尚海磊

(南京理工大學泰州科技學院 江蘇·泰州 210000)

高校辦公室工作效能的影響因素及對策研究

尚海磊

(南京理工大學泰州科技學院 江蘇·泰州 210000)

高校辦公室管理在高校發(fā)展中起到至關(guān)重要的作用，是組成高?；鶎芋w系的核心部分。本文首先對高校辦公室工作效能進行了概述，分析出影響高校辦公室效能的因素，即管理觀念過于傳統(tǒng)、高校辦公室工作人員的選拔與任用制度不合理、管理體系不健全。從改變高校辦公室管理理念、建立科學的工作人員選拔和培養(yǎng)制度、逐漸健全管理體系三個方面提出了高校辦公室工作效能優(yōu)化策略。從而提高高校辦公室的工作效能，促進教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，與快速發(fā)展的教育事業(yè)相適應。

高校辦公室；工作效能；影響因素；對策研究

引言

隨著我國社會經(jīng)濟的進步與教育的高速發(fā)展，高校辦公室有了越來越大職責，高校辦公室的工作領(lǐng)域也逐漸的拓寬。針對其管理觀念、用人制度、管理體系存在的問題，都要加以分析與解決。高校辦公室加強效能建設,能夠有效發(fā)揮其功能作用，進而提升高校工作人員的綜合素質(zhì)，推進高校更好更快發(fā)展。

一、高校辦公室工作效能概述

效能是變革創(chuàng)新時代的常用詞，在我國古道典籍中，對效能的解釋是為國家效力、貢獻自己的才能。瞿秋白在《亂彈·財神還是反財神》中將效能定義為效率。也有人將效能定義為辦事的效率和工作的能力。效能這個詞被用到生活中的多個領(lǐng)域，高校辦公室效能,則屬于管理學領(lǐng)域范疇,根據(jù)高校的實際發(fā)展情況和高校辦公室的工作狀態(tài)最終體現(xiàn)出的工作能力和績效的有機統(tǒng)一。?？恕だ疇栐凇尔溈襄a卓越工作方法》一書中指出：“正確地做事”指的是效率,“做正確的事”強調(diào)的是效能,效率和效能存在著基本的區(qū)別。在高校的辦公室管理過程中管理者要做好一件事情，最好的方法就是重視效率，在此基礎上，管理者還需要重視時間的利用，將時間利用的合理程度能夠檢驗管理者的工作水平，通過效能確保工作堅實地朝著自己的目標邁進。高校辦公室要準備教學、教研等多方面的工作，任務量很大，同時高校的辦公室起到連接學校各個部門的作用，對教學工作進行輔助與決策，高校辦公室與學校很多部門都有聯(lián)系，存在著角度的突發(fā)問題和隱患，但是高校對高校辦公室的工作要求卻很高，這就對高校辦公室的工作人員提出了更高的要求。

二、影響高校辦公室效能的因素

（一）管理觀念過于傳統(tǒng)

高校辦公室管理觀念過于落后，是制約工作效能的主要因素之一。很多高校的辦公室缺少制度執(zhí)行力，只能完成一些日常的簡單任務，面對相對艱巨的任務時就顯得力不從心，高校的管理者根本意識不到高校辦公室管理的重要性，采用的管理方式比較簡單、管理觀念較為落后。很多高校都將工作人員當作賺錢的工具，認為工作人員的作用就是不斷地為高校創(chuàng)造價值，在對待工作人員方面，也僅僅重視那些能在短時間內(nèi)為高校帶來利潤的或者是能迅速處理工作中棘手問題的工作人員，而忽略了默默付出的大部分工作人員，很多工作人員有被忽略的感覺，失去工作的動力。很多高校對高校辦公室管理的重要性存在不解與誤解，高校的辦公室需要的工作人員相對較少，在選拔工作人員的過程中也不夠認真，一部分高校將注意力過多的放在重視人才上，致使忽略了高校辦公室管理，認為高校辦公室管理部門處理的僅僅是薪水問題和簡單的人事問題。在招聘工作人員時也首先任用能夠為高校快速帶來利益的工作人員，這種做法短期內(nèi)能夠為高校帶來利潤，但是從長遠角度講對于高校的發(fā)展并無益處。

（二）高校人才的選拔與任用制度不合理

高校辦公室在長期的工作實踐中已形成了一系列的管理制度，但是管理制度的落實存在著一定的問題，使得很多規(guī)章制度都流于形式。很多高校在選拔員工上無法做到公平公正，很多工作人員都是托關(guān)系進到高校，尤其是一些家族型高校，一部分托關(guān)系進到高校的工作人員沒有足夠的實力在高校工作，進到高校后也沒有一心一意的為高校創(chuàng)造價值，影響了高校的工作效率。很多高校招聘工作人員的過程十分隨意，很多面試者的去留都僅僅由高層決定，缺乏對面試綜合能力的考查。很多高校只注重技術(shù)型人才的選拔，忽略掉了普通工作人員的綜合素質(zhì)，導致高校工作人員的能力和素質(zhì)參差不齊。很對高校對在職工作人員缺乏一定的考核機制，工作人員成功入職，在工作一段時間之后，需要對工作人員進行工作能力上的考核，考核成績優(yōu)秀者適當升職，對于成績不理想的工作人員，給予降職或者調(diào)動工作，很多高校缺少了這一機制，導致很多工作人員滿足于現(xiàn)狀、不思進取。給高校的發(fā)展造成了阻礙。

（三）管理體系不健全

高校辦公室的的管理體系不健全，導致一些工作不能及時處理或處理不到位，降低了辦公室的工作效能?？茖W、合理的管理體系對于高校辦公室管理起到至關(guān)重要的作用，很多高校的管理層人員思想十分保守，不愿接受新鮮事物，跟不上時代的步伐，依舊沿用傳統(tǒng)的管理體系，根據(jù)工作人員的階層決定薪水，導致工作人員一心只想著升職，而忽略了努力工作的重要性，直接影響了辦公室的工作效能。高校由于缺乏完整的管理體系，工作人員在工作中出現(xiàn)錯誤時，往往會受到差別對待，這會使工作人員留下心理陰影，也會覺得高校管理人員不能做到一視同仁，對高校失去信心，從而失去工作的動力，缺少完整的管理體系使得工作人員沒有明確的工作目標，降低工作效率。

三、高校辦公室工作效能優(yōu)化策略

（一）改變高校辦公室管理理念

提升高校辦公室效能前提是端正思想態(tài)度，提高辦公室工作人員的責任心，避免辦公室無所作為、胡亂作為的情況發(fā)生。要通過日常工作的觀察找出高校辦公室存在的問題，要解決高校辦公室管理的問題，首先要轉(zhuǎn)化高校管理者的固有思維，管理者需要使者去了解每一位工作人員，和工作人員多溝通，充分認識到每一位工作人員的重要性。技術(shù)型的人才能夠為高校帶來效益，理應得到重視，但也要積極發(fā)現(xiàn)其他工作人員的優(yōu)點，擅于發(fā)掘工作人員的長處，結(jié)合工作人員的特長和個人性格為其安排合適的崗位，充分發(fā)揮每個人的價值。其次要積極發(fā)展高校辦公室管理部門，逐步解決人力管理中存在的問題，高校要敢于聘用高校辦公室管理方面的人才，改善高校辦公室管理現(xiàn)狀。高校辦公室管理部門需要了解在職工作人員的情況，根據(jù)高校戰(zhàn)略要求對工作人員做出戰(zhàn)略性調(diào)整，加大力度培養(yǎng)綜合型人才，同時大膽引進新型人才，拓寬聘用渠道，為高校吸收條件合適的工作人員，逐漸改變高校辦公室管理觀念。同時高校的辦公室需要有完善的規(guī)章制度，制度要對工作人員的分工情況、任務目標等高校辦公室的事宜制度化，將日常工作中的流程和可能出現(xiàn)的突發(fā)情況都以制度的方式呈現(xiàn)，和規(guī)章制度之間要前后呼應，要有系統(tǒng)性。高校辦公室的制度并不是一成不變的，在保證規(guī)章制度執(zhí)行的穩(wěn)定情況下，可根據(jù)實際情況對規(guī)章制度做出不同程度的調(diào)整。

（二）建立科學的人才選拔和培養(yǎng)制度

高校辦公室的工作涉及面很廣，任務繁重且任務經(jīng)常出現(xiàn)不同程度的變化，也會偶爾出現(xiàn)一些突發(fā)情況，所以對高校的辦公室對工作人員的能力要求很高，為了使高校辦公室的工作效能逐漸提高，需要建立科學完整的工作人員選拔和培養(yǎng)制度。首先，管理者要對高校的發(fā)展目標和戰(zhàn)略需求有較為詳細的了解，能夠根據(jù)高校的實際情況，確定所需工作人員的數(shù)量及工作能力。其次，定期更新工作人員的個人信息，了解工作人員的工作情況，看到工作人員的進步，并對進步較大的工作人員進行表揚，激發(fā)工作人員的工作熱情，為高校競爭創(chuàng)造有利條件。高校需要建立科學的工作人員選拔和培養(yǎng)制度，將有專業(yè)素質(zhì)的人才吸收、任用、選拔，每一個環(huán)節(jié)都需要有對應的制度，采用新時期的工作人員管理模式，提高工作人員的綜合素質(zhì)。在管理工作人員的過程中設置合理的獎勵制度和懲罰制度，刺激工作人員更好的工作，提高高校的工作質(zhì)量。高?？刹欢ㄆ诓扇≥啀徰a位機制，使工作人員熟悉不同職位的工作，對處理應急事件做準備。同時為每一名工作人員制定個人的工作目標和工作計劃，使每位工作人員有明確的努力方向，與此同時，制訂一個高校奮斗的目標，使工作人員對高校的發(fā)展充滿信心，提升工作人員對高校的信任感，實現(xiàn)個人發(fā)展和辦公室事業(yè)發(fā)展的協(xié)調(diào)一致。

（三）逐漸健全管理體系

高校的辦公室需要有完整的管理體系，高校的辦公室效能不僅僅體現(xiàn)在辦公室內(nèi)部，也受到高校整體的管理體系的影響。首先要明確辦公室的職能，審視辦公室在高校的工作中的作用。其次要基于辦公室的職能，對辦公室作出一系列的調(diào)整。工作人員是高校辦公室的核心，高校應定期組織工作人員培訓，擴大工作人員的職業(yè)發(fā)展空間，在高校需要建立完整的培訓機制，從工作人員的基本需求和高校的基本需求出發(fā)，對工作人員進行靈活的、系統(tǒng)的培訓。高校要學習大公司的人才管理體系，完善薪酬福利懲罰體制，薪酬制度要有著明顯的等級差別，能者多勞，多勞多得，使工作人員清楚的知道自己為高校帶來的效益和薪水存在著密切的關(guān)系。懲罰方面，對待工作中存在的錯誤失誤等，根據(jù)程度大小，都設置不同的懲罰措施，獎懲機制都要做到透明化，需要適用高校所有工作人員。同時要讓工作人員明確高校辦公室并不是一個單獨存在的部門，在完成一些較長周全的任務時，要與高校的其他部門積極合作，實現(xiàn)人力資源的整合，將高校辦公室的工作變得系統(tǒng)化，提高工作效能。在高校內(nèi)部需要建立科學合理的人力資源管理體制，確保體制的公平公正。保持和工作人員的積極溝通，通過討論可適當對管理體系進行修改，使高校與工作人員共同發(fā)展，共同進步，維持和工作人員和諧的關(guān)系。從而更加有效的發(fā)揮高校辦公室的核心職能。

四、結(jié)語

本文通過對高校辦公室工作效能進行深入分析得知，高校辦公室存在著管理觀念過于傳統(tǒng)、高校人才的選拔與任用制度不合理、管理體系不健全等一系列的問題。通過改變高校辦公室管理理念、建立科學的人才選拔和培養(yǎng)制度、逐漸健全管理體系等方法，能夠有效優(yōu)化高校辦公室工作效能，從而為學校的工作開創(chuàng)一個充滿生機、活力的局面。

[1]呂宏玉,張菁,齊輝.提高高校辦公室管理工作效能探討[J].河北農(nóng)業(yè)大學學報(農(nóng)林教育版),2014,16(04):27-29+33.

[2]葉敏,黃身勇.高校辦公室工作效能的制約因素分析[J].思茅師范高等?？茖W校學報,2011,27(04):89-92.

[3]譚明.高校辦公室工作效能優(yōu)化之路徑探析[J].中國石油大學勝利學院學報,2017,31(02):59-61.

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1009-8534（2017）06-0041-02

尚海磊，南京理工大學泰州科技學院，博士，助理研究員。

王俊奇

審 稿 人：夏 莉