程文芳

(安徽大學(xué)管理學(xué)院 合肥 230601)

數(shù)字化環(huán)境下檔案信息資源管理的問題及對(duì)策

程文芳

(安徽大學(xué)管理學(xué)院 合肥 230601)

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，全球加速邁入了信息化時(shí)代，信息化和網(wǎng)絡(luò)化已滲入到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。檔案工作作為各行各業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也面臨著新的挑戰(zhàn)和改革。檔案與每個(gè)人的生活息息相關(guān)，任何人不能脫離檔案而存在，因此，重視檔案工作，加強(qiáng)檔案管理，增強(qiáng)檔案意識(shí)，深化檔案改革，保證檔案信息資源的安全性，成了新時(shí)期應(yīng)對(duì)新技術(shù)的沖擊必須亟待解決的重大任務(wù)。在數(shù)字化環(huán)境下，必須改變傳統(tǒng)的管理模式，緊隨時(shí)代潮流，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)去管理和利用檔案，使檔案管理的方法和水平符合社會(huì)發(fā)展的需要，推動(dòng)檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展，更好地服務(wù)于社會(huì)。

數(shù)字化 檔案管理 信息化 問題 對(duì)策

檔案管理關(guān)乎著國(guó)家檔案事業(yè)的興衰與成敗，從檔案管理的本質(zhì)屬性和基本作用角度分析，它是一項(xiàng)兼管理性、服務(wù)性、政治性于一體的工作。檔案管理的落腳點(diǎn)在于為個(gè)體或單位提供所需的檔案信息，促進(jìn)其工作或活動(dòng)順利進(jìn)展。

當(dāng)今社會(huì)，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”已成為現(xiàn)階段社會(huì)的代名詞，信息化和網(wǎng)絡(luò)化徹底改變了人們的生產(chǎn)、生活方式。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣，網(wǎng)絡(luò)化辦公已成為社會(huì)主流，數(shù)字檔案的實(shí)現(xiàn)不可逆轉(zhuǎn)。為了跟上時(shí)代步伐和滿足工作需求，必須盡快把信息技術(shù)引入檔案管理工作中，更新檔案設(shè)備。目前，我國(guó)的檔案機(jī)構(gòu)雖改變了以往單純地依靠傳統(tǒng)的手工整理、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、查閱、管理的模式，但總體水平依舊很落后，檔案工作未能充分搭上信息化快車，不能完全滿足用戶的需求，檔案檢索、查閱功能較差，用戶使用檔案依然很不方便，常常受到時(shí)間和空間的限制[1]276。因此，必須加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的信息化，利用數(shù)據(jù)庫(kù)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來存儲(chǔ)和管理檔案，促進(jìn)檔案工作朝著數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和快速化方向深度發(fā)展。

一、國(guó)內(nèi)外檔案信息資源管理的研究現(xiàn)狀

1.國(guó)內(nèi)研究現(xiàn)狀。近年來，信息技術(shù)革命的浪潮鋪天蓋地，我國(guó)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程也在改革中不斷前進(jìn)，采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案基本在全國(guó)推廣，數(shù)字檔案館的建設(shè)已成為時(shí)代趨勢(shì)。尤其是在21世紀(jì)，國(guó)家和政府不斷加大財(cái)政支出，旨在促進(jìn)檔案事業(yè)信息化的快速發(fā)展。目前，我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)不斷正規(guī)化，管理規(guī)范化，并引進(jìn)了大量高科技的檔案設(shè)備，檔案界出現(xiàn)了一派新氣象。但是，在檔案事業(yè)大發(fā)展的同時(shí)，問題也越來越尖銳，檔案信息資源管理的信息化程度不高，服務(wù)的深度和廣度不夠，用戶利用檔案仍以被動(dòng)為主，檔案保護(hù)技術(shù)還需進(jìn)一步改善，數(shù)字檔案館的檢索、存儲(chǔ)等各項(xiàng)功能仍不完美。總之，我國(guó)的檔案信息資源管理還處于初期，要全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館，未來還有很長(zhǎng)一段路要走，這就需要所有檔案工作者的共同努力，借鑒其他國(guó)家先進(jìn)的管理理念和技術(shù)合力推動(dòng)。

2.國(guó)外研究現(xiàn)狀。國(guó)外尤其是一些發(fā)達(dá)國(guó)家，他們較早接受新思想和新事物，注重理論與實(shí)踐的結(jié)合，數(shù)字化檔案館建設(shè)較早，基礎(chǔ)好。英、美等一些國(guó)家尤其重視人才的培養(yǎng)，重視學(xué)習(xí)新技術(shù)，倡導(dǎo)為各行各業(yè)輸入高素質(zhì)的人才和整個(gè)國(guó)民素質(zhì)的提高。檔案館作為一種基礎(chǔ)的文化產(chǎn)業(yè)機(jī)構(gòu)，必然會(huì)接受信息化革命的洗禮，一大批接受新思想，擁有高超的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才相繼步入檔案界，為各國(guó)檔案事業(yè)的輝煌發(fā)展出謀劃策，不斷改善技術(shù)和設(shè)備，并較早建立了數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。如今，國(guó)外的檔案信息資源更趨向于國(guó)際化發(fā)展，并把信息安全問題擺在瓶頸位置，倡導(dǎo)通過法律渠道維護(hù)信息安全。此外，他們善于利用社交媒體這一新的服務(wù)媒介為檔案信息資源的服務(wù)與發(fā)展提供廣闊的天地。

美國(guó)檔案事業(yè)就是緊跟時(shí)代需求，通過各種社交媒體促進(jìn)檔案信息的傳播與利用，加深公眾與檔案的聯(lián)系，增強(qiáng)公眾的使命感，使他們自發(fā)地為檔案的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。此外，美國(guó)的檔案館除了提供傳統(tǒng)的檔案之外，還是提供著多種信息服務(wù)的綜合性機(jī)構(gòu)[2]16。

二、我國(guó)檔案信息資源管理存在的不足

近年來，盡管我國(guó)的檔案事業(yè)獲得了大發(fā)展，數(shù)字檔案館、檔案網(wǎng)站相繼建立，檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了合理化管理，并朝著多元化、標(biāo)準(zhǔn)化、多層次化方向發(fā)展，檔案工作逐步跨入到信息化時(shí)代。但事實(shí)證明，科技越進(jìn)步，檔案信息資源管理的缺陷也就越明顯。

1.數(shù)字檔案館覆蓋率較低?？v觀全國(guó)來看，數(shù)字檔案館的發(fā)展極不平衡，建設(shè)水平也存在很大差異，僅在一些發(fā)達(dá)地區(qū)成長(zhǎng)較快，不少偏遠(yuǎn)地區(qū)或較落后的地區(qū)成長(zhǎng)緩慢甚至沒有萌芽，且缺乏個(gè)性化[3]16。此外，數(shù)字檔案館的發(fā)展仍處于初期，各方面不夠完善，可用信息比較匱乏。

2.檔案信息資源的檢索功能帶來的弊端。（1）用戶使用受限。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息資源信息化、數(shù)據(jù)化，用戶習(xí)慣了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的查閱，思想上也一直偏重于紙質(zhì)檔案，面對(duì)檔案網(wǎng)站強(qiáng)大的檢索功能，限制了文化層次較低的用戶的使用，用戶很難在較短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確獲取所需的檔案，同時(shí)也降低了檔案的利用率，不利于檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)[4]66。（2）檢索功能較差。檢索功能是數(shù)字檔案館發(fā)展的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。我國(guó)檔案信息資源的檢索功能雖然一直在改進(jìn)，但檢索方式仍然很單一，缺乏多樣化的檢索通道，檢索工具較落后，檢索速度慢，數(shù)據(jù)少，檢索界面復(fù)雜，不少檔案館只提供站內(nèi)檢索，不提供站外檢索。上述這些問題將導(dǎo)致用戶在檢索所需檔案時(shí)，耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力[5]167。

3.缺乏用戶與檔案工作者的在線交流與互動(dòng)功能。任何一項(xiàng)工作或者設(shè)施等事項(xiàng)，都是在不斷地批評(píng)與改進(jìn)中向前發(fā)展。檔案工作的最終目的是為用戶提供信息服務(wù)，因此，檔案工作是否符合用戶需求是檔案工作者最基本的追求。但是，很少的檔案館有用戶互動(dòng)這個(gè)功能，大大限制了用戶與檔案工作者的溝通與交流，用戶的建議、信息需求和意見無法及時(shí)傳達(dá)給檔案工作者，無法進(jìn)行信息反饋，用戶沒了表達(dá)自身想法的渠道，最終將失去對(duì)數(shù)字檔案館的信任，數(shù)字檔案館的發(fā)展也受到了限制。

4.數(shù)字檔案信息資源管理存在安全隱患。電子檔案離不開計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的操作，離不開檔案工作者素質(zhì)和專業(yè)技能的提升，更離不開技術(shù)的支撐。但是，一旦這些沒有被好好利用，不僅不會(huì)促進(jìn)電子檔案的發(fā)展，很可能會(huì)給其發(fā)展帶來安全隱患，甚至帶來重大損失。計(jì)算機(jī)的操作辦公系統(tǒng)、軟件應(yīng)符合數(shù)字檔案資源的要求，館員應(yīng)定期檢查計(jì)算機(jī)電源、存儲(chǔ)和檢索等功能是否可以正常工作，如果這些方面出現(xiàn)問題，很可能會(huì)造成電子檔案的丟失或無法存儲(chǔ)，用戶檢索不到相關(guān)信息。在存儲(chǔ)檔案的過程中，如果沒有采取合理的措施進(jìn)行存儲(chǔ)和保管，也會(huì)出現(xiàn)大量安全隱患。存儲(chǔ)時(shí)，如果沒有對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查，一旦損壞，就會(huì)造成數(shù)字資源的丟失，沒有保存的檔案有可能徹底無法找回。在存儲(chǔ)中，必須抵制黑客的攻擊，若未能成功阻止，他們有可能篡改和偽造數(shù)據(jù)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)不真實(shí)。電子檔案的發(fā)展還需要技術(shù)支持，現(xiàn)在是互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和存儲(chǔ)檢索技術(shù)可以有效地保管電子檔案，若技術(shù)存在缺陷，檔案信息將會(huì)泄露。

5.工作人員素質(zhì)的影響。檔案工作者的素質(zhì)與檔案的安全隱患息息相關(guān)。如果檔案工作者素質(zhì)差，專業(yè)技能低，安全意識(shí)薄弱，有的甚至沒有接受崗前培訓(xùn)，他們很難在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)該工作。他們體會(huì)不到檔案工作的重要性和保密性，對(duì)安全隱患沒有清晰的辨析能力，很容易造成嚴(yán)重的后果[6]162。在館內(nèi)，個(gè)別工作人員缺乏責(zé)任意識(shí)和職業(yè)操守，不遵守規(guī)章制度，不履行職責(zé)，甚至為了個(gè)人利益，不惜借助自身?xiàng)l件和便利出售相關(guān)檔案信息，危害我國(guó)信息安全。

四、改善我國(guó)檔案信息資源管理的措施

目前，我國(guó)數(shù)字檔案信息資源的管理存在著很大的不足和安全隱患，我們應(yīng)采取各種措施，發(fā)揮各方力量，提高管理水平，健全相關(guān)法律法規(guī)，讓不足得到改善，讓危害降到最低，發(fā)揮一切有利因素，保障檔案信息資源實(shí)現(xiàn)最大化的效益和利益。

1.國(guó)家財(cái)政支持。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)字檔案館的建立不可逆轉(zhuǎn)。但迫于經(jīng)濟(jì)和地區(qū)因素，發(fā)展極不平衡，這就需要國(guó)家財(cái)政加大對(duì)落后地區(qū)的投入和支持，完善軟硬件設(shè)備，改善館內(nèi)環(huán)境，提供更多的信息資源，提高檔案工作者的福利待遇，創(chuàng)造一切有利因素促進(jìn)各個(gè)地區(qū)檔案館的發(fā)展。

2.完善檢索功能。檔案工作人員應(yīng)進(jìn)一步改進(jìn)檢索技術(shù)，簡(jiǎn)化檢索步驟和檢索界面，提高檢索工具易用性，逐步實(shí)現(xiàn)檢索方式和途徑多樣化，讓用戶選擇自己喜歡的通道檢索信息。工作人員也應(yīng)不斷提高自身技能，研制先進(jìn)檢索技術(shù)加快檢索速度，實(shí)現(xiàn)站內(nèi)、站外檢索相結(jié)合，引進(jìn)各個(gè)領(lǐng)域的檔案資源，不斷增加數(shù)據(jù)庫(kù)信息量，促進(jìn)檢索功能向便捷化、速度化、精確化方向發(fā)展。

3.建立互動(dòng)功能。互動(dòng)功能是用戶與檔案工作者之間溝通的橋梁。因此，互動(dòng)系統(tǒng)的建立要符合用戶的使用要求，遵循和諧、簡(jiǎn)便的設(shè)計(jì)原則，將語(yǔ)音、文字編輯、圖片、視頻、錄音有效地融為一體。用戶可將遇到的問題和建議通過此窗口反映給館員，工作人員收到消息后，經(jīng)過處理反饋給用戶，如此反復(fù)，在提升用戶滿意度的同時(shí)，也促進(jìn)了數(shù)字檔案資源管理的改善。

4.維護(hù)檔案信息資源安全。在信息化時(shí)代，數(shù)字化檔案信息資源由于其特殊的形式和載體，往往被不法分子抓住空隙，被肆意篡改、竊取和偽造，嚴(yán)重危害了檔案信息的安全。因此，必須盡快建立健全法律法規(guī)，加強(qiáng)監(jiān)督管理力度，實(shí)現(xiàn)檔案立法，建立檔案安全保密技術(shù)，提高館員安全防范意識(shí)。

5.提高工作人員素質(zhì)和技能。高素質(zhì)人才能夠?yàn)榻M織和機(jī)構(gòu)的發(fā)展注入新鮮的血液，檔案信息資源的管理也需要高素質(zhì)的復(fù)合型人才的加入。因此，檔案館應(yīng)提高用人標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，良好的道德素養(yǎng)，敏銳的安全意識(shí)和良好的職業(yè)操守的人才的加入，這是時(shí)代發(fā)展的迫切要求。此外，檔案館應(yīng)順應(yīng)時(shí)代要求，定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)工作人員各方面能力的培養(yǎng)，從而提高檔案館管理的整體水平[6]163。

檔案是社會(huì)發(fā)展不可或缺的重要參考依據(jù)和憑證，保管好檔案是任何時(shí)期檔案工作者必須盡全力做好的本職工作。檔案信息資源作為一種重要的資源，在社會(huì)中占有舉足輕重的作用，關(guān)系到社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。研究在數(shù)字化環(huán)境下如何管理好檔案信息資源，有利于促進(jìn)檔案工作朝著數(shù)字化和信息化方向發(fā)展，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平，有利于促進(jìn)檔案工作者不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，從而帶動(dòng)整個(gè)團(tuán)隊(duì)素質(zhì)的提升，更好地服務(wù)于檔案工作。另外，做好檔案信息資源的管理工作，是加快實(shí)現(xiàn)檔案信息化進(jìn)程的重要途徑，是促進(jìn)電子檔案的推廣和發(fā)展的首要工作，有利于不同國(guó)家和地區(qū)檔案資源的共享。最后，推動(dòng)檔案信息資源的可行性管理，是社會(huì)發(fā)展的必然要求，也是順應(yīng)時(shí)代背景下應(yīng)對(duì)數(shù)字化潮流的重要舉措，有利于檔案事業(yè)穩(wěn)步健康發(fā)展。

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G271

A

2017-04-05

程文芳為安徽大學(xué)檔案學(xué)在讀碩士研究生。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.29