趙一 金丹

（錦州醫(yī)科大學(xué) 錦州 121000）

信息化背景下高校教學(xué)檔案工作的創(chuàng)新路徑

趙一 金丹

（錦州醫(yī)科大學(xué) 錦州 121000）

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代社會逐漸步入一個信息化、數(shù)字化的時代，以電子信息為核心的高科技對人們的工作、學(xué)習(xí)和生活產(chǎn)生了重要的影響。高校教學(xué)檔案作為高校教學(xué)工作的記錄，對學(xué)校未來的發(fā)展和教學(xué)實踐活動具有重要的保存價值，是教師教學(xué)研究的原始記錄，也是高校檔案管理的核心和重點(diǎn)。信息化背景下高校傳統(tǒng)檔案管理的手段和服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校教學(xué)管理活動的發(fā)展要求。因此如何自信息化的背景下創(chuàng)新高校教學(xué)檔案的管理成為當(dāng)前高校需要重點(diǎn)解決的問題。

信息化 高校 教學(xué)檔案 創(chuàng)新路徑

在學(xué)校的管理工作中，檔案管理工作是最基礎(chǔ)的工作，尤其是和教學(xué)相關(guān)的教學(xué)檔案管理工作更是重中之重。因為教學(xué)檔案管理工作的好壞直接反映出學(xué)校整體管理水平的高低。當(dāng)前正是信息化發(fā)展的時代，很多的高校都為了適應(yīng)新的發(fā)展環(huán)境，而對檔案管理工作進(jìn)行了創(chuàng)新和改革。采用的管理方式也變得更加多樣化，采用的管理形式也逐漸自動化。但受到傳統(tǒng)管理方式影響，高校教學(xué)檔案管理工作還需要進(jìn)一步的進(jìn)行創(chuàng)新。

一、高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

1.系統(tǒng)性和分散性。高校各個專業(yè)、各個層次和各屆的學(xué)生都有對應(yīng)的教學(xué)管理模式和教學(xué)實踐活動，并且在此期間形成了相對系統(tǒng)化的教學(xué)文件，有學(xué)校的招生、培養(yǎng)計劃以及學(xué)生畢業(yè)的過程等，進(jìn)而表現(xiàn)出教學(xué)檔案的系統(tǒng)性。但是高校教學(xué)檔案又表現(xiàn)出分散性，教學(xué)檔案除了有教育部門下發(fā)的各種教學(xué)管理文件以及學(xué)校內(nèi)部的文件外，還有來自師生管理方面的文件資料以及與教學(xué)實踐活動相關(guān)的視頻、音頻等資料，這些教學(xué)資料在各個院系的專業(yè)中分散著，導(dǎo)致教學(xué)檔案的管理具有與分散性的特點(diǎn)，工作起來十分的復(fù)雜。教學(xué)檔案的分散性也增加了檔案管理的難度。

2.動態(tài)性和周期性。高校教學(xué)檔案是在長期的教學(xué)實踐活動中積累下來的資料和文件，從時間上看有些教學(xué)資料是按照學(xué)期劃分，有些教學(xué)資料是按照年度進(jìn)行劃分，這些使得教學(xué)檔案的管理具有一定的周期性和動態(tài)性[1]。高校的教學(xué)活動是以學(xué)生的學(xué)歷教育為目的的一種教學(xué)周期性活動，每一屆學(xué)生的培養(yǎng)過程不同，教學(xué)實踐活動的內(nèi)容也有所不同，但教學(xué)活動是按照一定的周期性進(jìn)行的，這也決定了教學(xué)檔案的管理具有一定的周期性。教學(xué)檔案的動態(tài)性和周期性導(dǎo)致了教學(xué)檔案的管理和歸檔在時間上存在著一定的差異，因此每個周期的教學(xué)檔案需要具備自身獨(dú)特的歸檔和管理方式。

3.通用性和特殊性。教學(xué)檔案能夠在不同學(xué)校的同一專業(yè)中作為教學(xué)成果交流和學(xué)術(shù)分享的工具，進(jìn)而使得高校教學(xué)檔案具有自身的通用性特點(diǎn)[2]。各個高校在辦學(xué)的過程中具有自己特點(diǎn)的培養(yǎng)計劃，來指導(dǎo)教學(xué)實踐活動，使得每一個學(xué)校的教學(xué)檔案具有自身獨(dú)特的特點(diǎn)。教學(xué)檔案的特殊性決定了教學(xué)檔案具有自身的額規(guī)范性，既能夠凸顯本校的教學(xué)特色，又能夠為本校的教學(xué)管理提供指導(dǎo)。

二、信息化時代高校教學(xué)檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀

1.面臨更大的信息風(fēng)險。信息化的發(fā)展對于高校的教學(xué)檔案工作帶來了很大的影響，所以傳統(tǒng)的檔案工作管理理念也在發(fā)生改變，管理工作變得更加透明。但是互聯(lián)網(wǎng)在帶來便利的時候也帶了很多的風(fēng)險，高校教學(xué)檔案工作要面臨的信息風(fēng)險也更大，檔案的信息安全面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。教學(xué)檔案包含的種類很多，所以也有很多的檔案保密性和單一性都是比較高的，但是當(dāng)前在高校中參與檔案工作的人員很多都是兼職，特別是檔案工作的內(nèi)容比較復(fù)雜而且管理的強(qiáng)度比較大，這就使得工作人員在管理的過程中忽視了檔案的信息安全。有的管理人員就算是進(jìn)行了正確的管理，但是由于自身技術(shù)和能力的限制，也是無法保障檔案信息的安全的，容易造成檔案信息的泄露。

2.工作人員未能更好地適應(yīng)信息化管理。信息化時代最主要的特征就是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，為了提高高校教學(xué)檔案工作的效率，是需要引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理方式的，用現(xiàn)代化的技術(shù)來進(jìn)行管理，所以對于這些新技術(shù)的應(yīng)用，相關(guān)的檔案工作人員也需要具備更加專業(yè)的理論知識，這樣才能更好的做好檔案管理工作，使檔案工作變得更加的科學(xué)化和智能化。舉例來說，現(xiàn)代化技術(shù)要求工作人員借助于自身的專業(yè)技術(shù)知識來建立起數(shù)據(jù)庫的模型。但是當(dāng)前高校教學(xué)檔案工作的人員幾乎都不是本職工作，所以這些專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，管理人員自身的素質(zhì)就會極大的限制信息化管理的發(fā)展和進(jìn)步。

3.檔案工作的組織不夠?qū)I(yè)。通過對很多高校檔案管理工作進(jìn)行調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)高校中負(fù)責(zé)檔案管理的主要部門是行政部門，很少有高校會專門的建立起檔案管理的機(jī)構(gòu)來進(jìn)行檔案管理，更不用說制定完整的檔案管理體系了，崗位職責(zé)就算是已經(jīng)制定出來，也沒有具體得到落實[3]。一部分的高校倒是設(shè)定了專門的檔案管理組織，但大多數(shù)也只是流于形式，幾乎都關(guān)注不到內(nèi)在檔案管理的重要性。也正是因為管理組織和相關(guān)管理制度的不完善，檔案管理工作的保密性也就無法得到保證，很多的檔案資料易流失，檔案使用率也不斷的降低。

三、信息化時代高校教學(xué)檔案工作創(chuàng)新的必要性

1.最大限度提高檔案工作效率。手工管理在傳統(tǒng)的檔案管理中是最常用的管理形式，而且檔案所提供的信息服務(wù)也是通過手工服務(wù)來實現(xiàn)的，這樣的管理方式不管是工作效率還是在工作的質(zhì)量上都是有很明顯的缺陷的。電子檔案無法通過和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案之間實現(xiàn)更好的銜接，電子檔案沒有辦法為手工檔案收集相關(guān)的資料，手工檔案管理的速度比較慢。也正是因為這些方面的原因，手工檔案管理的效率很低，不管是對管理者還是對檔案信息的需求者來說，都造成了時間方面的嚴(yán)重浪費(fèi)。這些方面的缺陷都使得檔案工作的創(chuàng)新勢在必行，因為通過對教學(xué)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，可以讓學(xué)校的檔案工作更加的開放，還促進(jìn)檔案資源更好的實現(xiàn)彼此間的整合和優(yōu)化使檔案工作的質(zhì)量和效率都得到提高。

2.符合檔案工作未來的發(fā)展方向。當(dāng)前信息化已經(jīng)朝著更加深入的方向發(fā)展，所以很多現(xiàn)代化的設(shè)備也得到了廣泛的應(yīng)用和普及，這些給人們的生活帶來了便利，同樣的也給高校教學(xué)檔案工作帶來了便利[4]。在檔案工作中應(yīng)用一些比較先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)可以為檔案工作帶來新的能力，讓檔案工作更加具有發(fā)展的活力。但是在高校實際的檔案工作中，這些先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備并沒有得到應(yīng)用和普及。信息使用者在查詢信息的時候依然使用的是最傳統(tǒng)的方式，查閱的難度是很大的?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展是檔案工作中出現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理，通過網(wǎng)絡(luò)來為信息的檢索提供幫助。這些方面的變化都是為了適應(yīng)新的時代特征和服務(wù)的多元化，同時這些新興起的檔案管理方式可以有效的促進(jìn)檔案工作的發(fā)展，因此檔案工作是一定要進(jìn)行創(chuàng)新的。

3.為信息使用者提供更好的服務(wù)。計算機(jī)在當(dāng)前的社會中已經(jīng)實現(xiàn)了普及，這一趨勢改變了人們的生活方式，它對科研和教學(xué)都被廣泛的應(yīng)用，當(dāng)然在學(xué)校的管理工作中也是離不開計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的[5]。也正是因為網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，檔案工作的重心發(fā)生了根本性的變化。在教學(xué)檔案工作管理過程中通過對信息技術(shù)的利用，可以搜集和整理已有的檔案信息，最終實現(xiàn)信息的共享，而且檔案管理部門可以通過校內(nèi)網(wǎng)提供檔案的相關(guān)信息，這樣檔案信息的使用者就不用再通過手動查詢了。在檔案工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不但能夠為信息使用者提供更多的便利，更重要的是它可以提高檔案工作的服務(wù)質(zhì)量，當(dāng)然必須要考慮到網(wǎng)絡(luò)安全，做好保密工作。

四、信息化時代高校教學(xué)檔案工作創(chuàng)新的路徑

1.管理的隊伍必須創(chuàng)新。想要更好地實現(xiàn)管理隊伍的創(chuàng)新，就必須轉(zhuǎn)變檔案工作人員的思想，這就需要培養(yǎng)他們創(chuàng)新的能力和觀念，讓他們更快地認(rèn)識到創(chuàng)新管理的重要性。工作人員一定要從現(xiàn)代化的角度出發(fā)，改變傳統(tǒng)的工作理念，在信息化不斷完善的今天，檔案的重要性也越發(fā)凸顯出來，但是由于檔案自身具備了地域性和局限性，檔案管理人員對于檔案的價值認(rèn)識不夠，使得檔案的一些功能得不到最大限度的開發(fā)和發(fā)揮，對于教學(xué)檔案來說它可以促進(jìn)教研和教學(xué)活動。所以說檔案管理者需要利用好自己的專業(yè)知識來建立起專業(yè)的信息化檔案管理數(shù)據(jù)庫，讓檔案的價值可以得到最大限度的發(fā)揮，通過對檔案管理的隊伍進(jìn)行創(chuàng)新來實現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新。

2.管理方法必須創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理工作者一般來說都是具備了十分豐富的工作經(jīng)驗。通常情況下我們會覺得工作經(jīng)驗豐富一定會是一件好事，但是想要實現(xiàn)教學(xué)檔案工作的創(chuàng)新，工作經(jīng)驗豐富也并非好事。想要做好創(chuàng)新工作，就必須要對檔案工作人員的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，但正是因為工作人員具備了很豐富的工作經(jīng)驗，它們在具體的管理過程中往往不愿意使用新的方法，僅僅靠著自己已有的管理經(jīng)驗來完成工作，這也導(dǎo)致了檔案管理工作難以實現(xiàn)創(chuàng)新。所以實現(xiàn)創(chuàng)新就需要對管理的方法進(jìn)行創(chuàng)新。第一，創(chuàng)新檔案管理的機(jī)制。通過競聘等方式引進(jìn)人才，再對有工作經(jīng)驗的工作者進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高他們的綜合素質(zhì)；第二，加強(qiáng)檔案工作的信息化進(jìn)程。檔案工作實現(xiàn)信息化，這是必然的發(fā)展趨勢，所以我們可以通過加強(qiáng)檔案工作的數(shù)字化來實現(xiàn)其信息化，通過網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進(jìn)行收集和整理等。

3.服務(wù)理念必須創(chuàng)新。檔案管理工作主要是為用戶服務(wù)的，高校的教學(xué)檔案工作主要的服務(wù)對象也是教師和學(xué)生，所以說也需要對傳統(tǒng)的服務(wù)理念進(jìn)行創(chuàng)新。檔案工作者需要樹立比較正確的服務(wù)理念，讓服務(wù)的體系更加科學(xué)，服務(wù)的機(jī)制更加完善，最終達(dá)到讓用戶滿意的目的。具體可以從以下幾點(diǎn)出發(fā)。第一，可以讓信息服務(wù)更加專業(yè)化，根據(jù)檔案的內(nèi)容將其劃分為不同的專業(yè)領(lǐng)域，使服務(wù)的質(zhì)量得到提高，客戶的需求得到進(jìn)一步的滿足；第二，不僅要重視專業(yè)化，專業(yè)化主要體現(xiàn)在要結(jié)合客戶的自身需求來開發(fā)具有個性化的檢索功能，通過多種形式為用戶提供檢索，這樣可以更人性化和個性化。檔案工作人員還可以跟蹤搜索外部的知識，搜索內(nèi)部的信息，然后再按照信息的內(nèi)容，對其進(jìn)行分類管理，這種方法會更加方便用戶的檢索。

4.管理技術(shù)必須創(chuàng)新?，F(xiàn)代信息技術(shù)對各行各業(yè)的發(fā)展起著關(guān)鍵性的作用，對檔案事業(yè)的發(fā)展也發(fā)揮著自身的巨大價值。檔案的管理技術(shù)以及檔案信息的收集、歸檔、開放等都需要現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐，以此來提高工作的效率，增加效益。高校應(yīng)當(dāng)在檔案的管理中增強(qiáng)技術(shù)的投入，為檔案的管理工作提供強(qiáng)大的支撐。首先，要建立檔案管理的現(xiàn)代化機(jī)構(gòu)，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支撐檔案管理。高校要充分利用校園網(wǎng)的優(yōu)勢，適應(yīng)現(xiàn)代化工作的需要，在各個部門建立起自己的主頁，進(jìn)而實現(xiàn)各個部門之間信息的有效傳遞。高校要充分的利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)各類的檔案管理軟件，建立適合檔案存儲的軟件，能夠?qū)⒏咝８鱾€專業(yè)的教學(xué)文件和資料進(jìn)行歸檔和分類收集，這樣便于學(xué)校的教師和領(lǐng)導(dǎo)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查看。其次運(yùn)行現(xiàn)代的管理方法，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化?，F(xiàn)代化的檔案管理能夠提高管理的效率，增強(qiáng)檔案管理的時效性。因此高校檔案的管理應(yīng)當(dāng)配備完善的現(xiàn)代設(shè)備，建立科學(xué)歸檔系統(tǒng)，應(yīng)用開發(fā)方便快捷的檔案管理軟件，實現(xiàn)高校教學(xué)檔案科學(xué)化發(fā)展。在教學(xué)檔案信息存儲上要利用光盤技術(shù)和微縮技術(shù)，提高存儲量，并且配備相應(yīng)的輔助設(shè)備，增強(qiáng)檔案存儲的豐富性。

綜上所述，信息化背景下，高校教學(xué)檔案的管理的方式和管理技術(shù)需要不斷強(qiáng)化和轉(zhuǎn)變，這樣不僅能夠有助于教學(xué)管理水平的提升，更有助于檔案管理工作的創(chuàng)新，對高校教學(xué)檔案工作的發(fā)展具有積極影響。

[1]李莉.如何創(chuàng)新信息化時代的學(xué)校檔案管理工作[J].現(xiàn)代交際, 2016（2）:123+122.

[2]王曉燕,王新華.信息化視閾下高校教學(xué)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變[J].科教導(dǎo)刊(中旬刊),2016（2）:9-10.

[3]金明輝.論高校檔案工作在信息化時代背景下的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù),2016（12）:129.

[4]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(自然科學(xué)版),2015（1）:181-182.

[5]謝碧慧.論信息化時代學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新[J].才智,2012（8）:335.

Innovation path of Teaching Archival Work of Colleges and Universities Under the Background of Informatization

Zhao Yi,Jin Dan
(Jinzhou Medical University,Jinzhou 121000,China)

With the development of information technology,modern society gradually enters into an information and digital age,high technology,with electronic information as its core,has an important impact on people's work,study and life.The teaching archives of colleges and universities are the records of the teaching work in colleges and universities,which is of great value to the future development and teaching practice of the school.It is the original record of teachers’teaching research as well as the core and key point of archives management in colleges and universities.Under the background of informatization,the means and service methods of traditional archives management in colleges and universities can no longer meet the development requirements of teaching management activities.Therefore,how to innovate the management of university teaching archives under the background of informatization becomes the problem that colleges and universities need to solve immediately.

informatization;colleges and universities;teaching archives;innovation path

G275

A

2017-03-23

趙一，錦州醫(yī)科大學(xué)講師，碩士，研究方向為中國現(xiàn)當(dāng)代文學(xué)；金丹，錦州醫(yī)科大學(xué)講師，研究生，研究方向為檔案學(xué)。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.11