夏林娟

摘 要：火電企業(yè)是我國(guó)燃料資源企業(yè)中的龍頭支柱，其中的科技檔案管理工作是貫穿火電企業(yè)始終的重要組成部分。本文通過(guò)對(duì)檔案動(dòng)態(tài)管理進(jìn)行細(xì)致分析，進(jìn)而提出實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)融合的舉措，希望為廣大火電企業(yè)提供一定理論指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：火電企業(yè)；科技檔案；動(dòng)態(tài)管理

中圖分類(lèi)號(hào)： G275.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： B 文章編號(hào)： 1673-1069（2017）06-36-2

引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的逐步發(fā)展，國(guó)家對(duì)于燃料作物的依賴(lài)程度不斷加深，火電企業(yè)發(fā)展迅猛。但是，近年來(lái)我國(guó)推行可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，提倡使用清潔新能源，對(duì)傳統(tǒng)火電煤炭產(chǎn)業(yè)形成了一定的沖擊?；痣娖髽I(yè)在不斷完善自身能源生產(chǎn)方法，創(chuàng)新管理模式的同時(shí)更加應(yīng)該注重科技檔案的動(dòng)態(tài)管理，檔案的即時(shí)追蹤記錄可以與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)搭建橋梁，實(shí)現(xiàn)二者互利互惠的局面。現(xiàn)今，我國(guó)的火電企業(yè)科技檔案動(dòng)態(tài)管理存在力度不夠、管理制度不完善、設(shè)備圖片與檔案文字記錄不匹配等問(wèn)題，需要檔案管理人員進(jìn)行自身技術(shù)、專(zhuān)業(yè)引進(jìn)和調(diào)整。

1 明確記錄企業(yè)科技研究檔案

1.1 科技研發(fā)各個(gè)階段

火電企業(yè)的科技研發(fā)具有科技含量大、研發(fā)程序嚴(yán)謹(jǐn)復(fù)雜、科研成果影響范圍廣等特點(diǎn)。對(duì)于火電企業(yè)的科技檔案整理記錄工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層以及檔案管理負(fù)責(zé)人一定要秉承全面參與的原則，細(xì)化落實(shí)企業(yè)科技檔案管理分配工作。檔案的記錄工作應(yīng)該從企業(yè)科技研究的前期準(zhǔn)備工作入手，前期工作的細(xì)致記錄可以幫助后期科技的總結(jié)階段發(fā)現(xiàn)科研失敗的原因或者科研成功的細(xì)節(jié)關(guān)鍵，前期工作記錄不容忽視；科技研發(fā)的中期階段是整個(gè)科技研發(fā)最重要的階段，科研人員將研發(fā)初期思考的科技研究設(shè)想通過(guò)反復(fù)實(shí)驗(yàn)、記錄實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、計(jì)算數(shù)據(jù)平均值的方法實(shí)現(xiàn)，是科學(xué)理論接收社會(huì)實(shí)踐的重要步驟[1]。科研人員在科研過(guò)程中積累的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)又為下一次的科技研究提供了新視角和新思維。實(shí)驗(yàn)過(guò)程中的心得體會(huì)也應(yīng)該記錄到研究檔案中，追蹤科研人員的研究興趣和研究方向，不斷充實(shí)科技檔案內(nèi)容；火電企業(yè)科技研究后期是對(duì)科研成果的總結(jié)和發(fā)表，將成果帶來(lái)的主要功效和社會(huì)影響翔實(shí)記錄，未取得成功的科學(xué)實(shí)驗(yàn)也應(yīng)該記錄在科技檔案中，為科研人員和后續(xù)新成員提供實(shí)踐指導(dǎo)，其中優(yōu)秀的科研想法可以啟迪未來(lái)火電企業(yè)科技研究?jī)?nèi)容，為火電企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展注入新活力。

1.2 火電企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)記錄

火電企業(yè)科技研究成果復(fù)雜，火電的使用與水利、鋼鐵、熱能等企業(yè)有著不可分割的關(guān)系，且我國(guó)工業(yè)處于中期發(fā)展階段，國(guó)內(nèi)主要燃料依舊是煤炭，火電企業(yè)正是我國(guó)發(fā)電企業(yè)的支柱?，F(xiàn)階段為了貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，不斷實(shí)現(xiàn)整個(gè)社會(huì)的全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，火電企業(yè)越來(lái)越受到社會(huì)環(huán)保人士和組織的質(zhì)疑和反對(duì)，火電企業(yè)發(fā)展受到空前阻礙[2]。我國(guó)現(xiàn)今部分新能源開(kāi)發(fā)技術(shù)還不夠成熟，且新能源不能在短時(shí)間內(nèi)代替?zhèn)鹘y(tǒng)煤炭能源，此種情況為火電企業(yè)發(fā)展帶來(lái)契機(jī)。越來(lái)越多的火電企業(yè)深刻認(rèn)識(shí)到，火電技術(shù)必須跟上先進(jìn)前沿生產(chǎn)技術(shù)的腳步，不斷提升能源的清潔燃燒和排放，進(jìn)一步減少環(huán)境污染，為彌補(bǔ)我國(guó)燃料單一、依賴(lài)性強(qiáng)的劣勢(shì)和建設(shè)環(huán)境友好型的國(guó)家貢獻(xiàn)科技力量?；痣娖髽I(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)在不同時(shí)期具有不同的內(nèi)容，企業(yè)檔案管理人員需要及時(shí)記錄標(biāo)準(zhǔn)的變化，積極響應(yīng)國(guó)家相應(yīng)政策，遵守企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層下發(fā)的規(guī)章，將不同階段的發(fā)展實(shí)情認(rèn)真記錄，并進(jìn)行整理存檔，以供后續(xù)工作參考使用，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)跟蹤管理。

1.3 火電企業(yè)科技設(shè)備檔案管理

火電企業(yè)科技設(shè)備檔案是企業(yè)科技檔案的重要內(nèi)容，科技設(shè)備的檔案動(dòng)態(tài)管理主要分為以下三個(gè)階段。一是科技設(shè)備的前期購(gòu)置階段。購(gòu)置階段的檔案記錄工作主要涉及申請(qǐng)購(gòu)置儀器的文件、報(bào)價(jià)表、設(shè)備選型的資料報(bào)告、購(gòu)置設(shè)備雙方買(mǎi)賣(mài)合同以及儀器的合格證書(shū)和保修卡等文件?；痣娖髽I(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)該依據(jù)不同功能種類(lèi)和文件來(lái)源將前期檔案進(jìn)行分類(lèi)記錄，注意檔案歸檔文件與設(shè)備使用前開(kāi)箱過(guò)程中隨機(jī)文件的不一致問(wèn)題，涉及重要文件應(yīng)該予以備份。二是科技設(shè)備安裝階段。在企業(yè)購(gòu)置的設(shè)備儀器進(jìn)入安裝、調(diào)試階段的時(shí)候注意對(duì)各個(gè)階段的試用進(jìn)行記錄，及時(shí)檢查質(zhì)量問(wèn)題和安全問(wèn)題，關(guān)于設(shè)備儀器調(diào)配工作的會(huì)議記錄和會(huì)議文件也要保存詳細(xì)記錄。三是科技設(shè)備試用和最后處置階段。設(shè)備使用過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生一系列的故障問(wèn)題和相應(yīng)處理方案，要求檔案管理部門(mén)即時(shí)追蹤設(shè)備的完善、修理、運(yùn)轉(zhuǎn)問(wèn)題，準(zhǔn)確記錄設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)和使用情況，在設(shè)備達(dá)到使用周期之后，更新檔案整理，完成報(bào)廢工作，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理。

2 優(yōu)化檔案動(dòng)態(tài)管理制度

2.1 結(jié)合信息技術(shù)創(chuàng)新管理模式

在過(guò)去的檔案記錄管理中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)圖片和實(shí)物不符合的情況，造成此類(lèi)狀況的原因是檔案記錄方式煩瑣、交接程序復(fù)雜、管理不善等。火電企業(yè)通常設(shè)有多個(gè)廠址，各個(gè)廠址都分布在距離城市較遠(yuǎn)的郊區(qū)，彼此之間距離較遠(yuǎn)，各個(gè)廠址與檔案管理部門(mén)的聯(lián)系不夠密切，許多設(shè)備、技術(shù)相關(guān)的整理工作得不到及時(shí)的整理，不利于火電企業(yè)集中的管理。網(wǎng)絡(luò)信息傳播技術(shù)為實(shí)際的距離問(wèn)題提供了便利，可以減少集中管理時(shí)路途中耗費(fèi)的時(shí)間。火電企業(yè)在召開(kāi)集體會(huì)議的時(shí)候，可以嘗試召開(kāi)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議或電話會(huì)議，多媒體新型會(huì)議不僅可以真實(shí)反映領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議內(nèi)容，還節(jié)省了大量的會(huì)議空間和路費(fèi)，極大提高了會(huì)議效率，鼓舞了員工的工作信心。此外，火電企業(yè)的檔案管理部門(mén)應(yīng)該尋找優(yōu)化管理的途徑，保證記錄工作的全面性和即時(shí)性，在科學(xué)設(shè)備不斷完善的同時(shí)深入優(yōu)化檔案的管理系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變?cè)惺止だL圖方式，將檔案記錄與互聯(lián)網(wǎng)電子作業(yè)有機(jī)結(jié)合。

2.2 建立長(zhǎng)效可持續(xù)運(yùn)行機(jī)制

檔案記錄圖片與設(shè)備實(shí)物不符是火電企業(yè)檔案管理的最大問(wèn)題。我國(guó)大部分火電企業(yè)在管理上存在一定的誤區(qū)，在長(zhǎng)時(shí)間的公司人員變動(dòng)中，關(guān)于圖紙的整治工作成效較低。所以，檔案管理人員在開(kāi)展實(shí)際工作中要注意對(duì)科技成果的鞏固完善，積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)現(xiàn)今科學(xué)管理技術(shù)，梳理檔案記錄的管理盲區(qū)?；痣娖髽I(yè)的多向工作需要方方面面的人才合力完成，檔案記錄和管理工作比較紛繁復(fù)雜。由此，應(yīng)該建立動(dòng)態(tài)管理的檔案工作長(zhǎng)效機(jī)制，變更原有陳舊的技術(shù)渠道，開(kāi)拓設(shè)備引進(jìn)途徑，開(kāi)展信息化電子化的科技項(xiàng)目，接受公司上下個(gè)層面的意見(jiàn)辦法，不斷改善檔案管理工作的方式。最后，火電企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身企業(yè)需要建立專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平較高的網(wǎng)絡(luò)館藏體系，迎合發(fā)展迅速的信息技術(shù)，推動(dòng)檔案記錄的信息化和快捷化，逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交流，網(wǎng)絡(luò)集中存檔，互聯(lián)網(wǎng)管理作業(yè)的新型檔案管理技術(shù)，保證每一份火電企業(yè)檔案記錄的真實(shí)性和有效性，開(kāi)啟常態(tài)化的檔案動(dòng)態(tài)管理模式，從而充分體現(xiàn)火電企業(yè)科技檔案管理的重要性和社會(huì)價(jià)值。

3 提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案工作管理隊(duì)伍一定是一個(gè)人員龐大、實(shí)力雄厚的隊(duì)伍，工作人員的科學(xué)文化知識(shí)要求較高，且力求知識(shí)面廣泛。除了科技檔案整理的專(zhuān)業(yè)性工作之外，工作人員需要對(duì)火電企業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行了解，充分知曉公司的運(yùn)行機(jī)制和日常工作內(nèi)容，這樣才能更好地將檔案記錄管理和火電企業(yè)融合到一起。工作人員在對(duì)火電企業(yè)的科學(xué)設(shè)備運(yùn)行情況進(jìn)行記錄和整理時(shí)，一方面要將本職工作盡職盡責(zé)地完成，另一方面還要悉心學(xué)習(xí)科學(xué)設(shè)備從最初購(gòu)置到最終報(bào)廢的各個(gè)階段程序，以及每個(gè)階段涉及的具體流程，有利于工作人員抓住記錄歸檔的重點(diǎn)，完善檔案管理工作。

4 結(jié)論

由此可見(jiàn)，對(duì)火電企業(yè)實(shí)現(xiàn)科技檔案的動(dòng)態(tài)管理，可以最大程度地保持檔案記錄的真實(shí)性和有效性，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)火電企業(yè)全方位工作程序的掌控，即使發(fā)現(xiàn)工作前期的隱患，積累設(shè)備購(gòu)置、使用和報(bào)廢以及企業(yè)科技研發(fā)成果的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。有利于提升檔案管理部門(mén)工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，提升整個(gè)公司的員工凝聚力，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)信息化管理，提高公司運(yùn)行效率提供了寶貴了技術(shù)理論指導(dǎo)，不斷促進(jìn)我國(guó)火電企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 李慶麗.淺談動(dòng)態(tài)管理是企業(yè)檔案管理的可行之路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（11）：104+121.

[2] 林立鵬，鄒新梧，姜永，孫宏薇，韓芳旭.基于和諧管理的輸變電工程檔案管理新模式[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2016（01）：94-95+98.