劉 蕓

(北京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 北京 100070)

基于提升檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

劉 蕓

(北京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 北京 100070)

提升檔案管理科學(xué)化水平是新時(shí)期檔案工作的重要課題，是提升國(guó)家文化軟實(shí)力的需要，也是順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)的必然選擇，對(duì)于推動(dòng)檔案管理規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化具有重要意義。從實(shí)踐的角度，本文圍繞如何提升檔案管理的科學(xué)化路徑進(jìn)行幾方面分析。

檔案管理；科學(xué)化水平；路徑選擇

檔案是已經(jīng)形成的歷史記錄，它充分地保留了文件的原始性和記錄性特點(diǎn)。檔案管理就是對(duì)各種類型的檔案表現(xiàn)形式和信息進(jìn)行整合，并為檔案信息的需求者提供服務(wù)。隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案的管理工作被賦予了新的責(zé)任，對(duì)管理人員提出了更高的要求，所以為了提高檔案管理的效率，就有必要提升檔案管理科學(xué)化的水平。同時(shí)，檔案利用效率的提高，檔案價(jià)值得到最大化利用都有賴于檔案管理水平的提升。

一、提升檔案管理科學(xué)化水平的意義

(一)滿足信息化的發(fā)展

科技的發(fā)展促使各行業(yè)的管理模式發(fā)生變化，信息技術(shù)在企事業(yè)的管理中得到廣泛的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)、媒體等先進(jìn)的管理手段徹底打破了傳統(tǒng)的工作方式。面對(duì)各行業(yè)管理的改革和創(chuàng)新，檔案管理事業(yè)必須做出相應(yīng)的改革，以適應(yīng)信息發(fā)展的需求。為了實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、系統(tǒng)化管理，必須要完善管理制度、開通有效的管理渠道、采用科學(xué)的保存、傳播和利用手段。在檔案管理中需要時(shí)刻關(guān)注現(xiàn)代信息化技術(shù)的發(fā)展，并將其利用在檔案的管理中，做到與時(shí)俱進(jìn)。

(二)有利于檔案管理事業(yè)的發(fā)展

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為檔案科學(xué)化管理的方式提供了有效的技術(shù)支持，同時(shí)也將傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足突顯出來，隨著企事業(yè)單位的壯大，檔案的數(shù)量越來越多，管理人員的任務(wù)也逐漸增加。在財(cái)務(wù)管理、政工工作等管理工作逐漸發(fā)展的情況下，為檔案管理帶來了更大的難題，所以利用科學(xué)化管理手段，不斷提高檔案管理的水平，有利于檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

(三)有利于文化水平的提高

檔案管理中涉及到很多經(jīng)濟(jì)、政治、文化等方面的內(nèi)容，所以說檔案管理也是我國(guó)文化的管理。檔案中記載了我國(guó)的歷史文化發(fā)展，對(duì)我國(guó)很多行業(yè)的發(fā)展都提供了有效的依據(jù)。所以科學(xué)化的管理檔案，能夠使我國(guó)的文化得以繼承、發(fā)展和利用。

三、提升檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

(一)明確檔案管理的目標(biāo)

要提高檔案管理的科學(xué)化水平，首先必須要明確檔案管理的目標(biāo)，即為社會(huì)的中心工作提供服務(wù)。它服務(wù)的對(duì)象包括黨和政府、社會(huì)和廣大的人民群眾。在進(jìn)行檔案管理的過程中，要積極貫徹黨的路線、方針和政策，結(jié)合時(shí)代發(fā)展的具體要求，從全局的角度出發(fā)，不斷增強(qiáng)檔案管理的政治意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，把握檔案管理工作的重點(diǎn)，為社會(huì)提供高質(zhì)量的服務(wù)。

(二)提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和服務(wù)意識(shí)

提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是提升檔案管理科學(xué)化水平的前提條件，因?yàn)闄n案管理水平的提高必須要以“人”為基礎(chǔ)，只有相關(guān)人員擁有檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，才能不斷完善檔案管理的人才儲(chǔ)備，提高整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的水平。具體來說，可以從如下兩個(gè)方面來提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

①培養(yǎng)他們的管理意識(shí)

對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化地管理要求管理人員不僅要具備較高的專業(yè)技能，還要具備先進(jìn)的管理理念。所以要根據(jù)管理人員的工作內(nèi)容進(jìn)行針對(duì)性地培訓(xùn)，讓他們加強(qiáng)對(duì)自己工作范圍內(nèi)相關(guān)法律法規(guī)的了解，在提高他們業(yè)務(wù)水平的同時(shí)提高他們科學(xué)管理檔案的意識(shí)。

②培養(yǎng)他們的專業(yè)能力

隨著電子檔案的出現(xiàn)，檔案管理的難度也隨之加大，這就提高了對(duì)管理人員的技術(shù)要求。所以，要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，就要采用現(xiàn)代化的管理方式，培養(yǎng)他們管理現(xiàn)代化檔案的能力。

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平地提升，就要求檔案的管理人員要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，加強(qiáng)與實(shí)際的結(jié)合，培養(yǎng)他們的責(zé)任意識(shí)和職業(yè)道德素質(zhì)，讓管理人員做到以身作則，在執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度時(shí)起到帶頭作用，從而提高他們的服務(wù)意識(shí)，最終達(dá)到提升檔案管理質(zhì)量與效率的目的，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

(三)加強(qiáng)對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)

加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)首先要求對(duì)檔案進(jìn)行集中管理，然后嚴(yán)格遵守檔案審批和歸檔的程序，最后對(duì)檔案進(jìn)行合理的安排，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)機(jī)密檔案的專業(yè)管理，這是提高檔案管理科學(xué)化水平的基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)首先就要搞好相關(guān)的硬件設(shè)施建設(shè)，然后再硬件基礎(chǔ)之上加強(qiáng)軟件建設(shè)，為檔案管理提供技術(shù)支持。進(jìn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的建設(shè)能規(guī)范檔案的管理體制，規(guī)范檔案管理過程，提高管理人員的信息處理能力，是提高管理科學(xué)化水平的有效措施，也是檔案管理發(fā)展中必不可少的階段。

(四)實(shí)現(xiàn)檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，為了改變傳統(tǒng)書本式的檔案不能滿足當(dāng)前檔案管理的需求這一現(xiàn)狀，提高檔案管理的科學(xué)化水平，就必須要進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，為現(xiàn)代化的檔案管理提供能滿足社會(huì)需求的科技工具，例如掃描儀、計(jì)算機(jī)硬盤等。從檔案管理的角度來說，技術(shù)創(chuàng)新是提高檔案管理科學(xué)化水平的突破口，在進(jìn)行檔案管理的過程中，運(yùn)用現(xiàn)代化的先進(jìn)工具不僅能提高檔案管理的效率，還能實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。另外，實(shí)現(xiàn)檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新，還能不斷加深對(duì)檔案資源的開發(fā)利用，宣傳檔案管理文化，使檔案事業(yè)上升到一個(gè)新的高度。

(五)不斷創(chuàng)新檔案管理方式

隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理越來越被重視，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)的需求了。在這種形式下，檔案管理就不能單一地局限在簡(jiǎn)單的收集整理中，現(xiàn)需要將原來由管理人員進(jìn)行簡(jiǎn)單地資料查詢的角色轉(zhuǎn)變?yōu)樽稍冋?。檔案管理人員必須要熟練地掌握檔案管理的所有業(yè)務(wù)，熟知檔案管理的流程，以應(yīng)對(duì)工作量和咨詢?nèi)藬?shù)不斷增長(zhǎng)的趨勢(shì)。

三、結(jié)束語

檔案管理的科學(xué)化建設(shè)不僅有利于檔案管理逐漸向制度化和規(guī)范化發(fā)展，更有利于我國(guó)社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)。通過明確管理目標(biāo)、提高管理人員的素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)、進(jìn)行檔案信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新和改變管理方式等路徑的選擇，全方位地推進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的提升，不斷促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。