王曉萍

【摘要】新時(shí)代的到來(lái)，推動(dòng)醫(yī)院辦公自動(dòng)化的發(fā)展，電子文件的出現(xiàn)，有利于醫(yī)院辦公室工作效率的提高。本文結(jié)合我院實(shí)際，根據(jù)工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案的電子化管理進(jìn)行了現(xiàn)狀分析，并對(duì)其必要性及目前障礙進(jìn)行了論述，從而進(jìn)一步提出醫(yī)院辦公室實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案電子化管理的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院辦公室；文書(shū)檔案；電子化管理

文書(shū)檔案整理是醫(yī)院辦公室的重要工作之一，記錄了上級(jí)及本院政策的變更與發(fā)展、人員的交替、榮譽(yù)以及財(cái)務(wù)歷史賬單等，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。長(zhǎng)期以來(lái)，辦公室文書(shū)檔案工作一直停留在手寫(xiě)及手工整理階段，對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用較少，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)院臨床電子檔案的電子化應(yīng)用水平，更不符合辦公室文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化要求，醫(yī)院文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理勢(shì)在必行。

一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級(jí)專(zhuān)科醫(yī)院，本院文書(shū)檔案量相對(duì)較少，一直以紙張為主要存儲(chǔ)方式，沒(méi)有進(jìn)行電腦掃描存儲(chǔ)也沒(méi)有電子文檔資料，重要文件亦沒(méi)有備份，檔案原件被反復(fù)借閱、使用不可避免出現(xiàn)原件受損或遺失，而很多20年前的紙質(zhì)存檔文件則已經(jīng)出現(xiàn)發(fā)黃、破損等問(wèn)題。

（二）文件缺失嚴(yán)重。醫(yī)院很多文書(shū)資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經(jīng)由多科室傳閱，由于沒(méi)有電腦掃描存儲(chǔ)，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經(jīng)出現(xiàn)污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結(jié)合相關(guān)檔案文件要求然后根據(jù)個(gè)人理解對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)，確定是否應(yīng)該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專(zhuān)業(yè)水平?jīng)Q定檔案整理水平，不可避免出現(xiàn)文件歸檔類(lèi)別有誤以及某類(lèi)文件缺失。

（三）查詢(xún)困難重重。目前的查閱文件的方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，通常是：詢(xún)問(wèn)年限—查找收發(fā)文登記本—逐條尋找—查找登記號(hào)—逐件翻找文件—復(fù)印，遇到缺失的檔案或年份不詳?shù)臋n案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。

二、醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理的必要性

（一）實(shí)現(xiàn)存檔方式多樣化，最大限度地保護(hù)檔案原件。應(yīng)用電腦掃描、照相等手段，實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)浞荩乐箼n案丟失無(wú)法彌補(bǔ)，改變傳統(tǒng)檔案只有紙質(zhì)化的方式，以電子方式對(duì)檔案進(jìn)行收藏、管理可以有效地保護(hù)檔案原件，防止檔案原件因過(guò)多借閱查找而損壞或丟失。

（二）辦公室文書(shū)檔案電子化可以更好地體現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和共享。辦公室文件經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批示后需相關(guān)科室傳閱，文件不僅經(jīng)常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達(dá)到全院，檔案實(shí)行電子化管理后，對(duì)于需相關(guān)科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫(yī)院局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)院內(nèi)共享，提高了檔案的時(shí)效性、應(yīng)用價(jià)值以及應(yīng)用范圍，同時(shí)也保證了文書(shū)檔案的完整性。

（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書(shū)檔案電子化不僅使文件資料的存儲(chǔ)、分類(lèi)以及統(tǒng)計(jì)等方便有序，而且再次查閱時(shí)即使年份不詳，只需要關(guān)鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。

三、實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案管理電子化的障礙

辦公室文書(shū)檔案的電子化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，隨著醫(yī)院發(fā)展及辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，越來(lái)越需要檔案管理擺脫現(xiàn)有傳統(tǒng)方式，利用材料提交系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等應(yīng)用軟件及計(jì)算機(jī)自帶的關(guān)鍵詞查找功能等實(shí)現(xiàn)檔案的收集、管理、歸檔、查詢(xún)的規(guī)范化管理，建立全面的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但在實(shí)現(xiàn)電子化的過(guò)程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書(shū)檔案人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、人力物力財(cái)力以及檔案存儲(chǔ)安全等問(wèn)題。

（一）主管文書(shū)檔案人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平無(wú)法滿(mǎn)足檔案電子化后的要求。特別是年長(zhǎng)者，他們的專(zhuān)業(yè)水平毋庸置疑，在長(zhǎng)期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現(xiàn)有狀態(tài)，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)但在專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)上又有所欠缺，無(wú)法將紙質(zhì)檔案與電子檔案合理地融合歸納。

（二）初始的人力物力財(cái)力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對(duì)辦公室人員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，并隨著技術(shù)的更新需要進(jìn)行定期的相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，其次上網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細(xì)節(jié)規(guī)范化和軟件升級(jí)等都需要相關(guān)人員跟進(jìn)服務(wù)。

（三）檔案電子化后，由于存儲(chǔ)設(shè)備易破壞，文件安全問(wèn)題必須予以重視。一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，就可能造成系統(tǒng)無(wú)法工作，丟失部分資料，與此同時(shí)設(shè)備的更新也為電子檔案的長(zhǎng)久保管帶來(lái)困難，特別是有時(shí)文件在，但讀取設(shè)備損壞，便無(wú)法獲取文件。

四、實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案電子化的對(duì)策

辦公室電子文件檔案建設(shè)比紙質(zhì)文件整理的技術(shù)性要求更高、工作更細(xì)致。在做好紙質(zhì)檔案的整理、分類(lèi)、歸檔之外，辦公室人員在進(jìn)行電子檔案的建立時(shí)，必須熟練掌握電子檔案的數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，通過(guò)不定期的培訓(xùn)與交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，結(jié)合本醫(yī)院的實(shí)際，結(jié)合數(shù)據(jù)化系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)全部文件進(jìn)行分類(lèi)劃分，集中處理，此外計(jì)算機(jī)安全的維護(hù)，亦必須制定一套科學(xué)合理的管理制度，這就要求：

（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來(lái)我們以三級(jí)評(píng)審為契機(jī)，辦公室工作開(kāi)始實(shí)行精細(xì)化管理、電子化辦公，堅(jiān)持寫(xiě)每日工作日記，以詳細(xì)記錄辦公室日常工作及明日計(jì)劃，對(duì)于上級(jí)發(fā)文與本院發(fā)文實(shí)行電子目錄登記與紙質(zhì)版登記雙管齊下，并將上級(jí)發(fā)文按QQ通知與郵箱通知分類(lèi)存放以備相關(guān)科室查詢(xún)，對(duì)于本院發(fā)文按發(fā)文科室分類(lèi)存放，并利用一年時(shí)間將我院建院以來(lái)的60年檔案進(jìn)行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統(tǒng)性，文件查詢(xún)更便捷。

（二）加快文書(shū)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的步伐，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在人力物力財(cái)力方面的最大支持。實(shí)現(xiàn)部分檔案資源在內(nèi)部局域網(wǎng)資源共享，通過(guò)建立web為基礎(chǔ)的服務(wù)體系，將分散的檔案信息資源連接起來(lái)，開(kāi)發(fā)利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務(wù)，適時(shí)與院內(nèi)外相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行交流與合作，為院內(nèi)職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現(xiàn)電子檔案價(jià)值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識(shí)，加強(qiáng)宣傳，由下而上轉(zhuǎn)變思維，爭(zhēng)取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)支持，使相關(guān)科室充分認(rèn)識(shí)和了解檔案的重要性，主動(dòng)配合辦公室人員做好醫(yī)院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時(shí)通過(guò)掃描、照相等信息化手段，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和照片、實(shí)物檔案的數(shù)字化處理后，以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，既可有效保護(hù)原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領(lǐng)導(dǎo)看到電子檔案更規(guī)范更便捷更有利用價(jià)值，從而爭(zhēng)取最大限度的人力物力財(cái)力支持。

（三）實(shí)現(xiàn)辦公室工作人員隊(duì)伍年輕化，轉(zhuǎn)變舊思維觀(guān)念，樹(shù)立新的管理理念，推進(jìn)辦公室工作電子化進(jìn)程。辦公室人員是檔案工作的直接推動(dòng)者，他們能否認(rèn)可并熟練掌握電子檔案，關(guān)系檔案電子化能否順利進(jìn)行，所以對(duì)辦公室工作隊(duì)伍應(yīng)該逐步年輕化，增添新血液，在職稱(chēng)晉升方面建立激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理理念的創(chuàng)新、管理流程的規(guī)范、管理團(tuán)隊(duì)的重組以及管理手段的革新，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息化。

（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲(chǔ)、維護(hù)工作。建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度，對(duì)檔案計(jì)算機(jī)要專(zhuān)管專(zhuān)用，及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，對(duì)檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限進(jìn)行安全設(shè)置，對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)安裝嚴(yán)格把關(guān)，定期檢測(cè)系統(tǒng)，多重加密備份，對(duì)于整理的電子文件在不同磁盤(pán)中各保存一份；對(duì)于保存文件的計(jì)算機(jī)要及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中的安全、穩(wěn)定，此外，對(duì)電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境也要嚴(yán)格按照檔案保管要求選擇，預(yù)防計(jì)算機(jī)突然損害造成的電子文檔無(wú)法修護(hù)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)院信息化的迅速發(fā)展，醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案走向電子化是必然趨勢(shì)，對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案的電子化建設(shè)需要我們積極分析現(xiàn)階段存在的問(wèn)題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創(chuàng)新，提高對(duì)電子文書(shū)數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的應(yīng)用能力，從而盡快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的電子化、現(xiàn)代化。

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