文/譚玉瓊

醫(yī)院檔案數字化管理研究

文/譚玉瓊

醫(yī)院檔案是指在醫(yī)院管理及醫(yī)療活動過程中形成的具有保存價值的歷史記錄和生產資料。醫(yī)院檔案的內容豐富，種類繁多，涉及醫(yī)院的黨群、行政管理、科教、設備、基建、人事管理、財務等，其范圍也由初期的文書檔案、科研檔案、照片檔案等逐步發(fā)展到了病歷檔案、實物檔案、聲像檔案、計算機數據檔案等。

檔案數字化是指應用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等各種現代技術手段，把紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)的介質文件和已經歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織為有序的檔案數字信息庫，從而實現對檔案信息資源的收集、管理和利用。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展、科學技術的進步，醫(yī)院的信息化（HIS）水平顯著提高，各類醫(yī)院廣泛采用了醫(yī)院信息系統(tǒng)，進一步推動了醫(yī)院檔案的數字化系統(tǒng)的建設和管理。

一、醫(yī)院檔案數字化管理的意義

1.推動了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，大量重要的文件資料、醫(yī)療技術探索以及反映改革的各項重要成果都成為檔案管理的重要對象，做好這些檔案的收集、整理、編研又會為改革的發(fā)展提供重要的現實參考和智力支持。例如，我國出臺了《醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革近期重點實施方案（2009-2011）》，其中就提出要在全國逐步建立統(tǒng)一的電子健康檔案。醫(yī)療機構的檔案是電子病歷和電子健康檔案的重要基礎，也是建立全國統(tǒng)一的電子健康檔案的重要憑證和依據。因此，做好醫(yī)院檔案數字化管理工作，能夠多渠道、多角度地全面收集醫(yī)療改革信息，以電子化的方式保存、管理、輸出信息資料，為醫(yī)療機構改革決策提供重要的第一手資料，助推醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革向縱深發(fā)展。

2.強化了醫(yī)療衛(wèi)生機構的管理。目前，隨著醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）、檢驗信息系統(tǒng)（LIS）、醫(yī)學影像管理系統(tǒng)（PACS）以及辦公自動化系統(tǒng)（OA）在醫(yī)院管理中的應用，綜合性醫(yī)療機構的已經從傳統(tǒng)的管理模式逐步向數字化集成管理模式轉變。在此發(fā)展過程中會形成大量的以電子文檔為主的醫(yī)院檔案信息數據庫，醫(yī)院檔案數字化管理滿足了信息化時代醫(yī)院精細化管理的現實需要。醫(yī)院的檔案數字化能夠為各級醫(yī)療機構之間的網絡交流、人才交流、醫(yī)療技術信息共享等提供了便利，也使得遠程會診、實時的病案資料查詢和應用成為可能。此外，檔案管理數字化可以為醫(yī)院的科學化、精細化管理提供所需要借鑒的成功經驗。在檔案的數字化編研過程中，優(yōu)秀的編研成果能夠幫助醫(yī)院管理者充分汲取前人的優(yōu)秀管理經驗，提升醫(yī)院的管理現代化水平和自身的管理能力。

3.促進了醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。檔案數字化管理是醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是適應醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷發(fā)展的現實需要，對于檔案事業(yè)自身發(fā)展具有積極意義。醫(yī)院的檔案信息量大，涉及的內容涵蓋了黨建、行政、科研、醫(yī)療等方方面面。檔案查詢、利用頻繁，數字化后，記錄在紙質上面的信息通過各種格式轉換成數字模式，查閱、利用檔案時就會避免對原始檔案損壞，提高使檔案利用效率。醫(yī)院檔案數字化后，查閱、使用檔案只需要在檔案信息目錄庫中輸入相關信息，即可查詢到所需要的檔案資料。此外，數字化還可以實現檔案不同主體之間的相互傳閱，不受原文無法共享的約束，提高了檔案的利用效率和查閱速度。

二、醫(yī)院檔案數字化管理存在的問題

（1）存儲介質對檔案數字化完整性的影響。從目前醫(yī)院檔案的數字化管理來看，常用到的存儲載體主要有光盤、磁盤和硬盤。這些存儲介質容易在使用、儲存過程中因外力劃傷、溫度、濕度等環(huán)境因素的影響導致存儲介質中的數據丟失或損毀。此外，光盤、磁盤以及硬盤一旦保存不當或存儲的介質出現問題，數字化檔案文件將難以修復或修補，導致電子文件丟失，影響了數字化檔案信息的完整性和有效性。（2）信息可操作性對數字檔案安全性的影響。數字化檔案的后期利用一般通過網絡實現，檔案數字化信息容易被復制、修改和刪除，增加了信息的安全性的隱患。（3）數字檔案開發(fā)較為薄弱。醫(yī)院檔案數字化管理人員多是分布于各業(yè)務科室的兼職人員，數字化檔案管理的專業(yè)素質不強，醫(yī)院檔案開發(fā)和利用效果不理想，醫(yī)院檔案數字化編研成果較少，也制約了檔案數字化工作。

三、醫(yī)院檔案數字化管理的對策

醫(yī)院檔案數字化管理應堅持的原則是：個性多元、交流便捷、簡易包容、獨特交互、受眾準確、受眾面廣，滿足用戶需求，發(fā)揮醫(yī)院檔案特殊功能。其核心模塊包括醫(yī)院檔案管理、數字化處理、數字化認證、查詢、檢索、統(tǒng)計、備份、系統(tǒng)維護和檔案流通等。具體來說，做好醫(yī)院檔案數字化管理應做到：

1.領導重視，推進檔案數字化基礎建設。醫(yī)院檔案數字化建設和管理是一項復雜的系統(tǒng)性工程。做好這項工作的前提是醫(yī)院的管理者高度重視，注重軟硬件基礎設施建設。要把數字化檔案管理提上重要議事日程，納入到醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃中，成立醫(yī)院數字化檔案管理工作領導小組，加強日常檔案數字化宣傳工作，在全院上下營造重視檔案數字化的濃厚工作氛圍。加大醫(yī)院數字化檔案的軟硬件建設，一方面，加大硬件建設投入力度，為醫(yī)院檔案數字化管理提供必備的設備，如數碼攝像機、復印機、掃描儀、計算機等等，建立專門的辦公場所。另一方面，要為數字化檔案管理配備先進的檔案管理軟件、語言處理軟件以及操作軟件。必要時可以與第三方合作，結合醫(yī)院自身實際開發(fā)出符合自身發(fā)展需要的專門的檔案管理軟件。如添購條形碼識別軟件、縮微技術，應用ACDSEE.9或10軟件等。最后，要健全醫(yī)院數字化管理制度，通過科學、嚴密的制度保障醫(yī)院數字化檔案工作的順利開展。例如，要嚴格遵照2017年3月1日實施的新的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），進一步完善《醫(yī)院信息系統(tǒng)電子檔案管理制度》。

2.嚴格管理，加強檔案數字化過程控制。醫(yī)院檔案數字化管理包括了確定檔案收集范圍、前端控制、質量管理和安全防范等四個過程。確定鑒定范圍。并非所有的室藏紙質檔案都需要進行數字化處理，應從醫(yī)院檔案的價值性、破損性、開放性程度以及搶救性原則等綜合考慮，確定醫(yī)院數字化檔案范圍。前端控制。檔案管理人員要深入各業(yè)務科室一線，積極主動地介入到文件、檔案的形成時期進行管理，追蹤文件的制成、印發(fā)和后期的歸檔，直至檔案的數字化形成，從歸檔文件的前、中、后所有時期的進行質量把控，保證數字化檔案的真實性、完整性和與實體檔案的關聯性。質量管理，是指做好數字化檔案流程的質量管理，重點是在紙質檔案數字化加工過程中要嚴格遵循檔案號和頁號流程，避免遺漏，保證圖像文件的清晰度，以及文件存儲格式（如圖片常用的是JPGTIFF格式，文本文件通常采用RTF、XML、TXT格式，音像文件常采用MPEG、AVI格式，聲音文件WAV、MP3格式等）規(guī)范。安全防范，是指做好醫(yī)院檔案數字化管理中的檔案安全工作，主要是做好磁盤、光盤、磁帶等數字檔案載體的安全性。對數字檔案載體要定期進行檢測和拷貝，例如磁性載體的數字檔案要做到每2年檢測一次，光盤4年檢測一次，光盤上的數字檔案每10年轉錄一次等，防止數字載體受到溫度、環(huán)境、磁性以及黑客侵入影響，通過數據備份、設置訪問權限等辦法確保檔案數字化的信息存儲、傳輸、維護、利用等各個環(huán)節(jié)的安全。

3.注重培養(yǎng)，培育數字化檔案管理專業(yè)人才。檔案工作人員的業(yè)務素質是醫(yī)院檔案數字化建設和管理能否取得預期實效的關鍵因素之一。首先，醫(yī)院檔案管理者要有數字化、信息化、網絡化建檔、管檔的思維和意識，要把檔案數字化與醫(yī)療、科研放在同等重要的位置，把電子文檔歸檔工作納入醫(yī)院的立卷歸檔制度，列入醫(yī)院信息管理工作總體規(guī)劃中，嚴格檢查和考核。其次，要對現有檔案從業(yè)人員進行數字化、信息化培訓，重點是加強對各種數字設備、軟件的使用培訓，提升他們現代信息技術應用水平和能力。既要注重培訓的廣度，對醫(yī)院的臨床業(yè)務科室、行政管理崗位以及具體承辦人員進行培訓，又要注重培訓的深度，重點是加強檔案管理人員，尤其是數據錄入人員、信息管理人員以及計算機技術人員的檔案數字化專業(yè)知識的培訓。最后，注重復合型人才的引進。隨著醫(yī)院規(guī)模越來越大，檔案數字化人才不足制約了檔案數字化工作的開展，除了加強對現有檔案從業(yè)人員的管理、培訓外，還要積極引入具有熟練掌握數字化技術、信息存儲技術、網絡通訊技術、多媒體技術和檔案專業(yè)技術應用的復合型人才，為醫(yī)院檔案數字化建設和發(fā)展提供源源不斷的智力支持和人才保障。

結語

檔案建設與醫(yī)院的發(fā)展是一體的，醫(yī)院檔案數字化管理對于推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有舉足輕重的作用。在信息化發(fā)展的大背景下，醫(yī)院檔案管理機構和管理人員要與時俱進，主動融入數字化建設，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網絡傳輸，實現檔案資源的合理配置與有效開發(fā)利用，實現檔案信息資源的社會共享，讓更多的組織和個人在數字化檔案管理中受益。

（作者單位：廣東醫(yī)科大學附屬醫(yī)院）