文/張會秋

檔案信息化建設(shè)思考

文/張會秋

檔案信息具有原生態(tài)、系統(tǒng)性和無可替代等特征，能夠客觀反映事物演進、發(fā)展變化的過程，具有重要的參考和借鑒價值。加快檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的客觀需求，是檔案管理的發(fā)展方向。

一、傳統(tǒng)檔案管理方式存在的弊端

傳統(tǒng)檔案管理多以紙質(zhì)卷宗管理為主，儲存于庫房之中，利用時手工查閱，費時費力，無論是管理還是利用都十分不便，嚴重限制了檔案作用的有效發(fā)揮。

第一，重視不夠。一些單位對檔案管理投入不足，檔案事業(yè)發(fā)展的保障條件有待進一步改善，檔案收集模式、管理手段、服務機制需要進一步創(chuàng)新，干部隊伍建設(shè)需要進一步提高。

第二，管理難度大。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管對保存條件要求較高，庫房的溫濕度、日照強度、查閱頻率等都會影響檔案壽命，還有諸如火災、水災、地震等一些自然因素也會嚴重威脅檔案的安全。

第三，利用不便。查檔時，管理人員必須先翻閱眾多檔案目錄，然后根據(jù)目錄標示到庫房中查找檔案原件，費時費力，增加了利用者等待時間，直接影響了檔案查詢利用效率。

二、實現(xiàn)檔案信息化管理的主要途徑

檔案作為各級黨委、政府和社會各方面情況的真實記錄，是促進各項社會事業(yè)科學發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。檔案工作是不可缺少的基礎(chǔ)性工作，做好檔案工作是各級黨委、政府的重要職責。2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳出臺了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出：在新的形勢下，加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化，大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時以數(shù)字化檔案代替原件提供利用。

要實現(xiàn)檔案管理信息化，需要全社會共同努力，各級黨委和政府要以實現(xiàn)檔案信息資源社會共享為目標，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡和平臺，積極推進檔案信息資源共享，支持檔案館（室）把可公開的各類檔案、信息上傳網(wǎng)絡，開展遠程利用，真正建立起方便人民群眾的檔案利用體系，使檔案公共服務惠及廣大人民群眾。

檔案信息化建設(shè)本質(zhì)是檔案管理模式從檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案內(nèi)容數(shù)字化管理，就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)存儲管理檔案，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案、數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化。當前，亟需對現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進行掃描并輸入電子檔案信息庫，將檔案收集、存儲、分類、查閱等變得方便快捷。

第一，要加強制度建設(shè)。各級黨委和政府必須高度重視檔案信息化管理工作，給予必要的支持和保障，建立健全檔案管理機構(gòu)和制度，明確檔案管理人員的職責任務。要定期學習有關(guān)檔案管理的法規(guī)、制度，及時制定、修改適合本地本部門的檔案管理規(guī)章制度，創(chuàng)建規(guī)范的管理機制，促進檔案資源建設(shè)標準化、規(guī)范化和共享化。加大檔案人才培訓力度，充實穩(wěn)定檔案隊伍，有計劃、有目的地對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，更新知識，提高技能，牢固樹立檔案科學管理觀念，提高檔案管理人員的安全保密意識，逐步建立和完善檔案管理機制。

第二，要加強設(shè)施建設(shè)。統(tǒng)籌安排檔案經(jīng)費和設(shè)備，建立設(shè)備齊全、功能完善的計算機房，配置承載檔案信息系統(tǒng)的高性能服務器和數(shù)據(jù)存儲器，建立良好的數(shù)據(jù)處理和存儲環(huán)境。不斷提高檔案檢索功能，使其能夠按照項目分類、功能、年度、檔號、密級等進行靈活檢索。還要配備復印機、掃描儀等先進設(shè)備，實現(xiàn)檔案目錄電腦檢索，內(nèi)容電子化掃描，為檔案數(shù)字化提供保證。加強對各種系統(tǒng)和軟件的學習和開發(fā)，逐步實現(xiàn)檔案信息有序整理，檔案信息數(shù)據(jù)庫建立、檔案信息網(wǎng)絡建設(shè)及信息資源開發(fā)利用的目標。

第三，要加強安全管理。實現(xiàn)以數(shù)字化管理為主要內(nèi)容的檔案信息化管理模式，做好檔案復制、備份工作，確保檔案不丟失、不遺漏；加強計算機系統(tǒng)及操作系統(tǒng)安全管理，及時對電子檔案使用的軟件進行升級，加強檔案信息安全管理，杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生。

第四，要建立懲治機制。逐步建立健全對違反檔案法律、法規(guī)行為的懲治機制，對檔案違法違規(guī)行為依法依規(guī)予以懲處，以此強化管理人員及其他違反檔案法規(guī)人員依法管檔、依規(guī)用檔的意識。

總之，實現(xiàn)檔案信息化是檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，推動檔案信息化建設(shè)是當前及今后一個時期歷史賦予我們的神圣使命，我們要矢志不渝完成這一光榮使命。當然，檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，不會一蹴而就，需要檔案工作者不斷更新理念、與時俱進、創(chuàng)新方法，積極推動檔案信息化建設(shè)，跟上時代步伐，使檔案工作更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務。

（作者單位：松原市寧江區(qū)水利局）