伍偉珍

【摘要】為創(chuàng)新電力系統(tǒng)的檔案建設(shè)，電力系統(tǒng)可結(jié)合信息化技術(shù)建設(shè)科技檔案，使科技檔案實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，完善傳統(tǒng)檔案建設(shè)存在的缺陷。本文針對科技檔案數(shù)字化技術(shù)在電力系統(tǒng)中的應(yīng)用展開分析與探討。

【關(guān)鍵詞】科技檔案；數(shù)字化；電力系統(tǒng)

信息技術(shù)的發(fā)展給電力系統(tǒng)的紙質(zhì)檔案建設(shè)帶來了新的變革，傳統(tǒng)的檔案模式已逐漸淘汰，數(shù)字化檔案的建設(shè)與發(fā)展促進了科技檔案的形成。科技檔案的主要特征在于信息數(shù)字化，電力系統(tǒng)中的各個信息數(shù)據(jù)不僅能在檔案中以文字形式表達出來，還能生成各個圖像檔案，使電力系統(tǒng)中的各個信息內(nèi)容得到有效記錄。同時，科技檔案還能包容海量數(shù)據(jù)，存儲空間更大，擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對空間占用的影響，且檔案存儲方式也更簡便，各個數(shù)據(jù)能夠按照類型進行區(qū)分存儲與管理，減少了人力、物力的投入，這對電力系統(tǒng)的檔案建設(shè)與管理來說帶來了更多優(yōu)勢。

一、科技檔案數(shù)字化技術(shù)在電力系統(tǒng)中的應(yīng)用意義

從整體上來說，科技檔案數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用所改變的不僅僅是檔案的建設(shè)方式，還有檔案的管理方式，這兩者之間屬于不可分割的聯(lián)系。在電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設(shè)上，數(shù)字化檔案的形成是將檔案內(nèi)容從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案中脫離，從計算機平臺中對各個檔案信息進行管理，該檔案建設(shè)方式改變了電力系統(tǒng)傳統(tǒng)檔案的分年代制、分卷宗制的建設(shè)方法，同時也突破了傳統(tǒng)電力系統(tǒng)檔案建設(shè)存在的信息局限問題，對各個地域檔案的管理限制問題等，能夠使檔案的信息內(nèi)容涉及更廣，所容納的信息數(shù)據(jù)更多。在電力系統(tǒng)檔案的目錄編制上，管理者只需將各個數(shù)據(jù)信息按照時間或類別放于不同的文件夾當(dāng)中，根據(jù)相同的文件信息進行組合放置，在后期需要時，管理者可針對所需檔案將其進行打印輸出，將不同的檔案分別遞給不同部門。此外，數(shù)字化檔案的管理模式還能根據(jù)不同電力部門的實際需求進行管理，部分電力部門也可利用計算機軟件對各個檔案進行分類，再利用打印輸出的方式形成紙質(zhì)檔案，對紙質(zhì)檔案進行卷宗或部門分類?？萍紮n案的建設(shè)能夠使管理人員從傳統(tǒng)繁瑣的管理工作中解放，改變以往對大量檔案的分類與編目的工作模式，使管理人員能夠?qū)⒏嗟臅r間與精力放于檔案的開發(fā)當(dāng)中，并改變檔案的服務(wù)模式，以電子文件的方式將檔案傳遞給各個需要部門，使電力部門的檔案獲取效率得到有效提升。

二、電力系統(tǒng)中科技檔案數(shù)字化模塊功能的建設(shè)

按照常規(guī)的數(shù)字化科技檔案建設(shè)結(jié)構(gòu)來看，其檔案系統(tǒng)可分為六個模塊，其分別是檔案研究、檔案收集、檔案信息、檔案借閱、檔案檢索、檔案網(wǎng)站建設(shè)。在檔案研究上，電力系統(tǒng)的檔案管理者需根據(jù)企業(yè)運營模式和數(shù)據(jù)內(nèi)容來開發(fā)適合電力企業(yè)的檔案格局，并改變檔案的查詢方式，如檔案類型檢索、檔案文檔檢索、檔案名稱檢索等，研發(fā)適合企業(yè)檔案查詢習(xí)慣的檢索模式；在檔案收集上，檔案的數(shù)據(jù)信息收集方式可根據(jù)檔案管理人員的收集習(xí)慣進行資料收集，管理人員可根據(jù)之前所收集的檔案內(nèi)容按照數(shù)字化歸檔模式進行重新分類，將過往檔案庫中不完整的信息數(shù)據(jù)與宗卷進行完善，再根據(jù)數(shù)字化檔案的歸檔方式將其按照類型進行重新歸檔處理，將不同檔案以文件夾的形式存儲于計算機當(dāng)中，此外，電力企業(yè)還需加強對變電站管理部門與輸電線管理部門的信息檔案加強管理與規(guī)范，使企業(yè)各個檔案信息的管理模式形成數(shù)字化發(fā)展。

在檔案信息模塊的建設(shè)上，其主要根據(jù)電力系統(tǒng)中各個工程如變電站改造工程、變電站建設(shè)工程等信息進行建設(shè)，根據(jù)電力系統(tǒng)各個工程時間、建設(shè)類型、設(shè)備、設(shè)備名稱等進行序號排列，并將其歸檔于工程型檔案中。在檔案借閱上，檔案管理者可建設(shè)相應(yīng)的借閱檔案，將各個檔案的借閱時間、檔案類型、歸還時間記錄于該檔案中，使檔案借閱信息更清晰。在檢索模塊上，檢索模塊在電力系統(tǒng)科技檔案中有著重要作用，其能夠使電力企業(yè)中的任何一個設(shè)備信息、工程信息在短時間快速被查詢，如，檔案搜尋者可在檢索欄中輸入工程名稱來搜索宗卷信息，計算機平臺能夠根據(jù)關(guān)鍵字快速顯示相應(yīng)的檔案文件；查詢者在查詢斷路器信息時，可通過輸入相應(yīng)的設(shè)備型號來搜索相應(yīng)的檔案，有效提高了檔案查詢效率。

檔案管理者在建設(shè)檢索功能時，可根據(jù)檔案類型設(shè)定相應(yīng)的條件輸入，使其形成綜合檢索平臺，能夠通過輸入與電力系統(tǒng)有關(guān)的檔案名稱或詞匯查詢檔案，使檔案管理部門能夠節(jié)省大量時間快速獲取檔案信息，同時，檔案檢索功能還能使檔案查詢更精準，避免了傳統(tǒng)檔案查詢出現(xiàn)的查詢錯誤、信息查詢的盲目性現(xiàn)象。在檔案的檢索功能上，其可根據(jù)需求分為文件查詢、案卷查詢、個人查詢、檔案業(yè)務(wù)查詢等選項，以更精細化的檢索項目搜索檔案信息。在檔案網(wǎng)站建設(shè)上，網(wǎng)站平臺的各個功能主要針對電力系統(tǒng)的檔案結(jié)構(gòu)進行建設(shè)，其主要包括檔案類別、檔案修改、檔案的打印等，對電力系統(tǒng)的各個重要檔案信息也可存儲于網(wǎng)站平臺中進行備份，使原文件在損壞后能夠從網(wǎng)站中找回。

三、科技檔案數(shù)字化技術(shù)在電力系統(tǒng)中的應(yīng)用

（一）應(yīng)用于電力系統(tǒng)各個部門的檔案管理中?？萍紮n案數(shù)字化技術(shù)在電力系統(tǒng)中的應(yīng)用主要從突破傳統(tǒng)檔案格局開始，檔案管理人員需促進傳統(tǒng)電力系統(tǒng)檔案的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，將紙質(zhì)的檔案收納模式轉(zhuǎn)型至電子載體收納，并逐步將科技檔案貫穿于企業(yè)各個部門當(dāng)中，使各個部門的檔案信息實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展。電力系統(tǒng)部門在建設(shè)數(shù)字化檔案后，可利用計算機互聯(lián)網(wǎng)來實現(xiàn)各個部門之間的檔案傳輸與檔案共享，提高部門之間檔案信息傳遞效率，檔案管理人員還可建立電力系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，將電力系統(tǒng)各個檔案數(shù)據(jù)歸入庫中，以集中化方式進行統(tǒng)一管理。在電力企業(yè)內(nèi)部中，企業(yè)可建立專屬的局域網(wǎng)，使企業(yè)各個部門之間能夠以遠程的方式訪問數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，從中獲取所需信息，該應(yīng)用能夠改善傳統(tǒng)檔案查詢效率低的缺陷，提高了檔案查詢率和瀏覽率，使電力系統(tǒng)檔案實現(xiàn)共享機制。

當(dāng)前，電力企業(yè)的各個檔案數(shù)據(jù)信息不僅龐大，而且數(shù)據(jù)內(nèi)容十分復(fù)雜，載體也各不相同，對于電力企業(yè)以往的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，檔案管理人員可將其以文字輸入的方式記載于信息系統(tǒng)中，或以掃描的方式對傳統(tǒng)檔案進行處理，將各個檔案按照類別與入檔時間存儲于科技檔案庫中。在電力系統(tǒng)檔案管理部門建立科技檔案時，企業(yè)需意識到檔案數(shù)字化發(fā)展不僅僅是電力系統(tǒng)一個部門的事情，而是每個部門的事情，因此在建立科技檔案時，檔案管理部門需從企業(yè)全局發(fā)展進行思考，根據(jù)企業(yè)的實際需求對科技檔案的數(shù)字化發(fā)展進行統(tǒng)籌規(guī)劃，將科技檔案的建設(shè)意識融入每個部門中，使各個部門積極配合檔案管理部門開展數(shù)字化檔案的建設(shè)，使電力系統(tǒng)在收集檔案信息時能夠快速將各個部門的電子檔案進行高效管理。

（二）運用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化科技檔案管理模式。在近幾年計算機互聯(lián)網(wǎng)的廣泛普及下，電子檔案的建設(shè)已開始形成一定的發(fā)展趨勢。在電力系統(tǒng)科技檔案的管理上，網(wǎng)絡(luò)化的管理模式已是必然結(jié)局。從管理角度來說，電力系統(tǒng)科技檔案實施網(wǎng)絡(luò)化管理能夠使檔案信息得到最大化利用，擺脫了以往因地域限制、環(huán)境限制、時間限制導(dǎo)致的檔案利用率低的問題。在網(wǎng)絡(luò)化管理上，其可從這些方面進行創(chuàng)新：科技檔案可通過遠程方式訪問信息庫，實現(xiàn)信息共享，各個部門能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺獲取檔案信息，檔案管理者能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑獲取各個部門的檔案資料，將其按照類型歸納入檔管理。其它部門人員還能通過檢索欄搜索檔案名稱或相關(guān)信息獲取資料。通過網(wǎng)絡(luò)平臺存儲企業(yè)各個信息資料，并將其按照所屬部門進行分類，使各個部門能夠立即獲得資料，有效提高電力系統(tǒng)的檔案查詢速度與瀏覽率，使電力系統(tǒng)檔案在數(shù)字化發(fā)展下實現(xiàn)良好發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，科技檔案數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用改變了電力系統(tǒng)檔案的整體結(jié)構(gòu)與管理模式，加快了傳統(tǒng)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)，使電力系統(tǒng)檔案更適合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展形勢。同時，科技檔案數(shù)字化技術(shù)也有效提高了檔案的利用率、服務(wù)率及管理效率，使科技檔案實現(xiàn)良好的資源共享，為電力企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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