譚遠(yuǎn)新

摘要：隨著社會科技水平的迅猛發(fā)展，我國的檔案信息化管理工作也取得了進步，并逐漸形成了新的一種管理模式，筆者認(rèn)為檔案管理若想將供需要求實現(xiàn)，就必須跟隨時代變化的腳步而發(fā)生改變，只有這樣才能夠更好的將檔案信息的管理、收集、服務(wù)效率以及歸納等目標(biāo)實現(xiàn)。因而，文章將圍繞信息化檔案管理建設(shè)工作進行分析，并將未來的發(fā)展趨勢闡述出來。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化建設(shè) 發(fā)展趨勢

一、何謂信息化檔案管理

信息化檔案建設(shè)工作主要是指在現(xiàn)代化信息技術(shù)的利用之下，通過網(wǎng)絡(luò)、計算機等作用將高科技手段應(yīng)用在檔案管理之中，其能夠有效地對信息進行管理、搜集和保存，并將一種現(xiàn)代化的檔案管理模式提供給人們。信息化檔案管理的建設(shè)工作是隨著時代的發(fā)展而衍生出來的，其主要是將傳統(tǒng)實體的管理模式替換成利用數(shù)字化信息的管理形式，因而其操作的基礎(chǔ)的依據(jù)是實體的檔案信息。在信息化檔案管理手段的應(yīng)用下，能夠在檔案信息中將共享化、數(shù)字化、信息管理一體化以及網(wǎng)絡(luò)化等體現(xiàn)出來。

二、存在于檔案信息化建設(shè)中的弊端

（一）數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

在接收處理檔案信息的過程之中，由于各個單位或部門在計算機網(wǎng)絡(luò)的利用下所轉(zhuǎn)送的資料數(shù)據(jù)有異構(gòu)性存在，因而有很多所接收的檔案資料會有差異性在不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)來源、特殊文件以及文件屬性中存在，這樣就形成了復(fù)雜性的檔案信息結(jié)構(gòu)，自然會在一定程度上將工作人員檔案信息處理和接收工作的難度增大，最終無法使信息化檔案建設(shè)工作的順利進行獲得保證。

（二）較高的分散性

在搜集檔案信息的過程中，難免有一個信息多次出現(xiàn)在檔案館中，針對于這一現(xiàn)象具體分析原因，主要是因為共同主題的信息是由不同的部門或單位所擁有，如：財務(wù)報表包括在政府財務(wù)部門日常的工作內(nèi)容當(dāng)中，而稅務(wù)局也有財務(wù)報表的內(nèi)容，其他的一些單位也涉及到了財務(wù)報表，那么在電子網(wǎng)絡(luò)的利用下將信息接收，就難免會有信息重復(fù)并且較高分散性的情況出現(xiàn)，針對于這樣的現(xiàn)象，檔案館想要將可共享的信息篩選出來共人們使用，那就需要耗費大量的人力和物力，顯然工作難度和任務(wù)量都會增大。

（三）管理的滯后性

先進的檔案信息化建設(shè)主要在于對電子科學(xué)技術(shù)水平的利用，以數(shù)字化的方式對檔案資料信息進行管理，在計算機技術(shù)的利用下通過查找目錄能夠迅速將相關(guān)的資料信息管理和存儲起來，便于日后使用。然而，若想將信息化檔案管理實現(xiàn)的關(guān)鍵在于健全的管理體制，其重視的管理人員管理責(zé)任心的具備?，F(xiàn)階段有一種現(xiàn)象存在于管理工作之中，有很多的檔案資料難以及時有效的歸檔保存并且提供使用，甚至有的資料超過的十年之久依然沒有存檔，顯然使人們對于檔案信息的使用效率受到了嚴(yán)重影響。

三、建設(shè)的策略分析

（一）歸檔管理效率的提高

在將各種資料信息接收以后，檔案館的管理人員需要根據(jù)不同的信息類型和方式，在計算機技術(shù)的利用下通過數(shù)字化的手段對相關(guān)內(nèi)容進行轉(zhuǎn)化，其中包含了紙質(zhì)信息所形成的電子信息，將錄音或照片以及錄像等信息在計算機的利用下轉(zhuǎn)化成可用的信息，隨后強化對各種信息不同的使用價值歸檔、鑒定以及分類方式，以此將有價值的信息甄別出來，從而使信息的完整性、真實性、可使用性以及有效性等得到保證。

（二）管理人員職業(yè)素養(yǎng)的提高

在信息化手段的利用下進行檔案管理建設(shè)，首先要求相關(guān)的管理人員必須具備一定的計算機應(yīng)用技能，然而筆者從實際的工作情況中看出，現(xiàn)階段還有一部分的工作人員對于計算機技術(shù)的掌握少之甚少，甚至有的人基本不會，針對這樣的情況，我們需要定期對檔案館中的工作人員進行專業(yè)的職能培訓(xùn)和計算機應(yīng)用技術(shù)教育，以此來將他們的職業(yè)素養(yǎng)提高，并且在獎懲制度和考核制度的適當(dāng)采取下，能夠?qū)⒐ぷ魅藛T自主學(xué)習(xí)的積極性激發(fā)出來，從而有助于工作效率的提升。

（三）檔案信息共享目標(biāo)的實現(xiàn)

若想將信息化檔案管理水平的應(yīng)用效率提高，就需要對傳統(tǒng)的服務(wù)態(tài)度額管理模式進行轉(zhuǎn)變，以現(xiàn)代化的思想來替換原有的陳舊思想，通過主動服務(wù)意識和反應(yīng)能力的加強，有助于將現(xiàn)代化的檔案信息管理目標(biāo)實現(xiàn)。

四、未來發(fā)展的趨勢分析

檔案的信息化管理，就是指將現(xiàn)代化的信息技術(shù)全面的應(yīng)用到檔案信息的管理工作中，便于對檔案信息資源的管理和存儲提供相應(yīng)的服務(wù)。簡單來講，就是將動態(tài)的管理模式用來替換原有的靜態(tài)信息管理技術(shù)，該種轉(zhuǎn)化的手段并不局限于形式之中，而是會從根本上將轉(zhuǎn)變的效果達(dá)到，因而人們在很多的方面已經(jīng)離不開現(xiàn)代化信息技術(shù)的作用了。

檔案管理工作在新信息技術(shù)的影響下能夠取得新的飛躍和發(fā)展，其有利于將信息管理同其他行業(yè)之間的差距縮小，其能夠為國家信息化檔案管理建設(shè)工作的目標(biāo)提供有效性指導(dǎo)。從信息化檔案管理工作改革的整體上分析，總的方向是圍繞著信息化發(fā)展進行的，其核心的內(nèi)容就是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子計算機技術(shù)的利用下，有秩序的編輯和管理各類信息，以便其能夠?qū)z索、存儲的目的達(dá)到，從而將共享性的檔案資源管理目標(biāo)實現(xiàn)，最終使整個的檔案管理工作效率得到提高。

五、總結(jié)

綜上所述，信息化建設(shè)檔案管理工作是時代發(fā)展的必然趨勢，是社會進步的重要體現(xiàn)，在現(xiàn)代化計算機技術(shù)的利用下，傳統(tǒng)的檔案管理工作換了“新顏”，不但有著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，還將一批具備高素質(zhì)、高技能的管理人員培養(yǎng)了出來，不斷使管理秩序得到了規(guī)范，不斷實現(xiàn)了現(xiàn)代化的管理目標(biāo)，為我國的檔案管理工作創(chuàng)造了新的發(fā)展局面。

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