高，工作人員的文化程度都不高，缺乏地質(zhì)、檔案以及計(jì)算機(jī)等有關(guān)專業(yè)的人才，對(duì)=現(xiàn)代化管理沒有興趣，只是安于現(xiàn)狀，不能積極的提高自己的業(yè)務(wù)水平和計(jì)算機(jī)操作能力，對(duì)于地質(zhì)檔案的信息資源以及數(shù)字化的開發(fā)能力不足，限制了管理工作的發(fā)展。

3.檔案管理制度不完善，檔案法制意識(shí)不足。很多地勘單位內(nèi)都缺乏健全的檔案管理制度，無法為實(shí)際管理工作提供指導(dǎo)和規(guī)范，有的單位即使制定了制度，但是在執(zhí)行上并沒有得到有效落實(shí)，工作人員對(duì)于檔案的法制意識(shí)不足。很多技術(shù)和業(yè)務(wù)人員會(huì)私自保存圖紙、地質(zhì)合同及報(bào)告；還有的部門為了自己使用起來方便，就把應(yīng)該要集中保存、統(tǒng)一歸檔的檔案進(jìn)行分散管理，出現(xiàn)了檔案丟失的情況，影響了檔案的完整性和安全性。

二、地質(zhì)檔案管理和利用方法

1.規(guī)范管理，建立檔案管理制度。為了提高地質(zhì)檔案管理的水平，確保檔案的安全及完整，就需要加強(qiáng)檔案管理工作力度，要依據(jù)我國相關(guān)的地質(zhì)檔案管理規(guī)范建立具體的管理制度，制度內(nèi)容要全面，如歸檔的范圍及時(shí)間、案卷質(zhì)量、機(jī)構(gòu)人員以及保管利用等方面，要對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行明確、詳細(xì)的規(guī)定，為實(shí)際管理工作提供指導(dǎo)和制度保障，為全范圍、多層次的開發(fā)地質(zhì)檔案信息資料提供基礎(chǔ)，提供科學(xué)的依據(jù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)、有效的利用，讓地質(zhì)檔案成為生產(chǎn)、經(jīng)營以及科研的信息庫。

2.提高檔案管理者的業(yè)務(wù)水品及素質(zhì)。當(dāng)前是信息時(shí)代，地質(zhì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)趨向信息化，這就提高了對(duì)檔案管理人員的要求，他們需要具備計(jì)算機(jī)技能，能夠使用信息技術(shù)儲(chǔ)存地質(zhì)檔案，傳遞及收集數(shù)字化檔案信息。因此單位需要注重對(duì)管理人員的培訓(xùn)，管理人員本身也需要具有樂學(xué)的精神，能夠不斷的提升自己的業(yè)務(wù)水平和技能，加強(qiáng)業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，自主學(xué)習(xí)有關(guān)的專業(yè)領(lǐng)域?qū)W科的基本知識(shí)以及法律知識(shí)，拓寬自己的知識(shí)面，及時(shí)更新知識(shí)體系，讓自身與崗位要求相一致，提升管理的服務(wù)效率和水平。

3.提高地質(zhì)檔案的信息化水平。當(dāng)前科技不斷發(fā)展，信息化也是地質(zhì)檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，地勘單位需要應(yīng)用信息技術(shù)，建立數(shù)字化資料室、檔案數(shù)據(jù)中心及目錄中心，形成一個(gè)地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)。要按照信息系統(tǒng)的要求對(duì)現(xiàn)有的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，要運(yùn)用數(shù)字化在全文以及目錄數(shù)據(jù)庫中掃描老資料，建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案都是紙質(zhì)形式的，保存不方便且查閱速度很慢，都是通過人力去清賬和查找，管理效率不高。而應(yīng)用信息化技術(shù)之后，就可以有效的改善這些不足，因此需要將檔案中的文字資料以及圖件進(jìn)行信息化處理，對(duì)這些資料進(jìn)行分析、處理，經(jīng)過轉(zhuǎn)化加工，更高效、便利的利用檔案，可以減少檔案在使用中受到的磨損，極大的增加了檔案的使用時(shí)限，減少檔案管理人員的工作量，讓他們從清點(diǎn)、歸還、使用、借閱中解脫出來，節(jié)省下來的時(shí)間可以進(jìn)行研究工作。

4.認(rèn)真做好地質(zhì)檔案資料的查閱登記工作。地質(zhì)檔案的管理人員需要具備較高的職業(yè)素質(zhì)，認(rèn)真做好查閱登記工作，在實(shí)際的管理中，管理人員應(yīng)該和資料借閱人員多交流及溝通，讓他們認(rèn)識(shí)到地質(zhì)檔案資料的重要性，讓借閱者可以更加小心的保護(hù)檔案資料。與此同時(shí)，管理人員還需要做好借閱登記工作，將借閱人的信息、資料信息、借閱時(shí)間等都要做好詳細(xì)、明確的記錄，只有這樣才能避免地質(zhì)檔案資料出現(xiàn)破損或者遺失的情況，更好的對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)。

5.加快升級(jí)硬件設(shè)施。當(dāng)前科技不斷發(fā)展，地質(zhì)檔案管理中也應(yīng)用了現(xiàn)代信息技術(shù)，傳統(tǒng)的檔案也通過使用不同的軟件將其變成電子檔案的形式進(jìn)行存檔，地質(zhì)檔案管理工作需要適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)保管工作進(jìn)行升級(jí)換代，除了升級(jí)計(jì)算機(jī)硬件之外，還需要引進(jìn)相關(guān)的管理軟件，加強(qiáng)配套設(shè)施建設(shè)，檔案儲(chǔ)藏室中應(yīng)該有空調(diào)、除濕機(jī)、溫度計(jì)以及其他的防護(hù)設(shè)備，只有加大硬件上的投入，才能更好的保護(hù)檔案資料。

另外，還需要注重傳統(tǒng)的檔案資料文件存儲(chǔ)空間建設(shè)，除了檔案的保管地點(diǎn)之外，還包括相關(guān)的復(fù)述建筑物，比如復(fù)印室、辦公室以及閱覽室等，如果辦公用房不夠充足，那么有的文件空間就會(huì)都用到儲(chǔ)存檔案，就無法滿足其他附屬必要的附屬工作，就會(huì)讓絕版文件在外借中受到損壞或者出現(xiàn)丟失的情況，為檔案管理工作帶來無法挽回的損失。

三、結(jié)語

綜上所述，地質(zhì)檔案管理工作需要建立健全的制度，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高管理者的職業(yè)素質(zhì)、計(jì)算機(jī)技能和業(yè)務(wù)水平，做好詳細(xì)的記錄工作等，避免檔案出現(xiàn)丟失或者損壞的情況，充分利用地質(zhì)檔案，發(fā)揮出其作用。

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