蘇紅

摘要：經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的現(xiàn)代社會，對事業(yè)單位財務(wù)檔案的管理提出了更為嚴(yán)格的要求。為更好地保證老百姓和社會發(fā)展對公益服務(wù)越來越高的要求，事業(yè)單位財務(wù)檔案的管理必需緊密聯(lián)系人民群眾日益增長的物質(zhì)和文化生活的需求，提高會計電算化水平，完善財務(wù)檔案管理制度，規(guī)范財務(wù)檔案人員素質(zhì)，提高財務(wù)檔案的利用率。

關(guān)鍵詞：會計檔案；會計電算化；完善制度；專業(yè)人員；提高利用率

所謂的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、財務(wù)軟件和會計數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)及其他會計核算專業(yè)資料（指合同、養(yǎng)老金繳納清冊、工資冊、會計檔案保管清冊、原始始票據(jù)存檔等）所形成的資料，是一個單位收入、支出的重要憑證。

事業(yè)單位是指國家以社會公益為目的，由國家機關(guān)舉辦或者其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的社會服務(wù)組織。事業(yè)單位成立目的不是為了生產(chǎn)經(jīng)營獲取利潤，而是提供公共服務(wù)，是社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不可或缺的一部分。事業(yè)單位的財務(wù)檔案要想滿足人民群眾日益增長的物質(zhì)和文化生活和公益服務(wù)的需求，就必需有一套完整的制度、強硬的賬務(wù)隊伍和可行的實施辦法。

一、目前，事業(yè)單位財務(wù)管理存在幾個問題

（一）制度的不健全勢必造成管理無章可循，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。無用的檔案、無序的堆放、無章法的整理給單位會計檔案的管理和利用帶來許多麻煩，甚至出現(xiàn)找不到檔案的情況，造成不必要的損失。

（二）正規(guī)的、專業(yè)的檔案管理人員和檔案整理人員配備太少，甚至沒有，現(xiàn)任的會計檔案人員大多由負(fù)責(zé)財務(wù)的人員兼管，缺乏相應(yīng)的檔案管理知識；其次，沒有專門的會計檔案庫房，所謂的會計檔案只是一摞摞裝入箱子的會計憑證，從而導(dǎo)致會計檔案資料的利用率低，甚至出現(xiàn)檔案不移交、缺失等問題。

（三）會計電算化下形成的電子數(shù)據(jù)資料，缺少必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，電算化會計運用在會計檔案中有著方便、快捷、直觀、存儲量大等優(yōu)勢，但是，由于網(wǎng)絡(luò)安全措施防衛(wèi)不當(dāng)，通過計算機技術(shù)手段的違法行為具有更強的隱蔽性和更大的破壞性。

（四）單位從上到下對財務(wù)檔案管理工作認(rèn)識不足，重視不夠，在實際的經(jīng)濟(jì)活動中，財務(wù)檔案是其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的最原始的記錄和最真實的反映。但是，就目前的情況看來，部分行政事業(yè)單位的管理人員和領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)檔案管理工作并沒有給予足夠的重視。

二、針對財務(wù)檔案中存在的幾個問題，提出如下建議

（一）建立健全完善的事業(yè)單位會計檔案制度?！稒n案法》和《會計檔案管理辦法》是財務(wù)管理制度的重要法律依據(jù)，首先單位應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的思想意識入手，充分認(rèn)識財務(wù)檔案管理工作的重要性和必要性，認(rèn)識到財務(wù)檔案管理工作對本單位發(fā)展所起到的重要作用，從而建立一套完整的會計檔案管理制度，進(jìn)而達(dá)到會計檔案管理步入正規(guī)化管理。

（二）指定專業(yè)的高素質(zhì)的會計檔案管理人員。邀請檔案專業(yè)人員，依據(jù)《檔案法》、《會計檔案管理辦法》對財務(wù)檔案人員進(jìn)行技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。會計檔案管理人員應(yīng)該是集多種技能于一身的復(fù)合型人才，既要掌握檔案管理知識，又要精通財務(wù)知識，更要有過硬的法律意識，還要能熟練的應(yīng)用計算機。

（三）對于會計電算化下形成的數(shù)據(jù)信息，要及時備份進(jìn)行保存，防止會計數(shù)據(jù)信息的丟失；以紙介質(zhì)形式連同其它會計檔案、電腦磁盤一同保管；同時要做好網(wǎng)絡(luò)的安全管理、計算機系統(tǒng)的安全管理，并指定專業(yè)的、固定的網(wǎng)絡(luò)安全人員對財務(wù)系統(tǒng)定期進(jìn)行安全維護(hù)，防止惡意破壞網(wǎng)絡(luò)、篡改數(shù)據(jù)信息。

（四）提高會計檔案的利用率，由于歷史的原因，人為的對會計檔案蒙上了一層神秘有面紗，認(rèn)為會計賬務(wù)有不可公開的保密性，以至于在檔案使用中遇到阻礙，從而導(dǎo)致會計檔案成為一堆死資料，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。這就要求單位領(lǐng)導(dǎo)指定專門財務(wù)檔案管理人員，明確崗位責(zé)任制，實行責(zé)任追究。這樣才不至于讓檔案于檔案僅僅作為檔案保存，更能在單位的發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

事業(yè)單位的財務(wù)檔案要想健康、有序的發(fā)展，首先必須領(lǐng)導(dǎo)重視，更新觀念。嚴(yán)格按照會計檔案的合法性、完整性、客觀性、長期性的要求，常抓不懈，引導(dǎo)財務(wù)檔案一步步走上正軌；其次要建立一套適合本單位的財務(wù)管理制度。結(jié)合《會計檔案管理辦法》，依據(jù)本單位實際情況，制定適合本單位業(yè)務(wù)需求的財務(wù)制度，包括移交、整理、裝訂制度、移交清冊簽章制度、查閱和借用制度、保管期限制度以及保密制度、銷毀制度。最后，所有制度的實施、檔案的整理、保管利用最終歸結(jié)到財務(wù)檔案人員身上，所以財務(wù)檔案管理人員和整理人員，不僅需要有專業(yè)的檔案知識、財務(wù)知識，還要有較高的政治覺悟、愛崗敬業(yè)和保密意識，不斷提高思想意識和管理水平，跟上時代發(fā)展的步伐。

總之，會計檔案是一個單位的重要資源，在單位發(fā)展的進(jìn)程當(dāng)中扮演著重要角色。我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)會計檔案管理形成的規(guī)律和特點，運用各種不同類型的手段和方式利用單位會計檔案信息資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)時代的電子會計檔案信息優(yōu)勢，提高單位會計檔案利用效率。使財務(wù)管理走上一個新的臺階，真正發(fā)揮會計檔案在領(lǐng)導(dǎo)決策、科研、行政管理和后勤服務(wù)工作中應(yīng)有的作用。