趙菲菲

(黑龍江省大學城物業(yè)經(jīng)營有限責任公司 黑龍江 哈爾濱 150080)

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新時期高校圖書館中文圖書采購招標的思考

趙菲菲

(黑龍江省大學城物業(yè)經(jīng)營有限責任公司 黑龍江 哈爾濱 150080)

圖書采購招標是目前高校普遍采用的一種圖書采購方式，文章分析了實行圖書采購招標的意義及招標過程中應明確的原則，提出應當以高校利益為本，擇優(yōu)評定中標圖書供應商，滿足高校圖書館建設需要。

高校圖書館；圖書采購招標；規(guī)范性；圖書供應商

近些年，圖書采購招標已經(jīng)在全國各個高校相繼開展，而且逐漸成為趨勢和潮流。《中華人民共和國招標投標法》于2000年1月1日正式開始實施，《中華人民共和國政府采購法》于2003年1月1日起施行，標志著我國的招投標管理逐步走向法制化、規(guī)范化、科學化的軌道。本文就圖書采購招標的意義及招標應當明確的原則、規(guī)范進行了分析與探討。

一、高校圖書館圖書采購招標的意義

(一)有利于圖書采購公開化、透明化,避免腐敗現(xiàn)象的發(fā)生

(二)有利于保證高校圖書的質(zhì)量

由于出版無序導致書源信息分散、書目信息不完整,現(xiàn)在出版社與出版物種類激增,三大書目①社科新書目,②科教新書目,③全國地方版科技新書目以及各個出版社的書目介紹的圖書不足總量的1/4,另外的圖書則是通過其他出版信息或直接在書店與讀者見面。通過招標采購,可以選擇比較有資質(zhì)的書商,提供較全書目信息并能根據(jù)所提供的書目信息滿足采購要求,拓寬采購渠道,提高了圖書的采購范圍,有利于促進學校教學和科研水平的提高,滿足高校對文獻信息的需求。

(三)有利于圖書館獲得優(yōu)惠的折扣和完善的配套服務

書商為了最終占領市場和獲得訂單,他們在進行投標文件的遞交時,必然會竭盡所能地給予優(yōu)惠折扣,并提供全面周到的配套服務來吸引圖書館。通過招投標競爭,可使圖書館能夠用有限的資金獲得更多的圖書,充分發(fā)揮有限資金的使用效益,同時也為提高圖書采購質(zhì)量創(chuàng)造了有利條件。

(四)有利于提高工作效率,加快圖書流通的進程

圖書采購中圖書館可以對書商提出盡可能詳細的相關配套服務要求,如蓋章、打號、夾磁針、貼條形碼、配帶MARC數(shù)據(jù)等,同時提高送書時效以及借助網(wǎng)絡先進技術,有了這些較為完善的配套服務，就能切實減少圖書館采編人員分類編目的壓力，大大提高了圖書館的工作效率,及時保證圖書的上架率。

二、圖書招標應當堅持的原則

高校圖書采購招標是市場經(jīng)濟條件下的法律行為，因此圖書招標所涉及的程序、內(nèi)容、組織行為等都必須遵循規(guī)范性原則，使招標工作的整個過程貫穿法律性、科學性原則，從而保證圖書招標工作健康有序地發(fā)展。圖書招標的規(guī)范性原則具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

(一)堅持公開、公正、公平

對于如何提高死緩的適用率，學界提出了不同的意見。這些意見可以概括為兩個方面:一是通過立法途徑修改刑法的相關規(guī)定;二是通過司法解釋途徑對現(xiàn)有規(guī)定作有利于死緩適用的解釋。

具體地說，第一，圖書采購招標過程中的相關數(shù)據(jù)和信息必須公開，使參加投標的每個書商都能夠及時明確的了解到相關的信息;第二，招標方所邀請的評委對各書商在投標中所提供的服務和承諾必須在客觀、負責、公正的立場做出評判，不能對任何一家書商有所偏袒或傾向;第三，招標方應當提供每個書商一個公平競爭的機會，防止個別書商采取不正當?shù)氖侄芜M行競標。

(二)嚴格規(guī)范圖書招標程序

規(guī)范圖書采購招標程序能避免許多不必要錯誤。第一步，實地考察及市場調(diào)查，在條件允許的情況下，到書店實地進行考察，并聯(lián)系若干家書商并就具體問題進行初次詢價，我校就是采取由招標辦負責同志和圖書館相關同志進行事先實地考察的方式，從而做到了做到未雨綢繆、心中有數(shù);第二步，校招標辦、圖書館及監(jiān)察處等相關部門召開標前準備會，就可能出現(xiàn)的問題進行商討，并共同制定招標有關事項;第三步，由招標辦制定招標文件并確定招標具體時間地點; 第四步，在網(wǎng)上公開招標信息，或電話聯(lián)系幾家比較了解的有信譽、有實力的書商，發(fā)放招標文件;第五步，召開由招標單位和書商參加的招標會議，進行招標;第六步，向評標小組公布各書商的投標信息，并由評標小組進行評標;第七步，招標辦工作人員再次向書商詢價，并依據(jù)商務及技術綜合評比的最終結果對投標的書商進行排序;第八步，宣布中標圖書供應商，并與書商簽采購合同，履行各自義務和職責。

(三)招標單位應當組織一個結構合理的評標小組

招標單位在開標時，參加會議的人除了來投標的書商之外，還應該有本單位的相關人員和專家評委出席。這些相關人員和專家評委的確定，需要經(jīng)過仔細考察和認真挑選，為了使招標工作真正做到公平、公正、公開，具有一定的嚴肅性和規(guī)范性，招標單位評委成員一般由校招標辦、財務處、圖書館、監(jiān)察處、審計處以及校外(內(nèi))聘請專家等成員組成。招標辦作為招標工作組織者，圖書館作為使用部門，監(jiān)察處作為招標工作的監(jiān)督者，外聘專家作為招標工作的見證人并負責技術評標，大家各盡其份，共同打分，評出綜合指標較為優(yōu)秀的書商作為中標者。

(四)評標標準要一致，并賦予明確的分值等級

不同類型圖書招標所處的環(huán)境不一樣，對評標的內(nèi)容有較大差異，就目前中文圖書資料招標而言，其評標內(nèi)容設置和分值的賦予，也五花八門，但一般把評標項目選定在三個方面:第一，書商資質(zhì)，其主要內(nèi)容為信譽情況，財務狀況，目前公司業(yè)績和與重點客戶合作情況，圖書來源渠道，網(wǎng)站建設和使用情況等等。第二，提供服務質(zhì)量，其主要內(nèi)容為所供圖書質(zhì)量，采訪書目信息的準確性、時效性和覆蓋程度，編目數(shù)據(jù)的完整程度和質(zhì)量，圖書訂到率，對圖書館所提書目以及自定較特殊主題圖書采購的反應速度和能力，對訂單調(diào)整要求的反應能力，對未能采購圖書訂單的處理，退書的處理，圖書包裝質(zhì)量、運送及時性、搬運到位程度等。第三，圖書供應價格折扣。統(tǒng)一評標內(nèi)容后，對其項目賦予分值，并制訂不同等級的打分標準，便于招標專家評標打分。

(五)合同詳盡，合理規(guī)范

招標單位在確定了幾家書商為采購圖書中標單位后，最終將與這幾家書商簽訂購書合同。這份合同既是兩家利益的保證書，又是書商提供服務的承諾書。所以在簽訂合同之前，雙方必須把有關服務內(nèi)容和承諾事項寫清楚。如要求書商提供電子版的采訪書目數(shù)據(jù)(社科新書目、科技書目、上海科書目等)，提供所發(fā)圖書的標準分類和MARC編目數(shù)據(jù)，新書到后如發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題可及時退還等。將這些要求形成規(guī)范的文字落在紙面，并使之具有法律效力，以保證在今后的服務和業(yè)務往來中，碰到問題可以通過客觀公正的法律手段加以解決，從而最大限度的保證學校的利益不受損害。

三、圖書供應商的選擇

圖書館應根據(jù)圖書供應商具備的全面的服務能力和圖書館復雜的業(yè)務要求來選擇圖書供應商。面對眾多的圖書供應商，高校圖書館要明確選擇比較好的供應商的標準。全面細致、優(yōu)質(zhì)的服務無疑地成為供應商在圖書館市場競爭中決勝的關鍵。

(一)良好的信譽度和綜合實力

良好的信譽度和綜合實力是圖書館選擇供應商時應當依據(jù)的重要因索。圖書館在確定圖書供應商時很看重供應商在當?shù)氐恼\信表現(xiàn)以及它的綜合實力，包括經(jīng)營規(guī)模、資金狀況、公司人員索質(zhì)、網(wǎng)絡化管理程度、當?shù)乜蛻袅?、當?shù)劁N售量、圖書品種覆蓋面、團購能力、訂購的到貨速度與到貨率等，尤其是一些重點出版社圖書的到貨率。

(二)采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)標準化

由于文獻信息處理的標準化和自動化的發(fā)展，使得文獻采集和編目數(shù)據(jù)的處理可以批量化一次性完成，而為圖書館所共享。目前圖書館普遍要求圖書供應商提供中文圖書的CNMARC標準格式的采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)，以便于圖書館采訪人員和編目人員套錄后進行網(wǎng)絡查重，生成采訪數(shù)據(jù)庫和電子訂單，建立館藏書目數(shù)據(jù)庫，降低圖書館采編人員的勞動強度，提高工作質(zhì)量與效率。為此，圖書供應商必須具備標準化的圖書信息數(shù)據(jù)資源，及時準確地向圖書館通報圖書信息，既有印刷型的書目，也有數(shù)宇化的電子書目；既有未來新書的預訂書目.更應有反映庫存的現(xiàn)貨書目。

(三)文獻加工服務規(guī)范化

已往供應商提供給圖書館的只是淺層次的供貨服務，在數(shù)據(jù)和圖書加工問題上都沒有形成有效的服務體系?，F(xiàn)在，圖書館為減輕驗收、編目人員的勞動強度，普遍要求供應商做好前期的圖書加工服務，比如完成加蓋館藏章、加貼防盜磁條、書標、和粘貼條形碼等工序。

(四)高效率的物流配送體系

過去，圖書配送流程操作時間較長，成本高，效率低，不利于圖書與讀者及時見面。現(xiàn)在，圖書館對配套服務的高要求使得供應商必須具有高效率的物流配送體系，才能保證訂到的圖書能夠盡快地送抵圖書館。

(五)量體裁衣，提供優(yōu)質(zhì)的個性化服務

除了要求提供數(shù)據(jù)和圖書加工服務外，圖書館還要求供應商提供完善的售后服務。比如，免費送貨上門、正當退貨、義務咨詢、有針對性地制作個性化征訂數(shù)據(jù)報送給相應的圖書館等。還有的圖書館提出，對加蓋了館藏章的圖書，若有破損，供應商也應及時退貨、補貨或換貨；對于超過原定價30%的圖書，要求供應商及時通報圖書館，并重新確認訂購關系，否則圖書館可以拒收等。

(六)折扣率要優(yōu)惠并兼顧合理

圖書價格在前些年里不斷攀升，使圖書館倍感購書經(jīng)費緊張。圖書采購利用招標的方式進行，將圖書折扣率提高，從而提高資金使用效益，節(jié)約資金。雖然高折扣使得圖書館可以利用同樣的資金買到更多的圖書，但是折扣越高，往往對圖書館到書率影響越大。本省的一些高校就曾經(jīng)發(fā)生過供應商為了自身利益，拒絕進那些發(fā)行量少且只有微薄利潤的圖書，造成圖書館訂貨量與到貨量的失衡，從而給學校的教學研究造成了不好的影響。這是高校圖書館在選擇供應商時應該慎重考慮的。

隨著圖書采購招標的不斷發(fā)展和完善，高校的圖書招標工作必將更加規(guī)范化、科學化。

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趙菲菲(1982-)，女，黑龍江克山人，碩士，黑龍江省大學城物業(yè)經(jīng)營有限責任公司行政，主要從事招標及資產(chǎn)管理研究。