文/徐 沖

對數(shù)字檔案室建設的思考

文/徐 沖

數(shù)字檔案室，是指機關(guān)（團體和其他社會組織）在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和數(shù)字化檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。加強數(shù)字檔案室建設具有現(xiàn)實意義。

一、豐富數(shù)字資源

電子檔案是具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件，檔案數(shù)字化形成的是檔案的數(shù)字副本。電子文件是通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄，涵蓋了歸檔前的電子文件、歸檔電子文件（電子檔案），以及形成電子文件的歷史信息等。數(shù)字檔案室應以電子文件為主，這樣便于對各種檔案信息進行管理。另外，電子文件的存儲介質(zhì)，其密度大大高于以往各種人工可識讀信息介質(zhì)。技術(shù)在進步，電子文件介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)加大。數(shù)字檔案室恰恰具有對數(shù)據(jù)“海量存儲”的特點。

數(shù)字資源建設是數(shù)字檔案室的核心，各單位應建立面向全部室藏檔案的符合標準的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、常用和珍貴檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫，集中存儲并管理數(shù)字檔案數(shù)據(jù)信息。對于目錄數(shù)據(jù)庫建設，應根據(jù)要求，準確、完整地體現(xiàn)100%各類室藏檔案的電子目錄。全文數(shù)據(jù)庫建設，包括紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和電子文件的歸檔。其中紙質(zhì)檔案數(shù)字化要按照要求開展數(shù)字化工作，并與目錄數(shù)據(jù)庫建立數(shù)據(jù)掛接。電子文件歸檔要根據(jù)要求實現(xiàn)規(guī)范管理。多媒體數(shù)據(jù)庫，要按照規(guī)定，開展照片檔案、音像檔案的數(shù)字化工作和建庫工作。

二、做好技術(shù)保障

檔案資源網(wǎng)絡化。檔案室應配備能夠滿足運行需要的計算機設備，采用高性能的符合保密要求的網(wǎng)絡設備和材料，建設獨立的檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進行檔案數(shù)據(jù)整理加工和存儲管理。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)為保密網(wǎng)，應依據(jù)國家有關(guān)涉密信息系統(tǒng)分級管理規(guī)定確定等級，明確安全域。檔案室應配備專門的計算機與單位辦公網(wǎng)、業(yè)務網(wǎng)連接，進行文件收集歸檔和檔案信息查詢利用。單位辦公網(wǎng)與政務網(wǎng)互聯(lián)、業(yè)務網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)互聯(lián)，應采取相應措施，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

檔案管理電子化。一是建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)。歸檔管理過程中應保證電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。二是建立數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)。應建立以數(shù)字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個檔案室業(yè)務工作的管理系統(tǒng)。三是建立檔案進館和報送管理系統(tǒng)。按照要求，整理電子文件，形成報送數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡或載體移交等方式向同級國家綜合檔案館移交報送。四是檔案查詢利用系統(tǒng)。

三、確保運行安全

數(shù)字檔案室檔案管理工作的安全運行，主要是數(shù)字檔案室能夠確保數(shù)字資源真實、可用、完整、可靠。真實，指文件形成的每一步都應有相應的記錄?？捎茫鸽娮游募軌虮欢ㄎ?、查找和檢索。完整，指電子文件是齊全的，并未加改動?？煽?，指電子文件的內(nèi)容可信。數(shù)字檔案室能通過檔案系統(tǒng)，對進入的各類信息按不同的要求進行分類排序、價值鑒定、數(shù)據(jù)校驗等，確保其真實、可用、完整、可靠，使之形成一個有序的信息空間。

為保證數(shù)字檔案室的安全運行，優(yōu)秀的檔案人才是必不可少的。有著更高的檔案專業(yè)知識，能更為深入地發(fā)掘檔案的信息價值，保證檔案安全。一直以來，檔案部門地位缺失，檔案的作用得不到重視，檔案人員的積極性受挫，檔案服務水平下降，更加動搖檔案部門的地位，形成惡性循環(huán)。為了打破這一現(xiàn)象，檔案人員必須用更專業(yè)的知識，更熱情的態(tài)度，向社會公眾提供滿意的服務，讓人們體會到檔案的價值，并借此擴大檔案的影響力，從而提升檔案部門的地位。

四、加大宣傳力度

實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范管理，是數(shù)字檔案室信息網(wǎng)絡傳輸和共享的前提。要使數(shù)字檔案室系統(tǒng)平臺具有開放性和互聯(lián)性，各個數(shù)字檔案室之間必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標引標準、數(shù)據(jù)描述標準、元數(shù)據(jù)標準、全文數(shù)據(jù)庫標準等。如此才能利用計算機實現(xiàn)檔案信息的直接存取，所形成的檔案信息也自然是規(guī)范的電子文件。應加強對數(shù)字檔案室的宣傳，讓數(shù)字檔案室這種優(yōu)質(zhì)的管理方式深入人心。

“酒香也怕巷子深”。只有主動地去宣傳，才能讓檔案系統(tǒng)和社會公眾對數(shù)字檔案室更為了解。在宣傳內(nèi)容上，應強調(diào)建設數(shù)字檔案室，可以建成單一式的，即一個單位建立一個數(shù)字檔案室，也可以建成集成式的，即多個單位共同組建一個數(shù)字檔案室。為節(jié)省資金，還可以將數(shù)字檔案室納入單位的信息化建設規(guī)劃中去。檔案宣傳需要更加貼近生活，需要更多的趣味性。對于宣傳，首先想起的就是報紙、雜志、電視等，但宣傳不僅僅是要讓受眾看見，更要讓受眾記住，宣傳工作需要創(chuàng)新，需要想象力，需要特色，讓受眾了解數(shù)字檔案室的獨特之處。

（作者單位：《蘭臺內(nèi)外》雜志社）