覃巧裕

（右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 百色 533000）

醫(yī)院檔案工作人員績效考核體系的建立

覃巧裕

（右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 百色 533000）

通過具體指標(biāo)對檔案工作人員進(jìn)行考核，不但能提高我院檔案工作人員的工作效率、工作積極性與創(chuàng)造性，還能充分體現(xiàn)檔案人員的工作技能和工作價(jià)值，建立完善的績效評估體系，對我院科學(xué)的檔案管理水平有重要意義。

醫(yī)院檔案 績效考核 體系建立

隨著社會進(jìn)步與發(fā)展，各行各業(yè)都以不同形式開展績效考核。醫(yī)院近年來也開始全面實(shí)行績效考核制度，臨床一線與醫(yī)技科室工作人員的績效考核有明確的考核標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，如門診量、入院人數(shù)、出院人數(shù)、手術(shù)量等等，既能很好的體現(xiàn)工作量，又能產(chǎn)生較好的經(jīng)濟(jì)效益。然而檔案人員的工作零碎煩瑣，經(jīng)濟(jì)效益難以估算，考核指標(biāo)不明確，考核方式單一，無法體現(xiàn)檔案人員的工作價(jià)值。

一、建立醫(yī)院檔案工作人員績效體系意義和必要性

績效考核是人力資源管理的重要職能，其重要性和必然性也越來越受重視，檔案人員也不例外。檔案人員專業(yè)化發(fā)展是必然趨勢，目前對檔案人員考核的定位、內(nèi)容存在不合理、不健全、獎懲不明、缺乏激勵效能的問題。檔案部門的主要任務(wù)是檔案材料的收集、整理、歸檔和利用。醫(yī)院檔案承載著醫(yī)院的科研、教學(xué)、榮譽(yù)等歷史鑒證的原始資料，檔案管理的根本在于檔案的利用，工作的最基本要求是保護(hù)檔案資料的完整性與真實(shí)性。要確保有參考價(jià)值的文件保存完好以備利用，就要求人力資源管理部門制定績效考核指標(biāo)時(shí)有的放矢，形成量化考核[1]。

對檔案人員的工作績效進(jìn)行科學(xué)管理，主要目的是為更好地調(diào)動檔案人員工作的積極性和創(chuàng)造性，充分發(fā)揮檔案人員的能動性，促進(jìn)檔案工作不斷進(jìn)步的重要手段。長期以來，檔案人員工作績效考核主要是定性考核，難以進(jìn)行合理而準(zhǔn)確的定量考核[2]。這樣不但能提高醫(yī)院人力資源管理水平，還減少了人財(cái)物的投入，明確檔案人員績效考核目標(biāo)，促進(jìn)檔案工作人員的工作技能和工作效率，提高檔案工作人員的積極性，為醫(yī)院臨床一線提供有效的服務(wù)，提高患者滿意度。所以，對檔案人員工作的績效考核進(jìn)行準(zhǔn)確的、有效的定量考核。

二、檔案工作人員績效考核的現(xiàn)狀分析與評價(jià)

我國檔案行業(yè)目前在一定程度上實(shí)行了考核。2004年上海首先實(shí)行檔案專業(yè)技術(shù)人員執(zhí)業(yè)資格考試，規(guī)定檔案人員經(jīng)過考試取得檔案專業(yè)技術(shù)人員職業(yè)資格后每三年登記一次，從而打破了檔案專業(yè)技術(shù)資格終身制?？己藘?nèi)容主要有專業(yè)工作經(jīng)歷、教育情況、專業(yè)學(xué)術(shù)研究活動、社會服務(wù)、學(xué)術(shù)寫作與編輯出版等五個方面，最終達(dá)到從業(yè)人員有責(zé)任發(fā)展和完善自己的學(xué)術(shù)能力的目的[3]。

近幾年，我國檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展，逐漸走向?qū)I(yè)化與信息化，檔案信息對促進(jìn)各行各業(yè)的發(fā)展起著越來越重要的作用。因此，對檔案人員的素質(zhì)要求越來越高，不僅是檔案知識的不斷提高，考核形式也多種多樣，但大多只流于形式，未能正式開展或因各種原因無法實(shí)施，也未能形成定量考核。廣西地處西部，各方面都還處在相對落后的階段，目前對檔案人員的績效考核工作多數(shù)還處于比較原始的狀態(tài)，吃大鍋飯，獎懲不明，缺乏激勵，嚴(yán)重地影響檔案事業(yè)發(fā)展的進(jìn)程。

三、建立醫(yī)院檔案工作人員績效體系的具體考核內(nèi)容和指標(biāo)

1.辦公自動化系統(tǒng)建立檔案網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)平臺。醫(yī)院職工需要查詢相關(guān)文件資料信息，可通過平臺申請，檔案接收到申請后直接回復(fù)給個人。查檔及時(shí)又快速，大大地提高了工作效率和服務(wù)效果。同時(shí)開展?jié)M意度調(diào)查活動，對檔案人員的工作進(jìn)行滿意度調(diào)查，分為滿意與不滿意兩個選項(xiàng)，及時(shí)得到服務(wù)對象對工作人員工作的客觀評價(jià)，使我們的考核工作更客觀、公正，有說服力。此項(xiàng)占年度考核20%的得分。

2.檔案人員績效考核指標(biāo)具體進(jìn)行量化考核（所有指標(biāo)均以年度計(jì)算）：（1）從業(yè)務(wù)能力方面（占年度考核30%的得分）：①檔案歸檔出錯次數(shù)和比率；②檔案信息出錯次數(shù)；③檔案歸檔拖延的時(shí)間及次數(shù)；④檔案歸檔時(shí)所需時(shí)間）；（2）從員工關(guān)系方面考核的指標(biāo)有（占年度考核30%的得分）：①解決問題的比率和時(shí)間；②查檔人員抱怨的人次；③檔案查詢率；（3）從檔案庫房的維護(hù)方面考核（占年度考核30%的得分）：①庫房的溫濕度平均值；②檢查檔案受損情況的間隔時(shí)間；③庫房房門未鎖次數(shù)。為績效考核客觀、公正、公開的考核標(biāo)準(zhǔn)提供有利依據(jù)。

3.通過考核建立反饋機(jī)制。運(yùn)用MicrosoftExcel的計(jì)算、統(tǒng)計(jì)功能對考核數(shù)據(jù)的整理，從而轉(zhuǎn)化為考核結(jié)果。匯總最終考核結(jié)果，評出優(yōu)秀（90分以上者）、合格（60分以上者）、不合格（60分以下者）三個等次。人力資源管理部門通過考核結(jié)果，如實(shí)反饋給檔案工作人員，公示考核結(jié)果，獎懲分明；對考核結(jié)果較好的人員在精神或物質(zhì)上給予相應(yīng)獎勵；對考核結(jié)果不理想的人員進(jìn)行批評教育，幫助其改進(jìn)。

四、建立醫(yī)院檔案工作人員績效考核體系難度分析

1.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不夠重視。我院是一所大型的現(xiàn)代化三級甲等綜合醫(yī)院，以醫(yī)療、教學(xué)、科研為中心，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視科學(xué)管理，加強(qiáng)醫(yī)療人才引進(jìn)和培養(yǎng)，注重醫(yī)院內(nèi)涵建設(shè)，對檔案管理方面重視程度不夠。醫(yī)院行政部門的中層領(lǐng)導(dǎo)大多數(shù)是從臨床一線提拔上來的，在臨床工作經(jīng)驗(yàn)上是一把手，但在行政管理工作上還是屬于摸索階段，對檔案管理意識模糊，未能認(rèn)識到檔案管理在醫(yī)院管理中的作用。最終以忽視或放任的態(tài)度對待，使檔案工人員對檔案工作失去進(jìn)取心與責(zé)任心，產(chǎn)生檔案工作可有可無的懶怠情緒。

2.醫(yī)院缺乏專業(yè)專職檔案管理人員。醫(yī)院檔案工作人員多數(shù)是從臨床一線退下來的醫(yī)務(wù)工作者，從未接受過檔案相關(guān)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，對檔案專業(yè)知識未進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，對檔案工作一知半解，對檔案管理不系統(tǒng)、不全面。醫(yī)院檔案包含文書檔案、病案管理檔案、科研檔案、教學(xué)檔案、人事檔案及財(cái)務(wù)檔案等。這些檔案都分別由各自管轄的部門管理，未能形成統(tǒng)一的管理部門，不利于檔案的管理與利用。同時(shí)也缺乏檔案專職人員，醫(yī)院檔案工作人員同時(shí)兼職其他工作，未能把全部工作精力放到檔案工作上來，工作職責(zé)不明確，對檔案管理往往存在滯后性。

3.績效考核定量指標(biāo)數(shù)據(jù)收集難度大。醫(yī)院檔案管理工作只重在收集，而沒有真正開發(fā)與利用，工作時(shí)常處于被動狀態(tài)。檔案工作總是排在其他工作之后，只有在完成其他工作以后才會考慮完善檔案工作。檔案工作存在嚴(yán)重的滯后性，許多重要檔案未能第一時(shí)間歸檔，查閱與利用時(shí)困難重重。由于檔案工作人員是兼職，并且不是專業(yè)檔案管理員，對檔案績效考核數(shù)據(jù)的收集不及時(shí)、不準(zhǔn)確，未能真實(shí)的反映檔案工作情況，從而很難使績效考核工作持續(xù)有效地進(jìn)行。

五、醫(yī)院檔案工作人員績效考核體系工作開展對策

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的意識。讓領(lǐng)導(dǎo)正確認(rèn)識檔案管理對醫(yī)院民展的重要性，建立健全檔案管理制度，制度編制成冊，要求檔案工作人員熟讀牢記。成立專業(yè)的檔案管理委員會，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，明確管理職責(zé)，設(shè)置管理責(zé)任人，將檔案管理工作落實(shí)到個人。實(shí)施檔案工作人員績效管理，層層監(jiān)控把關(guān)。為檔案績效考核體系的建立與實(shí)行營造良好的氛圍。

2.全面提高檔案工作人員素質(zhì)。首先，引進(jìn)檔案專業(yè)復(fù)合型人才，同時(shí)培養(yǎng)有豐富檔案工作經(jīng)驗(yàn)的人才，做好人才儲備工作；其次，組織檔案人員參加各級檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，與同業(yè)人員交流與學(xué)習(xí)，分享檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提升業(yè)務(wù)能力；再次，檔案工作人員根據(jù)理論和實(shí)踐相結(jié)合，形成自己的工作方式方法，并以論文等形式在期刊上公開發(fā)表，提升科研能力，并能從工作中獲得成就感，檔案工作由被動變主動，充分發(fā)揮主觀能動性。

3.加速醫(yī)院檔案信息化管理的進(jìn)度。首先，良好的軟、硬件設(shè)施是檔案工作人員績效考核體系建立與實(shí)施的必要條件。采用良好的檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)中自帶統(tǒng)計(jì)功能，可以有效地進(jìn)行定量指標(biāo)的采集，指標(biāo)更準(zhǔn)確，考核效果更切合工作實(shí)際；其次，運(yùn)用Microsoft Excel的計(jì)算、統(tǒng)計(jì)功能對考核數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析，極大地減小了工作人員對定量指標(biāo)數(shù)據(jù)采集的難度，而且能較好地保存原始數(shù)據(jù)，從而更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)的比對，能更好地真實(shí)反映工作效率與工作重點(diǎn)，進(jìn)而更好的改善和提高工作質(zhì)量，為醫(yī)院不斷發(fā)展壯大添磚加瓦，提高醫(yī)院的管理水平，為醫(yī)院檔案信息化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

[1]于娟.淺談績效考核在檔案管理工作的作用[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2010（11）.

[2]曾文玲.論對檔案人員工作績效的量化考核[J].機(jī)電兵船，2015（4）.

[3]劉淑云.檔案人員專業(yè)化趨勢與績效考核習(xí)系統(tǒng)研究[J].檔案通訊，2007（1）.

G271.6

A

2017-03-20

百色市科技局項(xiàng)目（百科計(jì)20161414）。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.20

★作者覃巧裕為右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院檔案館員，研究方向?yàn)闄n案管理。