周彬

摘 要：事業(yè)單位管理類檔案是在事業(yè)單位運營過程中形成的，反映黨務(wù)、行政管理、經(jīng)營管理等各類管理活動的檔案，是事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)、生產(chǎn)和管理活動等正常運轉(zhuǎn)的支撐平臺。事業(yè)單位的各項業(yè)務(wù)決策需要以它為支持，事業(yè)單位利益的維護(hù)也需要它作為證據(jù)支撐，其對事業(yè)單位的作用是重大且無可替代的。本文作者結(jié)合多年來的工作經(jīng)驗，對事業(yè)單位管理類檔案歸檔問題進(jìn)行了研究，具有重要的參考意義。

關(guān)鍵詞：管理類檔案；問題；歸檔范圍；梳理

制定規(guī)范的歸檔范圍和保管期限是管理類檔案工作的基礎(chǔ)和源頭，旨在使所保存的檔案既能反映事業(yè)單位主要職能活動，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用。歸檔范圍確定了哪些文件材料應(yīng)轉(zhuǎn)化為檔案，即歸檔鑒定，保管期限確定了檔案鑒定銷毀與否的年限，即到期鑒定。

一、管理類檔案歸檔存在的一些問題

管理類檔案歸檔范圍涵蓋不全是較為普遍存在的問題，且主要集中在“重紅頭文件，輕非紅頭文件”、“重結(jié)論性文件，輕過程性文件”。事業(yè)單位管理類檔案最初基本上僅局限于紅頭文件，很大一部分日常管理中形成的重要文件如領(lǐng)導(dǎo)在重要會議上的講話、會議紀(jì)要、重要的專題調(diào)查材料、工作計劃和工作總結(jié)、統(tǒng)計報表、大事記等被忽略歸檔[2]，還有一些因新增職能所產(chǎn)生的文件一直未予歸檔。上述種種情況造成公司管理類檔案分類較多而散，歸檔工作被動而不全面。

因此，遵照國家相關(guān)規(guī)范和規(guī)定，對事業(yè)單位管理類檔案歸檔范圍和保管期限進(jìn)行全面規(guī)范的梳理，維護(hù)事業(yè)單位管理類檔案資源的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)勢在必行。

二、編制依據(jù)

2009年11月2日，為規(guī)范事業(yè)單位檔案工作，使之更好地服務(wù)于事業(yè)單位生產(chǎn)、研發(fā)、經(jīng)營和管理工作，國家檔案局檔發(fā)【2009】4號文件發(fā)布了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》（DA/T 42-2009，以下簡稱“規(guī)范”），其中附錄了《事業(yè)單位文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》。

2012年12月17日，為便于事業(yè)單位正確界定文件材料歸檔范圍，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，促進(jìn)事業(yè)單位依法經(jīng)營和規(guī)范管理，國家檔案局令第10號公布了《事業(yè)單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱“10號令”），并自2013年2月1日起施行。該規(guī)定要求事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)本規(guī)定和國家及專業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身特點編制本事業(yè)單位的各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

三、管理類檔案歸檔范圍的梳理方法和注意事項

相較檔案部門而言，文件處理部門或主管部門更能準(zhǔn)確判定文件歸檔與否及重要程度，因此，可采用分部門編制的方法，同時可以明確歸檔責(zé)任，避免歸檔主體不清。

（一）準(zhǔn)備工作

檔案部門認(rèn)真研讀上級文件和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合各部門工作職責(zé)編制相關(guān)文件和表格。可編制《文件材料列表》，供各部門梳理文件，最好舉例演示，并對表中相關(guān)字段進(jìn)行說明，以便于相關(guān)部門更好地理解和操作。這樣，既有利于職能部門梳理工作和產(chǎn)生的文件，又有利于檔案部門全面而具體的了解公司文件材料的構(gòu)成，在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步梳理管理類檔案的歸檔范圍。表中，“對應(yīng)類別”一欄對應(yīng)“10號令”中的“序號”填寫，如無相應(yīng)類別，可自行添加。保管期限根據(jù)文件的重要程度可分為永久、定期30年和定期10年三種。

（二）發(fā)布通知開展工作

條件允許并且時間充裕的情況下，可以成立項目組，將此作為專項工作開展，項目組可深入具體部門逐一協(xié)助梳理。若條件不允許，則可簡化為編制備忘錄或通知文件，將依據(jù)文件和《文件材料列表》作為附件，一并發(fā)給相關(guān)部門，并明確反饋日期和工作聯(lián)系人，以便于及時進(jìn)行跟蹤和溝通。爭取公司及各部門領(lǐng)導(dǎo)的充分重視是非常重要和必要的，這樣各部門才能積極配合，提供較為全面準(zhǔn)確的結(jié)果文件。

（三）各部門自行梳理

各部門組織部門領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和文書人員共同對照通知文件，認(rèn)真梳理本部門的業(yè)務(wù)流程和信息流，確定哪些文件應(yīng)該歸檔，再按照文件材料的重要程度，確定其保管期限，填寫《文件材料列表》。需要注意的是，應(yīng)選擇本部門形成的文件材料作為歸檔重點，只有把各部門的重要文件、有查考利用價值的文件材料收集齊全、完整，才能全面反映本單位的歷史全貌和活動規(guī)律，為日后工作查考與借鑒服務(wù)。此外，不要照搬照抄參考文件，要突出本部門的職能特色，文字表述力求規(guī)范、準(zhǔn)確，內(nèi)容具體，避免俗語和歧義，尤其是專業(yè)術(shù)語應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，盡量避免“重要的”、“一般的”等主觀性的表述，增強歸檔范圍的針對性和可操作性。

（四）發(fā)布實施，動態(tài)更新

將管理類檔案的分類體系、歸檔范圍和保管期限納入事業(yè)單位制度體系文件，發(fā)至相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行交叉審核，對其內(nèi)容進(jìn)行再次核定，再無異議后以紅頭文件的形式正式發(fā)布實施，并組織相關(guān)工作人員進(jìn)行宣貫，各所屬單位和部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定做好管理類檔案歸檔工作。實施后，在一定時期內(nèi)應(yīng)盡量保持相對穩(wěn)定，然而，梳理檔案歸檔范圍和劃定保管期限是檔案部門的一項基礎(chǔ)性和長效性工作，隨著公司組織機構(gòu)或工作職能的調(diào)整，以及文件材料重要程度發(fā)生變化，需要對歸檔范圍和保管期限進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，做到動態(tài)更新，這樣才能使其與實際工作保持一致，從而更好地開展管理類檔案的各項工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]魏春萍.淺談事業(yè)單位文書檔案管理[J].事業(yè)單位文化，2015（2）：170.

[2]李艷華.試述檔案歸檔鑒定時應(yīng)注意的問題[J].黑龍江科技信息，2011（10）：121.