黎曉健 賀州市駐梧管理處

信息化背景下如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作

黎曉健 賀州市駐梧管理處

在21世紀(jì)的今天，信息技術(shù)的普及讓計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入到我們生活中的方方面面，同時，機(jī)關(guān)辦公室的檔案管理工作也同樣全面進(jìn)入了信息管理時代，為了應(yīng)對時代潮流的變遷和環(huán)境，機(jī)關(guān)辦公室的檔案管理工作也必須提高工作效率和質(zhì)量，與時俱進(jìn)，積極的引進(jìn)先進(jìn)的辦公室檔案信息管理系統(tǒng)，跟上時代的步伐?；谝陨显颍疚囊孕畔⒒尘跋氯绾胃倪M(jìn)辦公室檔案管理工作為話題，對信息化背景下如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作做出一些闡述和討論，提出幾點(diǎn)思考和探索意見，希望可以對信息化背景下的辦公室檔案管理工作提供一點(diǎn)點(diǎn)幫助和參考。

機(jī)關(guān)辦公室 檔案管理 互聯(lián)網(wǎng) 信息化背景

辦公室檔案是一個企業(yè)或者機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的具體體現(xiàn)，是企業(yè)或者機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。正因?yàn)闄n案管理在國家文獻(xiàn)信息管理當(dāng)中所占據(jù)的重要地位，而如今網(wǎng)絡(luò)時代中多媒體和信息技術(shù)在生活中的比重又越來越多，傳統(tǒng)的檔案管理工作中存在的問題也越來越多，為了應(yīng)對變化的時代所提出的挑戰(zhàn)，必須對信息化背景下的辦公室檔案管理工作做出創(chuàng)新和發(fā)展，為辦公室檔案管理工作尋找更好的發(fā)展之路。基于以上原因，本文以信息化背景下如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作為話題，對信息化背景下如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作做出一些闡述和談?wù)?，提出幾點(diǎn)思考和探索意見，希望可以讓信息化背景下的辦公室檔案管理工作提供一點(diǎn)點(diǎn)的幫助和參考。[1]

一、在信息化背景下加快辦公室檔案的信息化建設(shè)

首先，辦公室檔案管理工作人員應(yīng)該轉(zhuǎn)換自身的觀念，適應(yīng)新時代的發(fā)展。認(rèn)識到傳統(tǒng)的辦公室檔案管理僅僅用圖片、文字、錄像等工具來進(jìn)行辦公室檔案管理工作，以此來收集、整理、歸納和保存，已經(jīng)無法滿足當(dāng)下的需求。在信息化的今天，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作不僅繁瑣、工作量巨大，并且信息保存完整度以及便利程度都無法達(dá)到如今的需求。辦公室檔案管理工作應(yīng)該盡快將實(shí)體化的檔案轉(zhuǎn)化為信息化的檔案，引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)、多媒體等先進(jìn)的信息技術(shù)。利用現(xiàn)代技術(shù)來促進(jìn)傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作的轉(zhuǎn)變，為現(xiàn)代辦公室檔案管理創(chuàng)建良好的基礎(chǔ)。首先，應(yīng)該普及好現(xiàn)代化的設(shè)備，例如電子計算機(jī)等，其好處在于占地空間小，儲存信息量大。第二，通過現(xiàn)代化技術(shù)建立完整的信息數(shù)據(jù)庫，建立完整有序的檔案信息管理系統(tǒng)，讓信息檔案能夠方便的整理、歸納、分析和歸檔。同時，現(xiàn)代化的辦公室檔案管理技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)信息的無障礙傳輸，讓信息檔案可以達(dá)到高度共享。將傳統(tǒng)的辦公室檔案管理轉(zhuǎn)化為信息化的現(xiàn)代辦公室檔案管理，是辦公室檔案管理未來的必然趨勢。[3]

二、提高相關(guān)的辦公室檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

辦公室檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)的高低決定著整個辦公室檔案管理工作的好壞，特別是信息化技術(shù)應(yīng)用于辦公室檔案管理的今天，對于先進(jìn)技術(shù)是否足夠了解，有足夠的認(rèn)知，是辦公室檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此，為了保證信息化的辦公室檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，就必須要求辦公室檔案管理工作人員具備良好的專業(yè)知識素養(yǎng)，從多個方面提高辦公室檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一，應(yīng)該加大人才培養(yǎng)工作，在辦公室檔案管理工作人員的日常工作中，建立良好的學(xué)習(xí)機(jī)制和培育機(jī)制，對人才的知識能力提出要求，讓辦公室檔案管理工作人員能在學(xué)習(xí)中進(jìn)行工作，工作中進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而運(yùn)用自己的專業(yè)知識來做好辦公室檔案管理工作。其次應(yīng)該讓辦公室檔案管理工作人員樹立好良好的服務(wù)意識，提高辦公室檔案管理工作人員的入職要求，從而讓辦公室檔案管理工作人員的全面素養(yǎng)得到提高，以促進(jìn)信息化背景下辦公室檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。[4]

三、建立健全有效的信息化辦公室檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化的辦公室檔案管理工作是建立在健全的辦公室檔案管理系統(tǒng)之上的。隨著時代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全的問題開始引起我們的思，例如病毒入侵、信息失竊、系統(tǒng)崩潰以及黑客入侵等情況的發(fā)生，將會對現(xiàn)代的辦公室檔案管理工作造成毀滅性的打擊。因此，提高信息化辦公室檔案管理的安全保證系統(tǒng)是十分必要的。首先，在信息化辦公室檔案管理當(dāng)中，應(yīng)該建立健全檔案信息儲存安全，在儲存信息上，盡可能的使用內(nèi)網(wǎng)，并且搭配相應(yīng)的殺毒軟件和防護(hù)技術(shù)。同時，為了保證信息化辦公室檔案管理系統(tǒng)的使用安全，需要在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中使用必要的殺毒軟件，并且對信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定時的備份和維護(hù)，加大用戶訪問的安全驗(yàn)證，以此來保證信息化辦公室檔案管理的安全。[5]

總結(jié)：綜上所述，信息化背景的今天，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作同樣也應(yīng)該與時俱進(jìn)?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，即是一種挑戰(zhàn)，同時也是一種機(jī)會。因而，在信息化時代的今天，檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新是十分重要的。

[1]劉建華.信息化條件下企業(yè)檔案管理工作的問題與對策[J]. 辦公室業(yè)務(wù), 2017(7).

[2]牛函娟.信息時代高校辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用, 2015(16)：274-274.

[3]何桂霞.淺談信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作[J].大眾科技, 2012,14(3)：261-262.

[4]高原.淺議在信息化條件下如何改進(jìn)人事檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),2012(2)：49-49.

[5]包金花.淺談在信息化條件下如何改進(jìn)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].青年時代,2015(19)：283-283.