夏利平

（湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 長沙，410208）

論高職院校教學(xué)秘書的職能、能力及素質(zhì)要求

夏利平

（湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 長沙，410208）

教學(xué)秘書是高職院校的教學(xué)管理隊(duì)伍中重要的成員之一，除協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成日常的教學(xué)工作外，還負(fù)責(zé)與學(xué)院相關(guān)的教學(xué)部門進(jìn)行溝通，在整個(gè)教學(xué)管理系統(tǒng)中起著重要的作用。本文就教學(xué)秘書需具有的職能、能力進(jìn)行了探討，并從思想素質(zhì)、知識(shí)理論水平、信息化能力素質(zhì)、管理創(chuàng)新意識(shí)四個(gè)方面論述了教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)要求。

教學(xué)秘書；職能；素質(zhì)

高職院校的首要工作和任務(wù)就是教學(xué)，為了教學(xué)工作能保質(zhì)保量的完成，就決定了教學(xué)管理工作成為教學(xué)工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。教學(xué)秘書就是教學(xué)管理的基層執(zhí)行者，是聯(lián)系師生、聯(lián)系兄弟院系、聯(lián)系與教學(xué)相關(guān)部門的橋梁和紐帶。做好橋梁和紐帶的作用，從點(diǎn)滴開始，提高教學(xué)管理質(zhì)量。

一、教學(xué)秘書的基本職能

教學(xué)秘書的服務(wù)對象主要是老師和學(xué)生，為老師們提供的服務(wù)相對簡單一些，就是排課的時(shí)候盡量的相對客觀公正一些；有些數(shù)據(jù)需要收集的時(shí)候除了在系部的QQ群里發(fā)通知外，考慮到一些老師不常在線的情況下再單獨(dú)發(fā)手機(jī)短信或微信通知；有些需要進(jìn)行網(wǎng)上填報(bào)的數(shù)據(jù)如果老師計(jì)算機(jī)操作不熟練的話就幫忙填寫等等。涉及到學(xué)生方面的服務(wù)工作就相對的要更細(xì)致，學(xué)生補(bǔ)考和重修的時(shí)候要把相關(guān)的人員的班級姓名學(xué)號(hào)和考場這些信息用表格統(tǒng)計(jì)填寫好后除了下發(fā)到各相關(guān)的系部后還要在學(xué)生經(jīng)常出入的場所，如食堂、教學(xué)樓等顯眼的地方貼出來，同時(shí)把電子版下發(fā)，讓學(xué)生方便查找自己的相關(guān)補(bǔ)考信息；學(xué)生成績單的匯總和存底，把學(xué)生成績單按班級序號(hào)排序存放；學(xué)生的考試試卷、補(bǔ)考試卷和重修試卷也要妥善保存，以備學(xué)生查找。面對學(xué)生的相關(guān)工作時(shí)，所以有事看似小事，但是所有的數(shù)據(jù)都要一一對應(yīng)妥善保管。

二、教學(xué)秘書應(yīng)具備的能力

（一）協(xié)調(diào)溝通能力

教學(xué)秘書的工作主要是傳達(dá)上面的文件，把系部的資料上交學(xué)院，把與學(xué)生相關(guān)的通知下發(fā)給各相關(guān)系部，是整個(gè)教學(xué)管理過程中的一個(gè)橋梁和紐帶。在充當(dāng)橋梁和紐帶的過程中首先要與系部的直接領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行近期工作的匯報(bào)和相關(guān)信息的轉(zhuǎn)達(dá)；只有全部領(lǐng)會(huì)了職能部門的通知精神才能準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)達(dá)給老師或?qū)W生，如遇到困難了需要與相關(guān)的部門進(jìn)行溝通，得到理解和支持，教學(xué)管理工作才能得以正常的動(dòng)作。良好的溝通協(xié)調(diào)能力是團(tuán)結(jié)同事的首要條件，待人真誠友善，處理各種人際關(guān)系的時(shí)候，要有強(qiáng)烈的團(tuán)隊(duì)意識(shí)和團(tuán)結(jié)合作精神。維持和諧友愛的關(guān)系，為教學(xué)工作創(chuàng)造良好的人文環(huán)境。

（二）統(tǒng)籌兼顧能力

教學(xué)秘書的工作是一項(xiàng)涉及的范圍廣、內(nèi)容多的一項(xiàng)工作。同時(shí)會(huì)有幾個(gè)職能部門需要上交相應(yīng)的數(shù)據(jù)或資料，有些是常規(guī)性的已經(jīng)有存底的；有些是突發(fā)性的，需要聯(lián)老師本人進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的，并且統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)要求零誤差。當(dāng)這些問題重復(fù)在一起的時(shí)候就要學(xué)會(huì)分清事情的主次和緩急，并且把幾項(xiàng)事情按繁重程度和時(shí)間時(shí)點(diǎn)排序，有了順序才能得心應(yīng)手的去分件或分批的去處理，保證工作有序的進(jìn)行。每天還會(huì)接到大量的來電，這些來電中有一部分是雜志社或出版社問相關(guān)老師的信息的，這時(shí)就要咨詢對方是否需要留言，如不留言就下次再打來，不透露老師的信息給對方。教學(xué)管理工作既要有原則性，又要盡自己所能為師生提供一切幫助和解決困難。在工作中要不斷的完善和創(chuàng)新自己的工作方法，要對工作有預(yù)見性和科學(xué)的分析判斷能力。

三、教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

（一）思想素質(zhì)

高校人才的培養(yǎng)是指大學(xué)生在校所受的方方面面教育。教學(xué)秘書作為高校的教學(xué)管理中重要的一員，經(jīng)常會(huì)與大學(xué)生有所接觸，其言行舉止會(huì)對學(xué)生產(chǎn)生很重要的影響。所以教學(xué)秘書作為高職院校基層的教學(xué)管理人員，必須要有正確的人生觀、價(jià)值觀，并且把這些觀念滲透到日常的工作中，教學(xué)管理工作要有原則性和政策性。教學(xué)秘書的工作是復(fù)雜的，但是一定要認(rèn)真細(xì)致，有關(guān)教學(xué)的事沒有小事，這就要求教學(xué)秘書要有高度的責(zé)任感和敬業(yè)精神，同時(shí)要具有無私的奉獻(xiàn)精神，不計(jì)較個(gè)人的得失，全身心的投入到教學(xué)管理工作中，只有這樣才能做好這份工作。由于教學(xué)秘書的工作壓力大、任務(wù)重、范圍廣，有些時(shí)候會(huì)遇到老師們不理解或是不支持工作的情況下，要學(xué)會(huì)適當(dāng)?shù)恼{(diào)整自己的心情，提高自身的修養(yǎng)，克服不良情緒。良好的心態(tài)是修養(yǎng)是做好教學(xué)秘書這份工作的前提條件。

（二）知識(shí)理論水平

對于從事教學(xué)秘書一職沒有具體的專業(yè)要求，所以有些教學(xué)秘書的所學(xué)專業(yè)與從事的工作相關(guān)度不高。所以要求教學(xué)秘書不但需要了解和掌握一些教學(xué)管理方面的基本知識(shí)，同時(shí)要了解本系共開設(shè)了哪些專業(yè)、各專業(yè)的辦學(xué)方針、教學(xué)計(jì)劃的特點(diǎn)和內(nèi)容、課程體系設(shè)置的原則和各專業(yè)主要開設(shè)哪些重點(diǎn)課程、、就業(yè)方向和相應(yīng)的專業(yè)可以考取哪些證書等等。除此之外，教學(xué)秘書還需要掌握管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、心理學(xué)等學(xué)科的相關(guān)內(nèi)容和知識(shí)，將以上所學(xué)的知識(shí)用于日常教學(xué)管理中，作為一名高校的教學(xué)秘書，應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)理論學(xué)習(xí)的同時(shí)，也要提高自身的業(yè)務(wù)理論水平，使自身的綜合素質(zhì)不斷提高，更好的為教學(xué)工作服務(wù)。

（三）信息化能力素質(zhì)

現(xiàn)代信息化技術(shù)迅猛發(fā)展，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為辦公人員的必備條件之一，同時(shí)各高校也在提倡無紙化辦公，要求用現(xiàn)代化辦公手段，所以作為教學(xué)秘書人員必須熟練的使用計(jì)算機(jī)辦公軟件。教師教學(xué)計(jì)劃的落實(shí)錄入、教師課表網(wǎng)上排課、學(xué)生期末考試成績錄入、補(bǔ)考成績錄入等在基于網(wǎng)絡(luò)的教學(xué)管理系統(tǒng)中進(jìn)行操作；利用基于網(wǎng)絡(luò)的教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行排課操作時(shí)，如出現(xiàn)老師沖突或教室沖突時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示導(dǎo)致的沖突原因，提高了工作效率的同時(shí)減少了錯(cuò)誤率。如系部有新聞事件時(shí)，除了會(huì)編輯圖片外，還要學(xué)會(huì)基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的新聞上傳工作，上傳的新聞中要有圖片和文字，都要求進(jìn)行排版。同時(shí)教學(xué)秘書學(xué)必須熟練的進(jìn)行了辦公圖文處理軟件，比如打個(gè)報(bào)告時(shí)能快速的錄入文字并且要求排版整潔美觀。在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)用到excel，尤其是涉及到學(xué)生的數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)有很多數(shù)據(jù)，這些就要求教學(xué)秘書對數(shù)據(jù)進(jìn)行一個(gè)排序或使用公式計(jì)算，對數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)備無失誤的統(tǒng)計(jì)。教學(xué)秘書熟練使用現(xiàn)代化辦公手段，是提高工作效率的有效途徑。

（四）教學(xué)管理的創(chuàng)新意識(shí)

一個(gè)優(yōu)秀的員工不會(huì)固守以往的成功經(jīng)驗(yàn)，而是不斷的探索新的方法。優(yōu)秀的教學(xué)秘書也是經(jīng)常不斷的采用逆向思維、換位思考來解決問題。隨著高職教育的發(fā)展，傳統(tǒng)的教學(xué)管理方法已經(jīng)不適應(yīng)新形勢下的教學(xué)管理，教學(xué)管理工作應(yīng)該更科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化。為了教學(xué)秘書的視野更開闊，應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們定期參加同行交流、培訓(xùn)等，也隨專任老師們?nèi)テ髽I(yè)進(jìn)行座談交流等。在同行交流時(shí)她們在一起進(jìn)行討論和分析如何更好的做好教學(xué)管理工作，經(jīng)過頭腦風(fēng)暴后得出針對不同問題的最先進(jìn)的、科學(xué)的、高效的教學(xué)管理辦法，對現(xiàn)行的教學(xué)方法進(jìn)行創(chuàng)新和改革。以創(chuàng)新的方法、創(chuàng)新的思維來提高工作效率和服務(wù)水平。教學(xué)秘書的創(chuàng)新方法會(huì)給師生們帶來積極的影響，通知這些影響來修正以往的不合理的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)方案等，不斷優(yōu)化教學(xué)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理工作的創(chuàng)新。

總之，教學(xué)秘書在高校的教學(xué)管理中處于重要位置，此位置要求教學(xué)秘書具有較高的綜合素質(zhì)和職能，高校發(fā)展的更快更好，更要抓好教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)對教學(xué)管理工作的正常、良好運(yùn)行有著重要意義。

[1]逯忠華.淺析優(yōu)化高校教學(xué)秘書職業(yè)修養(yǎng)的策略[J].教育與職業(yè)，2011(24).

[2]徐東.教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用及素質(zhì)要求[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)(高等教育版)，2005(03).

[3]張曉梅,賴劍明.高校院系教學(xué)秘書的素質(zhì)和能力探討[J].教育與職業(yè)，2007(18).

On the Job Function Competencies and Quality Requirement of Teaching Secretary in Higher Vocational Colleges

XIA Li-ping
(Hunan Industry Polytechnic,Changsha 410208,Hunan)

The teaching secretary is an important staff in the teaching administration team of higher vocational colleges.Besides assisting leaders in the daily teaching work,the teaching secretary communicates with the related teaching departments and offices, which play an essential role in the whole teaching administration system.This paper discusses the function,the capability and the quality requirement the teaching secretary needs to have.The quality requirement of the teaching secretary is expounded from the following four aspects:the ideological quality,the level of knowledge theory,the informative capability quality,and the consciousness of management innovation.

teaching secretary;function;quality

G717

A

1671-5004（2017）01-0108-02

2016-12-3

夏利平（1982-），女，內(nèi)蒙古烏蘭察布市人，湖南工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師、碩士，研究方向：旅游管理，教學(xué)管理。