劉宏銳

（伊春市機關事務管理局 黑龍江 伊春 153000）

摘 要：本文簡要介紹了事業(yè)單位檔案管理及其作用，從優(yōu)勢與問題兩個方面闡述了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀并分析了事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢，最后提出了加強檔案管理信息化建設、完善檔案管理制度等事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展策略。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；發(fā)展趨勢

引言

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進步，各行業(yè)都面臨著自身改革和創(chuàng)新的任務，事業(yè)單位檔案管理工作也面臨著信息時代的機遇與挑戰(zhàn)。如何將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)載體為基礎的事業(yè)單位檔案管理模式轉化為以電子載體為基礎的事業(yè)單位檔案管理模式，如何將復雜繁重的紙張文檔管理工作簡化為容易操作的信息化管理工作，是事業(yè)單位檔案管理工作亟待解決的問題。

1 事業(yè)單位檔案管理概述

檔案作為事業(yè)單位日常工作管理所需的信息資源庫，它對事業(yè)單位的管理和發(fā)展起到了重要的資源支持和決策支持的作用，做好檔案管理工作有利于梳理好事業(yè)單位的歷史資料，記錄事業(yè)單位從業(yè)人員的基本資料，為事業(yè)單位發(fā)展工作和項目決策提供參考資料。

事業(yè)單位檔案管理是保存檔案文件、發(fā)掘檔案價值、健全檔案制度、促進檔案共享的一項工作，它的工作核心是管理與服務，它的工作內(nèi)容主要有檔案收集、檔案存儲、檔案編目、檔案價值鑒定、檔案利用與開發(fā)、檔案檢索、檔案統(tǒng)計與研究等部分，在實際的事業(yè)單位檔案管理工作中，工作人員應該達到明確檔案管理工作規(guī)劃、遵循檔案管理統(tǒng)一規(guī)定、保證檔案數(shù)量齊全和順序正確等基本工作要求。

目前，我國事業(yè)單位檔案管理存在各種亟待解決的問題，如檔案信息龐雜冗余、分散凌亂，檔案查詢與利用效率低下、檔案管理信息化程度低、檔案管理技術相對落后、檔案管理工作轉型較慢、檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)較低等，面對這些問題，事業(yè)單位應該提高對檔案工作的重視程度，加大檔案信息管理的資金投入，明確檔案管理發(fā)展方向并制定檔案管理發(fā)展規(guī)劃。

2事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢

2.1 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

事業(yè)單位檔案管理經(jīng)歷過人工管理、文件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等階段，在現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位檔案管理面臨著信息時代背景下工作模式與工作內(nèi)容轉型的機遇與挑戰(zhàn)。

面對時代機遇，我國事業(yè)單位檔案管理積極對自身傳統(tǒng)工作進行改革和轉型，一方面，我國事業(yè)單位對檔案管理工作的重視度有所提高，有些事業(yè)單位建立了檔案管理中心，有些事業(yè)單位實現(xiàn)了網(wǎng)絡集中化管理，有些事業(yè)單位積極開展了檔案信息化建設；一方面，事業(yè)單位對檔案信息管理工作的資金投入情況有所改善，在先進信息技術和基礎信息設備方面也在積極引入和配置；另一方面，事業(yè)單位對積極進行檔案管理工作的信息化建設，這提高了檔案存儲的安全性，改善了傳統(tǒng)檔案保存環(huán)境，促進了檔案信息的利用和共享，提高了事業(yè)單位檔案管理的工作效率和總體水平。

面對實際挑戰(zhàn)，我國事業(yè)單位檔案管理仍存在諸多不足之處，一方面，檔案信息資源開發(fā)力度不夠，這表現(xiàn)在采集規(guī)模較小，信息冗雜情況嚴重，存儲技術較落后，信息化開放水平較低等方面；一方面，事業(yè)單位涉密檔案的信息安全性難以保障，對信息資料的審查程序也不夠嚴格；另一方面，很多事業(yè)單位中的檔案管理工作人員專業(yè)水平和信息素養(yǎng)有待提高，非檔案專業(yè)的工作人員較為缺乏基礎理論和專業(yè)意識，檔案專業(yè)人員的實踐經(jīng)驗不夠豐富，管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)不到位導致了實際檔案管理工作中的疏漏，不利于事業(yè)單位檔案管理的長期發(fā)展。

2.2事業(yè)單位檔案管理發(fā)展趨勢

第一，事業(yè)單位對檔案管理的重視程度有所提高。在知識經(jīng)濟時代，信息的重要性日益凸顯，做好檔案管理工作有利于改善事業(yè)單位的工作現(xiàn)狀，我國有很多事業(yè)單位對檔案管理工作愈發(fā)重視，從發(fā)達地區(qū)到相對不夠發(fā)達的地區(qū)，我國形成了一個全國性的事業(yè)單位檔案管理信息網(wǎng)絡，這有利于提高各單位檔案管理責任意識、實現(xiàn)事業(yè)單位間檔案信息的共享、提高檔案管理的整體工作效率。

第二，事業(yè)單位檔案管理人才專業(yè)化。檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理的總體水平和檔案服務的整體質(zhì)量有著很大影響，現(xiàn)代檔案管理對人才專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)的要求不斷提高，雖然我國事業(yè)單位的部分檔案管理人員素質(zhì)較低，但很多事業(yè)單位已經(jīng)意識到這個問題并積極改善人才現(xiàn)狀，未來的檔案管理人才不僅要擁有扎實的專業(yè)理論基礎和優(yōu)良的信息素養(yǎng)，還有具備業(yè)務實際操作能力和計算機技術的簡單操作能力。

第三，事業(yè)單位檔案管理趨于信息化。隨著時代發(fā)展和科技進步，網(wǎng)絡與信息技術的應用領域愈加廣泛，事業(yè)單位檔案管理應該與時俱進，通過引進和應用新技術來提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率并推動事業(yè)單位管理工作向信息化轉型。信息化和數(shù)字化是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然趨勢，這不但避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的檔案管理對環(huán)境要求高的弊端，還有效節(jié)省了檔案存儲空間，對檔案管理安全性和共享性的提升也起到一定的積極作用。

3 事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展策略

3.1 加強檔案管理信息化建設

事業(yè)單位應該對檔案管理信息化建設加以重視，從根本上認識檔案管理信息化建設的發(fā)展意義，在檔案管理的安全性和保密性方面，事業(yè)單位必須采取有效措施保障涉密檔案信息的信息安全，如對檔案室重要資料進行實時監(jiān)控，而且要確保全面全天候監(jiān)控，此外，檔案室應做好進出人員的登記驗證工作，定期對檔案室工作人員進行專業(yè)技能的培訓與考核[1]，實施責任制度。

3.2 完善檔案管理制度

要解決事業(yè)單位檔案管理存在的問題，就必須先建立統(tǒng)一的檔案管理標準，根據(jù)實際工作中的具體問題制定科學合理的檔案管理計劃，在完善檔案管理制度時，事業(yè)單位要加強檔案管理的信息化建設，對機構內(nèi)部與外部的檔案信息資源的開放性與共享性進行明確的界限制定，并在最大程度上促進檔案信息的共享與利用，從而提升檔案信息的利用率與使用價值，確保檔案信息化建設工作的順利開展。

結束語

檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，提升事業(yè)單位檔案管理水平、實現(xiàn)檔案管理模式轉型、提高檔案管理人才專業(yè)素質(zhì)、完善檔案管理制度和標準是解決目前事業(yè)單位檔案管理諸多問題的重要方法，只要不斷研究和實踐，我國事業(yè)單位檔案管理就會發(fā)展得更好。

參考文獻：

[1]趙丹. 淺談事業(yè)單位檔案管理信息化的建設與發(fā)展[J].城建檔案，2015年11期

[2] 王冬梅；淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究[J]；科技視界；2014年03期

[3]史群；事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析[J]；蘭臺世界；2013年S5期

[4]張井艷；事業(yè)單位檔案管理面臨的困境及出路探索[J]；辦公室業(yè)務；2014年23期

[5]楊虹；對事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討[J]；科技資訊；2010年34期