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辦公室計算機辦公軟件應用探討

2017-03-28 13:24黃進杰
現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè) 2017年2期
關(guān)鍵詞:辦公室計算機應用

黃進杰

摘 要:以辦公室計算機辦公軟件為研究對象,分析了計算機辦公軟件應用的意義和優(yōu)劣勢,介紹了計算機辦公軟件了應用前景,提出了計算機辦公軟件的發(fā)展前景。為此,進一步開發(fā)辦公室計算機辦公軟件的應用功能,充分突出軟件智能應用的作用具有參考價值。

關(guān)鍵詞:辦公室;計算機;辦公軟件;應用

中圖分類號:TB

文獻標識碼:A

doi:10.19311/j.cnki.16723198.2017.02.088

辦公室計算機辦公軟件指的是在計算機上實現(xiàn)文檔編輯、信息存儲、數(shù)據(jù)處理和文本信息的展示等功能的軟件,是企事業(yè)單位完成日常辦公的基礎(chǔ)工具。辦公室計算機辦公軟件的應用為企事業(yè)單位正常工作的有序進行提供了可靠的保障。

1 辦公室計算機辦公軟件應用的意義

辦公室計算機辦公軟件的應用對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義,并具有顯著的經(jīng)濟效益和環(huán)境效益:

1.1 經(jīng)濟效益

辦公室計算機辦公軟件的使用,使信息資料的編輯、傳遞和儲存更加快捷、便利、準確,極大的提高了工作效率,有效降低了企業(yè)的運營成本,為實現(xiàn)自動化辦公提供條件,為企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的有序開展奠定了堅實的基礎(chǔ),經(jīng)濟效益明顯。

1.2 環(huán)境效益

辦公室計算機辦公軟件的使用,使無紙化辦公方式的實現(xiàn)成為了可能,信息的精準記錄避免了人工操作失誤的可能。計算機辦公軟件顯著減少了辦公過程中的紙張浪費,資料保存也無需占用較大空間的房屋,環(huán)境效益明顯。

2 計算機辦公軟件的優(yōu)劣勢分析

2.1 計算機辦公軟件的優(yōu)勢分析

2.1.1 信息的高效處理和分類儲存

與傳統(tǒng)的人工信息處理方法相比,計算機辦公軟件可以實現(xiàn)信息的高校、準確處理,包括快速進行文檔的編輯、修改、拷貝;準確的數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計;演示文檔的制作等。計算機辦公軟件還可以對信息進行分類存儲,統(tǒng)一管理,計算機數(shù)據(jù)存儲的原理和特點使企業(yè)不再需要大面積的檔案室來保管資料,僅1MB的容量可以存儲50多萬漢字。計算機辦公軟件還能實現(xiàn)資料的智能檢索,減輕資料管理人員的工作量,提高資料管理工作的質(zhì)量和效率,有效提高文檔的管理水平和利用效率。

2.1.2 辦公自動化的實現(xiàn)

計算機辦公軟件的使用使辦公自動化的實現(xiàn)成為可能。計算機辦公軟件使文字、數(shù)據(jù)等信息資料以統(tǒng)一的格式存儲,為信息的有效傳遞和交流創(chuàng)造條件。計算機辦公軟件實現(xiàn)了對文字、數(shù)據(jù)、圖片、視頻等信息識別、收取、存儲的自動化控制,進一步促進了工作效率的提高。計算機辦公軟件為各種計算機技術(shù)(如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖像處理技術(shù))的開發(fā)和集成提供了平臺,從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的智能處理、視頻的自主識別、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公等。計算機辦公軟件的使用使信息傳遞不再局限于文字,信息處理不再依靠人工,信息交流不再局限于場所。

2.2 計算機辦公軟件的劣勢分析

2.2.1 資料安全性易受到威脅

資料的安全性是使用計算機辦公軟件辦公的最主要風險。利用計算機辦公軟件編輯和處理文字信息時,計算機設(shè)備問題或軟件運行問題會導致數(shù)據(jù)丟失或出錯,網(wǎng)絡(luò)安全問題會導致信息的無意泄露或被他人竊取。企業(yè)重要數(shù)據(jù)信息丟失,特別是涉及國家機密、商業(yè)秘密的信息丟失,會對國家安全造成較大威脅,給企業(yè)造成巨額的經(jīng)濟損失。為提高資料安全性,企業(yè)應加強計算機設(shè)備和軟件的維護和管理工作,定期、不定期對計算機進行查毒、殺毒,檢查網(wǎng)絡(luò)的安全性和計算機的運行狀況,發(fā)現(xiàn)問題及時維護、修理。對信息資料及時備份和保存、辦公數(shù)據(jù)恢復軟件的開發(fā)和使用也是保障資料安全性的有效方法。

2.2.2 軟件個性化需求無法滿足

計算機辦公軟件無法滿足軟件個性化使用需求。計算機辦公軟件提供了固定的使用流程和模塊,統(tǒng)一文檔格式,以便于信息的交流和存儲,但這也成為限制個性化使用的弊端。例如,計算機辦公軟件語言多以英文為主,不是以英語為母語的人群在使用時會存在困難,甚至出現(xiàn)對詞義的理解錯誤而造成錯誤操作的狀況;數(shù)據(jù)分析軟件以基礎(chǔ)統(tǒng)計方式為主,計算公式主要是常用的求和、求差、排序等,無法滿足對專業(yè)性較強的數(shù)據(jù)進行處理的需求,只能通過人工在常用公式的基礎(chǔ)上自行編輯計算表格來實現(xiàn)。個性化計算機辦公軟件的開發(fā)可以有效解決這個問題,根據(jù)個性化的需求在現(xiàn)有辦公軟件上進行加工,設(shè)計出適合使用的個性化軟件,以滿足使用者的需要。

3 計算機辦公軟件的應用情況及發(fā)展前景

3.1 計算機辦公軟件的應用情況

常用的計算機辦公軟件有Microsoft office系列軟件和WPS office系列軟件。Microsoft office系列軟件包括文字處理軟件Word,數(shù)據(jù)處理軟件Excel,幻燈片制作軟件PowerPoint,電子郵件軟件Outlook,出版物制作軟件Publisher,數(shù)據(jù)庫管理軟件Access和流程圖制作軟件Visio等。WPS office系列軟件,一款office國產(chǎn)化的計算機辦公軟件,根據(jù)中國人的使用習慣和需求開發(fā),更適合于中國人使用。

Microsoft office系列和WPS office系列辦公軟件的對比分析見表1。

與Microsoft office相比,WPS office新增了更多適合中國人使用的功能,例如在Excel中增加了個人所得稅的計算公式,在Word中增加了中國節(jié)假日相關(guān)的模板等。WPS還可直接將數(shù)據(jù)在云端備份,為數(shù)據(jù)的有效使用提供了保障。WPS的軟件功能已基本能夠滿足日常辦公需要,在知識產(chǎn)權(quán)問題被廣泛關(guān)注的當下,WPS office系列軟件被越來越多的人所使用,WPS office的更多使用功能也在不斷的被開發(fā)和升級。

3.2 計算機辦公軟件的發(fā)展前景

隨著計算機信息技術(shù)的不斷發(fā)展,作為基礎(chǔ)軟件的計算機辦公軟件將具有更廣闊的發(fā)展空間。

3.2.1 專業(yè)領(lǐng)域的計算機辦公軟件開發(fā)

為滿足特殊領(lǐng)域、專業(yè)辦公室計算機辦公軟件使用的需要,基于office系列軟件的專業(yè)化辦公軟件的開發(fā)工作逐步展開,以提高專業(yè)領(lǐng)域的工作效率,實現(xiàn)特殊領(lǐng)域的辦公自動化。例如:東方地球物理公司開發(fā)的OBCOffice軟件有效提高了海上地震勘探測量資料和處理效率和處理質(zhì)量;利用Excel對學生的成績進行系統(tǒng)管理,達到快速統(tǒng)計、分類、按條件求值等目的,數(shù)據(jù)處理方便、快捷、準確。

3.2.2 少數(shù)民族語言的辦公軟件開發(fā)

擁有56個民族的中國有多種民族語言,如藏語、蒙語、維語等。為促進少數(shù)民族地區(qū)信息技術(shù)的發(fā)展,提高民族企業(yè)辦公效率,開發(fā)能滿足少數(shù)民族客戶的使用要求少數(shù)民族語言辦公軟件,包括建立少數(shù)民族字庫、撰寫編碼、輸入法開發(fā)、多語言界面設(shè)置等。少數(shù)民族語言辦公軟件的開發(fā)應注意語系的特點及使用習慣,使辦公軟件更便于操作和使用。

3.2.3 基于WEB的協(xié)同辦公軟件開發(fā)

隨著通訊技術(shù)的不斷發(fā)展,單一的個人辦公軟件已無法滿足信息交流日益頻繁的現(xiàn)代辦公需求,將WEB技術(shù)與office軟件技術(shù)有機的結(jié)合起來,開發(fā)可以實現(xiàn)資源共享、協(xié)同工作的辦公軟件。基于WEB的協(xié)同辦公軟件可以實現(xiàn)文件資料共享、信息交流傳遞、資料系統(tǒng)管理等,為企業(yè)打造了一個科學、開放、自動化程度較高的信息化辦公平臺,在線辦公軟件極大的拓展了企業(yè)的辦公地點和參與辦公的人員。

4 結(jié)論

辦公室計算機辦公軟件的應用對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。計算機辦公軟件的優(yōu)勢包括:信息的高效處理和分類儲存、辦公自動化的實現(xiàn);劣勢包括資料安全性易受到威脅、無法滿足軟件個性化需求。計算機辦公軟件中應用最為普遍的是Microsoft office系列和WPS office系列軟件。計算機辦公軟件的發(fā)展前景包括專業(yè)領(lǐng)域的計算機辦公軟件開發(fā)、少數(shù)民族語言的辦公軟件開發(fā)、基于WEB的協(xié)同辦公軟件開發(fā)等。計算機辦公軟件的有效應用是企業(yè)提高管理水平,提高工作效率,創(chuàng)造更大收益的基礎(chǔ)和保障。

參考文獻

[1]胡慧.辦公軟件綜合應用調(diào)查分析[J].智能計算機與應用,2009,(6):912.

[2]許運超.辦公軟件社會化分享設(shè)計研究[D].長沙:湖南大學,2013.

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