倪燁紅

（中國(guó)建設(shè)銀行嘉興分行）

隨著建設(shè)銀行業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，各門類檔案尤其是會(huì)計(jì)檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，每年會(huì)計(jì)檔案的新增量占據(jù)當(dāng)年檔案總量的80%左右，檔案庫(kù)容面臨著檔案數(shù)量無(wú)限增長(zhǎng)與有限保存能力之間的矛盾，加大了檔案管理成本，影響了檔案的有效利用。為有效利用檔案庫(kù)房資源，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存檔案的“能進(jìn)，能出”，緩解庫(kù)房壓力，降低檔案保管成本，根據(jù)國(guó)家和建設(shè)銀行檔案管理的有關(guān)規(guī)定，2010年建設(shè)銀行嘉興分行對(duì)歷年到期檔案進(jìn)行梳理，在全行范圍內(nèi)開(kāi)展到期檔案的鑒定工作，共鑒定文書檔案729卷、會(huì)計(jì)檔案58587卷、信貸檔案54169卷，這是嘉興建行成立以來(lái)的第一次大規(guī)模檔案鑒定工作，從2010年1月到期檔案目錄的編制，到2011年12月檔案實(shí)體的最后銷毀，歷時(shí)2年，鑒定工作優(yōu)化了檔案庫(kù)藏結(jié)構(gòu)，避免了檔案資源的浪費(fèi)。

一、檔案鑒定銷毀工作的實(shí)踐

（一）組建相關(guān)鑒定機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

1.設(shè)立檔案鑒定銷毀組織機(jī)構(gòu)。成立了分行檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組長(zhǎng)由分管辦公室的副行長(zhǎng)擔(dān)任，副組長(zhǎng)由辦公室主任擔(dān)任，小組成員由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部、營(yíng)運(yùn)管理部、電子銀行部、風(fēng)險(xiǎn)管理部、授信審批部、監(jiān)察部、公司業(yè)務(wù)部、公司客戶經(jīng)營(yíng)部、機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部、個(gè)人金融部、信用卡業(yè)務(wù)部的主要負(fù)責(zé)人以及辦公室分管檔案工作的副主任組成。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，主任由辦公室主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任，副主任由辦公室分管檔案工作的副主任擔(dān)任，領(lǐng)導(dǎo)小組所轄各部門分管檔案工作的管理崗為成員。檔案鑒定工作辦公室下設(shè)檔案業(yè)務(wù)價(jià)值鑒定小組與檔案歷史價(jià)值鑒定小組，其中檔案業(yè)務(wù)價(jià)值鑒定小組分為文書檔案專業(yè)鑒定小組、會(huì)計(jì)檔案專業(yè)鑒定小組及信貸檔案（包括對(duì)公對(duì)私）專業(yè)鑒定小組。文書檔案專業(yè)鑒定小組組長(zhǎng)由辦公室主任擔(dān)任，副組長(zhǎng)由辦公室分管檔案工作的副主任擔(dān)任；會(huì)計(jì)檔案專業(yè)鑒定小組組長(zhǎng)由營(yíng)運(yùn)管理部總經(jīng)理?yè)?dān)任，副組長(zhǎng)由營(yíng)運(yùn)管理部副總經(jīng)理?yè)?dān)任；信貸檔案對(duì)公專業(yè)鑒定小組組長(zhǎng)由公司業(yè)務(wù)部總經(jīng)理?yè)?dān)任，副組長(zhǎng)由公司業(yè)務(wù)部副總經(jīng)理?yè)?dān)任；信貸檔案對(duì)私專業(yè)鑒定小組組長(zhǎng)由個(gè)人金融部總經(jīng)理?yè)?dān)任，副組長(zhǎng)由個(gè)人金融部副總經(jīng)理?yè)?dān)任；歷史價(jià)值鑒定小組由本行業(yè)務(wù)價(jià)值鑒定小組（包括文書、會(huì)計(jì)、信貸）成員部門相關(guān)人員組成，組長(zhǎng)由辦公室主任擔(dān)任，副組長(zhǎng)由辦公室分管檔案工作的副主任擔(dān)任。參加檔案鑒定工作的成員，必須具備較高的法律法規(guī)政策水平和專業(yè)知識(shí)水平，了解本級(jí)行的組織沿革、職能、歷史變化和改革發(fā)展過(guò)程，熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r，掌握檔案鑒定基本原則、程序和鑒定工作有關(guān)規(guī)定。

圖1 檔案鑒定組織框架圖

2.明確各機(jī)構(gòu)的具體職責(zé)。

（1）檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組：負(fù)責(zé)檔案鑒定銷毀工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作，負(fù)責(zé)各類檔案銷毀鑒定材料的審定工作。

（2）檔案鑒定工作辦公室：根據(jù)當(dāng)年到期檔案情況，提出檔案鑒定銷毀工作建議和計(jì)劃；根據(jù)本行人事變動(dòng)情況，及時(shí)調(diào)整鑒定銷毀組織機(jī)構(gòu)，按要求確定各小組成員名單；負(fù)責(zé)對(duì)本行到期檔案目錄以正式文件形式進(jìn)行公示，并將反饋結(jié)果送檔案專業(yè)鑒定小組審定；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各專業(yè)鑒定小組之間鑒定工作事項(xiàng)；制定檔案實(shí)體銷毀方案，明確監(jiān)銷人員、銷毀方式、銷毀地點(diǎn)、運(yùn)輸工具等事項(xiàng)，并做好具體實(shí)施工作；負(fù)責(zé)做好檔案鑒定銷毀材料審核結(jié)果的批復(fù)工作。

（3）業(yè)務(wù)價(jià)值鑒定小組（又分為文書、會(huì)計(jì)、信貸三個(gè)檔案鑒定小組）：負(fù)責(zé)本級(jí)行及所轄機(jī)構(gòu)文書、會(huì)計(jì)、信貸檔案鑒定銷毀的組織工作；負(fù)責(zé)文書、會(huì)計(jì)、信貸檔案鑒定原則、標(biāo)準(zhǔn)和具體操作規(guī)范的制定和解釋工作；負(fù)責(zé)本級(jí)行文書、會(huì)計(jì)、信貸檔案實(shí)體鑒定工作。在進(jìn)行業(yè)務(wù)價(jià)值鑒定的同時(shí)，完成歷史價(jià)值的初步鑒定，并將鑒定結(jié)果提交歷史價(jià)值鑒定小組進(jìn)一步審核；負(fù)責(zé)對(duì)本級(jí)行及所轄機(jī)構(gòu)文書、會(huì)計(jì)、信貸檔案鑒定銷毀的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作；負(fù)責(zé)對(duì)本級(jí)行及所轄機(jī)構(gòu)上報(bào)的文書、會(huì)計(jì)、信貸檔案鑒定材料進(jìn)行審核；負(fù)責(zé)做好本級(jí)行文書、會(huì)計(jì)、信貸檔案實(shí)體銷毀的準(zhǔn)備工作，做好待銷毀文書、會(huì)計(jì)、信貸檔案的清點(diǎn)、復(fù)核、封裝以及實(shí)物監(jiān)銷工作；負(fù)責(zé)本小組內(nèi)部鑒定工作事項(xiàng)的協(xié)調(diào)。

（4）歷史價(jià)值鑒定小組：負(fù)責(zé)檔案歷史價(jià)值鑒定原則、標(biāo)準(zhǔn)和具體操作規(guī)范的制定和解釋工作；負(fù)責(zé)檔案歷史價(jià)值鑒定的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；負(fù)責(zé)做好轄內(nèi)所屬機(jī)構(gòu)各類檔案歷史價(jià)值鑒定結(jié)果的審定。

3.各相關(guān)部門的責(zé)任。

（1）安全保衛(wèi)部門：負(fù)責(zé)實(shí)物鑒定工作場(chǎng)所的安保工作；負(fù)責(zé)銷毀檔案出庫(kù)期間的安全及途中押運(yùn)工作；協(xié)同做好檔案實(shí)體銷毀現(xiàn)場(chǎng)的安保、監(jiān)銷工作。

（2）風(fēng)險(xiǎn)管理部：協(xié)助檔案鑒定工作，并對(duì)涉及不良資產(chǎn)檔案的鑒定結(jié)果提出意見(jiàn)和建議。

（3）信息技術(shù)部門：配合、協(xié)助各業(yè)務(wù)條線從會(huì)計(jì)、信貸業(yè)務(wù)系統(tǒng)中提取相關(guān)數(shù)據(jù)，提供結(jié)清證明等。

（4）辦公室：負(fù)責(zé)各類到期檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)工作；負(fù)責(zé)編制本行各類到期檔案目錄，提供給各專業(yè)鑒定小組；負(fù)責(zé)本級(jí)行檔案鑒定銷毀過(guò)程中，檔案實(shí)體的出入庫(kù)管理；負(fù)責(zé)做好本行續(xù)存檔案的后續(xù)處理工作。對(duì)有歷史證明價(jià)值的，轉(zhuǎn)為實(shí)物檔案保管；對(duì)建設(shè)銀行失去保存價(jià)值，但對(duì)其他單位具有歷史價(jià)值的，進(jìn)行捐贈(zèng)或互換；做好鑒定銷毀工作材料的歸檔工作。

（5）紀(jì)檢監(jiān)察部門：負(fù)責(zé)對(duì)本級(jí)行及所轄機(jī)構(gòu)鑒定銷毀工作流程進(jìn)行全面監(jiān)督。

鑒定銷毀工作是一項(xiàng)全行性的工作，涉及部門眾多，需要各部門各司其職，協(xié)調(diào)配合。無(wú)論哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)推諉、拖拉就會(huì)影響整個(gè)工作的進(jìn)度和質(zhì)量。鑒定工作辦公室積極協(xié)調(diào)組織好跨小組間的工作事項(xiàng)，推進(jìn)鑒定銷毀工作的工作進(jìn)度。 辦公室、公司業(yè)務(wù)部、個(gè)人金融部、營(yíng)運(yùn)管理部分別作為文書檔案、信貸檔案和會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀的牽頭部門，要合理安排參加檔案鑒定小組人員的日常工作與鑒定銷毀工作的時(shí)間，做好小組內(nèi)各項(xiàng)鑒定工作的溝通協(xié)調(diào)、鑒定銷毀標(biāo)準(zhǔn)的制定、培訓(xùn)指導(dǎo)和檢查，逐級(jí)嚴(yán)格把好檔案鑒定審核關(guān)，保障檔案鑒定工作的有序、規(guī)范開(kāi)展。

（二）檔案鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)

檔案鑒定分為業(yè)務(wù)價(jià)值鑒定和歷史價(jià)值鑒定兩個(gè)方面，鑒定原則如下：

1.業(yè)務(wù)價(jià)值鑒定。

（1）合規(guī)性原則。擬銷毀的檔案應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和建設(shè)銀行相關(guān)制度的要求。

（2）未結(jié)續(xù)存原則。涉及尚未結(jié)清債權(quán)債務(wù)或其他未了事項(xiàng)的到期檔案，應(yīng)繼續(xù)保管，直至有關(guān)事項(xiàng)結(jié)清后，再按規(guī)定銷毀。

2.歷史價(jià)值鑒定。

（1）應(yīng)全面考察被鑒定檔案對(duì)建設(shè)銀行和社會(huì)的現(xiàn)實(shí)與歷史作用。對(duì)建設(shè)銀行具有史料價(jià)值、反映本行歷史發(fā)展，以及有重大社會(huì)影響的到期檔案，轉(zhuǎn)為實(shí)物檔案永久保存。

（2）歷史價(jià)值應(yīng)以全分行的角度予以確定。

（3）1949年以前形成的檔案作為實(shí)物檔案永久保留。

3.確定價(jià)值鑒定參考標(biāo)準(zhǔn)。依據(jù)審慎原則，各鑒定小組制定了各門類業(yè)務(wù)價(jià)值鑒定參考標(biāo)準(zhǔn)。以會(huì)計(jì)憑證鑒定為例，對(duì)于超過(guò)保管期限的會(huì)計(jì)憑證的清理銷毀工作主要有以下內(nèi)容需要進(jìn)行分揀：

永久保管的會(huì)計(jì)資料、涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)資料、具有重大歷史價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。永久保管的會(huì)計(jì)資料包括：開(kāi)銷戶及賬戶資料；掛失及掛失止付；睡眠戶及長(zhǎng)期不動(dòng)戶；個(gè)人其他定期儲(chǔ)蓄（老儲(chǔ)種）登記簿；重要單證（有價(jià)單證、重要空白憑證）、重要印章（會(huì)計(jì)專用印章）的移交、領(lǐng)發(fā)、保管和繳銷記錄；各種結(jié)算憑證設(shè)計(jì)、安全標(biāo)志及票樣；客戶交易結(jié)算資金業(yè)務(wù)產(chǎn)生的憑證、申請(qǐng)表、協(xié)議及審批材料等會(huì)計(jì)資料；住房金融業(yè)務(wù)需要永久保管的相關(guān)資料；涉及土地征用、房屋買賣內(nèi)容的相關(guān)會(huì)計(jì)憑證等；代理業(yè)務(wù)協(xié)議；司法協(xié)助資料； 每年的年終決算日及次年第一個(gè)工作日的會(huì)計(jì)資料； 科目細(xì)分或轉(zhuǎn)移的憑證及相關(guān)會(huì)計(jì)資料；各類外幣年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告； 機(jī)構(gòu)變動(dòng)交接清冊(cè)；轉(zhuǎn)入收益的不動(dòng)產(chǎn)清冊(cè)；自辦實(shí)體（含股權(quán)、債權(quán)投資）的會(huì)計(jì)檔案；重組辦相關(guān)會(huì)計(jì)檔案。

還有涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)資料：（1）貸款業(yè)務(wù)及其相關(guān)會(huì)計(jì)資料，包括貸款發(fā)放、歸還等； 貼現(xiàn)、保函、墊款（銀行承兌匯票），擔(dān)保；貸款利息；準(zhǔn)備金；委托貸款；進(jìn)入資產(chǎn)保全程序的會(huì)計(jì)檔案；涉及債權(quán)債務(wù)尚未結(jié)清的信貸和非信貸業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案，在結(jié)清前予以續(xù)存；涉及法律訴訟糾紛尚未解決的客戶及業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案，在糾紛解決前予以續(xù)存。（2）存款業(yè)務(wù)及其相關(guān)會(huì)計(jì)資料，包括未銷戶的對(duì)公、私的定、活期開(kāi)戶憑證等；個(gè)人人民幣結(jié)算賬戶未銷戶或業(yè)務(wù)關(guān)系結(jié)束（銷戶）后未滿10年的開(kāi)銷戶及信息變更資料；單位人民幣結(jié)算賬戶未銷戶或業(yè)務(wù)關(guān)系結(jié)束（銷戶）后未滿10年的開(kāi)銷戶及信息變更資料；與賬戶信息變更相關(guān)的特殊業(yè)務(wù)申請(qǐng)書，若賬戶未銷戶或業(yè)務(wù)關(guān)系結(jié)束（銷戶）后未滿10年的應(yīng)續(xù)存保管；準(zhǔn)貸記卡透支等；未轉(zhuǎn)入長(zhǎng)期不動(dòng)戶，但是長(zhǎng)期未支取的賬戶結(jié)息憑證；其他會(huì)計(jì)資料。

具有重大歷史價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，包括重大系統(tǒng)更新上線前后一天涉及的會(huì)計(jì)檔案資料；從收付記賬制轉(zhuǎn)變?yōu)榻栀J記賬制，轉(zhuǎn)變前后一天的會(huì)計(jì)資料；分行的首筆重要業(yè)務(wù)憑證等；機(jī)構(gòu)撤銷、合并日前后一天，機(jī)構(gòu)成立、升格、歸屬關(guān)系發(fā)生變化日的會(huì)計(jì)檔案；公積金系統(tǒng)并入大賬前后一天涉及的會(huì)計(jì)檔案；新產(chǎn)品、新系統(tǒng)上線首日及結(jié)束日涉及的會(huì)計(jì)檔案；捐贈(zèng)、慈善捐款等涉及的會(huì)計(jì)檔案；具有重大社會(huì)影響業(yè)務(wù)涉及的會(huì)計(jì)檔案；重組建賬賬務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)日前后一天涉及的會(huì)計(jì)檔案。

（三）細(xì)化鑒定程序，確保鑒定質(zhì)量

1.編制到期檔案目錄。分行綜合檔案室對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行梳理，根據(jù)紙質(zhì)案卷目錄按全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、案卷標(biāo)題、起止日期、原期限、已存年數(shù)等要素編制文書、會(huì)計(jì)和信貸到期檔案目錄。

2.公示到期檔案目錄。辦公室將到期檔案目錄以正式發(fā)文的形式通知各部門，要求各有關(guān)部門應(yīng)在15個(gè)工作日內(nèi)對(duì)文件予以答復(fù)。

3.填寫續(xù)存申請(qǐng)書。為確保到期檔案公示的嚴(yán)肅性，要求所有部門無(wú)論有無(wú)疑異都要填寫到期檔案續(xù)存申請(qǐng)書，說(shuō)明理?yè)?jù)，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審簽后送本行檔案鑒定辦公室。檔案鑒定工作辦公室將申請(qǐng)書提交相應(yīng)的鑒定小組審定。對(duì)于未按照要求給予答復(fù)的，可視同“同意銷毀”，納入鑒定階段程序執(zhí)行。

圖2 檔案鑒定工作程序

（四）依據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，有序開(kāi)展鑒定

1.檔案實(shí)體鑒定。各業(yè)務(wù)價(jià)值鑒定小組對(duì)本行到期的文書、會(huì)計(jì)和信貸檔案進(jìn)行分揀、鑒定。

（1）文書檔案。①出庫(kù)：根據(jù)到期檔案目錄清點(diǎn)確認(rèn)出庫(kù)檔案，并做好出庫(kù)登記。②鑒定：鑒定人員按照文書檔案保管期限表，逐卷鑒定到期檔案，鑒定其業(yè)務(wù)價(jià)值，并初步鑒定歷史價(jià)值。③登記造冊(cè)：根據(jù)鑒定結(jié)果填寫到期檔案鑒定書。④復(fù)核：鑒定人員對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行復(fù)核。

（2）會(huì)計(jì)檔案。 ①檔案出庫(kù)：檔案出庫(kù)時(shí)需清點(diǎn)確認(rèn)，并做好出庫(kù)的相關(guān)登記。②鑒定復(fù)核：參照會(huì)計(jì)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，逐卷逐張進(jìn)行鑒定。一人鑒定、一人復(fù)核，逐張分揀，確定其業(yè)務(wù)價(jià)值，并初步鑒定有無(wú)歷史價(jià)值。③逐冊(cè)拆卷：根據(jù)鑒定復(fù)核結(jié)果對(duì)需要拆卷續(xù)存的檔案進(jìn)行拆卷，并將續(xù)存檔案分別存放。④登記造冊(cè)：將鑒定結(jié)果錄入“會(huì)計(jì)憑證清理續(xù)存清單”及“到期檔案鑒定清單”。其中：a.對(duì)拆卷續(xù)存憑證需逐張按要求錄入“會(huì)計(jì)憑證續(xù)存清單（拆卷續(xù)存）”；b.對(duì)整卷續(xù)存憑證按要求錄入“會(huì)計(jì)憑證續(xù)存清單（整卷續(xù)存）”；c.對(duì)整卷銷毀、整卷續(xù)存、拆卷續(xù)存（拆卷后擬銷毀部分）的所有會(huì)計(jì)檔案按要求逐冊(cè)錄入到期檔案鑒定清單。

（3）信貸檔案。①出庫(kù)：根據(jù)到期檔案目錄清點(diǎn)確認(rèn)出庫(kù)檔案，并做好出庫(kù)登記。②鑒定：根據(jù)到期檔案目錄逐筆核對(duì)信貸業(yè)務(wù)結(jié)清情況，確認(rèn)信貸業(yè)務(wù)是否執(zhí)行完畢、貸款結(jié)清具體年份以及是否符合銷毀條件。根據(jù)信貸檔案鑒定參考標(biāo)準(zhǔn)，逐筆確定其業(yè)務(wù)價(jià)值，并初步確定歷史價(jià)值。③復(fù)核：鑒定人員對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行復(fù)核。④登記造冊(cè)：根據(jù)最終鑒定結(jié)果，填制替到期檔案鑒定書。

2.檢查鑒定結(jié)果。在鑒定過(guò)程中，各專業(yè)鑒定小組不定期對(duì)已鑒定的檔案進(jìn)行隨機(jī)抽查。分行各專業(yè)鑒定小組對(duì)縣級(jí)支行的檔案鑒定情況進(jìn)行普查。

（1）分行對(duì)本級(jí)行及縣級(jí)支行的實(shí)地檢查次數(shù)不少于2次，每個(gè)歸檔年度文書檔案、信貸檔案（包括公司、個(gè)人業(yè)務(wù)）的抽查比例不低于15%，會(huì)計(jì)檔案不低于5%。

（2）檢查時(shí)，將擬續(xù)存、銷毀檔案實(shí)物與到期檔案目錄逐筆核對(duì)。

（3）對(duì)于在檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改，并持續(xù)跟進(jìn)整改效果，直至整改到位。

3.填制鑒定書。根據(jù)各門類檔案鑒定情況，填寫《業(yè)務(wù)價(jià)值鑒定書》和《歷史價(jià)值鑒定書》?！稓v史價(jià)值鑒定書》須提交歷史價(jià)值鑒定小組進(jìn)行再次鑒定。

4.報(bào)批審核階段。分行將本級(jí)行的鑒定材料《到期檔案鑒定清單》《業(yè)務(wù)價(jià)值鑒定書》《歷史價(jià)值鑒定書》以及《檔案鑒定審批單》提交各專業(yè)鑒定小組和歷史鑒定小組審核簽字同意后，提交本行分管該項(xiàng)業(yè)務(wù)的行領(lǐng)導(dǎo)和分管辦公室的行領(lǐng)導(dǎo)審批。同時(shí)將本級(jí)行和下屬支行的鑒定材料匯總，以正式文件形式報(bào)省分行檔案鑒定工作辦公室。

（五）全程跟蹤銷毀，確保安全保密

1.編制銷毀清冊(cè)。根據(jù)各門類檔案鑒定結(jié)果按全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、檔案形式、檔案形成部門、案卷標(biāo)題、起止日期、原期限、原張數(shù)、已存年數(shù)、鑒定意見(jiàn)（結(jié)果、原因、建議續(xù)存、續(xù)存張數(shù)）、鑒定人員、復(fù)核人員、歷史價(jià)值等要素編制文書、會(huì)計(jì)和信貸檔案銷毀清冊(cè)。

2.制訂銷毀方案。明確分工和銷毀方式，銷毀地點(diǎn)和運(yùn)輸工具等事項(xiàng)。檔案人員會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員對(duì)照銷毀清冊(cè)將需要續(xù)存的檔案抽取出來(lái)，并將銷毀清冊(cè)中的擬銷毀檔案目錄和實(shí)物進(jìn)行核實(shí)清點(diǎn)，確保兩者一致。

3.檔案實(shí)體銷毀。將待銷毀檔案統(tǒng)一送至省保密局指定場(chǎng)所銷毀，檔案部門、安全保衛(wèi)部和監(jiān)察部門指派專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)全程監(jiān)銷。檔案實(shí)體銷毀完畢后，監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并簽字確認(rèn)。

（六）做好后續(xù)工作，完善檢索體系

1.注銷原目錄。檔案人員將已銷毀檔案在原紙質(zhì)案卷目錄中予以注銷，并對(duì)庫(kù)房進(jìn)行重新調(diào)整。

2.重新組案卷。對(duì)需要繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)根據(jù)鑒定和審批意見(jiàn)，調(diào)整保管期限和目錄。整卷續(xù)存的檔案可保留其原案卷號(hào)，拆卷后重新組卷的檔案，其案卷號(hào)可跟在所屬年度檔案案卷號(hào)的末尾。

3.整理全宗卷。檔案部門將到期檔案目錄公示通知、檔案鑒定書、檔案銷毀清冊(cè)、報(bào)批的全套材料以及各鑒定小組產(chǎn)生的鑒定材料整理立卷，歸入本行全宗卷永久保管。

二、檔案鑒定銷毀中存在的問(wèn)題與困難

（一）鑒定人員配備不足，嚴(yán)重阻礙到期檔案的鑒定進(jìn)度

基層支行檔案人員全是兼職，除了檔案工作之外，身兼文秘、OA收發(fā)文、印章、工會(huì)、紀(jì)檢等工作，檔案只占據(jù)工作量的三分之一，沒(méi)有多余時(shí)間進(jìn)行檔案鑒定工作，只有通過(guò)返聘支行內(nèi)退人員、利用營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)員工業(yè)余時(shí)間，鑒定工作基本都是在工作之外靠加班完成。由于鑒定時(shí)間跨度長(zhǎng)，網(wǎng)點(diǎn)休息人員輪流鑒定，對(duì)檔案業(yè)務(wù)價(jià)值把握不準(zhǔn)確，歷史價(jià)值的認(rèn)知也出現(xiàn)斷層，鑒定質(zhì)量無(wú)法得到保證。

（二）銷毀帶來(lái)的成本效益不明顯，分支機(jī)構(gòu)缺乏原動(dòng)力

從檔案鑒定數(shù)量來(lái)看，我行檔案的主體是會(huì)計(jì)憑證，按其原定15年的保管期限，這次鑒定能夠大量銷毀的只是1993年以前的檔案。而這段時(shí)期業(yè)務(wù)規(guī)模普遍較小，庫(kù)存的檔案數(shù)量相對(duì)較少，能夠釋放的庫(kù)房空間有限，對(duì)成本壓力緩釋不足，難以調(diào)動(dòng)分支機(jī)構(gòu)銷毀的積極性。

（三）檔案的保存價(jià)值不易把握，增加了檔案鑒定的風(fēng)險(xiǎn)

鑒定會(huì)計(jì)檔案的尺度難以掌握，尤其是會(huì)計(jì)憑證，它是編制賬簿和報(bào)表的原始依據(jù)，是歷史的真實(shí)記錄，是銀行會(huì)計(jì)檔案中基礎(chǔ)的組成部分。檔案鑒定中相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)到期憑證但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)和涉及未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)檔案潛在價(jià)值的判斷和預(yù)測(cè)具有不確定性。特別是涉及客戶權(quán)益的檔案一旦銷毀，遇有客戶請(qǐng)求付款等情況，需承擔(dān)因證據(jù)滅失而舉證不利的后果，因此各行對(duì)檔案銷毀一直都持審慎態(tài)度。

（四）業(yè)務(wù)發(fā)展與檔案管理脫節(jié)，加大了銷毀的難度

業(yè)務(wù)急速擴(kuò)張時(shí)往往不會(huì)考慮其后續(xù)的檔案管理，待檔案數(shù)量達(dá)到一定規(guī)模需要規(guī)范時(shí)，歷年檔案已經(jīng)積累很多問(wèn)題，再來(lái)理順則造成大量的重復(fù)勞動(dòng)和低效勞動(dòng)，直接影響到檔案的銷毀。

三、檔案鑒定銷毀工作建議

（一）從源頭解決制約檔案鑒定銷毀工作的瓶頸

應(yīng)引入“前端控制，全程管理”的理念，將后期檔案鑒定銷毀的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)向前延伸，貫穿于檔案生成、保管和利用等各環(huán)節(jié)中，盡可能地減少檔案到期后的分揀工作，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案銷毀的自動(dòng)化。這就需要建立有效機(jī)制，使部門履行檔案管理職責(zé)成為一種自覺(jué)的行為。一方面，業(yè)務(wù)條線能主動(dòng)對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，針對(duì)其與檔案管理脫節(jié)之處實(shí)施“亡羊補(bǔ)牢”，完善檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)和路徑，避免在檔案銷毀中暴露的問(wèn)題繼續(xù)重復(fù)產(chǎn)生。另一方面，部門在進(jìn)行業(yè)務(wù)創(chuàng)新時(shí)，能受到來(lái)自制度的有效約束，“未雨綢繆”，事先明確所產(chǎn)生資料和信息的歸檔范圍、保管期限、保管條件和分類封裝措施后才能允許推出，從而走出新業(yè)務(wù)推行過(guò)程中檔案管理先期缺位、后期問(wèn)題集中爆發(fā)再回頭補(bǔ)救的行為慣性。

文書檔案：可以在OA3.0的檔案管理系統(tǒng)對(duì)歷年已歸檔檔案按照保管期限設(shè)置到期檔案提醒功能。

會(huì)計(jì)檔案：將永久類會(huì)計(jì)憑證與當(dāng)日其他保管期限會(huì)計(jì)憑證分離保管，柜面業(yè)務(wù)人員可在日終憑證整理時(shí)，將需要永久保管的會(huì)計(jì)憑證抽出復(fù)印，原件單獨(dú)專夾保管，復(fù)印件隨當(dāng)日普通紙質(zhì)憑證按流水順序整理后交后臺(tái)稽核掃描，并按普通憑證保管年限保管。對(duì)于多聯(lián)次會(huì)計(jì)憑證，如掛失申請(qǐng)書，可將其中一聯(lián)單獨(dú)專夾保管，另一聯(lián)隨當(dāng)日其他紙質(zhì)憑證按流水順序整理后交后臺(tái)稽核掃描。會(huì)計(jì)憑證生成機(jī)構(gòu)將專夾保管的永久類會(huì)計(jì)憑證原件按業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序整理單獨(dú)成冊(cè)，在封皮表面注明保管期限“永久”及主要的標(biāo)識(shí)項(xiàng)目后按季裝訂，按年移交檔案管理部門永久保管。

（二）優(yōu)化會(huì)計(jì)鑒定工作小組的人員配置，提高鑒定質(zhì)量和效率

目前，我行會(huì)計(jì)憑證的鑒定占據(jù)工作量最大，而會(huì)計(jì)憑證鑒定主要采用由會(huì)計(jì)鑒定小組負(fù)責(zé)組織培訓(xùn)，會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生部門各自組織鑒定人員開(kāi)展檔案鑒定的方式。各行普遍以打階段性任務(wù)突擊戰(zhàn)的方式來(lái)應(yīng)對(duì)這項(xiàng)工作。因此鑒定人員涉及范圍廣、人數(shù)多，且鑒定時(shí)間跨度長(zhǎng)。由于鑒定人員主要來(lái)自各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)部門，大量的人員投入和長(zhǎng)時(shí)間的鑒定工作加劇了人員緊張的矛盾。每年周而復(fù)始，鑒定工作與日常工作之間的矛盾無(wú)法調(diào)和，不但影響正常的工作秩序，而且員工不堪重負(fù)。

會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀工作是一項(xiàng)每年度均開(kāi)展的長(zhǎng)期性工作，因此需建立長(zhǎng)效機(jī)制來(lái)保證其持續(xù)健康運(yùn)行。若采用“固定人員集中鑒定模式”較為可行。

一是減少人員投入。大幅度減少鑒定人員數(shù)量，從而不影響正常工作秩序，減輕基層員工負(fù)擔(dān)。

二是提高鑒定質(zhì)量。確保鑒定工作的延續(xù)性，改變以往鑒定工作培訓(xùn)無(wú)法真正落實(shí)到位的問(wèn)題，積累工作經(jīng)驗(yàn)，完善信息交流機(jī)制以及梯隊(duì)管理建設(shè)，從根本上提升鑒定質(zhì)量和效率。

三是妥善解決日常工作與鑒定工作無(wú)法兼顧的矛盾。

（三）加強(qiáng)部門聯(lián)動(dòng)，集中定期逐年銷毀

首先，要確立盡職免責(zé)的原則。只要檔案銷毀依法合規(guī)，一旦形成損失按規(guī)定可以免責(zé)，并配之以相應(yīng)的損失處理措施，解除檔案銷毀的后顧之憂。其次，界定檔案銷毀的部門職責(zé)。一般而言，檔案部門只需對(duì)銷毀流程的合規(guī)性負(fù)責(zé)，并從歷史的角度對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行判斷；而業(yè)務(wù)部門則需對(duì)檔案的業(yè)務(wù)價(jià)值鑒定及對(duì)由此帶來(lái)的清分工作負(fù)責(zé)，并協(xié)助進(jìn)行歷史價(jià)值的判斷。最后，要使檔案銷毀成為一項(xiàng)常態(tài)化的工作，必須輔之以必要的財(cái)務(wù)保障。雖然檔案銷毀對(duì)銀行總體成本降低具有積極的作用，但分解到部門，卻是需要額外投入的工作，因此給予一定的政策支持是解決部門動(dòng)力不足的有效途徑。

（四）利用大數(shù)據(jù)理念，協(xié)助檔案鑒定工作

大數(shù)據(jù)是在種類繁多數(shù)量龐大的多樣數(shù)據(jù)中進(jìn)行快速信息的獲取。它具有大量化、多樣化、快速化以及具有潛藏的價(jià)值，能更快捷地處理復(fù)雜多樣的海量信息等特點(diǎn)。

在檔案鑒定工作中會(huì)計(jì)憑證鑒定數(shù)量巨大，采用云計(jì)算把會(huì)計(jì)憑證相關(guān)要素以及鑒定參考標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分布式存儲(chǔ)，多種數(shù)據(jù)類型共同存在是當(dāng)今軟件技術(shù)難以處理的，而運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)卻能滿足會(huì)計(jì)憑證的數(shù)據(jù)處理，搜索相互關(guān)聯(lián)的檔案信息，并對(duì)其進(jìn)行關(guān)聯(lián)、提取、分析和利用，快速檢索達(dá)到較高的查全率和查準(zhǔn)率。對(duì)檔案鑒定進(jìn)行大數(shù)據(jù)管理，就能改變之前只能靠人力來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定的現(xiàn)狀，減少不必要的、煩瑣的工作，從而節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，能加快處理速度，提高會(huì)計(jì)檔案的鑒定效率，同時(shí)創(chuàng)造會(huì)計(jì)檔案信息更大的利用價(jià)值。