夏 瑛

（浙江省食品藥品檢驗(yàn)研究院）

參加今年省直事業(yè)單位檔案工作會(huì)議，聽到檔案員們提到最多的是：?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)不太重視檔案工作，向機(jī)關(guān)各部門催繳檔案困難比較大。由于爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視缺方法，協(xié)調(diào)部門協(xié)作少抓手，不少檔案員為此感到非常焦慮，工作壓力也很大。如何積極爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)重視關(guān)心檔案工作，善于協(xié)調(diào)各部門自覺主動(dòng)做好檔案工作，提升檔案部門的地位和影響，凝聚力量合力推進(jìn)科技檔案工作，是一個(gè)亟須解決的現(xiàn)實(shí)課題。筆者結(jié)合自身從事科技事業(yè)檔案工作的實(shí)踐，就爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視、善于協(xié)調(diào)部門、提升服務(wù)能力“三管齊下”合力推進(jìn)檔案工作談幾點(diǎn)看法。

一、爭(zhēng)取重視，營(yíng)造檔案工作的良好氛圍

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好科技事業(yè)單位檔案工作的根本。領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，部門（單位）的同志就會(huì)上行下效，重視并積極主動(dòng)做好檔案工作，就能為檔案工作順利開展創(chuàng)造有利條件，形成檔案工作的良好氛圍。

（一）積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持

領(lǐng)導(dǎo)是推進(jìn)科技事業(yè)單位檔案工作的“關(guān)鍵少數(shù)”，能否做好檔案工作，在相當(dāng)程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)這個(gè)“關(guān)鍵少數(shù)”對(duì)于檔案工作的認(rèn)識(shí)和行動(dòng)。檔案人員可以通過利用檔案提高工作成效的事例，讓領(lǐng)導(dǎo)深入了解檔案信息是發(fā)展現(xiàn)代科技事業(yè)的基礎(chǔ)信息，檔案工作水平在一定程度上綜合反映了科技事業(yè)單位的發(fā)展軌跡和業(yè)績(jī)，加強(qiáng)檔案工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層決策和各方面工作的提高都具有促進(jìn)作用；通過及時(shí)匯報(bào)檔案政策要求、訂閱檔案報(bào)刊和及時(shí)報(bào)送檔案工作總結(jié)等方式，讓領(lǐng)導(dǎo)更加深入了解檔案工作，充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作，就是維護(hù)單位的權(quán)益、保護(hù)單位的歷史和形象，就是維護(hù)單位的業(yè)績(jī)和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)績(jī)；通過對(duì)檔案工作者先進(jìn)事跡的宣傳，讓領(lǐng)導(dǎo)理解檔案工作者，更加關(guān)心和支持檔案工作。領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)提高了，就會(huì)將檔案工作擺上議事日程。這時(shí)，檔案人員要抓住機(jī)遇，爭(zhēng)取將檔案工作納入本單位規(guī)劃和工作計(jì)劃，列入工作考核檢查的內(nèi)容，統(tǒng)一部署、統(tǒng)一組織實(shí)施。如，我所就將檔案工作納入了科技管理的有關(guān)制度和工作環(huán)節(jié)，將文件材料的形成、積累、整理、歸檔納入業(yè)務(wù)部門工作程序，將檔案管理指標(biāo)納入各項(xiàng)工作和有關(guān)人員的考核體系，將檔案管理現(xiàn)代化列入單位發(fā)展計(jì)劃，配備信息化設(shè)備，開發(fā)或統(tǒng)一購(gòu)置“數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)”，不斷提升檔案管理水平。

（二）領(lǐng)導(dǎo)帶頭履行檔案工作職責(zé)

檔案工作能否做好，關(guān)鍵是要依靠領(lǐng)導(dǎo)干部的引領(lǐng)帶動(dòng)作用，把檔案法規(guī)制度的要求轉(zhuǎn)化為具體的政策和行動(dòng)。貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)，關(guān)鍵要依靠領(lǐng)導(dǎo)干部帶頭貫徹執(zhí)行。要爭(zhēng)取把檔案法律法規(guī)列入黨委（黨組）中心組學(xué)習(xí)內(nèi)容，完善學(xué)法用法制度，強(qiáng)化檔案法治意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)要帶頭遵守《檔案法》，按照齊全完整的要求建好檔案，按照確保安全的要求管好檔案，按照資政為民的要求用好檔案，從自身做起，帶動(dòng)機(jī)關(guān)單位干部職工上下一起努力。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)全面履行好對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，貫徹落實(shí)好中辦國(guó)辦《意見》和省“兩辦”《實(shí)施意見》要求，為檔案工作發(fā)展提供人力、財(cái)力、物力等方面的保障，及時(shí)研究部署和協(xié)調(diào)解決檔案工作中存在的問題，為檔案事業(yè)發(fā)展提供良好的條件。

二、善于協(xié)調(diào)，構(gòu)建齊抓共管的工作機(jī)制

部門合力是搞好科技事業(yè)單位檔案工作的關(guān)鍵。檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及面廣，需要強(qiáng)化“人人參與、人人有責(zé)”的共識(shí)，建立健全工作網(wǎng)絡(luò)，爭(zhēng)取每個(gè)部門、每名員工的支持參與，構(gòu)建齊抓共管的工作機(jī)制。

（一）明確權(quán)責(zé)，在理順關(guān)系上下功夫

協(xié)調(diào)就是調(diào)整矛盾，理順關(guān)系，統(tǒng)一步調(diào)，使各部門在完成整體任務(wù)中恰到好處地發(fā)揮作用，保證系統(tǒng)整體力量的充分發(fā)揮。協(xié)調(diào)之“善”首先體現(xiàn)在對(duì)本單位檔案工作問題的精準(zhǔn)把握上。如我所當(dāng)前工作主要存在三個(gè)方面的問題：一是本院所屬職能部門多，工作對(duì)象如企業(yè)眾多，辦公部門要抓好諸多檔案形成單位的檔案收集整理和保管利用等工作，確實(shí)有困難；二是綜合檔案室對(duì)各部門檔案材料的收集難以做到齊全完整，嚴(yán)重影響檔案的統(tǒng)一保管和開發(fā)利用；三是檔案部門“鞭長(zhǎng)莫及”，業(yè)務(wù)指導(dǎo)很難全面顧及。針對(duì)此種情況，為做好檔案部門與其他部門間的協(xié)調(diào)工作，順利開展檔案工作，本院認(rèn)真厘清各職能部門與檔案室的關(guān)系，使檔案工作的權(quán)責(zé)更明確，為推進(jìn)工作奠定基礎(chǔ)。如圖1所示。

圖1 各職能部門與檔案室的關(guān)系

（二）理清思路，在綜合施策上下功夫

協(xié)調(diào)之“善”還體現(xiàn)為對(duì)思路、情感、方式的準(zhǔn)確拿捏綜合施策的智慧。

1.確立清晰的思路。要根據(jù)協(xié)調(diào)的內(nèi)容，確立清晰的協(xié)調(diào)思路，研究協(xié)調(diào)中可能遇到的問題及對(duì)策。針對(duì)眾多部門，注意承認(rèn)差異，照顧個(gè)性，具體情況具體分析。例如針對(duì)儀器設(shè)備檔案的收集歸檔，我院制定了檔案管理規(guī)程，由辦公室計(jì)量員與處室檢驗(yàn)人員共同開箱驗(yàn)收，檢驗(yàn)人員完成儀器設(shè)備的安裝使用，配合儀器公司填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，計(jì)量員負(fù)責(zé)清點(diǎn)文件資料，收集齊全后移交檔案室。在這一過程中做到了各司其職，職責(zé)分明，避免了互相推諉，資料遺失的情況出現(xiàn)。

2.投入真摯的情感。在協(xié)調(diào)工作中，協(xié)調(diào)者的情感能對(duì)各部門或當(dāng)事人產(chǎn)生直接的影響。因此，在整個(gè)協(xié)調(diào)過程中都要投入檔案人真摯的感情，使協(xié)調(diào)對(duì)象能夠感覺到你的真誠(chéng)，從而與你相互理解、達(dá)成共識(shí)。曾經(jīng)有一次單位內(nèi)部審核需要調(diào)閱大量檔案資料，我因?yàn)楣ぷ鞣敝赜行┘痹?，?dāng)事人向我指出了這一點(diǎn)，我立刻意識(shí)到自身的負(fù)面情緒，向?qū)Ψ降狼覆⒓皶r(shí)調(diào)整工作狀態(tài)，彼此理解，在今后的工作中反而合作得更融洽。

3.采取正確的方式。協(xié)調(diào)工作首先要沉著冷靜，對(duì)積極配合的，要多加鼓勵(lì)、多加宣傳；對(duì)于不積極配合的，也要保持冷靜的心態(tài)，采取正確的方式，把握身份，動(dòng)之以情，曉之以理，以情感人，以理服人，有理、有據(jù)、有節(jié)地進(jìn)行工作，這在協(xié)調(diào)工作中是十分重要的。檔案移交工作需要各部門配合，到達(dá)規(guī)定期限進(jìn)行催繳，個(gè)別部門有時(shí)會(huì)拖拉，這就要講究方式方法，既要堅(jiān)持原則保證檔案的齊全完整，又要理解、尊重處室檔案管理員，盡量以理服人。

（三）加強(qiáng)宣教，在依法治檔上下功夫

在協(xié)調(diào)工作中，還要注重發(fā)揮檔案法規(guī)制度的指引規(guī)范作用。總體來看，檔案法制建設(shè)已經(jīng)形成了由國(guó)家法律法規(guī)、行政規(guī)章以及部門法規(guī)組成的較為齊全配套的檔案工作法規(guī)體系，如藥監(jiān)系統(tǒng)就有《中國(guó)食品藥品檢定研究院檔案管理辦法》和《浙江省食品藥品監(jiān)督管理局檔案管理辦法》等規(guī)范性文件。但一些機(jī)關(guān)干部的檔案法治意識(shí)不夠強(qiáng)，也是導(dǎo)致部門協(xié)調(diào)難的重要原因。因此，要通過多種方式切實(shí)加強(qiáng)檔案普法宣傳，如可將檔案法律法規(guī)及其利用中的典型實(shí)例，某些部門積極配合做好歸檔，某些部門歸檔遲緩等信息放到單位網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，讓干部職工了解，增強(qiáng)檔案法治意識(shí)。要強(qiáng)化責(zé)任追究，對(duì)不按規(guī)定做好歸檔、移交工作，檔案丟失或發(fā)生檔案安全事故等檔案管理違法違紀(jì)行為的，嚴(yán)格按照《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》進(jìn)行責(zé)任追究，不能出現(xiàn)“空檔”。

三、優(yōu)化服務(wù)，提升檔案利用水平和效益

優(yōu)化服務(wù)是搞好科技事業(yè)單位檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。有為才能有位，科技事業(yè)檔案工作只有不斷強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)能力，切實(shí)提高檔案利用的水平和效益，才能為長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供不竭動(dòng)力。

（一）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

樹立“多設(shè)路標(biāo)、不設(shè)路障，不是主角、勝似主角”的工作理念。要做好接待工作。對(duì)前來檔案室查檔、辦事的服務(wù)對(duì)象要做到熱情接待，文明用語，耐心解答，認(rèn)真及時(shí)辦理。如本院經(jīng)常有全省各大藥品生產(chǎn)企業(yè)，因?yàn)橘Y料遺失等各種原因前來查找檔案，很多品種尤其是中藥因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)，名稱更迭，申報(bào)企業(yè)也多次合并、更名，查找難度很大。我們檔案人員就要設(shè)身處地為企業(yè)著想，不厭其煩地逐份查找，盡一切努力為企業(yè)生產(chǎn)提供寶貴的歷史依據(jù)。

（二）豐富服務(wù)內(nèi)容

從檔案工作本身屬性看，檔案是我們認(rèn)識(shí)和改造客觀世界的真實(shí)記錄，是知識(shí)載體和知識(shí)產(chǎn)品，它為科技事業(yè)的發(fā)展提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和知識(shí)服務(wù)。在實(shí)際工作中，檔案資源建設(shè)是基礎(chǔ)，檔案管理是手段，檔案編研是重點(diǎn)，而檔案利用才是目的。每年編輯一部年鑒或大事記是主動(dòng)服務(wù)的一個(gè)良好成果，集公開性、資料性和工具性于一體的年鑒或大事記能為單位各方面工作提供參考。本院三十、四十、五十周年院慶均編纂院志，其間參考大量檔案文獻(xiàn)資料，征集老照片，請(qǐng)老同志回憶歷史，為后人留下了一份珍貴的文化遺產(chǎn)。本院還每年舉辦各種食品藥品安全展覽，面向杭州市民提供各類諸如人參、冬蟲夏草、鐵皮石斛等珍貴中藥材的鑒定服務(wù)，結(jié)合實(shí)際回饋社會(huì)。

（三）提升服務(wù)能力

根據(jù)事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)和新要求，不斷探索新方法、新途徑、新舉措，使檔案服務(wù)于檢驗(yàn)事業(yè)發(fā)展的進(jìn)程中。檔案工作者要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，需要學(xué)的東西很多，不僅僅是檔案的專業(yè)知識(shí)，還包括政治學(xué)、管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、信息化技術(shù)等，這樣才能更好地勝任工作。要采取現(xiàn)代化手段管理，切實(shí)加強(qiáng)單位局域網(wǎng)環(huán)境和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中電子文檔的歸檔、保存、利用，提升服務(wù)能力。一線檔案員要發(fā)揚(yáng)“工匠精神”，積極爭(zhēng)當(dāng)崗位能手，爭(zhēng)創(chuàng)共產(chǎn)黨員示范崗、巾幗文明示范崗，比學(xué)趕超，努力成為檔案名匠。

（四）推進(jìn)精準(zhǔn)服務(wù)

要開展需求調(diào)研，主動(dòng)走進(jìn)各處室，經(jīng)常性地征求他們的意見，詢問他們的需求。對(duì)正在進(jìn)行的科研項(xiàng)目要做到著力關(guān)注、跟蹤服務(wù)；對(duì)每一個(gè)食品或藥品檢驗(yàn)事項(xiàng)，根據(jù)常態(tài)化流程做好檔案形成、積累等規(guī)范化服務(wù)。建立利用信息反饋機(jī)制。重視檔案利用信息的反饋工作，建立利用信息反饋登記表，收集利用典型實(shí)例，及時(shí)對(duì)檔案利用效果進(jìn)行分析研究。要善于收集、分析檔案利用意見，發(fā)現(xiàn)檔案利用規(guī)律和特點(diǎn)，不斷提高檔案利用率。讓全院職工享受到利用檔案對(duì)各自工作的便利，更多運(yùn)用檔案解決問題，提高科研水平，使先進(jìn)的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)成為共同的財(cái)富。

［1］ 李曉楠.淺談檔案管理中的服務(wù)意識(shí)［J.］現(xiàn)代交際，2015（12）.

［2］ 袁健康.檔案工作者要有責(zé)任擔(dān)當(dāng)［N.］中國(guó)檔案報(bào)，2017-5-9.

［3］ 徐國(guó).全員管理：?jiǎn)T工的潛能革命［J］.中國(guó)藥店，2012（3）.

［4］ 杭州市檔案局（館）.樹新理念 創(chuàng)新業(yè)績(jī) 謀新發(fā)展［J］.杭州通訊（下半月），2008（12）.

［5］ 袁浩.追求“潛績(jī)”也是一種擔(dān)當(dāng)［N.］陜西日?qǐng)?bào)，2015-4-13.