(臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 臨汾 041000)

聘用制下高職院校人事檔案管理面臨的困境研究

李志梅

(臨汾職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山西 臨汾 041000)

面對聘用制下高職院校人事檔案管理工作的困境，應(yīng)構(gòu)建創(chuàng)新型、現(xiàn)代化的人事檔案管理機制和模式，充分發(fā)揮人事檔案管理在高職院校中的積極作用，促進(jìn)高職院校健康持續(xù)發(fā)展。

聘用制；高職院校；人事檔案管理；困境

在高職院校人力資源管理工作中，人事檔案管理是一項必不可少的重要內(nèi)容，這項工作的開展也為高職院校人才隊伍建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，成為高職院校聘請和任用人才時所參考的內(nèi)容之一。隨著聘用制的進(jìn)行，高職院校師資隊伍建設(shè)出現(xiàn)了復(fù)雜的人員關(guān)系和人員流動，因此，高職院校人事檔案管理面臨著更加嚴(yán)峻的困境，成為高職院校現(xiàn)階段的重要研究課題。

一、聘用制下高職院校人事檔案管理的重要作用

1.素質(zhì)能力以及個人身份的人員佐證

通常情況下，求職者應(yīng)根據(jù)招聘程序經(jīng)歷筆試、面試、公示等的篩選和考察。但由于筆試的分?jǐn)?shù)以及較短的面試時間都無法展現(xiàn)出求職者的責(zé)任心、事業(yè)心以及忠誠度等，再加上考評者的第一印象以及個人喜好也會對其產(chǎn)生不同程度的影響，進(jìn)而導(dǎo)致人才招聘工作具有一定的主觀色彩。人事檔案中所記載個人信息，例如成績單、學(xué)歷證書、任職情況等，與之相比會更加全面和客觀，并且也能夠通過這些個人信息來了解其自身的責(zé)任感和敬業(yè)精神，以及綜合能力和個人品質(zhì)。檔案材料在考察應(yīng)聘者的成長經(jīng)歷方面會比筆試、面試等更加具有說服力。

2.教職員工個人信息的完整保存和及時提供

人事檔案是反映和記錄個人在人事管理活動中的德才表現(xiàn)和經(jīng)歷總結(jié)，并將需要進(jìn)行考察的個人資料組織成文件?，F(xiàn)階段，我國高職院校教職員工的個人基本信息都是在高職院校人事檔案中進(jìn)行有效保存和記錄的，例如年齡、學(xué)歷、職稱、專業(yè)以及身體健康情況等。此外，人事檔案還可以向人們反映關(guān)于教職工的教學(xué)獎勵、福利、科研成果以及工作量等等，高職院?？梢愿鶕?jù)人事檔案進(jìn)行崗位職務(wù)以及人才聘用。所以，高職院校人事檔案管理能夠為學(xué)校人才資源管理提供一定的參考作用。

3.促使高職院校教職員工形成個人基礎(chǔ)材料

高職院校每一年都會進(jìn)行關(guān)于崗位調(diào)整、工資晉升、工作考核等一系列常規(guī)行政工作，而這些工作通常需要統(tǒng)計和核算所發(fā)放的獎金以及科研成果的數(shù)量。所以，高職院校每一個教職員工的自身利益都與這些統(tǒng)計和資料收集工作有著緊密的關(guān)系。這些工作是以收集和整理檔案材料的過程開始的，但也同時不斷生成了教職工人事檔案管理的基礎(chǔ)資料。高職院校能夠借助這些人事檔案進(jìn)行人力資源上的管理，在總體上把握和管理人事信息。與此同時，高職院校人事檔案管理具有復(fù)雜性、常規(guī)性以及重要性，并且與個人的利益有著緊密的聯(lián)系，所以，高職院校應(yīng)認(rèn)真謹(jǐn)慎、細(xì)致負(fù)責(zé)地進(jìn)行檔案管理工作，否則很容易出現(xiàn)人事方面的矛盾，進(jìn)而影響高職院校的健康可持續(xù)發(fā)展[1]。

二、聘用制下高職院校人事檔案管理面臨的困境

1.不注重開發(fā)和利用檔案的信息化管理

現(xiàn)階段，高職院校人事檔案管理依舊采取的是傳統(tǒng)模式，在檔案管理上缺乏一定的信息化技術(shù)。傳統(tǒng)檔案管理模式主要是借助檔案管理人員的手工操作來進(jìn)行檔案的收集、整理、歸類等一系列的工作，但人工管理存在兩個不足之處：一是需要借助人工翻檢才能夠查找材料，進(jìn)程緩慢和查閱困難等問題影響了整體的工作效率；二是人工書寫和整理人事檔案費時費力的同時還容易出現(xiàn)錯誤，這些不足都大大影響了人事檔案管理的整體質(zhì)量水平[2]。此外，高職院校沒有充分利用人事檔案管理，這樣不利于選擇優(yōu)秀的人才進(jìn)行合理地運用，同樣也不利于深入了解和考察應(yīng)聘人員。

2.高職院校人事檔案管理意識不強，存在陳舊和不合理的觀念

首先，高職院校領(lǐng)導(dǎo)對其沒有引起足夠的重視。高職院校領(lǐng)導(dǎo)普遍存在對于檔案管理工作不注重的現(xiàn)象，沒有深刻意識到人事檔案管理的重要性，不愿意在檔案管理方面發(fā)放相關(guān)的管理經(jīng)費，同時也不是很關(guān)注人事檔案管理的人才力量的構(gòu)建。其次，沒有認(rèn)識到人事檔案及時歸檔的必要性。高職院校通過采取封閉式的管理模式對人事檔案進(jìn)行管理，所以出現(xiàn)了注重保密而忽略利用的情況，高職院校的教職工是很少能夠接觸到自己個人信息檔案的，進(jìn)而導(dǎo)致他們不了解如何進(jìn)行檔案的取用和歸還，同時也沒有認(rèn)識到人事檔案管理工作的職責(zé)和范圍。所以，高職院校經(jīng)常會出現(xiàn)人事檔案材料未歸檔或是歸檔不及時的問題，進(jìn)而影響人力資源工作的整體進(jìn)程。再次，高職院校一些管理人員只是在口頭上強調(diào)人事檔案管理的重要性，并沒有真正地落實和貫徹到日常管理工作之中，甚至認(rèn)為全民職工編制人員與聘用制的人員存在差別，只注重個人信息的統(tǒng)計工作，而忽略各個工作環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)。

三、聘用制下高職院校人事檔案管理所采取的策略

1.加強管理人員的綜合素質(zhì)，合理建設(shè)檔案管理人才隊伍

第一，聘請這方面的專業(yè)精英，有效提升檔案管理人員的整體水平，構(gòu)建一支高素質(zhì)的人才隊伍?，F(xiàn)階段，我國高職院校依舊缺乏優(yōu)秀的檔案管理精英，所以高職院校應(yīng)積極招聘具備專業(yè)技能和專業(yè)知識的人才，有效加強檔案管理人才隊伍的綜合能力。第二，高職院校應(yīng)重視對檔案管理人員的繼續(xù)教育，根據(jù)檔案管理工作的發(fā)展需求和實際趨勢，不斷加強檔案管理人員的再學(xué)習(xí)和深造。學(xué)習(xí)內(nèi)容更加講究實際操作和效率，在最大程度上加強整體工作效率，進(jìn)而滿足各個方面的需求。第三，合理建設(shè)檔案管理人才隊伍。由于人事檔案管理具有一定的連續(xù)性，要求檔案管理人員具備一定的工作經(jīng)驗，進(jìn)而更好地適應(yīng)整體工作，所以高職院校還應(yīng)加強檔案管理人員的穩(wěn)定性。

2.展開信息化的人事檔案管理，積極發(fā)揮人事檔案作用

大數(shù)據(jù)時代的到來，構(gòu)建高職院校人事檔案的信息化、數(shù)字化管理是順應(yīng)時代發(fā)展的必然趨勢。授權(quán)查閱檔案和在線開放檔案應(yīng)在保證信息安全和使用權(quán)限限定的基礎(chǔ)上進(jìn)行開展[3]。所以，高職院校應(yīng)積極尋找符合本校實際需求的信息技術(shù)，努力構(gòu)建高職院校人事檔案數(shù)字化和信息化的管理模式。同時還應(yīng)形成方便操作的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，這樣有助于儲存流動人員的檔案材料，也有助于減少人事檔案填補和轉(zhuǎn)移的程序，進(jìn)而提高高職院校人事檔案管理的工作效率。

3.提高聘用制下高職院校人事檔案管理的重視程度

為了更好地確立聘用制下高職院校人事檔案管理的重要地位，首先，高職院校應(yīng)加大關(guān)于人事檔案管理的宣傳力度。通過舉辦相關(guān)的交流會、培訓(xùn)班等活動來進(jìn)一步宣傳檔案管理工作，還可以借助高職院校媒體進(jìn)行宣傳，例如廣播、校報等形式，進(jìn)而加強高職院校整體教職員工的人事檔案意識。其次，根據(jù)《檔案法》，高職院校應(yīng)構(gòu)建關(guān)于人事檔案的獎懲制度以及規(guī)章機制等，合理制定相關(guān)原則和規(guī)定，并且明確人事檔案的工作職責(zé)和工作范圍，構(gòu)建以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)為主的工作小組，進(jìn)一步貫徹和落實人事檔案管理工作。

四、結(jié)語

無論是在現(xiàn)階段還是今后，人事檔案管理工作都能夠有效促進(jìn)高職院校的可持續(xù)健康發(fā)展，保證人才隊伍的合理使用和合理配置，不斷加強人才隊伍的綜合素質(zhì)，同時也增強領(lǐng)導(dǎo)對它的認(rèn)識和了解。高職院校應(yīng)深刻意識到人事檔案管理的重要性，進(jìn)而分析在聘用制下其所面臨的困境，并且進(jìn)一步指出有效的應(yīng)對策略，構(gòu)建和完善高職院校人事檔案管理機制和模式。

[1]李曉萍.對高職院校人事檔案管理工作的幾點思考[J].遼寧師專學(xué)報(社會科學(xué)版)，2011，(2)：487—492.

[2]胡杰軍，燕嬿，柳較乾，張莉萍.高職院校人事檔案管理存在的問題及對策[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2009，(4)：100—102.

[3]陳雪云.基于信息時代提高高職院校人事檔案管理人員素質(zhì)的新思考[J].長春教育學(xué)院學(xué)報，2014，(4)：196—198.

10.3969/j.issn.1008-6714.2017.10.055

G717.24

A

1008-6714(2017)10-0123-02

2017-06-12

李志梅(1975—)，女，山西臨汾人，從事人事檔案管理和學(xué)生檔案管理研究。

〔責(zé)任編輯：崔雅平〕