王琳

（中南財經政法大學檔案館武漢430073）

高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案系統構建與管理

王琳

（中南財經政法大學檔案館武漢430073）

隨著高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革的推進,高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動蓬勃開展,高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案應運而生。針對高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育管理中檔案管理缺失的問題，從高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案工作的現狀分析創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的概念、性質、功能、歸檔范圍及保管期限、管理辦法，以及創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的數字化、信息化管理規(guī)劃等方面，剖析大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案系統構建與管理，從而推動高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育，更好地促進高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革工作的發(fā)展。

高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案系統構建與管理

G647

A

2017-05-19

隨著2015年《國務院關于大力推進大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新若干政策措施的意見》的出臺，“大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新”上升為國家戰(zhàn)略，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革在全國高校蓬勃開展，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的建設與管理作為其中極易缺失的重要一環(huán)值得思考研究。其中，《國務院辦公廳關于深化高等學校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革的實施意見》（國辦發(fā)[2015]36號）特別指出，“各高校要設置合理的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學分，建立創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學分積累與轉換制度，探索將學生開展創(chuàng)新實驗、發(fā)表論文、獲得專利和自主創(chuàng)業(yè)等情況折算為學分，將學生參與課堂研究、項目實驗等活動認定為課堂學習。為有意愿有潛質的學生制訂創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力培養(yǎng)計劃，建立創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案和成績單，客觀記錄并量化評價學生開展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動的情況”[1]156。這一意見的發(fā)布，將高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的建設與管理，提升到前所未有的高度，緊跟時代主旋律?？梢哉f，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的建設與管理迫在眉睫，將來學生進行學分轉換和抵學分，將以創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案為依據，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育的過程管理、痕跡管理也將更為清晰。

一、高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的現狀

通過對全國19所普通本科院校（武漢13所、宜昌1所、襄陽1所、廣州2所、重慶1所、成都1所、廈門1所）創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料的歸檔情況的調研，發(fā)現將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料納入歸檔范圍的僅有5所，僅占調查總數的26%，浙江省也只有40%的高校將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料納入歸檔范圍[2]67，可見大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案被大多數高校忽視，缺失嚴重。而將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料納入歸檔范圍的幾所高校，實際歸檔情況也是千差萬別。創(chuàng)新創(chuàng)新檔案是新生事物，是隨著時代發(fā)展出現的新課題。與各高校蓬勃開展的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育及活動相比，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的建設與管理相當滯后。如不加以重視和研究,學生將來進行學分轉換和抵學分則沒有依據,查找求證相當困難。2017年國際檔案日的主題是“檔案——我們共同的記憶”，但高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育及活動的全過程如果沒有記錄，則將被遺忘在時間的長河里。

二、高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案被忽視的原因

1.無高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案相關政策法規(guī)指導。目前，正在使用的高校檔案工作指導性文件《高等學校檔案實體分類法方案》出臺于20世紀90年代初，而我國創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育起步較晚,國家層面的改革始于2002年教育部在清華大學等高校開展的創(chuàng)業(yè)教育試點工作。因此，當時歸檔范圍的相關規(guī)定中根本沒有“創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)”的任何字眼，國家出臺的有關高等學校檔案工作的其他指導性文件也是如此。與此相類似，高校的招投標檔案出現時間并不長，雖然《高等學校檔案實體分類法方案》無“招投標”的任何字眼，但地方性的檔案法規(guī)出臺了指導性文件，如2014年湖北省檔案局聯合湖北省公共資源交易管理局出臺了《湖北省進場招標投標項目檔案管理暫行辦法》。但是，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案卻一直沒有政策法規(guī)涉及。相關政策法規(guī)的滯后，使得高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的收集整理、歸檔范圍以及保管期限等無任何參考依據，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料的歸檔處于無法可依、無章可循的尷尬境地[2]67,相關工作的開展尚處于探索階段。

2.上級主管部門未做要求。上級主管部門對高校檔案工作的檢查和評審中，如“檔案執(zhí)法檢查”和“省特級檔案館評審”中并未將高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的建設與管理列入檢查范圍，將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料納入歸檔范圍的幾所高校均認為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案非常重要才主動著手這方面的工作。部分高校雖制定了深化創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革實施方案，但方案里只字未提檔案。大部分高校檔案管理部門由于人員和經費緊張等原因，無暇顧及創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案，加上上級主管部門未做要求，也就忽視了其重要性。

3.高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案收集難度大、業(yè)務建設薄弱。在高等學校進行創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育以及創(chuàng)業(yè)實踐活動是項全新的工作，從出現到今天也就十幾年的時間。部分高校雖然創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作如火如荼，相關部門和檔案管理部門開展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案歸檔工作的主觀意愿也十分強烈，如筆者所在高校的教務部和創(chuàng)業(yè)學院都主動提出要將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料歸檔。但是由于高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案是新生事物，個別高校雖將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案列入高校檔案歸檔范圍內，但是其歸檔范圍、保管期限、開發(fā)利用等方面，均缺乏成熟的經驗可借鑒。特別是大學生個人的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料時間跨度大，內容龐雜，大部分高校對這種費時費力的檔案收集工作力不從心，只好暫時擱置。

三、高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的系統構建與管理

1.構建高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案，首先要明確高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的概念、性質、功能、歸檔范圍及保管期限,做好收集工作。（1）高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的概念：高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案是指高校在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動與管理過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等不同載體形式的歷史紀錄。（2）高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的性質:高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動產生于高校的教學實踐活動中,屬于教學檔案。（3）高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的功能：①高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案可量化學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動情況，為將來學生進行學分轉換提供依據。②高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案可支撐高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育體系，為提升學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力提供有力支持，可有效監(jiān)督人才培養(yǎng)全過程，加強創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動過程管理，是提高培養(yǎng)質量的可靠保障。利于克服改革過程條塊分割、職責分散、多頭管理的缺點，對創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革全程實施有效監(jiān)督，為修正調整、績效評估提供參考，為提高人才培養(yǎng)質量、提升專業(yè)建設質量提供可靠保障[3]164,推動高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革工作。③高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案有利于學生將來就業(yè)找工作，企業(yè)格外青睞創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的學生。此外，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學生申請小額擔保貸款時，高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案是有力佐證,可有效提高學生信譽。高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案可增強學生就業(yè)競爭力，增加求職砝碼。（4）高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限。高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)歸檔工作千頭萬緒，無章可循，針對實際工作中形成的相關材料，在上級主管部門沒有明確規(guī)定的前提下，高校檔案管理部門可根據自身工作情況，結合學校實際，全面梳理高校有關創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)部門和相關材料，自行制定歸檔范圍和保管期限，以保證重要檔案的及時歸檔。筆者認為可歸納為如下幾個方面：①文書類檔案：包括創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作文件政策、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作計劃總結、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)情況統計分析、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)測評分析、畢業(yè)生質量跟蹤調查、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)導師信息、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)刊物等。案例類檔案：包括創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)成功典型案例、個別有借鑒作用的失敗案例、案例的分析點評等。②業(yè)務類檔案：包括創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育、創(chuàng)業(yè)園（創(chuàng)業(yè)基地）建設相關情況、學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)基本情況、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)人才、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目（如大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓練計劃、博文杯百項實證創(chuàng)新基金項目等）、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)成果。③活動類檔案：包括創(chuàng)業(yè)培訓、創(chuàng)業(yè)沙龍、創(chuàng)業(yè)輔導、創(chuàng)業(yè)大賽（如“挑戰(zhàn)杯”、“創(chuàng)青春”等創(chuàng)業(yè)大賽）、創(chuàng)業(yè)講座、創(chuàng)業(yè)模擬實驗等內容。④實物類檔案：包括上級機關部門頒發(fā)的獎狀、獎牌、獎杯、獎旗、證書等內容。⑤聲像類檔案：包括創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動的音頻、視頻、照片等內容[2]68。保管期限可以定為長期。

2.高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的管理。將創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料收集齊全，只是歸檔工作中最基礎的一步，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的業(yè)務建設是重中之重。高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作牽涉部門眾多，包括教務部門、團委、研究生院、科研部門、二級學院等，也有高校專門成立了創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)學院，因此高校要廣泛宣傳，提高創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的歸檔意識，高校檔案管理部門也要第一時間跟進，將檔案工作貫穿創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)工作的始終。高校要明確各相關部門在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案業(yè)務建設中的職責，確定責任主體，制訂相關政策措施，還要對高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料的立卷歸檔部門、檔案管理部門提供專兼職人員和經費支持，從制度上給予保證，方能做好高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理工作。

3.開展高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案編研工作。開展高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案編研工作，可提升高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的服務效能，將高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案轉化為學生可參考使用的材料，如編制高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)政策匯編、高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)成果集、高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目匯編等，可激活學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)靈感，提高學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)熱情。編研成果還可以用來開展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育相關主題展覽，從而使檔案意識深入師生心底，并更有針對性地開展創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的收集工作，形成良性循環(huán)。

四、高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案信息化、數字化管理規(guī)劃

高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的信息化、數字化管理規(guī)劃建立在大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理信息化的基礎上。目前各高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理系統缺乏，各種創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動及項目材料的收集、審核基本靠傳統的手工方式。而且多頭管理，連相關材料的格式都是五花八門，缺乏統一性。建議建立信息化、數字化管理平臺，實施一站式管理服務。通過創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理平臺的構建，搭建連接學校、學院、師生、檔案管理部門的橋梁紐帶。為各方錄入、調閱、查詢、輸出、管理、溝通協調提供一站式管理服務。學生或學院通過平臺進行創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)相關活動、項目、競賽的申報、上傳材料、數據錄入、紀錄創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動并展示成果。采用電子檔案與紙質檔案結合的歸檔方式，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)平臺與檔案信息管理系統對接，除了官方政策文件作為紙質材料放入檔案袋，其他材料作為電子檔案歸檔，可有效減輕檔案管理部門的壓力和負擔。在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理平臺基礎上，形成創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)人才庫，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)導師庫，創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)成果庫等專門數據庫。學生個人創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)材料也可以通過管理平臺導出，由管理部門審核蓋章，形成學生個性化的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案材料，即可作為學生學分轉換和抵學分依據，又可加入學生人事檔案，增加學生求職砝碼[3]165。

高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案是高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育不可缺少的一環(huán)，高校各創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)相關部門應配合高校檔案管理部門，收集齊全并開發(fā)利用好高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案，建立高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理體系，為學生學分轉換及抵學分提供依據，為學生的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)提供“智庫”，深入高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育及活動第一線，檔案管理工作從幕后走向臺前，從而全面推動高校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革工作。

[1] 國務院辦公廳政府信息與政務公開辦公室.國務院大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新政策選編[M].北京:人民出版社,2015.

[2] 蔡小飛.大學生創(chuàng)業(yè)檔案的系統構建及管理模式創(chuàng)新[J].寧波大學學報（教育科學版）,2015（11）:67-69.

[3] 梁微.地方高?！叭袒印眲?chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理淺析[J].創(chuàng)新與創(chuàng)業(yè)教育,2016（10）:163-166.

王琳，中南財政政法大學檔案館館員，研究方向為檔案管理。