張謀政

（興義民族師范學(xué)院，貴州 興義 562400）

【摘 要】隨著社會的不斷進(jìn)步，秘書工作的被動性已經(jīng)越來越不能滿足現(xiàn)代化的需求，培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)秘書工作主動性的重要性日益顯現(xiàn)。本文在解析秘書工作的主動性的基礎(chǔ)上，分析了現(xiàn)代企業(yè)秘書工作的主動性現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的改善意見，希望相關(guān)企業(yè)和秘書能夠認(rèn)識到主動性對高效工作的重要性，并逐步養(yǎng)成秘書工作的主動性。

【關(guān)鍵詞】秘書工作；主動性；被動性

在企業(yè)管理活動中，現(xiàn)代企業(yè)秘書普遍存在被動性的特點(diǎn)，但為了更好地做好本職工作，企業(yè)秘書應(yīng)當(dāng)將被動變?yōu)橹鲃?，?shí)現(xiàn)對秘書工作的優(yōu)化，這種轉(zhuǎn)變需要從多方面著手，同時(shí)需要企業(yè)、企業(yè)其他工作人員和秘書多方的努力。

一、秘書工作的主動性概述

（一）秘書工作的主動性的基本定義

秘書是一個(gè)企業(yè)不可或缺的部分，管理著企業(yè)的日常事務(wù)并且貫穿于企業(yè)的各個(gè)部門，起著輔助和協(xié)調(diào)的作用。傳統(tǒng)認(rèn)為秘書工作有其被動性，主要依賴于統(tǒng)治者及領(lǐng)導(dǎo)者，忽略了對其主動性的要求，因此，也沒有關(guān)于秘書工作的主動性的嚴(yán)格的界定。

筆者認(rèn)為所謂秘書工作的主動性即是指秘書在出色完成自己的工作的過程中，表現(xiàn)出的主動性、創(chuàng)新性以及謀略性等，以及在完成上級交代工作的基礎(chǔ)上，主動性地進(jìn)行一些有助于本職工作的工作或者活動。

（二）秘書工作的主動性的解讀

秘書工作較為繁雜，開展秘書工作的過程中也會受到多方面的影響，為了更好地理解和實(shí)現(xiàn)秘書工作的主動性，需要從多個(gè)因素方面具體分析秘書工作的主動性，本文主要分析其中四種因素，包括積極性、預(yù)見性、創(chuàng)新性以及謀略性。

1.積極性

積極性是一種努力向上積極工作的表現(xiàn)，將“要我做”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙觥奔词怯杀粍幼優(yōu)橹鲃拥牡湫捅憩F(xiàn)，秘書的積極性不僅包括提前完成領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)而且主動關(guān)心其他相關(guān)事務(wù)。

2.預(yù)見性

預(yù)見性是對事物的前瞻發(fā)展的判斷，秘書工作中的預(yù)見性包括在工作過程中全面考慮做好不備之需，需要時(shí)刻注意各項(xiàng)活動事宜，準(zhǔn)確判斷事態(tài)的發(fā)展。

3.創(chuàng)新性

創(chuàng)新性是社會進(jìn)步的動力之一，秘書的創(chuàng)新性主要包括率先想到和率先做到兩個(gè)方面，需要從理論和實(shí)踐兩個(gè)層面同時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新。

4.謀略性

謀略性主要是指能夠主動提出可行性及有效性的建議或意見，這也是要求秘書在工作的過程中，能夠根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)及學(xué)識運(yùn)用到日常工作中，提出自己的建議發(fā)揮參謀助手的作用。

二、當(dāng)前秘書主動性的現(xiàn)狀分析

（一）被動性過強(qiáng)，缺乏主動參與意識

在傳統(tǒng)的企業(yè)的運(yùn)營過程中，秘書總處于被動狀態(tài)，即簡單的接受上級的指示并且機(jī)械地完成相關(guān)工作，缺乏主動參與的意識。不可否認(rèn)，秘書工作確實(shí)存在被動性，應(yīng)當(dāng)在充分認(rèn)識到被動性的基礎(chǔ)之上，發(fā)揮主觀能動性，積極地為企業(yè)服務(wù)，主動協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的日常事務(wù)，達(dá)到為領(lǐng)導(dǎo)減負(fù)的目的。

（二）時(shí)間觀念淡薄，工作效率不高

有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的工作日程安排是秘書工作的重要內(nèi)容之一，因此秘書應(yīng)當(dāng)形成時(shí)間觀念，時(shí)刻提醒領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)日常安排，防止領(lǐng)導(dǎo)錯過或者延誤有關(guān)活動事宜，造成負(fù)面影響，但在實(shí)際生活當(dāng)中，部分秘書缺乏時(shí)間觀念，或者不能主動提醒領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)事宜時(shí)間，造成領(lǐng)導(dǎo)在重要合作會議中遲到造成不良影響。

（三）工作方法不當(dāng)，指揮性太強(qiáng)

工作方法影響著工作質(zhì)量，但在現(xiàn)實(shí)的企業(yè)管理活動過程中，很多秘書缺乏優(yōu)良的工作方法從而導(dǎo)致工作質(zhì)量不高的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在對自我職權(quán)的認(rèn)知度過高，在思想和意識上具有指揮性和命令性，這會使員工產(chǎn)生消極的情緒，同時(shí)導(dǎo)致其配合度下降，影響企業(yè)的工作氛圍，降低企業(yè)的工作效率。

三、提高秘書工作主動性的有效措施

（一）增強(qiáng)責(zé)任意識

為了更好地提高秘書工作的主動性，最重要的是增強(qiáng)秘書的責(zé)任意識，當(dāng)然這需要通過秘書的自我認(rèn)知，意識到秘書工作的重要性，明確自己的身份定位提高自己的責(zé)任意識。就秘書工作而言，本身便具有繁雜的特點(diǎn)，秘書只有將被動化為主動，才能更有利于自己更高效的完成本職工作。一方面，從本職工作出發(fā)，從小事做起擔(dān)當(dāng)自己的責(zé)任不斷地錘煉自己，鍛煉自己的能力；另一方面，需要有積極進(jìn)取的精神，遇到事情不推脫，積極主動地面對。

當(dāng)然除了需要秘書的自我約束和規(guī)范以外，企業(yè)需要通過相應(yīng)的考評獎懲制度更好地鼓勵秘書增強(qiáng)責(zé)任意識，避免消極怠工的情況，加強(qiáng)對秘書的培訓(xùn)力度，將秘書待人處事、工作方法等納入到公司培訓(xùn)項(xiàng)目中，更好地提高秘書工作主動性。

（二）加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)積累

秘書時(shí)常需要面對突發(fā)情況很多繁雜的瑣事，因此秘書要注重平時(shí)經(jīng)驗(yàn)的積累，以便更好地開展日后的工作。秘書實(shí)現(xiàn)主動性的前提是加強(qiáng)對工作流程的了解，只有在充分了解的基礎(chǔ)之上才能搞好的實(shí)現(xiàn)主動性，這也就是要求秘書在日常工作過程中多觀察，從中吸取相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，以備不時(shí)只需。

當(dāng)然，在經(jīng)驗(yàn)累積的過程中還需要注重學(xué)習(xí)新的知識內(nèi)容，社會在不斷發(fā)展，這也對秘書工作有越來越多的要求，因此秘書需要不斷豐富自己的知識不斷更新，只有這樣才能更加全面地掌握事態(tài)可能的發(fā)展，更好地達(dá)到主動性的效果。

（三）合理分配時(shí)間

時(shí)間管理的重要性體現(xiàn)在社會生活生活的方方面面，對于秘書工作尤其如此。秘書工作需要協(xié)調(diào)企業(yè)的各個(gè)部門，因此需要合理的時(shí)間安排才能更好地完成相關(guān)工作。當(dāng)然，秘書的時(shí)間管理不僅包括對秘書本人的時(shí)間管理還有對領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間管理，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)每天的大小事宜基本由秘書負(fù)責(zé)安排，秘書需要對領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間進(jìn)行合理管理，協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)合理分配工作精力。時(shí)間管理可以通過“四象限”的方法進(jìn)行管理，將緊急重要、一般緊急重要等事務(wù)區(qū)分開，在分清輕重緩急情況下保證工作的順利進(jìn)行。就協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間管理而言，秘書可以和領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商固定的溝通時(shí)間，告知領(lǐng)導(dǎo)明天的具體工作時(shí)間以及有關(guān)注意事項(xiàng)，以便領(lǐng)導(dǎo)了解第二天的行程情況并及時(shí)做出調(diào)整。在行程安排的過程中，避免將行程安排過滿，每個(gè)行程之間留出相應(yīng)的彈性時(shí)間，避免突發(fā)情況的發(fā)生。

（四）改善工作方法

工作方法決定了工作的效率及工作完成的效果，因此實(shí)現(xiàn)企業(yè)秘書工作的主動性，需要改善現(xiàn)行的工作方法。一方面在秘書與企業(yè)其他員工相處的過程中，應(yīng)當(dāng)端正工作態(tài)度，具備高度的親和力，與他人形成良好的人際關(guān)系，在這樣的基礎(chǔ)上，有利于企業(yè)內(nèi)部的工作氛圍，也可以促使企業(yè)其他員工更好地配合秘書工作，更高效地完成工作。在秘書與上級領(lǐng)導(dǎo)相處的過程中，要明確自己的工作定位不可逾位地幫助領(lǐng)導(dǎo)做出決定，所謂主動性是指在充分了解領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣和要求的基礎(chǔ)上，使用得當(dāng)?shù)姆椒◣椭I(lǐng)導(dǎo)提供想法和思路，時(shí)刻注重維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威。秘書在企業(yè)中有著協(xié)調(diào)各個(gè)部門的作用，因此當(dāng)不同部門之間發(fā)生摩擦?xí)r，秘書應(yīng)當(dāng)主動進(jìn)行調(diào)解，避免矛盾的擴(kuò)大，影響企業(yè)的凝聚力。

因此，秘書應(yīng)當(dāng)不斷改善工作方法，這里的方法不僅包括處理問題的方法還包括為人處事的方法，在實(shí)現(xiàn)秘書工作的主動性的過程中需要從上到下，建立良好的人際關(guān)系，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，為主動性的實(shí)現(xiàn)提供前提條件。

四、總結(jié)

不可以否認(rèn)，現(xiàn)代企業(yè)秘書工作存在被動性，怎樣在被動性的情況下實(shí)現(xiàn)主動性，需要秘書在工作的過程中認(rèn)識到自己的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，在學(xué)習(xí)的過程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)時(shí)間的管理并不斷改善工作方法。“路漫漫其修遠(yuǎn)兮”秘書工作的主動性不是一朝一夕便可形成的，希望企業(yè)和秘書認(rèn)識到主動性對高效工作的重要性，不斷努力并最終實(shí)現(xiàn)主動性。

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